Brukerveiledning for søk og rapportering på ulike transaksjoner for innkjøp i Purchase Management.
1 Rapporter og søk
Denne brukerveiledningen beskriver hvilke muligheter vi har for rapportering.
Steg 1a
For å gjøre rapportering må man velge ”Rapporter” -> ”Rapporter”
på hovedmeny.
Steg 1b
For å lage en rapport kan man benytte en kombinasjon av ulike
søkekriterier for å få ønsket resultat.
En rapport kan lages innenfor følgende søkekriterier:
- Organisasjonsenhet/virksomhet (Styrt av tilganger)
- Leverandør
- Registrerte kontrakter
- Behandler (rolle og person)
- Produktgruppe og produkttype.
- Bestillingsstatuser
- Handlinger i kombinasjon med datointervall.
- Konteringsdimensjoner
Det er også muligheter for å gruppere/summere rapporter på leverandør, produktgruppe, produkt og kostnadssted (enkeltvis eller kombinasjon).
Steg 1c
Når ønsket kombinasjon av overnevnte søkekriterier er satt, trykker
man på knappen Søk nederst i skjermbildet. Da vil man få opp
resultatet basert på søkekriteriene som vist i skjermbildet
nedenfor.
Steg 1d
Når søkeresultatet er presentert har man mulighet til å lagre dette
(på lokal maskin) som csv-fil, for så å åpne denne for videre
behandling i Excel.
For å lagre søkeresultatet til csv, trykker man på knappen Ctrl + Lagre øverst i høyre hjørne. Da vil resultatet vises i et nytt vindu og må lagres fra dette vinduet.
Steg 1e
Det er også muligheter for å gå inn i detaljer på hver enkelt
bestilling i søkeresultatet. Dette gjøres ved å benytte knappen
Åpne på ønsket bestilling i søkeresultatet. Når man ser detaljer på
en enkelt bestilling er det kun mulig å legge til kommentar og se
på eventuelle vedlegg. Alle andre felter er låst og kun til
informasjon.
2 Lagre standard rapporter/søkekriterier
For faste rapporter som man ønsker å ta ut i en gitt frekvens er det mulig å lage standardrapporter/maler. Disse standardrapportene vil være personlige i løsningen.
Steg 2a
Ønsker man å lage en slik standardrapport så velger man ønsket
kombinasjon av søkekriterier (Se punkt 1b) for så å trykke på
knappen Lagre søkekriterier. Da vil man få opp et nytt skjermbilde
hvor navn på mal (for søkekriterier) må defineres.
Trykk så på knappen ”Lagre”, og søkekriteriene blir så lagret i
systemet.
Steg 2b
Ønsker man å finne tidligere lagrede rapportmaler, må man gå til
hovedmenyen ”Rapporter” -> ”Lagrede rapporter”.
Under dette menypunktet vil man få oversikt over alle personlige
rapportmaler.
Steg 2c
Lagrede rapporter kan redigeres, navn kan endres og man kan også
slette maler man ikke lengre ønsker å ha som lagret.
Steg 2d
For å ta ut rapporter på tidligere lagrede søkekriterier trykker
man bare enkelt på navnet/beskrivelsen til ønsket rapport og
resultatsettet blir presentert. Om ønsket, følg så steg 1d for
videre behandling.