Reiseregning og utgiftsrefusjon for ansatte

Registrere en reiseregning

1. Trykk på + i reiseregning.
2. Legg inn dato og tid for reisestart og reiseslutt.
3. Legg inn formål (obligatorisk). Velg land hvis reisen ikke er i Norge. Legg inn sted (sted blir synlig i listen over reiseregninger).
4. Endre eventuelt regulativ.
5. Legg eventuelt til nytt reisemål.
6. Skriv eventuelt kommentar.
7. Trykk på refusjoner i menyen. Reiseregningen lagres som utkast.
8. Endre eventuelt kostnadstilordning.
9. Hvis du har rett på kostgodtgjørelse, trykker du på kostgodtgjørelse. Huk av for kostgodtgjørelse. Kryss av for de måltidene du har fått dekket på reisen og eventuelt endre tidspunkt. Trykk på ok. Les mer om hvordan du registrerer kostgodtgjørelse (PDF).
10. Registrer eventuelt nattillegg.
11. Registrer eventuelt kilometergodtgjørelse.
12. Kompensasjonstillegg beregnes automatisk på bakgrunn av antall timer i utlandet. Hvis du har registrert reisemål i både Norge og utlandet og oppholdet i Norge varer i mer enn 12 timer, må du ta stilling til følgende avhukingsboks: «Jeg har ikke hatt oppdrag i Norge på vei til eller fra utenlandsoppholdet» for riktig beregning av antall kompensasjonstillegg.
13. Legg eventuelt til utgiftsposter (eventuelt med vedlegg).
14. Hvis du har brukt et kredittkort som er registrert i dine personopplysninger, kan du få opp transaksjoner fra kredittkortet direkte inn i reiseregningen ved å trykke på ikonet til høyre (tre vertikale prikker).
15. Trykk eventuelt på vedlegg i menyen og legg til vedlegg.
16. Trykk på ikonet for lagre (diskett). Reiseregningen lagres som utkast. Du kan fortsette å registrere reiseregningen på et senere tidspunkt.
17. Trykk på send for å sende inn reiseregningen. Trykk på send inn.

Endre en reiseregning

1. Trykk på reiseregningen for å redigere. Hvis du har sendt reiseregningen til godkjenning, må du trykke på rediger.
2. Registrer endringene.
3. Trykk på ikonet for lagre (diskett) for å lagre reiseregningen som utkast eller på send for å sende inn reiseregningen.

Slette en reiseregning

Du kan bare slette reiseregninger som ikke er utbetalt.

1. Åpne reiseregningen.
2. Trykk på ikonet for mer (tre vertikale prikker).
3. Trykk på slett.
4. Trykk på ok. Reiseregningen slettes.

Kopiere en reiseregning

1. Trykk på den reiseregningen du ønsker å kopiere.
2. Trykk på ikonet for mer (tre vertikale prikker).
3. Trykk på lag kopi.
4. Velg ny startdato og gjør nødvendige endringer på reiseregningen.
5. Trykk på ikonet for lagre (diskett) for å lagre reiseregningen som utkast eller på send dersom du er ferdig og ønsker å sende den til godkjenning og utbetaling.

Legge til nytt reisemål

1. Trykk på reiserute i menyen i reiseregningen.
2. Trykk på legg til nytt reisemål. Reisemål 2 vises i reiseregningen.
3. Legg inn formål, avreisedato og avreisetid fra forrige reisemål, land, sted og eventuelt regulativ.
4. Gjenta punkt 2 og 3 for å legge til flere reisemål.

Registrere kostgodtgjørelse

1. Trykk på refusjoner i menyen.  
2. Trykk på kostgodtgjørelse.
3. Huk av for kostgodtgjørelse.
4. Kryss av for de måltidene du har fått dekket på reisen og endre eventuelt tidspunkt.
5. Trykk på ok.

Endre kostnadstilordning

1. Trykk på refusjoner i menyen i reiseregningen.
2. Trykk på kostnadstilordning generelt.
3. Trykk på det øverste feltet der det står 100,00 % og legg inn endringene. Du endrer kostnadstilordning for hele reisen. Hvis du skal fordele kostnadstilordning på reisen prosentvis, må du endre andelen.
4. Trykk på "fordel på flere" for å fordele kostnadstilordningen prosentvis.

