Periodisering av kostnader

I mange tilfeller vil fakturaer virksomheten mottar være kostnader som tilhører flere perioder. Vesentlige kostnader som vedrører flere perioder skal periodiseres for å gi et dekkende bilde av kostnadene i perioden, og bidra til bedre styringsinformasjon.

I praksis betyr dette at attestant eller anmoder tar stilling til om kostnadene gjelder flere perioder. Ved kontering angis i tillegg til ordinær konteringsinformasjon, antall perioder kostnadene skal fordeles over og fra hvilken periode kostnadene påløper. Kostnadene fordeles jevnt over det antall perioder som er angitt.

Periodiseringsnøklene opprettes i UBW og blir tilgjengelige i Basware. Periodiseringsnøklene er standardiserte for alle virksomheter, og er nummert fra 902 (fordeling over to perioder) til 936 (fordeling over 36 perioder, 3 år).

1 – Periodisering av kostnader på faktura

Se brukerveiledning Attestere faktura.

Alle utgifter skal være kontrollert, kontert og attestert før faktura sendes til godkjenning hos bruker med budsjettdisponeringsmyndighet.

Konter fakturaen. Registrer beløp, konto og andre dimensjoner. Husk også bokføringstekst.
Foreta eventuelle endringer i kontering, eller splitt fakturaen ytterligere. Dobbeltklikk i feltene for søkehjelp, og dobbeltklikk i beløpsfeltet for å få fram beløp som gjenstår på fakturaen.

I forbindelse med konteringen er det også mulig å periodisere kostnader ved å angi startperiode og periodiseringsnøkkel. Begge felter må fylles ut for at fakturaen skal periodiseres.

2 – Periodisering av kostnader på bestilling

Se brukerveiledningene Anmodning fra interne katalogprodukter, Anmodning fra eksterne kataloger (punch-out) og Anmodning via fritekst.

I forbindelse med opprettelse av anmodninger får vi en varelinje per produkt. Linjedataene på anmodningen består av tre arkfaner – Produktinformasjon, Kontering og Kostnadsfordeling.

Kontering inneholder de dimensjoner som virksomheten har tilgjengelig for kontering. Dette gjenspeiler de verdier vi også har i Basware IP og konteringsregler i UBW. Felt som må fylles ut er merket med *.

Det er mulig å periodisere kostnader ved å angi startperiode og periodiseringsnøkkel.

Når vi påfører kontering og har flere linjer som alle skal føres på for eksempel samme konto, er det ved valg fra liste, som standard huket av for ” Bruk på alle bestillingsrader”. Vi slipper da å gå inn på hver enkelt linje for å påføre kontering. Fjern avhukingen dersom konteringen ikke skal gjelde for alle linjer.

Det er mulig å merke alternative valg som Favoritt.

3 – Periodisering av kostnader på kontrakt

Se brukerveiledning Opprette kontraktsinnkjøp CM.

Kontrakter i CM kan være repeterende fakturaer eller avrop mot forhåndsgodkjent budsjett.

Gå til fane plan og postering.

Ved å klikke på «Standardpostering» kan vi kontere kontrakten. I prinsippet betyr dette at vi konterer de fremtidige fakturaene.

I forbindelse med konteringen er det mulig å periodisere kostnader ved å angi startperiode og periodiseringsnøkkel. Når planen er generert kan vi endre den enkelte posteringsmal-linje for å korrigere til korrekt startperiode for den enkelte faktura.

Ved å klikke på «Generere plan» planlegger vi forventningene til fakturaene som skal komme, når det gjelder sum og dato, og antall repetisjoner/varighet.

Velg OK. Planen genereres.

Nå kan vi endre den enkelte posteringsmal-linje. La alltid første linje i posteringsinformasjonen stå som «Standard» og endre til «Spesifikk» på linjene etter.

Merk posteringsmal i linjen og velg «Endre til spesifikk».

Inne på posteringslinjen endres konteringsinformasjonen og teksten som er spesifikk for fakturaen som skal matche.

Velg ok.

Når du kommer tilbake til posteringsvinduet er posteringsmalen spesifikk.

Behandling av kontrakt i Basware MatchingClient

I forbindelse med behandlingen av kontrakten i Basware MatchingClient ser ikke attestant og godkjenner de spesifikke posteringsmalene, og dermed ikke den spesifikke periodiseringsinformasjonen. Men Godkjenner får tilsendt e-post med vedlagte Excel-filer hvor all informasjon om konteringen er tilgjengelig.

I klienten kan vi velge om vi vil godkjenner eller forkaste kontrakten vi har fått tilsendt. En godkjenning er i prinsippet en godkjenning av fremtidige fakturaer i henhold til den plan som er opprettet.

4 – Ompostering av periodiserte kostnader

Se brukerveiledning Ompostering med godkjenning.

Når en faktura er blitt bokført i regnskapet med feil konteringsinformasjon er det behov for å ompostere opprinnelig bilag.
Det er mulig å ompostere periodisering ved å angi startperiode og periodiseringsnøkkel.

Påfør ønsket kontering/ føring hovedbok. Husk å føre både debet og kredit. Bilaget skal gå i null. Dersom vi dobbeltklikker på linje 2 vil beløp som utligner beløpet på linje 1 fylles ut automatisk.

Omposteringsbilag må konteres av regnskapsbruker i IP Master før de sendes ut på sirkulasjon.

5 – Sluttkontroll

Fakturaene valideres i forbindelse med overføring til UBW. Startperiode må ha status N. Dersom startperioden ikke er gyldig får vi varsel om dette.

6 – Oppsett og resultat i UBW/regnskap

Følgende må være satt opp i UBW:

• Periodiseringsnøkler i serien fra 902 til 936 må opprettes. Serien er felles for alle firma i samme database. Det er kun nøkler som starter med 9 som overføres til Basware.

• Årsuavhengige posteringsrunder for bilagsart MP.

• Perioder tre år fram i tid må opprettes og framtidige perioder settes i status N.

• Konto for aktivering av kostnad settes til 1790 under Felles/Faste registre/Firmaopplysninger.

Når faktura med periodiseringsinformasjon overføres fra Basware til UBW fordeler kostnaden seg i henhold til påført periodiseringsnøkkel og startperiode.

Faktura med periodiseringsnøkkel 903 og startperiode 201808 kostnadsføres slik i UBW:

Fullstendig bokføring ser slik ut: