Distribusjonskanalen

Fakturering med distribusjonskanalen

Hva er Distribusjonskanalen?

Distribusjonskanal for utgående faktura er en funksjonalitet for å kunne sende faktura digitalt. DFØ har anskaffet en ekstern løsning for dette, levert av Fair Distribution AS (heretter Fair).

Distribusjonskanal erstatter Multikanal, som tidligere har vært løsningen benyttet av BOTT. Distribusjonskanal er en ekstern løsning, i kontrast til Multikanal som er lokalt installert i Unit4 ERP. I tillegg er det flere kanaler som benyttes på distribusjonskanalen enn på Multikanal.

Distribusjonskanal dekker BOTT sitt behov for å sende faktura og kreditnota til bedrifter og privatpersoner fra Unit4. Distribusjonskanal gjør det mulig å sende faktura på EHF, e-post, Digipost, eFaktura og Vipps.

Faktura som sendes til distribusjonskanalen sendes i EHF 3.0 format. Deretter sendes filene til Fair, og de har ansvaret for å sjekke fakturene på de forskjellige standardene, og konverteringen mellom EHF 3.0 formatet, og formatene som de forskjellige kanalene benytter.

Fakturaer der Fair ikke får treff på en digital kanal, sendes tilbake til DFØ for å skrives ut, pakkes i konvolutter og sendes per post.

Fakturaer som får treff på EHF-kanalen, legges i en egen mappe, DFØ henter de så ut og legger de på aksesspunkt. Det er samme aksesspunkt som brukes til utfakturering av EHF på distribusjonskanal som andre EHF-faktura for øvrig.

Forutsetninger og avhengigheter

Forutsetninger for at Distribusjonskanal skal fungere er at BOTT klarer å produsere valide EHF-filer.

Forutsetninger for å oppnå en høyere digital treffrate er gode data i kundebildet (masterdata), og i henhold til EHF-standard.

• For å oppnå en så god som mulig treffrate på privatpersoner trenger Fair å få fødsels- og personnummer (samme felt som organisasjonsnummer for foretak).
• For å oppnå god treffrate på foretak trenger Fair å få organisasjonsnummer.
• For å oppnå god treffrate på e-post må det være registrert en epostadresse på kunden.
• En BIS30-relasjon må være registrert på kunden. Denne legges automatisk til når utfakturering kjøres, og man trenger derfor ikke gjøre dette manuelt.

I tillegg bør navn registreres så korrekt og fullstendig som mulig i feltet for navn for å få flest mulig treff.

Organisasjonsnummer for virksomheter, eller fødsels- og personnummer for privatpersoner skal fylles ut uten mellomrom.

BOTT registrerer kun fødselsdato, format DDMMYY.

Fane 2-Adresse / Kontaktinformasjon - Adresse

For privatpersoner hvor faktura sendes på epost vil den sendes som sikret lenke med pinkode. Pinkoden er postkoden på kundekortet.

NB! Vær oppmerksom på at dersom det ikke er registrert postnummer på privatperson, vil det ikke sendes ut e-post.

Dersom det ligger en C/O adresse på kunden, eller postadressen ikke tilhører vedkommende (faktura skal sendes til en annen enn den som står på faktura), kan det være hensiktsmessig å merke kunden med kundetype «Firma» slik at faktura går via kanalene til virksomhet og blir lagt med som PDF-vedlegg i e-post.

Landkode må være i henhold til EHF standard. Ugyldig landkode vil føre til avvisning av fakturafil. Eksempler på ugyldige landkoder er CHZ (Sveits – Zurich), DEB (Tyskland – Berlin), USN (USA – New York).

Web (Adresseopplysninger – Adresse)

Telefon / Tilleggsopplysninger

For å øke sannsynligheten for treff på Vipps og eFaktura uten fødselsnummer, kan man registrere telefonnummer (mobilnummer). Det er mulig å få treff på telefonnummer alene. Det er da viktig at korrekt telefonnummer registreres da det er mulig å sende faktura til feil person.

For private er det også mulig å sende varsel på SMS ved epostutsendelse.

Telefonnummer må ligge i feltet «Telefon». Nummer som ligger i feltet «Mobil» vil ikke bli med i XML-filen. Distribusjonskanalen klarer å håndtere mellomrom i telefonnummer.

