Anleggsverdiregnskapet i Unit4 Desktop

Anleggsverdiregnskapet er en egen modul i Unit4 ERP.

Menypunktet finner du under Økonomi - Anleggsverdiregnskap.

Anleggsverdiregnskap har flere undermenypunkter.

Anleggsregister

Anleggsmiddel

Informasjon om et anleggsmiddel finner du i menypunktet Anleggsmiddel.

For å hente opp et anleggsmiddel legger du inn anleggsID i Anlegg. Du kan også søke opp ved Felthjelp (F9), og deretter Finn(F7). Du kan begrense søket ved å legge inn søkekriterier i den grå linjen.

Det er ni skillekort for anleggsmiddelet.

1 – Anleggsmiddel

Her finner du faste opplysninger om anleggsmiddelet som anleggsgruppe, status, overordnet anlegg, leverandør, anleggsdato fra, avskrivningsdato fra, periode, opprinnelig kost og opprinnelig verdidato. Du har også mulighet til å legge inn informasjon om anleggsmiddelet.

2 – Hovedbok

Skillekortet viser kontering registrert på anleggsmiddelet.

Merk at endringer her ikke vil påvirke konteringen av transaksjoner. Endring må gjøres med egne prosesser i anleggsverdiregnskapet.

3 – Avskrivningsbok

Skillekortet viser avskrivningsboken som er i bruk for anlegget. Her ser du status og aktiveringsstatus.

Anleggets aktiveringstatus er:

• Ikke aktivert
• Registrert, ikke bokført (transaksjon er klar)
• Aktivert

Ved å dobbeltklikke på avskrivningsboken, vil du kunne se detaljene i avskrivningsboken.

I skillekort 1 - Avskrivningsbok ser du regelsettet for verdiberegning av anleggsmiddelet. Flere felter er låst her, og kan bare endres via egne prosesser.

Skillekort 2- Hovedbok viser konteringsdimensjoner for transaksjoner på anlegget. Verdiene er låst og for å endre verdiene må du kjøre egne serverprosesser.

5 – Relasjon

Skillekortet viser relasjoner som er registrert på anleggsmidlet.

6 – Balansetransaksjoner

Skillekortet viser transaksjoner som er registrert på anleggsmiddelet.

7 – Aktivert faktura

Skillekortet viser informasjon om fakturaen/bilaget som er aktivert enten fra innkjøps- og fakturaløsningen eller fra Opprett anlegg fra faktura.

8 – Detaljer

Skillekortet viser informasjon om avskrivningsgrunnlag, og detaljer fra avskrivningsboken.

9 – Anleggsskjema historikk

Skillekortet viser informasjon om anleggskjemaer som er registrert på anleggsmiddelet.

Spørring

I menypunktet Spørring ligger det flere standardspørringer, samt spørringer som DFØ har utarbeidet. Her kan du også sette opp egne spørringer for informasjon i anleggsverdiregnskapet.

Slik spør du på standardspørring Transaksjoner per avskrivningsbok

• Velg avskrivningsboken du vil finne bilag for i feltet Avskrivningsbok , og trykk deretter på tab-tasten.
• Velg Finn (F7) i datamenyen
• Bruk søkelinjen hvis du vil begrense søket, eller
• Kjør et avansert søk ved å velge Oppsett i Verktøymenyen og deretter Finn (F7)

Slik spør du på standardspørring Avskrivningsgrunnlag, Anlegg eller Detaljer - overføringer fra andre moduler

• Plasser markøren i feltet du vil søke i.
• Angi søkekriterier
• Vel Finn (F7) i Datamenyen, eller
• Kjør et avansert søk ved å velge Oppsett i Verktøymenyen og deretter Finn (F7)
• Angi detaljerte søkekriterier i Oppsett spørring og klikk på OK.

Aktivering av anleggsmidler

Oppfølging av innkjøps- og leverandørfakturaer som ikke blir aktivert automatisk

Transaksjoner fra innkjøps- og fakturaløsningen som konteres på anleggskontoer, blir automatisk aktivert i anleggsverdiregnskapet etter at de er bokført i hovedbok.

Det er noen unntak hvor transaksjonen må aktiveres manuelt. Dette gjelder når

• transaksjonen er et kreditbeløp og det er ikke huket av for at den skal være et tillegg til et annet anlegg
• transaksjonen er et kreditbeløp med større verdi enn verdien på anlegget den skal legges som et tillegg til
• transaksjonen tilhører en innkjøpsfaktura som avviker fra innkjøpsordren og er behandlet i manuell avviksbehandling

Om transaksjonen må aktiveres manuelt, vil transaksjonen bli liggende i menypunktet Opprette anlegg fra faktura.

Det sendes ut et varsel når dette forekommer.

Slik gjør du

Finn transaksjonen i Desktop under Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Anleggsregister - Spørring fakturaer for anleggsregistrering.

Trykk F7 og les av bilagsnummeret transaksjonen du vil aktivere har.

Finn hvilket ordrenummer transaksjonen har under Økonomi - Hovedbok - Spørring - Spørring bilag.

Legg inn bilagsnummer og scroll ned for å finne kolonnen for ordrenummer. Huk av for Vis på denne kolonnen.

Trykk OK.

Les av ordrenummeret transaksjonen har.

Finn anleggsinformasjonen transaksjonen har under Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Anleggsregister - Spørring anleggsinfo - Anleggsinfo BOTT.

