Brukerveiledning for uttak av SAP-rapporter for avsetning av tid og ikke avviklet ferie

DFØ har utviklet en løsning i SAP for avsetning av tid og ikke avviklet ferie i regnskapet etter kravene i SRS 25 Ytelser til ansatte. Under følger en bruksanvisning for hvordan du kan ta ut rapportene i SAP.

Kundens uttak av rapporter påvirker ikke den bokførte avsetningen. DFØ kjører avsetningen 5. virkedag i neste måned (dersom ikke annet er avtalt), og kunden må sørge for at timelister og fraværssøknader er à jour på det tidspunktet.

For å kunne kjøre rapportene må brukeren ha tilgang til alle ansatte i eget firma i SAP.

Oversikt over rapporter

Avsetningene dekkes av tre rapporter, i tillegg til en logg-rapport:

Avsetning for opptjente timesaldoer til avspasering (YPT_BUDSJ_FLEKS)

For å kunne kjøre rapporten i SAP må du først legge inn transaksjonskoden i feltet øverst til venstre i åpningsbildet i SAP. Rapporten åpnes ved å trykke Enter.

Når du er kommet inn i rapporten kan du velge en variant som er aktuell for ditt firma.

Velg varianten med firmakode og test, for eksempel variant 1000_TEST dersom firmakoden i SAP er 1000.

Varianten vil fylle ut firmakode og periode lik forrige måned. Dersom du ønsker å kjøre en annen periode kan du legge inn dette før du kjører rapporten med Utfør.

Rapporten gir et øyeblikksbilde basert på timer og fravær som er registrert i SAP.

Når rapporten er kjørt vil du få frem veldig mange kolonner som gir informasjon om den enkelte ansattes tilknytning i SAP. For å kun få frem de kolonner som er nødvendig har vi laget en visningsvariant:

Variant /CUSOPAL01 Oppfølging gjør at rapporten i hovedsak viser konteringsinformasjon, antall timer og avsetningsbeløpet.

Eksempel på en rapport:

Rapporten kan åpnes og lagres i Excel-format. Dette er spesielt aktuelt dersom kunden ikke kan ta i bruk de automatiserte løsningene og ønsker et bedre grunnlag for avsetning i mellomtiden.

Avsetning for timer til utbetaling (YPT_BUDSJ_OV_REISE_RUT)

Rapporten tas ut på tilsvarende måte som for Avsetning for opptjente timesaldoer til avspasering ved å i stedet legge inn transaksjonskode YPT_BUDSJ_OV_REISE_RUT i feltet i åpningsbildet i SAP.

De øvrige stegene er de samme, da alle tre løsninger er bygd på samme rapport.

Avsetning for opptjent, ikke avviklet ferie (YPT_BUDSJ_FERIE)

Rapporten tas ut på tilsvarende måte som for Avsetning for opptjente timesaldoer til avspasering ved å i stedet legge inn transaksjonskode YPT_BUDSJ_FERIE i feltet i åpningsbildet i SAP.

De øvrige stegene er de samme, da alle tre løsninger er bygd på samme rapport.

Loggrapport for bokførte avsetninger (YPT_BUDSJ_LOG)

Alle avsetninger som er produsert i SAP og bokført i Unit4 ERP kan hentes frem i en loggrapport i SAP. Her lagres alle dataene i avsetningen slik at man for eksempel kan avstemme beløpene i regnskapet mot grunnlaget.

Hver kjøring av de ulike rapportene får en unik ID. Basert på denne ID-en kan du hente frem loggrapporten for de ulike avsetningene som er gjort.

ID-en kan du finne i regnskapet ved å se på bilagsteksten på avsetningsbilaget. I eksemplet under er ID-en for den aktuelle avsetningen 1.

Loggen viser 3 typer opplysninger:

• Administrasjonsdato gir informasjon om når rapporten er kjørt.
• Fildata gir samme informasjon som filene som er overført mellom SAP og Unit4 ERP.
• HR data viser det detaljerte grunnlaget pr. ansatt med antall timer/dager, sats, konteringsdimensjoner, avsetningsbeløp og så videre.

I de fleste tilfeller vil det være HR data som aktuell å bruke for å kunne se en spesifikasjon av avsetningen.

Når du kjører rapporten for HR data er det mulig å legge inn tilleggsspesifikasjon dersom du har behov for det. Rapporten kjøres med Utfør.

På samme måte som for de andre rapportene kan også loggen lagres i Excel.