Ved telefonnummer til utland må prefix (landkode) være med. Man kan benytte enten 00 eller + foran prefix.

E-post

E-post skal ligge i feltet «Til…» i desktop, og «E-post» i web.

Det er mulig å sende til flere epostadresser ved å bruke kommaseparator (,) mellom adressene.

Man bør vurdere om det er hensiktsmessig å legge inn flere epostadresser til privatpersoner da det sendes lenke med pinkode som er postnummeret som ligger på kundekortet, og denne er gjerne knyttet til personen som faktureres. I slike tilfeller kan det være bedre å merke kunden med kundetype «Firma», slik at faktura sendes via kanalene til virksomhet og faktura vil legges som PDF-vedlegg i e-post.

Det er ikke funksjonalitet for CC (Carbon Copy) i distribusjonskanalen. E-postadresse som ligger i dette feltet, vil ikke bli tatt hensyn til. Dersom man skal sende en faktura kopi til eksempelvis en virksomhet eller annen person, må e-postadressen ligge i feltet «Til…»/E-post.

Vedlegg

Det anbefales kun å benytte PDF-format som vedlegg.
Faktura med vedlegg i Excel-, Word-, og Msg-format blir avvist med valideringsfeil.

Fakturering

Forklaring av faktureringsflyten

Kunde: Bestill produksjon av faktura (SO13)

Endelig fakturering og produksjon av faktura utføres ved å bestille rapport SO13 i logistikkmodul. Fakturafiler sendes til Fair sitt system 1 gang per time.

Kunde: Bestill produksjon av prosjektfaktura/Prosjektkreditnota (TS02/TS25)

Endelig fakturering og produksjon av faktura/kreditnota utføres ved å bestille rapport TS02 i prosjektmodul/TS25 i prosjektmodul. Fakturafiler sendes til Fair sitt system 1 gang per time.

Distribusjonskanal: Validert ok?

Fakturaer vil bli sendt til Fair Distribution AS, som først validerer filen, og sjekker så hver enkelt faktura for treff i forskjellige kanaler i en hierarkisk løsning. Det vil si at de først sjekker for treff på alle fakturaene i førstevalget, deretter sjekker de som ikke får treff på førstevalget på andrevalget og så videre.

DFØ: Identifiserer feil

Dersom fil feiler i valideringen hos Fair, blir det sendt en e-post til DFØ hvor det opprettes en sak i saksbehandlingssystemet. Saksbehandler foretar så feilsøking for å identifisere feil og gir beskjed til kunde.

Kunde: Korrigerer feil og krediterer faktura

Feil i faktura etter endelig fakturering må korrigeres med kreditering og utsendelse av ny faktura.

Feil i masterdata som resulterer i ugyldig fil må korrigeres før ny faktura sendes ut.

Distribusjonskanal: Privat

For at en kunde skal komme i dette hierarkiet må kundetypen settes til «Privat» og/eller fødsels- og personnummer registreres i feltet for org.nr.
Filen vil ha schemeID 0193 og endpointID PKE_Pkundenr eller INR_personnr.

Filer kjøres i følgende hierarki:

1. eFaktura
2. Vipps
3. Digipost
4. Epost med sikret lenke
5. Print

Distribusjonskanal: eFaktura

Førstevalg for privatkunder. Standarden er eFaktura 2.0. Det vil si at privatpersoner som har huket av for "Ja takk til alle" i sin nettbank vil kunne motta fakturaen. For å få en god treffrate på denne kanalen, er man avhengig av fødsels- og personnummer, dette er nøkkelverdien man slår opp på.

Man kan også finne en gyldig mottaker med kombinasjon av annen data i kunderegisteret. I bankenes felles avtale- og betalingsregister registreres navn, fødselsnummer, adresseopplysninger (bankene benytter folkeregistrert adresse), epost og mobilnummer. For å få treff på kombinasjon av disse uten fødselsnummer, må det være skrevet likt det som er oppgitt i registeret. Eksempelvis manglende mellomnavn, eller at adresse er skrevet feil vil være nok til at det ikke blir treff. Man får da flest treff ved å bruke fødsels- og personnummer.

eFaktura er fullintegrert med Vipps eFaktura, slik at alle fakturaene som sendes på denne kanalen vil dukke opp i Vipps for de som har valgt å få eFaktura på Vipps. eFaktura støtter ikke forsendelse av kreditnota.

eFaktura har ikke funksjonalitet for utenlandsk valuta. Privatpersoner har ikke mulighet til å foreta valutabetaling direkte i sin nettbank, dette må gjøres via SWIFT-overføring. Skal det faktureres i annen valuta enn norske kroner til privatpersoner anbefales det å gjøre dette utenfor distribusjonskanalen for å unngå at det blir feil.

