Brukerveiledning for hvordan du kan bruke avsetningsrapporten som grunnlag for å vurdere hvilke kostnader det skal gjøres avsetninger av i regnskapet ved periodeavslutning.
Kort om avsetningsrapporten
Ved periodeavslutning skal det gjøres avsetninger av kostnader som har påløpt i perioden, men som ikke er bokført. Avsetningsrapporten AVS01 gir en oversikt over transaksjoner som fortsatt er til behandling på arbeidsflyt, og som bør vurderes avsatt i regnskapet.
Rapporten gir en oversikt over:
- åpne innkjøpsordrer som det er gjort varemottak på
- leverandørfaktura på flyt
- hovedboktransaksjoner på flyt
- inngående faktura som er bokført i framtidige perioder
Basert på en del kriterier lager rapporten et forslag til hvilke beløp som skal avsettes.
Rapporten skal være et grunnlag for å vurdere hvilke kostnader det skal gjøres avsetninger av i regnskapet ved periodeavslutning. Informasjonen fra rapporten kan brukes til å lage et avsetningsbilag for bokføring.
Her finner du rapporten
Rapporten ligger i Web under Felles - Bestilte rapporter - Rapportbestilling - Månedsavslutning.
Slik kjører du rapporten
Klikk på rapport-ikonet.
Angi hva du ønsker å inkludere i rapporten.
Parameterne er forhåndsutfylt med et forslag til hva som skal inkluderes i rapporten.
Tabellen under forklarer de ulike parameterne.
| Parameter | Verdi | Forklaring |
| Koststed | * | Angir om du ønsker å begrense rapporten på koststed. Jokertegnet * betyr at alle koststeder blir inkludert. Det er også mulig å kombinere jokertegnet med andre verdier. For eksempel vil 1* bety at alle koststeder med verdien 1 blir listet ut. |
| Periode | 202102 | Angir hvilken periode du ønsker å bestille rapporten for. Angi den perioden du skal avslutte regnskapet for. |
| Leverandørfakt. på flyt | 1 | Om du ønsker å inkludere leverandørfaktura på flyt |
| Hovedboktrans. på flyt | 1 | Om du ønsker å inkludere hovedboktransaksjoner på flyt |
| Faktura bokført fremtidig | 1 | Om du ønsker å inkludere fremtidig bokførte faktura |
| Innkjøpsordre på flyt | 1 | Om du ønsker å inkludere innkjøpsordre på flyt |
| Konto fra 1 | 1000 | Konto fra og med intervall 1 |
| Konto til 1 | 1299 | Konto til og med intervall 1 |
| Konto fra 2 | 4000 | Konto fra og med intervall 2 |
| Konto til 2 | 7999 | Konto til og med intervall 2 |
| Konto (liste) | 9992,9993 | Eventuelle konti utenfor intervallet du ønsker å inkludere |
| Minimumsbeløp | 100 | Minste beløp som vises |
Rapporten kan nå lastes ned under Felles - Bestilte rapporter - Dine bestilte rapporter.
Trykk på ikonet under Vis rapport for å laste ned rapporten.
Dette inneholder rapporten
Rapporten har 4 arkfaner:
- Oppsummering
- Kontroll
- AVS01_PO
- AVS01
Oppsummering
Denne arkfanen viser hvilke rapportparametere som er angitt i bestillingen av rapporten. Her ser du også en oppsummering av hvor mye som foreslås avsatt fra rapporten, og det totale avsetningsbeløpet etter du har gjort manuelle justeringer.
Kontroll
Denne arkfanen gir en oversikt over transaksjoner som må kontrolleres spesielt. Det må gjøres en manuell vurdering av hvilket beløp som skal avsettes for disse transaksjonene. Transaksjonene grupperes i fire kategorier:
- Ordre med differanse i beløp på ordren og det som er bokført i hovedbok eller faktura på flyt
- Ordre med høyere varemottak enn ordrebeløp
- Ordre med innkjøpsfaktura på flyt med periodiseringsnøkkel
- Bilag med avgiftskoder i forbindelse med "merking" av fakturaer for innførsel av varer fra utlandet
De fire kategoriene er beskrevet i tabellen under.
