Ordreutsendelse og ordrebekreftelse

Merknad: Se også rutine 10.3.1 Aktivering av leverandører i PM

I Basware PM kan man konfigurere ulik metode og formater for utsendelse av ordre per leverandør.

DFØs løsning er integrert med e-handelsplattformen. Dette vil derfor styre metoden for utsendelse, slik som beskrevet i rutine 10.3.1 Aktivering av leverandører i PM.

1 Ordreutsendelse

Ansvarlig: DFØ

Hvordan ordre skal sendes og behandles, defineres i PM Admin.

Steg 1a
I Basware kan man sette opp følgende metoder for utsendelse:

Automatisk: Bestilling blir sendt automatisk fra Godkjenner til leverandør.

Manuell: Etter at bestilling er godkjent blir den sendt til Innkjøper for bestilling. Innkjøper kan da vurdere samt kvalitetssjekke bestillingen før den sendes til leverandør.

Type utsendelse settes opp av DFØ, i Basware, når ny leverandør skal benyttes i Basware PM. Kun rollene Admin_kunde, Innkjøper og Innkjøper_rekv har tilgang til dette skjermbildet i PM Admin.

Steg 1b
Det er også mulig å sette opp format på utsendelsen. For leverandører på e-handelsplattformen vil dette alltid være XML (XCBL). Følgende formater er mulig å sende bestilling på i Basware PM.

Ingen elektronisk bestilling: Da må bestilling gjøres manuelt utenfor systemet.

E-post: E-post bør da være til en felles adresse hos leverandør og ikke en personlig adresse. Bestillingen vil ikke gå via Markedsplassen og telle med i statistikk derfra.

XML: Dette vil da være i format XCBL. Sendes ofte til en FTP-server og leverandøren importerer dette inn i sine system.

Steg 1c: Utvidede regler for utsendelse og format

På leverandør kan man definere regler som endrer metoder for utsendelse og format basert på den enkelte bestillings verdier. For eksempel hvis beløp er større enn 20 000 kroner og minst en varelinje er fra en definert produktgruppe, kan det kreves at bestilling gjøres manuelt/via innkjøper og på e-post. For bestillinger mot samme leverandør men som ikke er innenfor disse reglene vil bestillingen gå som definert default.

Trykk på knappen ”Definer regelens vilkår …”

Steg 1d: Definere språk på bestillingsskjema
Språk på bestillingsskjema ut til leverandør kan defineres per leverandør men dette vil ikke ha noen betydning hvis bestilling går via e-handelsplattformen. For bestillinger som går via e-handelsplattformen benyttes bestillingsskjema definert på e-handelsplattformen, og ikke bestillingsskjema definert i Basware PM.

2 Ordrebekreftelse

Ansvarlig: virksomheten

Ordren sendes til leverandør via e-handelsplatformen. Noen minutter etter at ordre er sendt, returnerer e-handelsplattformen automatisk en ordrebekreftelse, som sier at ordren er teknisk mottatt og gjort tilgjengelig for leverandør (Order xxx accepted).

Leverandøren avtaler med e-handelsplattformen hvordan ordren skal mottas.

Leverandør kan se på bestilling i eget ordresystem (fullintegrert leverandør), motta ordre på mail (Mail Order Response), eller logge se på e-handelsplatformen (Supply Order Management).

Etter at bestilling er sendt til leverandør er det ønskelig at leverandøren sender ordrebekreftelse om bestillingen kan leveres eller ikke. Leverandør kan velge om hele ordren er akseptert eller om hele ordren er avvist. Dersom hele ordren er akseptert vil dette vises med innslag i bestillingshistorikken med teksten “Electronic order confirmation made”.

Dersom hele ordren er avvist vil anmoder bli varslet fra DFØ, da Basware PM ikke kan lese inn ordre med status “Rejected”.

En ordrebekreftelse med endringer er ikke tillatt. Dersom leverandør ikke kan levere hele ordren, må leverandør ta kontakt med bestiller og gjøre egen avtale delleveranse, ny bestilling eller annet.

E-post direkte til eier/anmoder (utenfor Basware PM)
Leverandørene kan også sende ordrebekreftelse til eier/anmoder via e-post. Dette vil da være utenfor Basware PM, og må evt. avtales særskilt mellom kunde og leverandør.