Distribusjonskanal: Vipps

Andrevalg for privatkunder. For å få en god treffrate på denne kanalen, er man i hovedsak avhengig av fødsels- og personnummer, dette er nøkkelverdien man slår opp på. Kunden må ha lastet ned Vipps på telefonen, registrert profil og stilt inn for «Vis regninger». Har kunden aktivt takket nei til faktura på Vipps, vil man ikke få treff.

Vipps benytter også mobilnummer som unik ID. Ved registrering av telefonnummer på kunden er det derfor svært viktig at dette er korrekt da feil telefonnummer kan føre til at faktura sendes til feil person.

På samme måte som for eFaktura kan man finne gyldig mottaker med kombinasjon av annen data i kunderegisteret (som navn, adresse, telefonnummer og epostadresse). Det er mulig å få treff på kun navn og adresse.

Vipps er fullintegrert med eFaktura, slik at alle fakturaene som sendes på denne kanalen vil være tilgjengelig i nettbanken også. Vipps støtter heller ikke forsendelse av kreditnota.

Vipps har ikke funksjonalitet for utenlandsk valuta. Privatpersoner har ikke mulighet til å foreta valutabetaling direkte i sin nettbank, dette må gjøres via SWIFT-overføring. Skal det faktureres i annen valuta enn norske kroner til privatpersoner anbefales det å gjøre dette utenfor distribusjonskanalen for å unngå at det blir feil.

Distribusjonskanal: Digipost privat

Tredjevalg for privatkunder. For å få en god treffrate på denne kanalen er man i hovedsak avhengig av fødsels- og personnummer, dette er nøkkelverdien man slår opp på. Kunden må ha opprettet konto for Digipost.

Også på denne kanalen er det mulig å finne gyldig mottaker med kombinasjon av annen data i kunderegisteret. Det minste som kreves er fullt navn og adresse, i tillegg benyttes oppslag mot fødselsdato, e-postadresse og telefonnummer.

Kunde som mottar faktura i Digipost kan enten betale faktura direkte fra Digipost, eller legge betalingen i nettbanken på vanlig måte. Kunde som ikke ønsker å motta faktura fra enkelte (eller alle) i Digipost kan reservere seg mot dette. Kunder som har reservert seg mot å motta faktura/dokumenter i Digipost vil man ikke få treff på.

Fair mottar ingen kvittering tilbake fra Digipost på uåpnede dokumenter fra Digipost. Dersom det er treff her og kunden ikke åpner dokumentet, vil ikke faktura gå videre til neste kanal.

Distribusjonskanal: E-post med SMS

Fjerde valg for privatpersoner. Eposter til privatpersoner (B2C) sendes med en lenke til fakturaen. Dersom det er registrert telefonnummer på kunden vil det i tillegg sendes en SMS med varsel om at det er sendt en faktura til e-postadressen. For å få en god treffrate på denne kanalen, er man avhengig av at det er lagret en epostadresse på kunden.

Linken er beskyttet med en pinkode, pinkoden er postnummeret til kunden. Det står oppgitt i eposten at det er postnummeret som er pinkoden. Hvis lenken ikke blir åpnet i løpet av 4 dager, sendes fakturaen per post i stedet. Hvis kunden er lagret uten pinkode (postnummer) i Unit4 ERP, vil ikke epost bli sendt.

I tilfeller hvor e-post server leverer bounce-melding, ved f.eks. ugyldig e-postadresse, vil dere få beskjed fra DFØ om at e-post med faktura ikke kunne leveres. Dersom e-postadressen er ugyldig, må dere innhente gyldig og korrekt e-postadresse og registrere denne på kundekortet. DFØ sender ut fakturaen per post.

Distribusjonskanal: Bedrift

For at en kunde skal komme i dette hierarkiet registreres organisasjonsnummer i feltet org.nr., eller feltet org.nr er uten verdi og kundetype settes til «Firma».