Legg inn ordrenummer og trykk OK.

Resultatet gir en oversikt over anleggsinformasjonen som er registrert på transaksjonen.

Dersom ordren har flere ordrelinjer med anleggsinformasjon, vises alle ordrelinjene i oversikten. For å se hvilken ordrelinje som tilhører transaksjonen du skal aktivere, kan du gå til Logistikk - Innkjøp - Spørring - Detaljer innkjøpsordre.

Legg inn ordrenummer og scroll ned for å finne linja for Beløp (F). Huk av for Vis på denne linja:

Trykk OK.

Kolonnen Pos. angir hvilken ordrelinje transaksjonen tilhører.

Finn transaksjonen du skal aktivere, og les av ordrelinjen.

Aktiver transaksjonen under Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Anleggsregister - Opprette anlegg fra fakturaer.

Følg videre veiledning for å aktivere et anlegg manuelt.

Manuell aktivering

Posteringer på anleggskonto i Unit4 ERP hovedbok som ikke blir aktivert automatisk eller som ikke kommer fra innkjøps- og fakturaløsningen, må aktiveres manuelt.

Bilag som skal aktiveres manuelt vises i menypunktet Opprette anlegg fra faktura

Menypunktet finner du under Økonomi  - Anleggsverdiregnskap - Anleggsregister - Opprette anlegg fra faktura.

Velg faktura ved å hake av for linjen som skal aktiveres og velger Neste trinn.

I neste bildet, Anleggstransaksjoner registreres informasjon som er nødvendig for å aktivere anleggsmiddelet.

• Ved aktivering av et nytt anleggsmiddel skal det stå [NY] i feltet Anlegg .
• Ved aktivering av tillegg, legg inn anleggsID til det opprinnelige anlegget.
• Registrer navn på anleggsmiddelet.
• Legg inn anleggsgruppe som skal tilsvare eiendelskonto posteringen er ført på i hovedbok.
• Foreslått anleggsdato følger av bilagsdato på posteringen som aktiveres.
  Anleggsperiode styres av anleggsdato. Hvis perioden er stengt, må du endre Anleggsdato og Avskrivningsdato fra til 01. i neste åpne periode.
• Lagre med F12.

Anlegget legger seg i bildet Ajourhold transaksjoner.

Menypunktet finner du under Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Postering - Ajourhold transaksjoner.

Trykk "F7" for å hente frem transaksjonene.
Kontroller at forventede anlegg ligger i Ajourhold transaksjoner og kjør deretter posteringsforslag.

Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Postering - Posteringsforslag

Velg aktuell variant ved kjøring av AT03 Posteringsforslag.

Legg inn bilagsdato. Bruk 01. i perioden.

Lagre med F12.

Når AT03 Posteringsforslag er kjørt vil AT04 Bokføringsbekreftelse og GL18b Bilagsspesifikasjon starte automatisk.

Rapportene finner du under Ajourhold rapportbestilling.

Når anlegget er opprettet må du manuelt legge inn overordnet anlegg, samt andre relasjoner (som eiersted, utstyrsgruppe, eventuell plassering, serienummer og servicetag) på anlegget.

Anlegg under utførelse

Utgifter til anlegg under utførelse aktiveres ikke løpende som anleggsmidler i anleggsverdiregnskapet i UNIT4 ERP. Disse utgiftene bokføres løpende på egne eiendelskontoer i balansen, konto 107x, 113x og 121x. Fakturaer knyttet til anlegg under utførelse følger arbeidsflyten i innkjøps- og fakturaløsningen tilsvarende andre fakturaer som ikke skal aktiveres. Ved kontering av faktura for anlegg under utførelse legges det ikke inn tilleggsinformasjon som eiersted, utstyrsgruppe, plassering, serienummer, servicetag eller overordnet anlegg.

Aktivering i anleggsverdiregnskapet og registrering av tilleggsinformasjon skjer først når anlegget er ferdigstilt og klart for å tas i bruk. Ulike dimensjoner i konteringsstrengen benyttes til å skille mellom ulike anlegg under utførelse, fortrinnsvis gjennom dimensjonene prosjekt og delprosjekt.

Løsningen gjør det mulig å løpende ompostere og korrigere prosjektkostnader som skal balanseføres mellom de aktuelle eiendelskontoene og kostnadskontoene i resultatet.

Eiendelskontoene for anlegg under utførelse omfattes av posteringene knyttet utsatt inntektsføring. Dette betyr at alle posteringer på eiendelskontoer for anlegg under utførelse vil gi en forpliktelse på konto 215x, med motpost på konto 391x.

Aktivering av anlegg under utførelse

Under beskrives prosessen for når et anlegg under utførelse er ferdigstilt og skal tas i bruk. Dette innebærer at anlegget skal opprettes i anleggsverdiregnskapet slik at avskriving kan begynne.

Ferdigstillelse av anlegg under utførelse

Når anlegget er ferdigstilt gjennomgås alle utgifter som er bokført på eiendelskontoen for anlegg under utførelse for å kontrollere hvilke utgifter som skal inngå som en del av anleggsmiddelet. Dersom det må gjennomføres omposteringer før aktivering sendes det inn bilag på dette etter virksomhetens ordinære rutiner.

For å aktivere anlegg under utførelse må det fylles ut informasjon i mal for aktivering av anlegg under utførelse. Dette lastes opp som vedlegg i et anleggsskjema i UNIT4 ERP WEB, og skjemaet benyttes som grunnlag for aktiveringen i anleggsverdiregnskapet.

Aktivering av anlegg under utførelse i anleggsverdiregnskapet

Godkjent anleggsskjema mottas av utførende ressurs på arbeidsflyt.

Aktivering av anlegg under utførelse skjer i to trinn:

1. Basert på anleggsskjemaet registreres et hovedbokbilag der den samlede verdien for anlegget føres ut av konto for anlegg under utførelse og inn på aktuell eiendelskonto. Ved utarbeidelse av bilaget tas det hensyn til om eventuell dekomponering skal skje etter sjablong eller etter faktiske utgifter. Hovedbokbilaget håndteres etter virksomhetens ordinære rutiner.
2. Når hovedbokbilaget er bokført vil linjene som er bokført på eiendelskontoene dukke opp i skjermbildet Opprett anlegg fra faktura for manuell behandling videre. Se kapittel 2 for beskrivelse av manuell aktivering av anleggsmidler.

Når aktivering av anlegg er postert må det trykkes på utført i anleggsskjemaet i UNIT4 ERP WEB slik at anleggsskjemaet blir arkivert.

Avskrivning av anlegg

Ordinære avskrivinger

Under beskrives prosessen for avskrivning av anleggsmidler, og hvordan dette håndteres i anleggsverdiregnskapet i UNIT4 ERP.

Lage avskrivningsforslag

Avskrivningsforslag lages med serverprosessen Avskrivningsforslag (AT05) i UNIT4 ERP.

Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Avskrivning - Avskrivningsforslag

Velg variant Avskrivningsforslag. Angi periode og bilagsdato. Bilagsdato skal alltid være den siste datoen i perioden.
(Dersom du ønsker å kjøre et avskrivningsforslag for et anlegg kan du legge inn anleggsID fra og til det anlegget du vil kjøre et avskrivningsforslag for).

Lagre (F12)

Avskrivningsforslaget kan kjøres flere ganger for samme periode. Serverprosessen tar hensyn til eventuelle avskrivninger som allerede er bokført.

Kontrollere avskrivningsforslag

Transaksjonene for avskrivninger legger seg i Ajourhold avskrivningsforslag.

Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Avskrivninger - Ajourhold avskrivningsforslag

Velg buntnr fra nedtrekksmenyen og trykk "Tab". Her kan du kontrollere avskrivningene, slette rader i bunten eller slette hele bunten.

Du sletter rader fra forslaget ved å markere radene du vil slette og velge Slett rad i Redigermenyen. Lagre (F12).

Om du vil slette hele bunten, marker bunten, velg Slett i Redigermenyen, og bekreft ved å trykke Ja.

Dersom det blir feil, slett radene med feil eller hele bunten, gjør nødvendige endringer og kjør avskrivningsforslag på nytt. Om feilen skyldes en ugyldig dimensjonsverdi, og skal rettes ved å gjøre dimensjonsverdien gyldig igjen, er det ikke nødvendig å slette transaksjonene i avskrivningsforslaget. Gjør endring i begrepsverdiregisteret og bokfør deretter avskrivningsforslaget.

Om det ligger transaksjoner i avskrivningsforslaget med ugyldige dimensjonsverdier, vil disse bli liggende igjen i ajourhold avskrivningsforslag og ikke bli bokført.

Avskrivningstransaksjonene forsvinner fra Ajourhold avskrivningsforslag når de bokføres.

Bokføre avskrivningsforslag

Om avskrivningsbilaget er ok, kan du kjøre avskrivningsbekreftelsen (AT06):

Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Avskrivninger - Avskrivningsbekreftelse

Velg variant Avskrivingsbekreftelse - autostart AT04.
Velg buntnr og legg inn periode og bilagsdato. Bilagsdato skal alltid være den siste datoen i perioden.

Lagre (F12).

Bekreftelse bokføring kjøres automatisk (AT04) og avskrivningene bokføres i anleggsverdiregnskapet (rapport AT04) og hovedbok (rapport GL18B).

Rapportene finner du under Ajourhold rapportbestilling.

Dobbeltklikk på rapporten for å åpne.

Rapport AT06 – avviste avskrivninger, gir en oversikt over hvilke avskrivninger som er avvist og hva som er årsaken til avvisningen. Avviste transaksjoner legges automatisk tilbake til Ajourhold avskrivningsforslag.

Ekstraordinære avskrivninger (nedskrivning)

Under beskrives prosessen for ekstraordinær avskrivning av anleggsmidler, og hvordan dette håndteres i anleggsverdiregnskapet i UNIT4 ERP. Ekstraordinære avskrivinger skal kun benyttes i de tilfeller det skal gjennomføres en nedskriving av et anleggsmiddel i henhold til SRS 17.

Det er anleggsgruppen anleggsmiddelet er knyttet til, som bestemmer hvor den ekstraordinære avskrivningen kostnadsføres. Det kan angis egne kostnadskonti for ekstraordinære avskrivninger i anleggsgruppen.

Registrere ekstraordinær avskrivning

Ekstraordinære avskrivninger på et anleggsmiddel registreres i vinduet Ekstraordinære avskrivninger i UNIT4 ERP.

Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Avskrivning - Annen avskrivning - Ekstraordinær avskrivning

Angi anleggsmiddelet du vil registrere ekstraordinære avskrivninger for i feltet Anlegg.
Angi transaksjonsdato og valutadato. Transaksjonsdato og valutadato skal alltid være siste datoen i måneden avskrivningene bokføres.
Angi avskrivningsbeløp og transaksjonstekst for avskrivningene.
Lagre (F12).

Kontrollere transaksjoner

Avskrivningsbilaget legger seg i Ajourhold transaksjoner.
Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Postering - Ajourhold transaksjoner

Dette vinduet viser alle anleggsmiddelbilag som er klare for postering. Her kan du slette bilag og redigere bilagstekst.

Slette bilag: 

Merk en av radene du vil slette, og velg «Slette innlesings-ID» i Verktøymenyen. Systemet velger ut alle rader med samme innlesings-ID, og spør deg om du vil slette valgt innlesings-ID. Svar «Ja» og lagre (F12).

Redigere bilagstekst: 

Rediger beskrivelsen av transaksjonen i feltet Tekst. Trykk F12 for å lagre.

Anleggsmiddelbilaget forsvinner fra Ajourhold transaksjoner når det inngår i et posteringsforslag.

Bokføre transaksjoner

Om bilaget er ok, kan du kjøre posteringsforslaget (AT03):

Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Postering - Posteringsforslag

Velg riktig variant. UNIT4 ERP lager et buntnummer: PO + dagens dato + løpenummer. Jobben kan avgrenses til å generere et forslag for postering av anleggsbilag i en angitt serie med anleggs-IDer (fra-til) og/eller i en angitt anleggsgruppe.
Legg inn periode og bilagsdato bilaget skal bokføres på i hovedbok og trykk F12 for å lagre.

Bekreftelse bokføring kjøres automatisk (AT04) og ekstraordinære avskrivninger bokføres i anleggsverdiregnskapet (rapport AT04) og hovedbok (rapport GL18B).

Rapportene finner du i ajourhold rapportbestilling.

Endringer og korrigeringer av anlegg

Under beskrives prosessene for endringer og korrigering av anleggsmidler, og hvordan dette håndteres i anleggsverdiregnskapet i UNIT4 ERP.

Bytte posteringsdimensjonsverdier på anleggsmidler (AT40)

Under beskrives prosessen for å bytte posteringsdimensjonsverdier på anleggsmidler.
Bytte av posteringsdimensjonsverdier brukes når ett eller flere anleggsmidler skal endre dimensjonsverdier, for eksempel når anleggsmidler med ett koststed/prosjekt skal endres til et annet. Eksempel på når du kan bruke Bytt posteringsdimensjonsverdier er:

• Når prosjekter avsluttes
• Ved omorganisering

Anleggsmiddelet må være avskrevet til transaksjonsdato før bytte av posteringsdimensjonsverdier kan gjennomføres.

Registrere bytte av posteringsdimensjonsverdier

For å bytte posteringsdimensjonsverdier på et anleggsmiddel brukes serverprosessen Bytt posteringsdimensjonsverdier (AT40) i UNIT4 ERP.
Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Registrering - Endringer og korrigeringer - Bytt posteringsdimensjonsverdier

• Velg variant.
• Angi transaksjonsdato. Transaksjonsdato skal alltid være den første datoen i perioden.
• Angi begrepet du ønsker å bytte dimensjonsverdier på. Begrepet angis i linjen for dimensjonen den tilhører, for eksempel begrep KOSTSTED i linje Dimensjon 1 begrep .
• Angi dimensjonsverdien du ønsker å endre fra i linjen Eksisterende dim x verdi .
• Angi dimensjonsverdien du ønsker å endre til i linjen Ny dimensjon x verdi .
• Ved bytte av dimensjonsverdier for prosjekt/delprosjekt, må det byttes dimensjonsverdier for både dimensjon 2 PROSJEKT og dimensjon 5 ARBORDRE (delprosjekt).
• Lagre (F12).

Kontrollere transaksjoner

Bilaget for bytte av posteringsdimensjonsverdier legger seg i Ajourhold transaksjoner.
Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Postering - Ajourhold transaksjoner

Dette vinduet viser alle anleggsmiddelbilag som er klare for postering. Her kan du slette bilag og redigere bilagstekst.

Slette bilag: 

Merk en av radene du vil slette, og velg «Slette innlesings-ID» i Verktøymenyen. Systemet velger ut alle rader med samme innlesings-ID, og spør deg om du vil slette valgt innlesings-ID. Svar «Ja» og lagre (F12).

Redigere bilagstekst: 

Rediger beskrivelsen av transaksjonen i feltet Tekst. Trykk F12 for å lagre.

Anleggsmiddelbilaget forsvinner fra Ajourhold transaksjoner når det inngår i et posteringsforslag.

Bokføre transaksjoner

Om bilaget er ok, kan du kjøre posteringsforslaget (AT03):
Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Postering - Posteringsforslag

Velg riktig variant. UNIT4 ERP lager et buntnummer: PO + dagens dato + løpenummer. Jobben kan avgrenses til å generere et forslag for postering av anleggsbilag i en angitt serie med anleggs-IDer (fra-til) og/eller i en angitt anleggsgruppe.
Legg inn periode og bilagsdato bilaget skal bokføres på i hovedbok, og trykk F12 for å lagre.

