Ompostering med godkjenning

Merknad: Vær oppmerksom på at det ikke er direkte kopling mellom originalfaktura og omposteringsbilagene.

Innledning
Denne rutinen beskriver 2 typer ompostering. Vedrørende krav til attestasjon og/eller godkjenning, se under det enkelte punkt.

Det finnes to typer av denne ompostering:

1. Ompostering leverandør
2. Ompostering hovedbok med godkjenning

For alle typer omposteringsbilag er det bestemt at disse må konteres av Masterbruker før de sendes ut på sirkulasjon.

1 Ompostering leverandør

Steg 1a
Dersom en leverandørfaktura har blitt bokført til regnskapet mot feil leverandør er det behov for å ompostere opprinnelig bilag. Denne rutinen beskriver hvordan man utfører ompostering av en faktura med krav om godkjenning.

1. I Basware IP Master er det definert en egen knapp for ompostering i ”Forkontroll”.
2. Gå inn i ”Forkontroll” og trykk på knappen Ompostering øverst i skjermbildet. Da vil man komme til Grunnlagsdata og man kan her opprette et omposteringsbilag.

Steg 1b

1. Legg inn fakturainformasjon:
   1. Start med å velge selskap for omposteringsbilaget.
   2. Velg så leverandøren omposteringen skal gjelde for.
   3. Fakturatype kode må settes til ”OL – Ompostering leverandør”.
   4. Legg så inn de andre Grunnlagsdata feltene som kreves. Registrer data i øvrige påkrevde Grunnlagsdatafelt (merket med rød *).
   5. Registrer referanse til faktura i feltet “Referanse til annen faktura”.
2. Legg til ønsket fakturabilde gjennom å benytte menyen Handlinger og Åpne bildefil. Se skjermbilde av meny nedenfor. Tillatte formater er tiff, jpg eller pdf.
3. Da gjenstår det bare å legge på samme kontering hovedbok som opprinnelig bilag. Dette gjøres i egen del av skjermbildet for kontering i IP Master.
4. Når bilaget er ferdig registrert velges knappen Sendealternativer øverst i skjermbildet. Da får man opp et nytt vindu hvor man skal velge type sirkulasjon. Velg her ”Vanlig sirkulasjon” og trykk knappen for å velge mottaker.

Omposteringsbilaget vil da gå på tilsvarende flyt som en vanlig kostnadsfaktura for Attestasjon og Godkjenning før den kommer tilbake til regnskap for Sluttkontroll.

2 Ompostering hovedbok med godkjenning

Steg 2a
Når en leverandørgjeldsfaktura er blitt bokført i regnskapet med feil konteringsinformasjon er det behov for å ompostere opprinnelig bilag. Denne rutinen beskriver hvordan man utfører ompostering av en faktura med krav om godkjenning.

For omposteringsbilag er det bestemt at disse må konteres av Masterbruker før de sendes ut på sirkulasjon.

Leverandør 999999 “Dummy leverandør for ompostering BW” må på forhånd være opprettet i Unit4 ERP.

1. I Basware IP Master er det definert en egen knapp for ompostering i ”Forkontroll”.
2. Gå inn i ”Forkontroll” og trykk på knappen Ompostering øverst i skjermbildet. Da vil man komme til Grunnlagsdata og man kan her opprette et omposteringsbilag.

Steg 2b

1. Start med å velge selskap for omposteringsbilaget.
2. Velg så leverandør ”999999 – Dummy leverandør for ompostering BW”
3. Fakturatype kode ”OM – Ompostering hovedbok m/godkj.”Svar ok på evt melding om “Fakturatyper mangler” eller “betalingsbetingelser mangler”.
4. Registrer data i øvrige påkrevde Grunnlagsdatafelt (merket med rød *). Fakturabeløp skal være kr 0,-.
5. Registrer referanse til opprinnelig faktura. Dette skal registreres i feltet “Referanse til annen faktura” og med tilleggsinformasjon om at det dreier seg om en korrigering, eks 1234 korr.

Legg til ønsket fakturabilde gjennom å benytte menyen Handlinger og Åpne bildefil.

Tillatte formater er tiff, jpg eller pdf. E-post med beskjed om ompostering som skal gjøres kan f.eks skannes. Den skannede e-posten (i pdf format) lagres ned på et filområde som nås fra Basware Master. Det er også mulig å lagre Worddokumenter i pdf for så å laste opp dette som fakturabilde.

Påfør ønsket kontering/ føring hovedbok. Husk å føre både debet og kredit her. Bilaget skal gå i null. Tips – dobbeltklikk på linje 2 og beløp som utligner beløpet på linje 1 kommer automatisk opp.

Når bilaget er ferdig registrert velges knappen Sendealternativer øverst i skjermbildet. Da får man opp et nytt vindu hvor man skal velge type sirkulasjon. Velg her ”Vanlig sirkulasjon” og trykk for å velge mottaker (godkjenner) av bilaget.