Opprette katalog med Ehandelsplattformen og leverandør

Tidspunkt:

• Aktivitetene i steg 1 og 3 gjøres kun en gang, og det er i forbindelse ved oppstart av innkjøp via Ehandelsplattformen.
• Aktiviteten i steg 2 og 4 gjennomføres hver gang en kunde tar opp en ny leverandør på Ehandelsløsningen.

Ansvarlig: Virksomheten

1 Opprette et kundeforhold mot Ehandelsplattformen

Stegene i punkt 1 utføres kun en gang, og det er før oppstart mot Ehandelsplattformen.

DFØ har på vegne av alle DFØ sine kunder inngått en avtaleforvalter-avtale med Capgemini Procurement Services (CPS). Dette innebærer at alle kundene kan opprettes mot Ehandelsplattformen uten å inngå en ny hovedavtale mellom virksomheten og CPS.

Steg 1a
Hovedavtalen mellom CPS og DFØ inneholder et kostnadsbilag som gjelder kunden, vedlegg 5. Dette må underskrives av kunden. I tillegg til underskrift fyller man ut beregningsgrunnlaget for avgiftene til CPS. Det underskrives 3 vedlegg slik at kunden, CPS og DFØ har hvert sitt eksemplar.

Vedlegget fås av prosjektleder fra DFØ. Prosjektleder i DFØ er ansvarlig for å sende dette til CPS.

Steg 1b
Kunden sender inn en ”Buyer setup specification” (vedlegg 2). For hver ny kunde som skal opp på Ehandelsplattformen må dette dokumentet fylles ut og sendes til CPS slik at de får registrert kundeinformasjon, kontaktpersoner og teknisk data. Denne avtalen skal ikke undertegnes. Utfylling av skjema gjøres i workshop mellom kunden og DFØ. I fra dette skjemaet utledes en unik TPID og en account_code som brukes til å gjenkjenne kunden på Ehandelsplattformen.

Prosjektleder i fra DFØ sender skjemaet til tildelt prosjektleder hos CPS.

Steg 1c
CPS registrerer den nye kunden på Ehandelsplattformen og oversender nødvendig informasjon om oppsettet til DFØ.

Steg 1d
DFØ legger inn nødvendig informasjon og klargjør oppsettet til kunden.

2 Leverandøraktivering

Stegene i punkt 2 gjennomføres hver gang en kunde tar opp en ny leverandør på Ehandelsløsningen.

Hvilke priser og sortiment som gjelder er håndtert via den kommersielle avtalen mellom kunde og leverandør.

Steg 2a
Det bør undertegnes en samhandlingsavtale (vedlegg 3) mellom kunden og leverandør. Denne regulerer kvaliteten på den tjenesten som CPS og Leverandøren skal levere (blant annet kvalitetskrav på kataloger, bilder etc.). Dette fylles ut av leverandør og kunde i samarbeid. Avtalen undertegnes og arkiveres hos kunde og leverandør.

Samhandlingsavtalen utgjør et vedlegg til forretningsavtalen mellom partene og beskriver vilkårene og betingelsene som skal styre den elektroniske samhandlingen mellom partene, og har til hensikt å avstemme partenes gjensidige forventninger.

Partene er innforstått med at avtalen setter krav til de tjenester og tekniske e-handelsløsninger de er forpliktet til å etablere, inklusive tjenester og tekniske ehandelsløsninger anskaffet fra tredjepart, herunder operatøren av Ehandelsplattformen (Capgemini Procurement Services).

Samhandlingsavtalen fås ved henvendelse til prosjektleder i DFØ.

Steg 2b
DFØ sender aktiveringsforespørsel via Ehandelsplattformen portal til leverandøren på bakgrunn av samhandlingsavtalen. Fra forespørselen utleder CPS en unik TPID som brukes til å gjenkjenne kunden sin leverandør på Ehandelsplattformen.

Kunden kan koordinere jobben med leverandøraktivering mellom virksomhet og CPS etter avtale.

Steg 2c
Steg 2c gjennomføres dersom leverandøren mottar ordre pr xml-fil i fra CPS, og ikke har et system som klarer å lese leveringsadresser.

Alternativ 1
Da er det et krav om at leveringsadresser har en egen ID. Denne kalles ofte CPS-ident og benyttes for at leverandørene skal få informasjon om leveringsadresse på bestilling.