Bekreftelse bokføring kjøres automatisk (AT04) og byttet av posteringsdimensjonsverdier bokføres i anleggsverdiregnskapet (rapport AT04) og hovedbok (rapport GL18B).

Rapporten finner du under ajourhold rapportbestilling.

Anleggsmiddelets balansetransaksjoner viser at anleggsmiddelets balanseverdier er ompostert til nye dimensjonsverdier.

Anleggsmiddelet har fått nye dimensjonsverdier i fanen Hovedbok.

Fremtidige transaksjoner på anlegget vil posteres på de nye dimensjonsverdiene.

Bytte av posteringsdimensjonsverdier kan ikke reverseres, i stedet kan du bytte posteringsdimensjonsverdier tilbake til riktig dimensjonsverdi. Transaksjoner før byttet av posteringsdimensjonsverdier kan heller ikke reverseres.

Endre relasjonsverdier på anleggsmidler

Under beskrives prosessen for å endre relasjonsverdier på anleggsmidler, og hvordan dette håndteres i anleggsverdiregnskapet i UNIT4 ERP.

Registrere endring av relasjonsverdier - enkeltvis

Endring av relasjonsverdier på et anleggsmiddel registreres i vinduet Anleggsmiddel:

Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Anleggsregister - Anleggsmiddel

Endringen registreres i skillekort 5 Relasjon:

Endre relasjonsverdier i kolonnen Rel.verdi, ved å overskrive eksisterende verdier. Feltene har oppslag om relasjonen er et begrep med begrepsregister.

Lagre (F12).

Registrere endring av relasjonsverdier (AT39) - mange

Endring av relasjonsverdier på flere anleggsmidler samtidig gjøres med serverprosessen Endre relasjonsverdier (AT39):

Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Registrering - Endringer og korrigeringer - Endre relasjonsverdier

• Angi relasjonsbegrepet du ønsker å endre relasjonsverdier på.
• Angi eksisterende relasjonsverdi og ny relasjonsverdi.
• Angi dato fra og til for når den nye relasjonsverdien skal gjelde.
• Lagre (F12).

Omgruppere

Under beskrives prosessen for å omgruppere anleggsmidler. Omgruppering brukes for å flytte et anleggsmiddel fra en anleggsgruppe til en annen. 

Eksempel på når du kan omgruppere: 

Du har aktivert et anlegg på feil anleggsgruppe (anleggsgruppe = eiendelskonti i balansen)

Alle balanseføringer flyttes i henhold til kontiene på den nye anleggsgruppen.

Anleggsmiddelet som omgrupperes vil beholde verdiene som påvirker avskrivningen, for eksempel avskrivningsmetode og levetid. Om avskrivningsmetode og levetid skal endres, må dette endres manuelt på anleggsmiddelet i etterkant av omgrupperingen.

Anleggsmiddelet må være avskrevet til transaksjonsdato før omgrupperingen kan gjennomføres.

Registrere omgruppering

Omgruppering av et anleggsmiddel registreres i vinduet Omgruppere:

Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Registrering - Endringer og korrigeringer - Omgruppere

• Angi anleggsnummer på anleggsmiddelet som skal omgrupperes.
• Angi transaksjonsdato. Transaksjonsdato skal alltid være den første datoen i perioden.
• Angi ny anleggsgruppe.
• Skriv inn transaksjonstekst, som blir bilagstekst for bilaget.
• Lagre (F12).

Kontrollere transaksjoner

Omgrupperingsbilaget legger seg i Ajourhold transaksjoner:

Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Postering - Ajourhold transaksjoner

Dette vinduet viser alle anleggsmiddelbilag som er klare for postering. Her kan du slette bilag og redigere bilagstekst.

Slette bilag: 

Merk en av radene du vil slette, og velg «Slette innlesings-ID» i Verktøymenyen. Systemet velger ut alle rader med samme innlesings-ID, og spør deg om du vil slette valgt innlesings-ID. Svar «Ja» og lagre (F12).

Redigere bilagstekst: 

Rediger beskrivelsen av transaksjonen i feltet Tekst. Trykk F12 for å lagre.

Anleggsmiddelbilaget forsvinner fra Ajourhold transaksjoner når det inngår i et posteringsforslag.

Bokføre transaksjoner

Om bilaget er ok, kan du kjøre posteringsforslaget (AT03):

Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Postering - Posteringsforslag

Velg riktig variant. UNIT4 ERP lager et buntnummer: PO + dagens dato + løpenummer. Jobben kan avgrenses til å generere et forslag for postering av anleggsbilag i en angitt serie med anleggs-IDer (fra-til) og/eller i en angitt anleggsgruppe.
Legg inn periode og bilagsdato bilaget skal bokføres på i hovedbok og trykk F12 for å lagre.

Bekreftelse bokføring kjøres automatisk (AT04) og omgrupperingen bokføres i anleggsverdiregnskapet (rapport AT04) og hovedbok (rapport GL18B).

Rapporten finner du under ajourhold rapportbestilling.

Rapport AT04 viser at både aktivert verdi og akkumulerte avskrivninger er flyttet til konti for den nye anleggsgruppen.

Rapport GL18B viser posteringer i hovedbok.

Anleggsmiddelets balansetransaksjoner viser at anleggsmiddelets balanseverdier er ompostert til konti for den nye anleggsgruppen.

