Utføre varemottak

1 Utføre varemottak/annullere bestilling

Varemottak gjøres i PM Klient. Bestillinger som er klare til varemottak finner du under Mine oppgaver og Varemottak. Her kan man søke opp de bestillinger man har vært involvert i enten som eier eller som varemottaker.

Det er også mulig å klikke direkte på boksen Varemottak.

Steg 1a
Klikk på Åpne for å gjøre varemottak på ønsket innkjøp.

I behandlingen av varemottak er det flere elementer du som bruker må ta stilling til, og følgende er mulig å utføre i skjermbildet:

1. Gjøre fullt eller delvis varemottak (steg 1b)
2. Annullere bestillingen (Kan kun gjøres når man ikke har gjort mottak) (steg 1b)
3. Annullere/Avbryte et delvis mottak (steg 1c)
4. Lukke bestilling. Dette benyttes når man ikke får levert alle varer på bestillingen. (steg 1c)

Steg 1b

For å starte behandlingen av selve varemottaket forholder brukeren seg til 3 menypunkter, hhv. Motta. Motta alle, Annuller bestilling.

• Motta (krever at du skriver inn mengden som skal mottas, evt markerer antall pr linje)
• Motta alle (sørger for et direkte komplett varemottak av bestillingen)
• Annuller bestillingen (lukker bestillingen uten varemottak, og gjør den utilgjengelig for OrderMatch).

Selve annulleringen krever at bruker skriver inn kommentar.

Så lenge ordre/bestillinger går via e-handelsplattformen vil valget for varsling til leverandør være inaktivt.

Steg 1c
For å gjøre delvis varemottak, klikk knappen Motta for å kunne skrive inn pr linje antall mottatte varer. Registrer leveringsdato dersom denne ikke samsvarer med foreslått dato og klikk OK.

For å jobbe med allerede delvis utførte varemottak, klikk på rediger-knappen. Du kan da redigere varemottaket i etterkant. Ved å åpne mottaksbildet vil man, kunne lukke bestillingen, legge inn nye mottak eller evt. annullere det som allerede er mottatt.

Når det ikke vil bli mottatt flere varer på bestillingen skal den lukkes med Lukk bestilling. Systemet reduserer bestillingens bruttobeløp og automatisk match er mulig.

Endringen fremgår av fanen Bestillingshistorikk.

2 Endre data/legge til interne kommentarer før mottak av varen

Endre data på ordren etter at den er oversendt leverandør, evt. legge til interne kommentarer.

NB! Endringen går ikke til leverandør. Endrer kun på informasjon som har intern verdi.

Steg 2a
For å gjøre endringer på selve ordren etter at den er sendt må man gå til varemottaksbildet i løsningen. Dette finner du under Mine oppgaver og Varemottak. Her kan man søke opp de order man har vært involvert i enten som eier eller som varemottaker. Det er også mulig å klikke direkte på boksen Varemottak.

Klikk deretter på Åpne for å gjøre endringer på ønsket innkjøp.

Rollen innkjøper har rettigheter til å kunne gjøre varemottak for alle de ordrer som er generert i virksomheten.

Steg 2b
For å få opp skjermbildet for endringer klikker man først på Åpne, og deretter på ikonet med en penn. Man vil da få et skjermbildet under linjen for selve varemottaket.

Varemottaksskjermbildet åpner for redigering i følgende felter:

• Produktgruppe
• Produktnavn
• Mengdeenhet
• Påkrevd leveringsdato
• Rabatt %
• Konteringsdimensjoner (Dim 1-8 avhengig av hvilke som benyttes)
• Kommentar til bestillingslinje

Steg 2c
For å legge inn en intern kommentar går man på arkfanen for ”kommentarer” under varemottaksbildet i PM. Her har man mulighet for å skrive inn en kommentar, og klikke knappen Legg til.

Følgende data vil da bli lagret under kommentarer:

• Tidspunkt
• Kommentar
• Bruker som har registrert kommentaren

3 Registrere klage/søk på klage i ettertid

Klagefunksjonen benyttes av innkjøpere for å se på statistikk i forhold til hvor gode leveranser de ulike leverandørene har over tid. Dette fordrer at brukerne i organisasjonen registrerer de feil og mangler som evt. avdekkes. Dette gjør brukeren i varemottaksbildet ved å klikke på ikonet med et hode og et rødt utropstegn for registrering av klage på en varelinje.

NB: Registrering av klage lagres kun som en intern kommentar, og det er ikke noe som sendes leverandør i tilknytning til dette.

Steg 3a
Når man klikker på ikonet med et hode og et rødt utropstegn, vil dialogboksen som vist nedenfor komme til syne. Her vil man kunne skrive utfyllende hva som var mangelfullt ift. leveransen.

Når man har lagt inn en klage vil dette komme som et ikon på den bestillingslinjen det er registrert for.

Steg 3b
Etter at klage er registrert vil denne være tilgjengelig for innkjøpere gjennom Innkjøpsverktøy i menyen til venstre i PM Klient.
Søkekriteriet ”Klager” vil muliggjøre et søk som gir alle ordre med en registrert klage knyttet til seg.

Fra søkeresultatet kan man drille seg ned på ordredetaljene på linjenivå og se hva klagen som er registrert innebar. For å få et effektivt søk her, bør man for eksempel kombinere klagesøket med leverandør.

4 Faktura drilldown fra ordre (PM klient)

Fra PM Klient har brukere, etter at bestilling har fått status fakturert, muligheter til å se selve fakturadetaljene knyttet til den/de fakturaer som er matchet mot den gitte bestillingen.

Steg 4a
For å drille seg ned til selve fakturaen må man først åpne en liste over tilgjengelige fakturaer som har en knytning mot den gitte ordren. Dette gjøres ved å klikke på ikonet [...] (De tre prikkene ved siden av statusen).

Man får da tilgjengelig alle fakturaer for den gitte ordren i en liste.

Steg 4b
Ved å klikke på dato for knytning/match vil bruker bli rutet til Basware Imageviewer, som er den samme tjenesten som brukerne også vil ha tilgang til via link i Unit4 ERP. Imagevieweren strukturerer opp bilde og data, slik at man kan lese alle detaljer knyttet til fakturaen.