Brukerveiledning for merking av avtaleprodukter med ”handshake” i PM. Ved å legge inn kontrakt mot leverandør, kan brukerne av Basware se hvilke produkter de har rammeavtaler på. Dette vises med handshake i Basware. Virksomheten kan på denne måte bidra til større lojalitet til rammeavtalene sine. Merkingen utgjør også et eget søkekriterie under avansert søk i PM Klient.
1 Legge inn kontrakt på leverandør
Utføres av DFØ.
DFØ legger inn en kontrakt på leverandør i PM Admin. Dette gjøres for å kunne markere produktene som avtaleprodukter/handshake. Tidspunkt: På forespørsel.
Steg 1a
Start PM Admin og gå til Leverandører i menyen på venstre side. Når
du finner ønsket leverandør i registeret klikker du på arkfanen
[kontrakter].
Steg 1b
Klikk [legg til] helt nederst på
siden for å starte kontraktsdialogen.
Dialogboksen for kontraktene består av tre arkfaner, grunnlagsdata, tilleggsinformasjon og bruksprivilegier hvor man legger inn kontraktsrelaterte data og evt. bruksprivilegier knyttet til bruken av denne kontrakten i ulike innkjøpssammenhenger, enten det er fritekst eller katalog.
Steg 1c
Når man har lagt inn alle kontraktsrelaterte data klikker man på
[OK] og kontrakten er knyttet til leverandøren. Den er nå klar for
å knyttes mot innlesning av kataloger/produkter. Spesielt viktig i
forbindelse med opprettelse av kontrakter er at man setter
gyldighetsperiode. Denne perioden gjør at man ikke kan linke nye
produkter til kontrakten når gyldighetsperioden er utløpt. Det er
mulig å legge vedlegg (under fanen tilleggsinformasjonen) til
kontrakten i Basware PM, men dette er ikke nødvendig for å kunne
benytte kontrakten for innkjøp.
2 Lese inn katalog mot kontrakt
Utføres av virksomheten.
Steg 2a
For å godkjenne en varekatalog i PM Admin gå til Kataloger i menyen
på venstre side og velg deretter katalog.
Steg 2b
Når man får opp dialogen for kataloginnlesning kan man velge å lese
produktene inn mot kontrakten som ble opprettet ved å hake av for
”Knytt produkt til kontrakt”. Ved å klikke på […] Får man opp en
dialogboks som muliggjør valg av kontrakter knyttet til den gitte
leverandør. Man velger kontrakten og klikker [OK].
Det er mulig å lage avtaleprodukter/handshake for kun enkelte av produktene i katalogen. Dette gjøres ved å begrense utvalget før man klikker [OK].
3 Søk på produkter lest inn mot kontrakt
Utføres av virksomheten.
Steg 3a
Gå til PM Klient og velg Ny anmodning, Katalogprodukter og Avansert
søk.
Steg 3b
Foreta et overordnet søk på enten produkt, produktgruppe,
leverandør, prisområde eller levert senest. Da kan man filtrer
videre i fra dette søket, og der kan man sette velge
kontrakter.
Gjør man dette vil man kun få produkter som innehar ”handshake” for markering av at dette er et rammeavtaleprodukt. Handshaket vil følge produktet om du velger det fra normal produkttre-browsing også, og kan være til stør nytte om man sammenligner produkter, da dette sikrer at man er lojal mot sine avtaleleverandører.