Fremtidige transaksjoner på anlegget vil posteres på konti for den nye anleggsgruppen.

Anleggsmiddelet beholder verdiene som påvirker avskrivningsgrunnlaget (for eksempel avskrivningsmetode, levetid, årlig avskrivningsprosent, faktor for saldoavskrivning) som den hadde i den gamle gruppen, selv om verdiene skiller seg fra de faste verdiene i den nye gruppen. Når du åpner et slik anleggsmiddel i Anleggsregisteret, får du en advarsel om at noen av verdiene skiller seg fra de faste verdiene til gruppen. Dette må endres manuelt ved hjelp av Endre avskrivn.grunnlag i Verktøymenyen.

• Angi dato fra (periode følger av dato).
• Angi nytt oppsett for avskrivninger.
  • Dersom ny Avsk.metode velg i nedtrekkslisten.
  • Dersom ny levetid, legg inn ny total levetid i Levetid i perioder .
  • Dersom ny årlig avskr. i %, legg inn ny sats. 
• Lagre F12.

En omgruppering kan ikke reverseres, i stedet kan du omgruppere tilbake til opprinnelig anleggsgruppe. Transaksjoner før omgrupperingen kan heller ikke reverseres.

Overføre

Under beskrives prosessen for å overføre anleggsmidler.

Overføring brukes til å flytte hele eller deler av et anleggsmiddel til et nytt eller eksisterende anlegg. 

Eksempel på når du kan bruke overføring er: 

Du har aktivert et anleggsmiddel som skal være et tillegg til et annet anleggsmiddel

Når du overfører et anleggsmiddel overføres alle posteringene i balansen til anleggsmiddelet du overfører til.
Anleggsmiddelet må være avskrevet til transaksjonsdato før omgrupperingen kan gjennomføres.

Registrere overføring

Overføring av et anleggsmiddel registreres i vinduet Overføring:

Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Registrering - Endringer og korrigeringer - Overføring

• Angi anleggsnummer på anleggsmiddelet som skal overføres.
• Angi transaksjonsdato. Transaksjonsdato skal alltid være den første datoen i perioden.
• Skriv inn transaksjonstekst, som blir bilagstekst for bilaget.
• Hvis du skal overføre til et eksisterende anleggsmiddel, velger du det anleggsmiddelet du skal overføre til i feltet Anlegg . Navn på anleggsmiddel og anleggsgruppe hentes automatisk. Legg inn beløp som skal overføres eller % til overføring.
• Hvis du skal overføre til et nytt anleggsmiddel, tabber du over feltet Anlegg og lar det stå [NY] der. Angi navn på anleggsmiddel og anleggsgruppe. Legg inn beløp som skal overføres eller % til overføring. 
• Hvis anleggsmiddelet skal overføres til flere anleggsmidler, benytter du flere linjer ved å klikke på Legg til .
• Lagre (F12).

Kontrollere transaksjoner

Eventuelle nye anleggsmiddel blir opprettet og overføringsbilaget legger seg i Ajourhold transaksjoner:

Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Postering - Ajourhold transaksjoner

Dette vinduet viser alle anleggsmiddelbilag som er klare for postering. Her kan du slette bilag og redigere bilagstekst.

Slette bilag: 

Merk en av radene du vil slette, og velg «Slette innlesings-ID» i Verktøymenyen. Systemet velger ut alle rader med samme innlesings-ID, og spør deg om du vil slette valgt innlesings-ID. Svar «Ja» og lagre (F12).

Redigere bilagstekst: 

Rediger beskrivelsen av transaksjonen i feltet Tekst. Trykk F12 for å lagre.

Anleggsmiddelbilaget forsvinner fra Ajourhold transaksjoner når det inngår i et posteringsforslag.

Bokføre transaksjoner

Om bilaget er ok, kan du kjøre posteringsforslaget (AT03):

Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Postering - Posteringsforslag

Velg riktig variant. UNIT4 ERP lager et buntnummer: PO + dagens dato + løpenummer. Jobben kan avgrenses til å generere et forslag for postering av anleggsbilag i en angitt serie med anleggs-IDer (fra-til) og/eller i en angitt anleggsgruppe.
Legg inn periode og bilagsdato bilaget skal bokføres på i hovedbok og trykk F12 for å lagre.

Bekreftelse bokføring kjøres automatisk (AT04) og omgrupperingen bokføres i anleggsverdiregnskapet (rapport AT04) og hovedbok (rapport GL18B).

Rapport AT04 viser at både aktivert verdi og akkumulerte avskrivninger er overført til dimensjonsverdier for det nye anleggsmiddelet.

Rapport GL18B viser posteringer i hovedbok.

Balansetransaksjoner på anleggsmiddelet som det er overført til, viser at anleggsmiddelet har fått tilført aktivert verdi og akkumulerte avskrivninger.

Balansetransaksjoner på anleggsmiddelet som det er overført fra er nullstilt.

Reversering av anleggstransaksjoner

Under beskrives prosessen for reversering av anleggstransaksjoner, og hvordan dette håndteres i anleggsverdiregnskapet i UNIT4 ERP.

Reversering benyttes for eksempel når en faktura er aktivert, men burde vært kostnadsført, eller at avskrivningene er feil og må kjøres på nytt.

Gå inn i menypunktet Reversering.

