Rutinen beskriver regnskapsføring og avstemming av pensjonspremie til Statens pensjonskasse.
Hver termin skal det foretas en avstemming av pensjonspremien mellom Unit4 ERP og SAP. Faktura fra Statens pensjonskasse (SPK) avstemmes mot avsatt pensjonspremie når faktura mottas. Differanse mellom avsetning og faktura resultatføres ved slutten av året.
Økonomireglementet § 14 og bestemmelsene 4.4.5 og 5.2.4.5.
Utløsende hendelse: Periodeavslutning for februar, april, juni, august, oktober og desember.
Fremgangsmåte og arbeidsdeling
Bruttobudsjetterte virksomheter (jf. rundskriv R-118)
Pensjonspremien utgiftsføres og avsettes i regnskapet hver måned. SPK sender fakturaer terminvis, og differansen mellom avsetningen og fakturaen for den aktuelle terminen overføres til konto 2820. Fakturaen for 6.termin mottas i desember. Differansen på konto 2820 resultatføres ved årets slutt, sammen med en beregnet arbeidsgiveravgift av pensjonspremien. Saldoen på konto 2630, 2810 og 2820 skal være null ved årets slutt.
Nettobudsjetterte virksomheter (jf. periodiseringsprinsippet i SRS 1)
Pensjonspremien kostnadsføres og avsettes i regnskapet hver
måned. SPK sender fakturaer terminvis. Differansen mellom
avsetningen fra SAP og fakturaer fra SPK håndteres ved årets slutt.
Fakturaen for 6.termin mottas i desember. Saldoen på konto 2630 og
2961 bør dermed være null ved årets slutt.
Terminvis avstemming
| Fullservice | Delservice | Oppgave / handling | Referanse |
| Kunde | Kunde | Kontering av inngående faktura fra SPK Inngående faktura fra SPK behandles som vanlig i fakturasystemet, og konteres på følgende måte: Bruttobudsjetterte virksomheter Konto 2630 – Pensjonspremie medlemsandel Konto 2810 – Pensjonspremie arbeidsgiverandel, AFP, administrasjon, tilleggspremie pensjonsinnskudd Nettobudsjetterte virksomheter Konto 2630 – Pensjonspremie medlemsandel |
|
|
DFØ |
DFØ |
Spørring SAP Kjør lønnartrapporter i SAP og hent terminens arbeidsgiverandel og medlemsinnskudd for virksomheten. Fylles ut i hhv. kolonne B og C. |
Lønnartrapport: Arbeidsgiverandel: CUS&OPAL75 Medlemsinnskudd: CUS&OPAL34 |
|
DFØ |
DFØ |
Spørring Unit4 ERP Hent bokført pensjonsutgift, avsetning arbeidsgiverandel og medlemsinnskudd fra Unit4 ERP, og legg inn beløpene i hhv. kolonne D, E og F. Legg fakturert arbeidsgiverandel (inkl. administrasjonspremie) og medlemsinnskudd fra SPK i hhv. kolonne J og K. |
Browsermal: DFØ15 – E01 SPK |
|
DFØ |
DFØ |
Differanse mellom SAP og bokførte tall i Unit4 ERP Differanse i kolonne G, E og I må forklares. |
|
|
DFØ |
Kunde |
Differanse mellom avsetning og faktura fra SPK Differansen mellom avsetning fra SAP og faktura fra SPK fremkommer i kolonnen L og M (totalsum i kolonne N). Bruttobudsjetterte virksomheter Differansen omposteres til konto 2820 for hver termin basert på informasjonen i avstemmingsskjemaet.. Dersom differansen er vesentlig sett i forhold til avsetningen fra SAP, bør dette følges opp mot SPK. Nettobudsjetterte virksomheter Differansen håndteres ved slutten av året som del av årsavstemmingen. |
|
| Kunde | Kunde | Vesentlighetsvurdering Dersom differansen mellom avsetning og faktura fra SPK er vesentlig sett i forhold til avsetningen fra SAP, bør kunden følge opp dette mot SPK. I de fleste tilfeller vil differansen endre seg gjennom året, blant annet som følge av lønnsoppgjør. |
|
|
DFØ |
DFØ |
Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn. For delservicekunder som er pensjonsbetalende etter R-118 settes avstemmingskoden til «Kunde følger opp» frem til virksomheten har ompostert differansen til 2820. |
Årsavstemming (tillegg til ordinær terminavstemming for 6. termin)
Anbefalt bokføring av differanse mellom avsatt og fakturert pensjonspremie
Ved årets slutt skal differansen mellom avsatt pensjonspremie og fakturert pensjonspremie resultatføres, sammen med en beregnet arbeidsgiveravgift. Den totale differansen for året vil i de fleste tilfeller være liten sett i forhold til den totale pensjonspremien og virksomhetens totale utgifter til lønn.
