Brukerveiledning for opprettelse av omposteringsbilag uten krav om elektronisk godkjennelse.
Merknad: Vær oppmerksom på at det ikke er direkte kopling mellom originalfaktura og omposteringsbilagene.
Innledning: Denne brukerveiledningen beskriver hvordan man utfører en ompostering av faktura uten krav om godkjenning i Basware IP. Denne rutinen skal kun følges når det foreligger omposteringsbilag som er anvist/godkjent av person med godkjenningsmyndighet på aktuelle posteringer. Denne kontrollen skal foretas for eksempel gjennom rapporten “Fullmakter” i Basware Monitor. Bilaget lagres som fakturabilde.
I andre tilfeller skal brukerveiledning Ompostering med
godkjenning følges.
For alle typer omposteringsbilag er det bestemt at disse må
konteres av Masterbruker før de sendes ut på sirkulasjon.
1 Ompostering hovedbok uten elektronisk godkjenning
Steg 1a
Gå inn i ”Forkontroll” og trykk på knappen øverst i skjermbildet.
Da vil man komme til Grunnlagsdata og man kan her opprette et
omposteringsbilag.
Se rutine 9.1 punkt 2 for nøyaktig beskrivelse av hvordan man fyller ut påkrevde felt og hvordan man legger til fakturabilde. I dette tilfelle skal fakturabilde være bilag som er anvist/godkjent av person med godkjenningsmyndighet, jf innledningen.
Steg 1b
- Start med å velge selskap for omposteringsbilaget. Velg så leverandør ”999999 – Dummy leverandør for hovedbokspostering” og Fakturatype kode ”OU – Ompostering hovedbok u/godkj.” Registrer i øvrige Grunnlagsdatafelt som beskrevet i brukerveiledning Ompostering med godkjenning punkt 2.
- Legg til fakturabilde gjennom å benytte menyen Handlinger og Åpne bildefil. Tillatte formater er tiff, jpg eller pdf.
- Påfør ønsket kontering/ føring hovedbok. Husk å føre både debet og kredit her. Bilaget skal gå i null. Tips – dobbeltklikk på linje 2 og beløp som utligner beløpet på linje 1 kommer automatisk opp.
- Når bilaget er ferdig registrert så velger man Sendealternativ øverst i skjermbildet. Da får man opp et nytt vindu hvor man skal velge type sirkulasjon. Velg her ”Direkte til overføring” og trykk Send.
Faktura vil da gå til Sluttkontroll og være klar til bokføring i UBW. Se brukerveiledning Sluttkontroll for beskrivelse av videre behandling i ”Sluttkontroll”.