Bakgrunn
I henhold til SRS 25 Ytelser til ansatte skal lønn og andre personalkostnader kostnadsføres etter hvert som de påløper. Påløpt, ikke forfalt lønn, feriepenger og arbeidsgiveravgift bør kostnadsføres løpende og avsettes som gjeld frem til utbetalingstidspunktet.
Denne avstemmingen skal kontrollere at avsatt arbeidsgiveravgift for påløpt lønn, påløpt overtid og påløpte refusjoner fra NAV er avsatt med tilsvarende gjeldspost i balansen. I denne kontrollen vil også eventuelle feilposteringer på aktuelle konti avdekkes.
Konto 5410 Arbeidsgiveravgift påløpte lønnskostnader skal ha motpost på konto 2780 Påløpt arbeidsgiveravgift av påløpte lønnskostnader, konto 2781 Påløpt arbeidsgiveravgift av fleksitid, over- og reisetid til avspasering og konto 2782 Påløpt arbeidsgiveravgift på NAV-refusjoner.
Fremgangsmåte
Kontroller at konto 2780-2782 og 5410 og balanserer.
Forklar eventuelle differanser.
For virksomheter som benytter DFØs systemløsninger for
avsetninger:
Lønnsavsetningene skal avstemmes mot grunnlaget i SAP. Denne
avstemmingen bør gjøres minimum hvert tertial.
Avstemming 2780 SAP
I kolonne B skal
endringen i saldo for perioden på konto 2780 legges inn, denne
summen fremkommer som en delsum for de ulike periodene i
browserrapport S15B.
I kolonne C skal beløp fra grunnlaget i SAP legges inn. Noter kjørenummer fra denne browserrapporten. Kjørenummer finnes i tekstfeltet og er i dette eksemplet nr 5, «Avsetning overtid/reise 000000000005 201901». Kjør rapport YPT_BUDSJ_LOG i SAP for aktuelt kjørenummer, hak av for «HR-data» og overfør totalsum for avsetning på konto 2780 til avstemmingsmappen. Merk at dette tallet må legges inn i debet slik det vises i SAP og ikke i kredit slik det vises i Unit4 ERP.
I kolonne D og E skal beløp for reversering 1 og reversering 2 av avsetning legges inn. Beløpet hentes fra det bilaget som har reversering i tekstfeltet i browserrapport S15B.
Differansekolonne F kontrollerer at avsetningen for de ulike periodene i sin helhet er reversert. Det er også en kontroll av om det er en differanse i den aktuelle perioden (kolonne G). Til slutt er det en kontroll av om det er forskjell mellom saldo i regnskapet og avsetningene fra SAP. For virksomheter som har null i kolonne J så viser saldo på konto 2780 kun avsetning fra SAP. Dersom det er en forskjell mellom saldo i Unit4 ERP og avsetninger så tyder det på at det er foretatt manuelle avsetninger på konto 2780. Det bør spesifiseres i avstemmingsmappen hva dette gjelder.
Avstemming 2781 SAP
I kolonne B skal endringen i saldo for perioden på konto 2781
legges inn, denne summen fremkommer som en delsum for de ulike
periodene i browserrapport S15B.
I kolonne C og D skal beløp fra grunnlaget i SAP legges inn. Noter kjørenummer fra denne browserrapporten. Kjørenummer finnes i tekstfeltet og er i dette eksemplet nr 5, «Avsetning fleksitid 000000000005 201901». Kjør både rapport for feriedager og fleksitid i YPT_BUDSJ_LOG i SAP for aktuelt kjørenummer, hak av for «HR-data» og overfør totalsum for avsetning på konto 2781 til avstemmingsmappen. Merk at dette tallet må legges inn i debet slik det vises i SAP og ikke i kredit slik det vises i Unit4 ERP.
I kolonne E skal beløp for reversering av avsetning legges inn. Beløpet hentes fra det bilaget som har reversering i tekstfeltet i browserrapport S15B.
Browserrapport S15B kjøres og beløp overføres til avstemmingsmappen. Noter kjørenummer fra denne browserrapporten. Kjørenummer finnes i tekstfeltet.
Differansekolonnen F kontrollerer at avsetningen for de ulike periodene i sin helhet er reversert. Det er også en kontroll av om det er en differanse i den aktuelle perioden (kolonne G). Til slutt er det en kontroll av om det er forskjell mellom saldo i regnskapet og avsetningene fra SAP. For virksomheter som har null i kolonne J så viser saldo på konto 2781 kun avsetning fra SAP. Dersom det er en forskjell mellom saldo i Unit4 ERP og avsetninger så tyder det på at det er foretatt manuelle avsetninger på konto 2781. Det bør spesifiseres i avstemmingsmappen hva dette gjelder.
Rimelighetsvurdering av konto 2782
Foreta en rimelighetsvurdering av saldo på konto 2782. Denne kan
for eksempel gjøres ved å se saldo på konto 2782 mot saldo på konto
1579 Periodiseringskonto NAV. Avsetning av påløpt
arbeidsgiveravgift bør tilsvare virksomhetens aga-sats.
Dokumentasjon
Avstemmingsmappen SRS
Henvisninger
- Rutine 3.1 Månedlig avsetning for kostnader fleksitidssaldo
- Rutine 3.2 Månedlig avsetning for overtid til utbetaling, inklusiv arbeidsgiveravgift
- Rutine 3.3 Påløpte refusjoner fra NAV