S14 Avstemming av påløpt lønnskostnad (netto)

Bakgrunn

I henhold til SRS 25 Ytelser til ansatte skal lønn og andre personalkostnader kostnadsføres etter hvert som de påløper. Påløpt, ikke forfalt lønn, feriepenger og arbeidsgiveravgift bør kostnadsføres løpende og avsettes som gjeld frem til utbetalingstidspunktet.

Denne avstemmingen skal kontrollere at avsatt påløpt lønn og feriepenger av disse er avsatt med tilsvarende gjeldspost i balansen. I denne kontrollen vil også eventuelle feilposteringer på aktuelle konti avdekkes.

Avsetning fleksitid, reisetid og overtid til avspasering:

Konto 5090/5190 Avsetning til fleksitid, over- og reisetid til avspasering, feriedager etc. - motpost til konto 2910

Avsetning av opptjente, ikke avviklede feriedager:

Konto 5090/5190 Avsetning til fleksitid, over- og reisetid til avspasering, feriedager etc. - motpost til konto 2910

Avsetning overtid og reisetid til utbetaling:

Konto 5050/5150 Overtid fast/midlertidig ansatte – motpost konto 2915 Skyldig påløpt lønn.

Konto 5000/5100 Lønn fast/midlertidig ansatte – motpost konto 2915 Skyldig påløpt lønn.

Konto 5080/5180 Feriepenger fast/midlertidig ansatte – motpost konto 2942 Skyldige feriepenger av opptjent, ikke utbetalt lønn, overtid, mv.

Fremgangsmåte

Kontroller at sum konto 5090/5190 har tilsvarende saldo med motsatt fortegn på konto 2910.

Kontroller at sum konto 5050/5150/5000/5100 har tilsvarende saldo med motsatt fortegn på konto 2915. Kontroller også at sum konto 5080/5180 har tilsvarende saldo med motsatt fortegn på konto 2942. Merk at avstemmingen her kun tar en kontroll på avsetninger med bilagsart M* (ingen kontanteffekt).

Browserrapport «S14A» kjøres i Unit4 ERP og beløpene overføres til avstemmingsmappen.

For virksomheter som benytter DFØs systemløsninger for avsetninger:

Lønnsavsetningene skal avstemmes mot grunnlaget i SAP. Denne avstemmingen bør gjennomføres minimum hvert tertial.

Avstemming 2910 SAP
I kolonne B skal endringen i saldo for perioden på konto 2910 legges inn, denne summen fremkommer som en delsum for de ulike periodene i browserrapport S14B.

I kolonne C og D skal beløp fra grunnlaget i SAP legges inn. Noter kjørenummer fra denne browserrapporten. Kjørenummer finnes i tekstfeltet og er i dette eksemplet nr 5, «Avsetning fleksitid 000000000005 201901». Kjør både rapport for feriedager og fleksitid i YPT_BUDSJ_LOG i SAP for aktuelt kjørenummer, hak av for «HR-data» og overfør totalsum for avsetning på konto 2910 til avstemmingsmappen. Merk at dette tallet må legges inn i debet slik det vises i SAP og ikke i kredit slik det vises i Unit4 ERP.

I kolonne E skal beløp for reversering av avsetning legges inn. Beløpet hentes fra det bilaget som har reversering i tekstfeltet i browserrapport S14B.

Differansekolonnen F kontrollerer at avsetningen for de ulike periodene i sin helhet er reversert. Det er også en kontroll av om det er en differanse i den aktuelle perioden (kolonne G). Til slutt er det en kontroll av om det er forskjell mellom saldo i regnskapet og avsetningene fra SAP. For virksomheter som har null i kolonne J så viser saldo på konto 2910 kun avsetning fra SAP. Dersom det er en forskjell mellom saldo i Unit4 ERP og avsetninger så tyder det på at det er foretatt manuelle avsetninger på konto 2910. Det bør spesifiseres i avstemmingsmappen hva dette gjelder.

Avstemming 2915 SAP
I kolonne B skal endringen i saldo for perioden på konto 2915 legges inn, denne summen fremkommer som en delsum for de ulike periodene i browserrapport S14B.

I kolonne C skal beløp fra grunnlaget i SAP legges inn. Noter kjørenummer fra denne browserrapporten. Kjørenummer finnes i tekstfeltet og er i dette eksemplet nr 5, «Avsetning overtid/reisetid 000000000005 201901». Kjør rapport YPT_BUDSJ_LOG i SAP for aktuelt kjørenummer, hak av for «HR-data» og overfør totalsum for avsetning på konto 2915 til avstemmingsmappen. Merk at dette tallet må legges inn i debet slik det vises i SAP og ikke i kredit slik det vises i Unit4 ERP.

I kolonne D og E skal beløp for reversering 1 og reversering 2 av avsetning legges inn. Beløpet hentes fra det bilaget som har reversering i tekstfeltet i browserrapport S14B.

Differansekolonne F kontrollerer at avsetningen for de ulike periodene i sin helhet er reversert. Det er også en kontroll av om det er en differanse i den aktuelle perioden (kolonne G). Til slutt er det en kontroll av om det er forskjell mellom saldo i regnskapet og avsetningene fra SAP. For virksomheter som har null i kolonne J så viser saldo på konto 2915 kun avsetning fra SAP. Dersom det er en forskjell mellom saldo i Unit4 ERP og avsetninger så tyder det på at det er foretatt manuelle avsetninger på konto 2915. Det bør spesifiseres i avstemmingsmappen hva dette gjelder.

Dokumentasjon

Avstemmingsmappe SRS

Henvisninger

3.1 Månedlig avsetning for kostnader fleksitidssaldo
3.2 Månedlig avsetning av overtid til utbetaling, inklusiv arbeidsgiveravgift
3.4 Avsetning av feriedager til gode

Oppdatert: 11. februar 2021