Økonomi - Anleggsverdiregnskapet - Registrering - Reversering - Reverseringsutvalg

Spør på aktuelt anlegg hvor transaksjoner skal reverseres.

Hak av for transaksjoner på anlegget og lagre med F12.

Merk at du må reversere de nyeste transaksjonene på anlegget først. Det betyr at dersom et anlegg allerede er avskrevet må du først reversere avskrivningene, før du kan reversere aktiveringen.

Ved reversering på et anleggsmiddel som er avsluttet (status T) må DFØ kontaktes for å endre status på anlegg til aktivt (status N).

Bunten legger seg i Ajourhold transaksjoner.

Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Registrering - Reversering - Ajourhold transaksjoner

Sjekk at forventede anleggstransaksjoner kommer opp i bildet.

Kjør deretter AT15 Reverseringsforslag og velger variant avhengig av hva som reverseres. Sjekk periode og bilagsdato (skal alltid være den 1. i perioden)

Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Registrering - Reversering - Reverseringsforslag

Når AT15 Reverseringsforslag er kjørt vil bokføringen i Anleggsverdiregnskapet og hovedbok starte automatisk.

Resultatet vil du se i AT04 Bokføring transaksjoner i Anleggsverdiregnskapet og GL18B Bokføring i hovedbok.

Ved reversering av aktivering av anlegg må status endres til “Avsluttet” manuelt når reverseringen er bokført.

Avhending av anlegg

Under beskrives de ulike prosessene for avgang av anleggsmidler.

Salg av anlegg

Under beskrives prosessen for salg av anleggsmidler, og hvordan dette håndteres i anleggsverdiregnskapet i UNIT4 ERP.
Avskrivninger for forrige periode må være utført før salget registreres.

Registrere salg

Salg registreres i vinduet Salg og utrangering:

Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Registrering  Salg og utrangering

Skillekort Generell

Angi anleggsmiddelet du vil selge i feltet Anleggs-ID. Angi transaksjonsdato, valutadato og transaksjonstekst med henvisning til fakturanummer for salget. Transaksjonsdato og valutadato skal alltid være 1. i måneden salget bokføres. Klikk på Neste trinn.

Skillekort Salgsmengde

Angi om det er hele anleggsmiddelet eller deler av det som selges. Dette gjør du ved å velge enten prosent, beløp eller enheter og angi relevant verdi. Beløpet som vises, er anskaffelsesverdi hentet fra anleggsregisteret. Dette beløpet justeres automatisk i henhold til valgt prosentandel. Klikk på Neste trinn.

Skillekort Salgsbeløp

UNIT4 ERP regner ut akkumulerte avskrivninger til og med forrige periode for anlegget ved å lage et avskrivningsforslag AT05. Salgssum og akkumulert avskrivning blir grunnlaget for beregning av gevinst eller tap i neste skillekort. For å få det akkumulerte avskrivningsbeløpet med i beregningen, klikk på Hent akkumulert avskrivning.

Angi salgssum på anleggsmiddelet i feltet Veil.pris.

Skillekort Periodisk sammenstilling

Skillekortet oppsummerer relevante data, inkludert tap/gevinst. Dette er siste kontrollpunkt før salget bokføres. Hvis du vil endre noe, klikker du på Forrige trinn. Om sammenstillingen er ok, trykker du på F12 for å lagre. Salgsbilaget legger seg i Ajourhold transaksjoner.

Bokføre salg (Automatisk)

En automatisk jobb genererer serverprosess AT03 Posteringsforslag og AT04 Bokføringsbekreftelse.

Bunten bokføres i anleggsverdiregnskapet (rapport AT04) og i hovedbok (rapport GL18B).

Gevinst bokføres på konto 3810 Gevinst ved avgang anleggsmidler.
Tap bokføres på konto 7800 Tap ved avgang anleggsmidler.
Eiendelen fjernes fra balansen ved å tilbakeføre anskaffelseskost og akkumulerte avskrivninger i balansen.

Anleggsmiddelets balansetransaksjoner viser at anleggsmiddelet er nullstilt i balansen.

Om hele anleggsmiddelet er solgt, vil anleggsmiddelet automatisk få status avsluttet, og det vil ikke lenger være mulig å bokføre på anlegget. Om anleggsmiddelet skal åpnes igjen, må DFØ kontaktes for å endre status på anlegget.

Utrangering av anlegg - enkeltvis

Under beskrives prosessen for utrangering av anleggsmidler, og hvordan dette håndteres enkeltvis i anleggsverdiregnskapet i UNIT4 ERP.

Avskrivninger for forrige periode må være utført før utrangeringen registreres.

Registrere utrangering

Utrangering registreres i vinduet Salg og utrangering:

Økonomi - Anleggsverdiregnskap - Registrering - Salg og utrangering

Skillekort Generell

Angi anleggsmiddelet du vil utrangere i feltet Anleggs-ID. Angi transaksjonsdato, valutadato og transaksjonstekst for utrangeringen. Transaksjonsdato og valutadato skal alltid være 1. i måneden utrangeringen bokføres. Hak av for Utrangering. Klikk på Neste trinn.

Skillekort Salgsmengde

Angi om det er hele anleggsmiddelet eller deler av det som utrangeres. Dette gjør du ved å velge enten prosent, beløp eller enheter og angi relevant verdi. Beløpet som vises er grunnverdien hentet fra anleggsregisteret. Dette beløpet justeres automatisk i henhold til valgt prosentandel. Klikk på Neste trinn.

