Spørringer

I avanserte spørringer kan du på en enkel måte legge til eller fjerne kolonner. Det er også mulig å skifte navn på kolonner og endre rekkefølgen på dem. Du kan velge mellom detaljerte eller aggregerte visninger og legge inn bruddsummer. Du kan også angi sorteringsrekkefølgen på kolonnene. Resultatet av spørringer kan enkelt kopieres over i Excel for videre bearbeiding, om det er ønskelig.

Browserspørringer går enda dypere i spørremulighetene enn en standard spørring. Se instruksjonsfilm om browserspørringer.

Spørreikonene

De menypunktene som inneholder rene spørrebilder, er markert med et forstørrelsesglass.

Det finnes også en rekke bilder som fungerer som en kombinasjon av spørrebilder og bilder som du kan registrere i. Disse er markert med et forstørrelsesglass kombinert med en hammer.

Enkel eller avansert spørring

I Unit4 ERP skilles det mellom enkel og avansert spørring. Dette skrur du av og på ved hjelp av å trykke på Oppsett, eller Verktøy-menyen og Oppsett.

Dersom Oppsett er dimmet ut, eller det står en hake foran Oppsett i Verktøy-menyen, betyr dette at du foretar en avansert spørring.

Dersom Oppsett ikke er dimmet ut, eller det ikke står en hake foran Oppsett i Verktøy-menyen, betyr dette at du foretar en enkel spørring.

Du kan veksle mellom enkel og avansert spørring ved å klikke på teksten Oppsett eller Hurtigtasten Shift + F1:

Dersom du foretar en enkel spørring, vil det stå en grå linje øverst i bildet når du skal spørre. Her kan du sette inn forskjellige søkekriterier.

I eksempelet nedenfor har vi spurt om å få frem alle posteringer fra periode 201610 på konto 5000.

Du kan også benytte såkalte søketegn. Dersom du f.eks. skriver 5* i Konto-kolonnen, vil du få fram alle posteringer på konti som har første siffer lik 5. Skriver du f.eks. H* i tekstfeltet får du fram alle posteringer der bilagsteksten begynner med H. Systemet skiller mellom små og store bokstaver.

Avansert spørring

Spørring bilag

Dersom du bruker en avansert spørring vil du få frem et spørrebilde (også kalt spørreoppsett) som kan brukes til å bestemme hvordan resultatet av spørringen skal vises på skjermen. Litt avhengig av hva du skal spørre på, ser spørreoppsettet slik ut:

• Kolonnenavn: Viser navnene på alle datakolonnene det er mulig å spørre på. Det er mulig å overskrive kolonnenavnene med egne betegnelser, men datainnholdet blir uansett det samme.
• Vis: Her kan du krysse av for de kolonnene du vil ha med i spørreresultatet. Det vil som regel være en fordel å ta med bare de kolonnene som er relevante for ditt søk.
• Sort: Her kan du styre hvordan spørreresultatet skal sorteres. Verdien 1 gir stigende sortering, -1 gir synkende. Det er også mulig å bruke flere sorteringskriterier sammen og primærsortere og sekundærsortere ved å bruke verdiene 2 og 3 osv på andre kolonner.
• Brudd: Her kan du krysse for å få bruddsummer i spørreresultatet, f.eks. dersom du ønsker en sum pr konto eller pr periode.
• Tekst: her kan du krysse av dersom du ønsker å få med teksten til den aktuelle kolonnen i spørreresultatet. For f.eks. kontokolonnen vil dette gi deg kontonavnet i tillegg til kontonummer i resultatet. For enkelte kolonner vil du ikke få noen relevante tekster.
• Fra: her kan du legge inn hvilken verdi du vil søke på. Dersom du skal søke på et intervall må du også fylle inn Til-feltet. Dersom du bare skal søke på en enkelt verdi må du legge denne inn i Fra-feltet. Det er også mulig å søke på f.eks. alle konti som begynner på 6 ved å skrive 6* i Fra-feltet.

Øverst til venstre i spørreoppsettet kan du velge hvilke posteringer du vil ha med i spørringen. (Ikke bokførte poster, hovedbok, og historisk hovedbok.)

Nedtrekksmenyen viser hvile spørre-maler som ligger lagret.

I den øvre høyre delen av spørrebildet finnes det noen knapper som kan brukes for å tilpasse utseendet på spørreresultatet, og til å lage maler.

• Knappen med en A som står opp ned brukes for å sette kryss i Vis-kolonnen på allevradene i spørrebildet, aktuell dersom du vil ha med alle kolonnene i resultatet.
• Ø-knappen brukes for å fjerne alt som er fylt ut i tabellfeltet i nederste del av spørrebildet.
• Pilene opp og ned brukes for å velge hvilken rekkefølge du vil ha de ulike kolonnenevpresentert i resultatet. Rekkefølgen i spørreresultatet blir likt rekkefølgen i spørreoppsettet. Du må markere en rad før du kan flytte den opp eller ned med pilknappene.
• Lagreknappen brukes dersom du ønsker å lagre spørreoppsettet du har laget, som en mal du enkelt kan hente opp senere.
• Sletteknappen brukes for å slette spørremaler som er lagret tidligere. Du vil da få opp en liste med alle malene, der du må klikke på den malen du vil slette og trykke OK.
• OK-knappen brukes for å få gjennomført spørringen når du har fylt ut alle søkekriteriene. Det er også mulig å trykke på Enter-tasten for å få frem resultatet av spørringen.
• Avbryt-knappen brukes for å avbryte arbeidet med å fylle inn søkekriterier og gå tilbake til spørreresultatet eller hovedmenyen.
• Aggregert-boksen brukes dersom du ønsker å få resultatet summert på et overordnet nivå. Dersom du vil ha med detaljerte opplysninger om hvert bilag lar du denne være blank.