Når differansen og den beregnede arbeidsgiveravgiften skal bokføres på konto hhv. 5420 og 5400 må virksomhetene ta stilling til konteringen på ulike dimensjoner i virksomhetens økonomimodell. DFØ anbefaler å bokføre dette på et sentralt koststed og virksomhetens utgiftskapittel. Beløpet vil for de fleste virksomheter ikke være vesentlig og en detaljert kontering av differansen kan kreve uforholdsmessig mye arbeid sett i forhold til nytten den detaljerte informasjonen vil gi.
Dersom virksomheten ønsker å bokføre dette på et mer detaljert nivå, bør man fordele denne forholdsmessig basert på avsetningene på konto 5420 gjennom året.
|
Kunde |
Kunde |
Faktura for 6. termin Faktura for 6. termin mottas i desember. Fakturaen vil enten ha forfall i desember eller i januar, avhengig av hvilken pensjonspremieordning virksomheten har med Statens pensjonskasse (SPK). Dersom fakturaen har forfall i desember, er det viktig at denne er attestert, godkjent, bokført og utbetalt innen 31.12. |
|
|
DFØ |
DFØ |
Avstemming av faktura for 6. termin Avstemming av faktura mot bokførte avsetninger for 6. termin utføres på samme måte som øvrige terminer. |
Se omtale under terminvis avstemming over. |
|
DFØ |
DFØ |
Årsavstemming – beløp til korreksjonsbilag Årsavstemmingen utføres i en egen del av avstemmingsskjemaet, under de terminvise avstemmingene. Ved å åpne grupperingen som det vises til under «Årsavstemming» får man opp årsavstemmingen som er aktuell for virksomheten. I skjemaet overføres den totale differansen fra de terminvise avstemmingene til årsavstemmingen. Virksomhetens sats for arbeidsgiveravgift legges inn i skjemaet for å beregne AGA-beløpet som skal bokføres. For virksomheter med ansatte innen flere soner legges det inn en gjennomsnittssats for AGA. Gjennomsnittsatsen for virksomheten beregnes basert på a-meldingen for de 11 første månedene i året. Denne beregnes av DFØ. Beløpene pr. konto som må bokføres for hhv. differanser og beregnet AGA fremkommer av avstemmingsskjemaet. Disse beløpene danner grunnlaget for korreksjonsbilaget som skal konteres. |
|
|
DFØ |
DFØ |
Rapporter differanse i a-meldingen Avsatt pensjonspremie fra SAP rapporteres løpende i a-meldingen gjennom året. Ved årets slutt rapporteres differansen mellom avsatt og fakturert pensjonspremie i a-meldingen for desember. Differansen vil rapporteres som en endring i avgiftsgrunnlaget på virksomhetens organisasjonsnummer i a-meldingen. Fordelingen på bedriftsnummer skjer basert på bedriftsnumrenes forholdsmessige avgiftsgrunnlag. |
|
|
DFØ |
DFØ |
Klargjøre korreksjonsbilag DFØ klargjør et korreksjonsbilag med beløpene som skal bokføres pr. konto basert på differansen som er beregnet i avstemmingsfanen, DFØ sender bilaget til kunden per e-post. |
|
|
Kunde |
Kunde |
Kontere korreksjonsbilag Kunde konterer bilaget med de dimensjoner som differansen og den beregnede arbeidsgiveravgiften skal bokføres på. DFØ anbefaler at differansen og beregnet arbeidsgiveravgift bokføres på overordnet nivå, jf. omtale over. Det konterte bilaget behandles sammen med virksomhetens øvrige bilag ved årsavslutningen, med de frister som er satt i årets kundenotat om frister rundt årsavslutningen. |
|
|
DFØ |
Kunde |
Bokføre bilag Bilaget bokføres i Unit4 ERP. For bruttobudsjetterte virksomheter skal behandling av bilaget følge samme frister som for øvrige bilag som skal bokføres før rapporteringen til statsregnskapet. Dette skal skje med en bilagsart som påvirker rapporteringen til statsregnskapet. |
|
|
DFØ |
DFØ |
Årsavstemming - Utgående balanse Bruttobudsjetterte virksomheter Når korreksjonsbilaget er bokført fullføres avstemmingen ved å kontrollere at saldo på konto 2630, 2810 og 2820 er null. Dersom fakturaen for 6. termin har forfall påfølgende år, vil saldoen i kontantregnskapet tilsvare denne fakturaen. Dette beløpet rapporteres i mellomværendet ved årets slutt. Nettobudsjetterte virksomheter Når korreksjonsbilaget er bokført fullføres avstemmingen ved å kontrollere at saldo på konto 2630 og 2961 er null. |
Browsermal: DFØ15 – A00 Kontooversikt balanse |
|
DFØ |
DFØ |
Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn. |
Gyldig fra 1. januar 2017