Brukerveiledning for manuell henting av konteringsinformasjon, og oppdatering av ordrestatus gjennom bruk av vindu for manuell match.
1 Matche faktura manuelt i IP Klient
Hovedregelen er at bestillingsnummeret kommer enten inn via skanning av faktura eller som et eget felt via innlesning av elektronisk faktura. I grunnlagsdataene på en gitt faktura finnes feltet bestillingsnummer. Det er referanse til bestillingsnummer som gir fakturatype OF og som er en forutsetning for at Basware sin automatiske matcheprosess i det hele tatt skal forsøke å matche en faktura automatisk. Det er denne referansen som brukes for match mellom faktura og ordre.
Hvis en faktura mangler referanse til bestillingsnummer vil fakturatype bli satt til KF, kostnadsfaktura.
Dersom regnskapsbruker/sluttbruker oppdager dette skal bestillingsnummer registreres og regnskapsbruker må gis beskjed om å endre fakturatype til OF. Deretter kan regnskapsbruker (med tilgang til IP Master) sende faktura til Automatisk behandling. Gitt at fakturaen er innenfor toleransereglene (og det er gjort varemottak) vil den matches mot bestillingen.
Denne rutinen tar for seg hvordan det er mulig å matche en faktura mot en bestilling dersom det av ulike årsaker ikke lar seg gjøre å oppnå automatisk match.
Steg 1a
Feltet Bestillingsnummer er åpent for redigering i IP Klient.
Det betyr at du som bruker kan registrere eller endre bestillingsnummer om det er feil skannet. Husk å lagre! Hvis man skal matche en faktura manuelt mot flere ordre, så er også dette mulig. I tilfelle må man separere bestillingsnumrene ved hjelp av ; (semikolon). Uansett – en må matche bestillingene manuelt slik som beskrevet i steg 1b.
Steg 1b
Ved å klikke på knappen matching nede ved posteringslinjen, vil en
dialog/vindu med referanse til det/de ordrenummer som ligger i
feltet åpne seg i et eget vindu. Det er i dette vinduet man vil
håndtere knytningene mellom Basware IP og PM.
Steg 1d
Når man jobber med selve matchen, så kan dette gjøres på ulike
måter. Enten velger man å matche hele ordren mot fakturaen uten å
redigere beløp på den enkelte varelinje, eller så driller man seg
ned på varelinjene ordren består av. Her vil man ha mulighet til å
gjøre følgende valg før match.
- Klikk på pil-knappen og hele bestillingen matches (hovedregel).
- Klikk på pluss-tegnet for å matche enkelte varelinjer (unntak).
Summen kan ikke overstige summen av bestillingen totalt sett.
Når man så trykker ok i matchevinduet, vil konteringslinjene fra Basware PM (med det beløp man evt. har satt/justert som matchet beløp) bli lagt ned som konteringslinjer i Basware IP. Hvis man fortsatt opplever at det er differanse mellom kontering og faktura total i Basware IP Klient, må man kontere differansen manuelt, på riktig kostnadskonto, avhengig av type differanse(frakt, miljøgebyr, avrundinger etc.).
Videre behandling er attestasjon/godkjenning som for kostnadsfaktura, se rutine 7.1.
2 Matche faktura manuelt i IP Master
Prosessen med manuell match i IP Master er identisk med prosessen beskrevet for IP Klient. Eneste forskjell er hvordan man starter vinduet/dialogen for manuell match. For IP Master skjer dette ved at bruker klikker på ikonet ved siden av feltet bestillingsnummer på grunnlagsdataene til fakturaen. Skjermbildet for match vil da komme opp på samme måte som beskrevet i prosessen i Steg 1.