Opprette planbaserte innkjøp

For gjennomføring av planbaserte innkjøp, se rutine Anmodning via plan.

Planbasert innkjøp vil si at man på forhånd har laget budsjetter som navngitte personer får lov å lage anmodninger mot.

Anmodningene skal være for den typen varer/tjenester som er angitt på planen i Basware PM, og normalt vil retningslinjene også være at planer kun skal benyttes til innkjøp som naturlig ligger til anmoder sin stilling.

Eksempel på dette kan være Markedsavdelingen hvor produktsjefen oppretter en plan/markedsbudsjett i Basware PM, Markedssjefen godkjenner planen og dedikerte ansatte i avdelingen kan da handle basert på oppsettet av planen (innenfor godkjente rammer/budsjett). Planen kan begrenses på budsjett/beløp, leverandører, varegrupper og gyldighetsperiode.

Planene godkjennes av ordinær godkjenner (BDM) og hensikten er at man skal slippe godkjenning av hver enkelt anmodning/avrop mot budsjett, men isteden godkjenner et budsjett for en gitt periode. All historikk med tanke på finansiell godkjennelse blir kopiert til alle anmodninger/avrop mot plan og også til faktura ved match.

Det er mulig å utføre visse endringer på en plan etter at den er godkjent. Det kan legges til eller fjernes brukere av planen, leverandør(er) kan slettes eller legges til eller deler av kontering kan endres. Om det endres kostnadssted, eller andre konteringsdimensjoner som omfattes av BDM-reglene som planens godkjenner ikke har budsjettdisponeringsmyndinghet på, må det opprettes ny plan. Hvis ikke vil bestilling/avrop mot planen feile. Det må også opprettes ny plan om planens opprinnelig budsjett skal utvides.

Alle endringer i planen vil automatisk bli dokumentert i planens “historikk- flik”.

Ansvarlig: virksomheten

Tidspunkt: ved behov

1 Opprette ny plan i PM Klient

Steg 1a
Når man skal opprette en plan går man under Planer i menyen i PM Klient og velger [Ny].

Følgende fylles ut ved opprettelse av plan:

• Planens navn
• Beskrivelse
• Gyldighetsperiode
• Brukere (bestemme hvem som skal kunne gjøre kjøp fra planen)

Angi også om planen skal kunne benyttes mot fritekstkjøp og punch-out i tillegg til katalogbaserte kjøp, som planen i utgangspunktet (default) baserer seg på.

Steg 1b
Videre vil man få tilgang til å definere mer eksplisitt hvordan planen skal oppføre seg med tanke på begrensninger. Det kan settes opp flere budsjetter på en plan. Dette gjøres ved å trykke på knappen med penger på.

Man sørger også for å sette eventuelle begrensninger på leverandør og produktgrupper som skal være tilgjengelige på planen.

Steg 1c
Etter at man har satt opp gitte regler for planen legger man på kontering.

Kontering er en egen tab i budsjettdefinisjonen.

Steg 1d

Når planen er ferdigstilt trykker man på knappen ”Velg handling” og man får opp en dialogboks hvor man huker av for “Send til godkjenning” og velger den som skal godkjenne planen.

Steg 1e
Trykk deretter [Bekreft og fortsett].

2 Godkjenne ny plan i PM Klient

Godkjenneren som har planer til godkjenning får dette i sin oppgaveliste i PM Klient på samme måte som for ordinære anmodninger. Godkjenner vil også motta e-post som opplyser om at man har fått en plan til godkjenning.

Steg 2a
Ved å gå inn på selve oppgaven får man opp planen/planene man har til godkjenning. Ved å markere med et flagg på planen kan man velge å forkaste eller godkjenne denne. Dersom man ønsker å se nærmere på detaljene hva gjelder brukere, budsjett og lignende vil man kunne klikke på knappen [Åpne].

Redigering av planer kan kun gjøres hvis planen ikke er godkjent. Godkjenner kan endre planen før vedkommende aktivt godkjenner planen.

Steg 2b
Hvis planen ikke er riktig kontert av den som har opprettet planen, og godkjenner skal korrigere konteringen, må godkjenner trykke på knappen Åpne plan (ytterst til høyre).

• Neste skjermbilde, trykk knappen Rediger.
• Neste skjermbilde, trykk knappen Neste.
• På fanen Postering kan nødvendige korrigeringer utføres, deretter trykkes knappen Forrige.
• Trykk knappen Forrige ytterligere en gang.
• Trykk knappen Forrige en siste gang.

Du kommer til et skjermbilde der du kan godkjenne planen.

• Når du har trykket knappen “Godkjenn” – kommer et nytt skjermbilde opp.
• Trykk knappen Velg handling.
• Merk av “Planen er godkjent og klar for innkjøp” og trykk Bekreft
• Trykk Bekreft og Fortsett

Planen er nå klar for innkjøp. Merk at det kun er de som er satt som brukere av planen som kan gjøre innkjøp på den.