Hvis vi ikke har nødvendig informasjon for å avgjøre om kunden er privatperson eller bedrift (feltet org.nr. og kundetype er uten verdi), vil vi gå ut ifra at kunden er bedrift.

Filen vil ha schemeID 0192 når kunde har treff i ELMA, og sendes da som EHF.

Filen vil ellers ha schemeID 0193 og endpointID PKE_Fkundenr.

Filer kjøres i følgende hierarki:

1. EHF
2. E-post med PDF-vedlegg
3. Digipost
4. Print

Distribusjonskanal: EHF/aksesspunkt

EHF er førstevalget for bedrifter. Standarden som brukes er EHF 3.0. Dette er standard i bransjen, og er den foretrukne måten å sende en faktura digitalt på til en bedrift. For å få en god treffrate på denne kanalen, er man avhengig av organisasjonsnummer. EHF sendes via aksesspunkt (Tieto Evry), hvor de valideres nok en gang.

Distribusjonskanal: E-post

Epost er andrevalget for bedrifter. Eposter til bedrifter (B2B) sendes med fakturaen vedlagt i PDF-format. For å få en god treffrate på denne kanalen, er man avhengig av at det er lagret en epostadresse på kunden.

Det er ingen overvåking hos Fair på denne kanalen som ved privat hvor det benyttes lenke. Dersom det er registrert en epostadresse på kunde, og det ikke er treff på kanalene før epost vil faktura bli sendt på denne kanalen og faktura vil ikke gå videre til neste kanal. Det er da viktig at korrekt adresse er registrert på kundekortet.

I tilfeller hvor e-post server leverer bounce-melding, ved f.eks. ugyldig e-postadresse, vil dere få beskjed fra DFØ om at e-post med faktura ikke kunne leveres. Dersom e-postadressen er ugyldig, må dere innhente gyldig og korrekt e-postadresse og registrere denne på kundekortet. DFØ sender ut fakturaen per post.

Distribusjonskanal: Digipost bedrift

Digipost er tredjevalget for bedrifter. For å få en god treffrate på denne kanalen, er man avhengig av organisasjonsnummer. Kunden må ha opprettet konto for Digipost. Det er gratis for virksomheter å opprette Digipostkonto.

Mange system- og tjenesteleverandører har klargjort for direkte integrasjon med Digipost. Det er enkelt å sette opp kobling dersom de bruker ett av disse systemene. Det er også mulig å sette opp en integrasjon med API for å integrere med egenutviklede systemer.

Kunde kan velge å ikke motta dokumenter/faktura i Digipost ved å reservere seg mot adressesøk under «Mottak av post» i innstillingene når de er innlogget i Digipost.

Fair mottar ingen kvittering tilbake fra Digipost på uåpnede dokumenter fra Digipost. Dersom det er treff her og kunden ikke åpner dokumentet, vil ikke faktura gå videre til neste kanal.

Distribusjonskanal: Send faktura til print

De fakturaene som ikke får treff på en digital kanal og som skal sendes per post, sendes tilbake til DFØ. I praksis foregår det ved at PDFen (PDFene hvis det er noen ytterligere vedlegg) som er embedded i EHF-filen legges ut på SFTP. For å sikre god vedleggshåndtering hos DFØ, er det forskjellige mapper for de uten vedlegg og de med vedlegg. DFØ henter de, oppretter en sak i saksbehandlingssystemet med fakturaene vedlagt.

DFØ: Print og send faktura

Saksbehandler hos DFØ plukker opprettet sak i saksbehandlingssystem, skriver ut fakturaene som skal sendes per post, pakker de i konvolutter og sender de per post.

DFØ: Kvittering DFØ

DFØ mottar en kvitteringsfil fra Fair for hvilken kanal som ble benyttet. Denne leses inn i Unit4 ERP.

Kvitteringsfil sendes fra Fair 1 gang per time.

Kunde: Kvitteringsinfo i Unit4 ERP

Informasjon om hvilken kanal de ulike fakturaene har blitt sendt med er tilgjengelig under hver enkelt faktura sin logginfo i Fakturaoversikten.

Fakturering med SO13

Etter salgsordre er produsert kan fakturering starte. Menyen for fakturering er å finne under «Felles» / «Bestilte rapporter» / «Rapportbestilling» / «Fakturering og oppfølgning» / «Fakturering».