Skillekort Salgsbeløp

UNIT4 ERP regner ut akkumulerte avskrivning for anlegget ved å lage et avskrivningsforslag AT05. Utrangeringskostnad og akkumulert avskrivning blir grunnlaget for beregning av tap i neste skillekort. For å få det akkumulerte avskrivningsbeløpet med i beregningen, klikk på Hent akkumulert avskrivning.

Skillekort Periodisk sammenstilling

Skillekortet oppsummerer relevante data, inkludert tap/gevinst. Dette er siste kontrollpunkt før utrangeringen bokføres. Hvis du vil endre noe, klikker du på Forrige trinn. Om sammenstillingen er ok, trykker du på F12 for å lagre. Utrangeringsbilaget legger seg i Ajourhold transaksjoner.

Bokføre utrangering (Automatisk)

En automatisk jobb genererer serverprosess AT03 Posteringsforslag og AT04 Bokføringsbekreftelse.

Bunten bokføres i anleggsverdiregnskapet (rapport AT04) og i hovedbok (rapport GL18B).

Tap bokføres på konto 7800 Tap ved avgang anleggsmidler.
Eiendelen fjernes fra balansen ved å tilbakeføre anskaffelseskost og akkumulerte avskrivninger i balansen.

Anleggsmiddelets balansetransaksjoner viser at anleggsmiddelet er nullstilt i balansen.

Om hele anleggsmiddelet utrangeres, vil anleggsmiddelet automatisk få status avsluttet, og det vil ikke lenger være mulig å bokføre på anlegget. Om anleggsmiddelet skal åpnes igjen, må DFØ kontaktes for å endre status på anlegget.

Utrangering av anlegg - mange

Under beskrives prosessen for utrangering av anlegg for en større masse.

Ta ut oversikt over anlegg som kan være aktuelt å utrangere

Ta ut en oversikt over anlegg som kan være aktuelt å utrangere. Uttrekket gjøres basert på gitte kriterier, for eksempel restverdi = 0, for eksempel spørring DFØ Anlegg – Ferdigavskrevne anlegg. Oversikten sendes til anleggseier for gjennomgang.

Gi tilbakemelding om hvilke anlegg som skal utrangeres

Anleggseier går gjennom oversikten og gir tilbakemelding til anleggsregistreroppfølger om hvilke anlegg som skal utrangeres.

Lage fil med anlegg som skal utrangeres

Anleggsregistreroppfølger legger inn informasjon om hvilke anlegg som skal utrangeres i en fil for masseutrangering og oversender denne til DFØ.

Lese inn fil og utrangere anleggene

DFØ leser inn filen og utrangerer anleggene. Anleggene blir avsluttet i anleggsverdiregnskapet. DFØ sender en rapport med hvilke anlegg som er utrangert.

Avstemming av anleggsverdiregnskap mot hovedbok

En rapport for avstemming av anleggsverdiregnskapet mot hovedbok kan benyttes i periodeavslutningsprosessen. Rapporten kan også bestilles underveis i regnskapsperioden.

Rapporten kan du finne i Unit4 ERP Desktop

Egne menyer - Firma Spesialrapporter - Periodisering (SRS) - Avskrivning/Avstemming anlegg

XAT03 – Avstemming HB-ANL m/dim

Rapport XAT03 viser avstemming mellom hovedbok og anleggsverdiregnskapet på flere konteringsdimensjoner. Rapporten tas ut i excel-format, og er tilgjengelig både i Unit4 ERP Desktop og Unit4 ERP Web.

Følgende parameter er standard når du åpner bestillingsbildet:

Her må du legge inn periode som skal inkluderes, og eventuelt fjerne avkrysning hvis det er enkelte parametere du ikke ønsker å kjøre rapporten for.

I tabellen under vises de rapportspesifikke parametere med en forklaring.

Rapporten består av to Excel-faner: 

• Bestillingsparametere
• Rapport

Bestillingsparametere viser parametere som ble benyttet da du bestilte rapporten.

Rapporten består av to seksjoner der den øverste seksjonen viser rapporteringsparametere, men den nederste viser resultatene.

Avstemming av utsatt inntektsføring

Avstemming av utsatt inntektsføring skjer ved at kunden kjører en aggregert Browser-spørring i Unit4.

Spørringen finner du i desktop under Rapporter.

Deretter Globale Rapporter - Avstemming DFØ

DFØ Kontroll konto 215x

Spørringen brukes til å kontrollere om statens finansiering av immaterielle eiendeler og varige driftsmidler bokført på konto 2150, 2151 og 2152 stemmer overens med de bokførte anleggsmidlene i kontogruppe 10, 11 og 12.

Spørringen kjører alltid aggregert hittil i år for å avstemme eventuelle akkumulerte differanser i året.

Avstemmingen skjer ned på konto/kontogr., koststed, prosjekt, delprosjekt og eventuelt aktivitet. Ved avvik viser spørringen de unike konteringene som ikke går i null. Disse transaksjonene må følges opp og korrigeres.

Spørringen kan utvides ved å klikke på Neste i verktøymenylinjen.

Ved avvik, ta kontakt med DFØ. DFØ undersøker det aktuelle bilaget og ser på årsaken til avviket.