Rapporter

1 Rapporter og søk

Denne rutinen vil beskrive hvilke muligheter man har for rapportering i fakturabehandlingsprosessen. I systemet Basware IP er det en egen rapporteringsmodul ved navn Basware IP Monitor. Denne modulen benyttes kun for rapportering og er ikke en del av prosessen for behandling av faktura.

Steg 1a
Monitor må startes fra Citrix.

Steg 1b
I Basware IP Monitor har man en egen hovedmeny med ulike typer rapporter.

Under de ulike menypunktene ligger følgende rapporter:

Fakturasøk
Her kan man kombinere ulike søkekriterier for fakturahode/reskontro.

Kontosammendrag
Her kan man kombinere ulike søkekriterier for posteringslinjer/hovedbok.

Likviditetsstyring
Her kan man søke etter fakturaer per status, kombinert med forfallsdato.

Hvis du for eksempel velger alternativet Forfallsdato og angir "1.1.2009" som startdato og "10" som tidsrom, vil fakturaer med forfallsdato fra 1. januar til 10. januar tas med.

Rapporter
Her ligger spesialrapporter som er laget i løsningen. Se egen oversikt.

Hurtigrapporter
Rapporten Ti viktigste leverandører tar med fakturaer fra leverandørene som har sendt flest fakturaer eller som har det høyeste totale fakturabeløpet. Rapportene viser fakturaene for det valgte året. Annullerte fakturaer er ikke inkludert i rapportene.

Rapporten Leverandørhistorikk viser en oversikt over antall faktura man mottar eller sum beløp man har mottatt faktura på fra en gitt leverandør i løpet av 1 år (vist pr. mnd).

2 Fakturasøk og kontosammendrag

Steg 2a
For å aktivere/deaktivere søkekriterier må man trykke på knappen for det. Som standard er alle kriterier utenom Fakturastatus deaktivert. Når man har valgt ønsket kombinasjon av kriterier trykker man på knappen Søk øverst i venstre hjørne. Da vil resultatsett for søk bli presentert.

Steg 2b

Midt i skjermbildet er det en verktøylinje med andre funksjoner:

• Print av søkeresultat / rapport
• Lagre søkeresultat / rapport som csv-fil
• Se historikk for en valgt faktura i søkeresultatet
• Se detaljer for en valgt faktura i søkeresultat
• Endre kolonner, rekkefølge i søkeresultatet

Steg 2c
For faste rapporter som man ønsker å ta ut i en gitt frekvens er det mulig å lage standardrapporter/maler. Disse standardrapportene vil være personlige i løsningen. Ønsker man å lage en slik standardrapport:

• Velg ønsket kombinasjon av søkekriterier.
• Trykke på knappen Lagre under Favoritter.
• Da kommer et nytt skjermbilde, hvor navn på mal (for søkekriterier) må defineres.
• Skriv inn ønsket navn på rapport og trykk så på knappen ”Lagre".
• Ønsker man å finne tidligere lagrede rapportmaler benytter man knappen Favoritter.

3 Overføre rapport/søk til Excel

Steg 3a
Ønsker man å overføre rapporten eller søket til Excel, så klikk på diskettsymbolet.

Systemet foreslår et lagringssted på ditt eget hjemmeområde. Gi rapporten et navn og lagre den som type csv.

Steg 3b
For å hente opp rapporten i Excel er det enklest å åpne Excel først. Velg deretter Fil -> Åpne (søk deg evt frem til det filområdet der csv-filen ligger) og velg filtype Alle filer. Velg åpne.

Steg 3c
Deretter klikk Neste.

Steg 3d
Excel foreslår Tabulator – endre dette til Semikolon og klikk Fullfør.

Steg 3e
For å lagre ned i Excel, klikk Fil -> Lagre som Excel arbeidsbok. Hvis dette ikke gjøres, vil rapporten beholde formatet csv.

4 Andre søkemuligheter og rapporter

Som tidligere nevnt er det også andre typer rapporter i Monitor. Disse er beskrevet nedenfor.

Likviditetsstyring
Likviditetsstyring kan benyttes for å få en oversikt over hva som ligger til forfall kombinert med status.

Ved å klikke på ønsket dato vil man få en detaljert oversikt over hvilke fakturaer dette gjelder. Rapporten kan videre behandles som i punkt 2a.

Til informasjon: Kolonnen Status index kan ha følgende verdier;
0 = Faktura skannet
1 = Faktura er på sirkulasjon
2 = Faktura ligger til sluttkontroll
3 = Faktura er overført til Agresso

Rapporter
Under Rapporter på hovedmenyen finner man kundespesifikke rapporter. Innholdet vil variere fra virksomhet til virksomhet, men de fleste er fellesrapporter som er omtalt i en egen oversikt, “Oversikt over ferdigdefinerte rapporter i IP Monitor”

Hurtigrapporter
Under hurtigrapporter finnes det 2 ulike rapporter og disse er ”oversikt over 10 viktigste leverandører” og ”leverandørhistorikk”. Nedenfor kommer en kort beskrivelse av disse.

Ti viktigste leverandører
Rapporten tar med fakturaer fra leverandørene som har sendt flest fakturaer eller som har det høyeste totale fakturabeløpet. Rapportene viser fakturaene for det valgte året. Annullerte fakturaer er ikke inkludert i rapportene. Ved å klikke på ønsket søyle vil man få se alle fakturaene. Videre behandling av rapport kan gjøres som punkt 2a.

Leverandørhistorikk
Rapporten Leverandørhistorikk viser en oversikt over antall faktura man mottar eller sum beløp man har mottatt faktura på fra en gitt leverandør i løpet av 1 år (vist pr. mnd). Ved å klikke på ønsket søyle vil man få se alle fakturaene. Videre behandling av rapport kan gjøres som punkt 2a.

Ferdigdefinerte rapporter

Last ned vedlegg til 12.3 Ferdigdefinerte rapporter (pdf)