For å sikre at virksomheten bokfører og innbetaler forskuddstrekk i henhold til det som er trukket i lønnssystemet, må det foretas en periodisk avstemming.
Utløsende hendelse: Månedsavslutning
Aktuelt regelverk
Økonomireglementet § 14, bestemmelsene pkt. 4.4.6, se også pkt. 5.2.4.5
Bokføringslovens § 11 og NBS 5.
Definisjoner
Reiseforskyvning
Informasjon om oppgaveplikt og arbeidsgiveravgift på reiser oppdateres i SAP først ved hver hovedlønnskjøring og 13. kjøring, mens det oppdateres løpende ved hver overføring til Unit4 ERP. Dette betyr at det for hver innrapportering vil være en differanse mellom bokført forskuddstrekk i regnskapssystemet for reiser kjørt etter siste hovedlønn i måneden og fram til siste dag i måneden.
Framgangsmåte og arbeidsdeling (rekkefølge på arbeidet):
| Utføres av | Oppgave - handling | Referanse | |
| Fullservice | Delservice | ||
| DFØ | DFØ | IB legges inn i kolonne F. Kjør browsermal i Unit4 ERP. | Browsermal: C03 Avst forskuddstrekk periode 00 |
| DFØ | DFØ | Hent månedens forskuddstrekk fra SAP. Beløpet registreres inn i kolonne B. | SAP Lønnsart rapport: rapportvariant / CUS&AVSTC03T |
| DFØ | DFØ | Periodeforskyvning på reiser mellom kontering og oppdatering av forskuddstrekk i SAP hentes fra reisedata. Beløpet registreres i kolonne D. Beløpet overføres automatisk til kolonne C for neste termin. | SAP transaksjonskode yhr_reisedata, rapportvariant / CUS&AVSC1R (velg oppsett C3 Forskuddstrekk, komprimert) |
| DFØ | DFØ | Kjør browsermal i Unit4ERP. Beløp for bokført trekk for aktuell avstemt måned registreres i kolonne F. | Browsermal: C03 Avst forskuddstrekk |
| DFØ | DFØ | Eventuell differanse mellom forskuddstrekk i SAP og bokført trekk i Unit4 ERP kommer frem i kolonne G og må forklares i skjema "Forklaring på differanse i G". | |
| DFØ | DFØ | Kjør browsermal i Unit4 ERP. Betalt forskuddstrekk for aktuell avstemt måned registreres i kolonne H. | Browsermal: C03 Avst forskuddstrekk |
| DFØ | DFØ | Eventuell differanse mellom forskuddstrekk fra SAP forrige måned og betalt trekk inneværende termin kommer frem i kolonne J og må forklares i skjema "Forklaring til differanse J". | |
| DFØ | DFØ | Kjør browsermal i Unit4 ERP. UB saldo på konto for forskuddstrekk i Unit4 ERP registreres i kolonne I. | Browsermal: C03 Avst forskuddstrekk |
| DFØ | DFØ | Eventuell differanse UB kommer frem i kolonne K og må forklares i skjema "Forklaring på differanse i K". | |
| DFØ | DFØ | Legg inn informasjon som innrapportert forskuddstrekk fra A-meldingen for aktuelle perioder ikke er tilgjengelig tas følgende rapport ut fra SAP: - PC00_M20_EDAG-DISP Legg inn foretaksnummer, riktig periode og kryss av for "vis betalingsdata". | PC00_M20:EDAG:DISP |
| DFØ | DFØ | Konklusjon og eventuell ytterligere dokumentasjon / kommentarer tas inn i avstemmingsskjema sammen med eventuell informasjon til kunde om oppfølging, spørsmål og så videre. | |
| DFØ | DFØ | Skjema dateres, signeres og avstemmingskode settes inn. |