Dette krever da at alle leveringsadresser i Basware PM må ha en CPS-ident. Denne identen kan virksomheten selv bestemme format på, men det er viktig at den kommuniseres til leverandøren(e) slik at de får en oversikt over ID og dens tilhørende adresse.

Leveringsadresser for CPS-identen foretas ved oppsett av virksomheten i Basware, og vedlikeholdes i skjermbildet PM Admin/Datavedlikehold/ Adresser. Virksomheten selv vil ha anledning til å opprette leveringsadresser.

Alternativ 2
Et alternativ til CPS-identen er å betale for å få et Global Location Number (GLN). GLN er et globalt nummersystem for identifikasjon av juridiske enheter og fysiske lokasjoner. Eksempel på fysiske lokasjoner er lager, hentested og leveringsadresse. GLN er et 13-sifret nummer som inneholder landprefiks, serienummer og kontrollsiffer

Årsavgiften for GLN er basert på en "Trappetrinnsmodell", hvor GLN abonnenter betaler årlig:

• 500 kroner for GLN nummer 1 (eier-GLN)
• 200 kroner per GLN nummer 2 - 9
• 100 kroner per GLN nummer 10 - 24
• 30 kroner per GLN nummer 25 - 99
• 20 kroner per GLN nummer 100 ->

Eksempler
Under finner du noen eksempler på hva man må betale i årsavgift for gitte antall GLN.

• Abonnenten har 1 GLN. Total årsavgift blir på 500 kr.
• Abonnenten har 7 GLN. Total årsavgift blir på 1.700 kr.
• Abonnenten har 20 GLN. Total årsavgift blir på 3.200 kr.
• Abonnenten har 50 GLN. Total årsavgift blir på 4.380 kr.
• Abonnenten har 150 GLN. Total årsavgift blir på 6.870 kr.

Man betaler kun årsavgift for GLN og ingen etableringsavgift. Alle priser er ekskl. mva. Se www.gs1.no

Steg 2d

DFØ og CPS klargjør oppsettet til kunden på bakgrunn av informasjon fra Triggerdokumentet.

3 Test av løsning

Stegene i punkt 3 gjennomføres kun første gang en kunde tar opp en leverandør mot e-handelsplattformen. Trenger ikke å foreta denne prosedyren ved senere opptak av leverandører mot e-handelsplattformen.

Steg 3a
Legg inn testkatalog. DFØ har ansvaret for at det er en varekatalog tilgjengelig.

Kunde logger seg på PM og behandler katalog ihht. rutine 1.1.4 Godkjenne og redigere katalogprodukter

Steg 3b
Produser katalogkjøp i henhold til rutinen for katalogkjøp. Avtal med leverandør om at dette er et testkjøp. Følgende scenarioer bør testes:

1. Send testordre med katalogkjøp
2. Send testordre som fritekstkjøp
3. Send testordre som punchout
4. Les inn varekatalog

Kunde logger seg på PMClient og lager en ordre ihht. rutine 2.1 Anmodning via katalogprodukter.

Steg 3c
Godkjenn testen. Kunden, leverandør, CPS og DFØ må være omforent om at testen har vært en suksess. En godkjenning sendes pr. e-post.

1. Utsendelse av ordre til CPS gjøres via en automatisk service i Basware. DFØ må kontrollere at ordre har gått gjennom prosesseringen og at man har fått respons fra Ehandelsplattformen (CPS) om at ordre er levert.
2. CPS verifiserer i så måte at ordre er mottatt og sjekker med leverandør som bekrefter/ avkrefter om ordre har kommet korrekt inn i deres system.
3. Dersom alt er ok, varsler DFØ kunden om at integrasjonen mellom Basware PM og Ehandelsplattformen er klar til bruk.

4 Sett i produksjon

Stegene i punkt 4 gjennomføres før hver gang en kunde tar opp en ny leverandør mot e-handelsplattformen.

Steg 4a
Rediger og godkjenn katalog. Se rutine 1.1.4 Godkjenne og Redigere katalogprodukter.

Steg 4b
Gi tilbakemelding på katalog til CPS dersom det er feil med katalogen.

Steg 4c
Produser første ordre i henhold til rutine 2.1 Anmodning via katalogprodukter.