Sluttkontroll

1 – Behandling av faktura

Steg 1a:
Når faktura er ferdig attestert og godkjent legger den seg i IP Master sluttkontroll og er klar for overføring til UBW.

For å få oversikt over alle fakturaene som ligger til behandling i sluttkontroll velges «Hent fakturaer» på menylinjen øverst i skjermbildet. Søket kan avgrenses basert på valgte kriterier.

Se skjermbildet nedenfor.

Spesielle søkekriterier for faktura i sluttkontroll er:

• Overfør godkjente faktura – Viser faktura som skal være 100% klar til bokføring
• Uklar faktura, må behandles – Viser faktura som inneholder feil eller mangler attestasjon/godkjenning. Uklare fakturaer er merket med rødt utropstegn !

Presentasjonen/innholdet av felter i dette resultatsettet kan tilpasses av den enkelte IP Master-bruker ved å benytte knappen

over resultatsettet. Det er også mulig å dra kolonnene slik at de plasseres i ønsket rekkefølge i resultatsettet. Disse endringene vil da bli lagret i systemet.

Steg 1b:

Ønsker vi å se detaljer og fakturabilder på en gitt faktura må vi dobbelklikke på valgte faktura i resultatsettet og svare OK på denne meldingen.

Da kommer vi inn i skjermbildet som kalles Grunnlagsdata/fakturadetaljer slik bildet nedenfor viser.

Reskontro/fakturahodet og posteringer/hovedbok vil være låst for bruker.

Steg 1c:

I skjermbildet for Grunnlagsdata/fakturadetaljer kan vi gjøre følgende med fakturaer som ligger i Sluttkontroll.

• Se på fakturahodet og reskontro informasjon
• Se på postering og hovedbok informasjon
• Se på innskannet bilde(r) og bla mellom disse.
• Legge til vedlegg og kommentarer
• Sende faktura ut på sirkulasjon (unntaksvis)

2 – Endring av faktura

Steg 2a:
Fakturaer som av ulike årsaker har vært feilbehandlet skal sendes til «returnerte faktura» for behandling/redigering.

Hvis det kreves endringer på fakturaen, må vi først åpne fakturaen for redigering.

Dette gjøres ved at vi klikker på «Rediger»-knappen øverst i skjermbildet. Fakturaen går da til steget «Returnerte faktura». Endre faktura, lagre og send faktura på ny sirkulasjon.

Alle endringer som gjøres krever at fakturaen må godkjennes på nytt.

Steg 2b:
Ønsker vi å sende ut faktura på sirkulasjon benytter vi knappen «Sendealternativer». Da vil vi få opp et eget skjermbilde med mulige typer for sirkulasjon.

I dette skjermbildet kan vi velge type sirkulasjon samt personer som skal motta faktura. Følgene Sirkulasjonstyper kan velges:

• Ny Vanlig sirkulasjon – Faktura sendes på nytt til en gitt person som selv kan bestemme videre flyt/behandling i systemet.
• Informativ sirkulasjon – Faktura sendes kun til informasjon og kan ikke behandles.

Når sirkulasjonstype er valgt må vi velge person. Dette gjøres ved å benytte knappen i skjermbildet. I kommentarfeltet kan det legges inn en kommentar om ønskelig. Trykk på knappen «Send» og faktura blir sendt til valgt bruker.

Steg 2c:
Ønsker vi å sende ut en bunke/flere faktura samtidig kan vi også gjøre dette i sluttkontrollen i resultatsettet som skjermbildet nedenfor viser.

Sett da en hake på de fakturaer som skal sende ut til samme person og trykk på sendealternativer. Benytt så samme rutine som beskrevet i punkt 2b i dette dokumentet.

3 – Attestasjonskontroll for kontraktsfaktura (CF)

Gjelder virksomheter som benytter Basware CM – Contract Matching.

Attestasjonskontrollen i Reglementet for økonomistyring i staten, pkt. 2.5.2.2 innebærer at det skal kontrolleres at vare/tjeneste er mottatt i samsvar med bestilling eller avtale. Attestasjonskontrollen er ikke fullt ut ivaretatt i dagens versjon av Basware CM. Dette innebærer at virksomheten selv må utføre manuell transaksjonskontroll på fakturatype CF. Kontrollen skal utføres på den måten at en i Sluttkontrollen filtrerer på fakturatype CF ved overføring og kontrollerer at mottaker av faktura til informativ sirkulasjon har kvittert ut fakturaen med kommentaren «attestert» slik som beskrevet i rutine 1.4.1 Opprette kontraktsinnkjøp CM.

Deretter kan øvrige fakturatyper overføres samlet.

4 - Overføre faktura til UBW

For å overføre faktura til UBW for bokføring, må vi i resultatsettet sette en hake på de fakturaer vi ønsker å overføre og trykke på knappen «Overfør til Agresso». Se skjermbilde nedenfor (Tilgjengelige, søkbare felter kan variere).

Da vil overføringen til UBW starte og følgende skjermbilde kommer opp.

I dette skjermbildet kan vi sette bokføringsperiode i feltet periode. Trykk ok. Bokføring i UBW vil bli gjennomført, og en overføringsrapport med oversikt over overførte faktura med bilagsnummer kommer opp. Eventuelle feilmeldinger vil bli presentert om dette forekommer, og rettinger må da gjøres i Basware.