| # | Overskrift | Beskrivelse |
| 1 | Ordre med differanse i beløp på ordren og det som er bokført i hovedbok eller faktura på flyt |
Det er avvik mellom faktura i hovedbok og faktura i innkjøpsmodulen. I disse tilfellene må du sjekke om det er faktura i hovedbok eller faktura i innkjøpsmodulen som har riktig beløp, for å kunne vurdere hva som er riktig avsetningsbeløp. |
| 2 | Ordre med høyere varemottak enn ordrebeløp. Vurder om ordrebeløp eller varemottak skal justeres |
Det er gjort varemottak med større beløp enn beløpet på ordren. I disse tilfellene må du vurdere om det er ordrebeløp eller beløpet som er registrert på varemottak som er det riktige beløpet å avsette. |
| 3 |
Ordre med innkjøpsfaktura på flyt med periodiseringsnøkkel |
Dette er ordre med innkjøpsfaktura på flyt hvor det er benyttet periodiseringsnøkkel. I disse tilfellene må du vurdere hva som skal avsettes, basert på periodiseringsnøkkelen som er angitt og startperiode for periodiseringen. |
| 4 | Bilag med avgiftskoder i forbindelse med "merking" av fakturaer for innførsel av varer fra utlandet |
Dette er faktura som benytter avgiftskoder i forbindelse med «merking» av fakturaer for innførsel av varer fra utlandet. I disse tilfellene må du vurdere om du skal legge på mva i avsetningsbeløpet. |
AVS01_PO
Denne arkfanen viser åpne innkjøpsordrer som er sendt, men ikke er fullstendig fakturert. Ordrene må ha et varemottak for å bli med i rapporten.
Forslag til avsetningsbeløp beregnes på følgende måte:
(Varemottak – Varemottak i fremtidig periode) – (Faktura bokført – Faktura bokført i fremtidig periode)
Forslag til avsetningsbeløp blir justert opp til bruttobeløp når transaksjonen har avgiftskode for beregning av mva uten fradrag (X1, X2, X3).
Ordrer som er listet i arkfanen for kontroll er markert med rødt og har ikke forslag til avsetningsbeløp. For disse ordrene må du vurdere hvilket beløp som skal avsettes.
Forslag til avsetningsbeløp oppgis alltid i NOK.
Kolonnene med blå overskrift i denne fanen (kolonne P – Y) kan redigeres og oppsettet er tilrettelagt for at grunnlag for avsetning enkelt skal kunne limes inn i en mal for bokføring.
AVS01
I denne arkfanen vises tre typer transaksjoner:
| # | Type | Beskrivelse | Forslag til avsetning |
| 1 | Leverandørfaktura på flyt | Henter ut alle åpne inngående faktura på flyt, men ekskluderer de som tilhører en åpen innkjøpsordre hvor innkjøpsordre er med i uttrekket AVS01_PO. | Om fakturadato er mindre eller lik siste dato i perioden rapporten bestilles vil beløp være forslag til avsetning. Om ikke vil forslag til avsetning være 0. |
| 2 | Hovedboktrans. på flyt | Henter ut alle hovedboktransaksjoner på flyt. | Om perioden er mindre enn eller lik perioden rapporten er bestilt for vil beløp være forslag til avsetning. Om ikke vil forslag til avsetning være 0. |
| 3 | Faktura bokført fremtidig | Henter ut alle inngående faktura som er bokført i fremtidige perioder. Rapporten ekskluderer faktura som er knyttet mot en åpen innkjøpsordre hvor innkjøpsordre er med i uttrekket AVS01_PO. | Om fakturadato er mindre eller lik siste dato i perioden rapporten bestilles vil beløp være forslag til avsetning. Om ikke vil forslag til avsetning være 0. |
Rapporten justerer forslag til avsetningsbeløp når det er periodiseringsnøkkel på transaksjoner i denne fanen. Justeringen tar hensyn til startperiode.
Transaksjoner som er listet i arkfanen for kontroll er markert med rødt og har ikke forslag til avsetningsbeløp. For disse transaksjonene må du vurdere hvilket beløp som skal avsettes.
Forslag til avsetningsbeløp oppgis alltid i NOK.
Kolonnene med blå overskrift i denne fanen (kolonne U – AD) kan redigeres og oppsettet er tilrettelagt for at grunnlag for avsetning enkelt skal kunne limes inn i en mal for bokføring.
Slik jobber du med rapporten
Det er fanene AVS01_PO og AVS01 som gir grunnlag for vurdering av avsetning.
- Gjør ønskede kontroller av forslag til avsetning i arkfane AVS01. Juster avsetningsbeløpet i kolonnen Avsettes ved behov.
- Gjør en vurdering av hvilket beløp som skal avsettes når forslag til avsetning har fått teksten «Kontroller ordre». Legg inn beløpet i kolonnen Avsettes . Bruk arkfanen Kontroll for å se hva som er årsaken til at denne transaksjonen må kontrolleres.
- Om transaksjonen har konto 9992 eller 9993, er ikke transaksjonen ferdig kontert i arbeidsflyten. Skal disse transaksjonene avsettes i regnskapet, må konteringen legges inn i rapporten. Endre konto 9992/9993 til ønsket kostnadskonto (overskriv i kolonnen Konto), og fyll inn resten av konteringsstrengen (Koststed og Dim2 – Dim7).
- Filtrér bort alle beløp = 0 i kolonnen Til bokføring. Kopier kolonnene fra Konto til og med Til bokføring og lim inn i en mal for bokføring av avsetning.
- Gjenta pkt. 1 – 4 for arkfanen AVS01_PO.