Under menypunkter for bestilte rapporter, fakturering, er det opprettet egen variant som er tilknytter distribusjonskanalen:

For å fakturere fylles feltet «Ordrenr fra» og «Ordrenr til» ut med tidligere produsert salgsnummerserie. Etter at salgsnummerserien er satt kan rapporten lagres ved hjelp av «Lagre» på bunnen av siden.

En oversikt over produserte fakturaer vil være tilgjengelig under «Dine bestilte rapporter». Her er det mulig å laste ned og/eller skrive ut PDF-visningen av produsert faktura.

Fakturering med TS02

Fakturering gjennom prosjektmodulen med «TS02» gjøres under «Prosjektstyring» / «Fakturering» / «Generer Fakturaer».

For å fakturere fylles feltet «Batch id fra» og «Batch id til», for deretter å trykke lagre. PDF-visning av faktura blir tilgjengelig under «Dine bestilte rapporter».

På samme måte som ved produksjonen av en «SO13»-faktura er det mulig å se på «Dine bestilte rapporter» for PDF visning, fakturadetaljer og loggføring.

For opprettelse av kreditnota benyttes følgende variant, Kreditnota Distribusjonskanal (12).

Fakturere utenfor distribusjonskanalen

Dersom det er behov for å produsere faktura utenom distribusjonskanalen må fakturavariant «Fakturering SO13 – Papir» benyttes.

Det er da viktig at eventuelle eksisterende relasjoner på kundekortet fjernes/endres før fakturering foretas.

Relasjon «EXMLFORMAT» skal ha relasjonsverdi «PAPIR», resterende relasjoner skal være tomme.

Eksempel:

Overskrive relasjonsverdien i relasjon EXMLFORMAT med «PAPIR».

Marker radene resterende rader som inneholder relasjoner.

Gå til «Rediger» i verktøymenyen, og velg «Slett rad».

Lagre med F12

Det kan nå foretas fakturering av gjeldende kunde(r) med variant «Fakturering SO13 – PAPIR».

Ved neste fakturering med variant for distribusjonskanal vil relasjonen automatisk overskrives.

Avviks og feilhåndtering

Tabellen lister opp alle avviks- og feilhåndteringsituasjoner som produktet er laget for å håndtere, samt en kort beskrivelse av håndteringsprosessen.

Nummer	Avvik/Feiltype	Beskrivelse
1	Stopp i filflyt	Filflyt overvåkes. Hvis det oppstår en stopp, blir dette håndtert fortløpende.
2	Ugyldig fil sendt til Fair	Hvis vi har sendt en ugyldig fil til Fair får vi beskjed via Super Office (saksbehandlingssystem). DFØ undersøker hva som har skjedd feil, gir beskjed til BOTT om hva som må rettes opp i. Deretter må BOTT kreditere faktura og sende på nytt. Typiske feil er mellomrom i organisasjonsnummer, ugyldig mimekode (feil format på vedlegg), manglende beskrivelse på artikkel, og ugyldig landkode (3 siffer).
3	Ugyldig fil sendt til aksesspunkt	I det litt sære tilfellet der en fil blir godtatt av Fair og ikke godtatt at aksesspunkt, vil også sak opprettes i Super Office, og rutinen er deretter identisk med num.2. Dette har aldri skjedd i praksis, men det er en rutine på plass dersom det skulle skje.
4	Returmelding faktura sendt på e-post	E-postadressen fakturautsendelse@dfo.no og fakturautsendelse_B2B@dfo.no overvåkes for returmeldinger. I tilfeller hvor mottakende e-post server sender fra seg en returmelding (bounce) videresendes denne til saksbehandlingssystem, hvor det opprettes en sak. Saksbehandler tar kontakt med dere og gir beskjed om hvorfor faktura ikke har blitt sendt (eksempelvis ugyldig e-postadresse). Returmelding kan også forekomme i tilfeller hvor server har blokker mottak av e-poster, e-postboksen er full, e-postadressen er inaktiv etc. Faktura sendes per post i tilfeller hvor DFØ mottar returmelding og vi ser at faktura ikke har blitt mottatt av mottaker. Automatiske fraværsmeldinger vil bli sett bort ifra. Henvendelser som er direkte svar på e-post, vil bli videresendt til dere for videre oppfølging (eksempelvis spørsmål om faktura eller pinkode for å laste ned faktura).