Leveringsadresser og fakturaadresse

Innledning: Virksomheten er selv ansvarlig for vedlikehold og opprettelse av adresser, men DFØ bistår ved behov. Det gjelder råd ved dialog med leverandører, formater på identer og ved nødvendig parametersetting og definisjoner i Basware.

1 Forberedelse/forutsetninger

Ved oppstart e-handel må virksomhetens leveringsadresser registreres slik som vist under punkt 2. Leveringsadresse følger bestillingen via Ehandelsplattformen frem til leverandøren.

For integrerte leverandører på Ehandelsplattformen er det i visse tilfeller krav om at leveringsadresser har en egen ID. Det finnes to alternativer. For virksomheter med flere leveringsadresser anbefaler vi alternativ 2.

Alternativ 1
Da er det et krav om at leveringsadresser har en egen ID. Denne kalles ofte CPS-ident og benyttes for at leverandørene skal få informasjon om leveringsadresse på bestilling.

Dette krever da at alle leveringsadresser i Basware PM må ha en CPS-ident. Denne identen kan virksomheten selv bestemme format på, men det er viktig at den kommuniseres til leverandøren(e) slik at de får en oversikt over ID og dens tilhørende adresse.

Leveringsadresser for CPS-identen foretas ved oppsett av virksomheten i Basware, og vedlikeholdes i skjermbildet PM Admin/Datavedlikehold/Adresser.

Alternativ 2
Et alternativ til CPS-identen er å betale for å få et Global Location Number (GLN). GLN er et globalt nummersystem for identifikasjon av juridiske enheter og fysiske lokasjoner. Eksempel på fysiske lokasjoner er lager, hentested og leveringsadresse. GLN er et 13-sifret nummer som inneholder landprefiks, serienummer og kontrollsiffer

Årsavgiften for GLN er basert på en "Trappetrinnsmodell", hvor GLN abonnenter betaler årlig:

• 500 kroner for GLN nummer 1 (eier-GLN)
• 200 kroner per GLN nummer 2 - 9
• 100 kroner per GLN nummer 10 - 24
• 30 kroner per GLN nummer 25 - 99
• 20 kroner per GLN nummer 100 ->

Under finner du noen eksempler på hva man må betale i årsavgift for gitte antall GLN.

• Abonnenten har 1 GLN. Total årsavgift blir på 500 kr.
• Abonnenten har 7 GLN. Total årsavgift blir på 1.700 kr.
• Abonnenten har 20 GLN. Total årsavgift blir på 3.200 kr.
• Abonnenten har 50 GLN. Total årsavgift blir på 4.380 kr.
• Abonnenten har 150 GLN. Total årsavgift blir på 6.870 kr.

Man betaler kun årsavgift for GLN og ingen etableringsavgift. Alle priser er ekskl. mva.

2 Opprette adresser i Basware PM

I Basware PM har man to ulike typer adresser. Dette er fakturaadresse og leveringsadresser. Begge disse adressetypene må registreres i Basware PM før eventuelle innkjøp kan gjennomføres.

Steg 2a
Fakturaadresse er alltid kun en fast adresse pr. virksomhet. Registrering av fakturaadresse gjøres i PM admin\Systemadministrasjon\Datavedlikehold \Adresser.

Her kan man basert på organisasjonsstruktur registrere adresser og markere disse som fakturaadresse og eller leveringsadresse. Som tidligere nevnt er det vanlig med kun en fakturaadresse. Type adresse settes som

• Bruk som leveringsadresse
• Bruk som faktureringsadresse

Steg 2b
For å opprette en ny adresse velger man organisasjonsenheten man skal opprette adresser for. Velg så knappen ”Ny”. Det man da må gjøre er å legge inn tittel på adressen, samt definere adresseverdier.

Adressefelt er systemfelter og det er kun følgende felter som kan benyttes i løsningen slik den er konfigurert.

• Gateadresse1
• IBX ident
• Postnummer
• Poststed

Feltet ”Tekst” benyttes for å legge inn faktisk verdi for adressefelt.

NB: legg merke til at det er her IBX ident eller GLN-nummeret skal registreres for leveringsadresser. Denne kan vær enkelt virksomhet selv bestemme format på, men virksomheten må informere leverandørene om ønsket ID for de ulike adressene.

Når alle adressefelt er definert med ønsket verdi velger man hvilken type adresse det skal være, gjennom å sette hake som vist i skjermbildet nedenfor.

Steg 2c
Trykk så på knappen ”Lagre” øverst i skjermbildet. Da er adressen lagret og klar til bruk i Basware PM.