Det er også mulig å endre kostnadstilordning for en utgiftspost.

Registrere nattillegg

1. Trykk på refusjoner i menyen i reiseregningen.
2. Trykk på nattillegg.
3. Huk av for de nettene du skal ha nattillegg.
4. Trykk ok.

Registrere kilometergodtgjørelse

1. Trykk på refusjoner i menyen i reiseregningen.
2. Trykk på kilometergodtgjørelse.
3. Trykk på "legg til ny distanse".
4. Fyll ut feltene. 
5. Trykk ok. Trykk eventuelt på legg til ny distanse og gjenta.
6. Trykk ok.

Tromsø har en egen sats for kilometergodtgjørelse. For Tromsø, velg Land = Norge, Tromsø.

Legge til utgiftsposter

1. Trykk på refusjoner i menyen i reiseregningen.
2. Trykk på "legg til ny utgiftspost".
3. Trykk på utgiftstype og velg utgiftstype.
4. Fyll inn andre felter (noen er obligatoriske, du får feilmelding hvis du ikke fyller ut) og trykk ok.
5. Legg eventuelt til vedlegg.
6. Gjenta for å legge til flere utgiftsposter.

Slette en utgiftspost

1. Trykk på utgiftsposten du skal slette.
2. Trykk på ikonet for slett (søppelbøtte).
3. Trykk på ok.

Registrere en reisesøknad

1. Trykk på + i reisesøknad.
2. Legg inn dato og tid for reisestart og reiseslutt.
3. Legg inn formål (obligatorisk). Velg land hvis reisen ikke er i Norge. Legg inn sted (obligatorisk).
4. Legg eventuelt til nytt reisemål.
5. Skriv eventuelt kommentar.
6. Trykk på estimerte kostnader i menyen. Reisesøknaden lagres som utkast.
7. Endre eventuelt kostnadstilordning.
8. Legg inn estimerte kostnader (obligatorisk).
9. Kryss eventuelt av på egen bil/leiebil og business-/førsteklasse for godkjenning av transportmiddel.
10. Registrer eventuelt forskudd. Endre eventuelt valuta og legg inn beløp.
11. Last opp eventuelle vedlegg til reisesøknaden.
12. Trykk på ikonet for lagre (diskett) for å lagre reisesøknaden som utkast eller på send og send inn for å sende inn reisesøknaden.

Endre en reisesøknad

1. Trykk på reisesøknaden.
2. Trykk på rediger.
3. Registrer endringene.
4. Trykk på ikonet for lagre (diskett) for å lagre reisesøknaden som utkast eller på send og send inn for å sende inn reisesøknaden.

Slette en reisesøknad

Reisesøknader som ikke er utbetalt kan slettes.

1. Åpne reisesøknaden.
2. Trykk på ikonet for mer (tre vertikale prikker).
3. Trykk på slett.
4. Trykk på ok. Reisesøknaden slettes.

Kopiere en reisesøknad

1. Trykk på den reisesøknaden du ønsker å kopiere.
2. Trykk på avbryt hvis reisesøknaden har blitt konvertert til reiseregning.
3. Trykk på ikonet for mer (tre vertikale prikker).
4. Trykk på lag kopi.
5. Velg ny startdato. Gjør andre endringer.
6. Trykk på ikonet for lagre (diskett) for å lagre reisesøknaden som utkast eller på send og send inn for å sende inn reisesøknaden.

Konvertere en reisesøknad eller et forskudd til en reiseregning

1. Trykk på den reisesøknaden/det forskuddet du ønsker å konvertere.
2. Trykk på ikonet for mer (tre vertikale prikker).
3. Trykk på konverter til reiseregning.
4. Endre dato osv.
5. Trykk på ikonet for lagre (diskett) for å lagre reiseregningen som utkast eller på send og send inn for å sende inn reiseregningen.

Endre eller slette forskudd

Forskudd som er lagret kan ikke endres/slettes. Du kan legge inn forskudd med negativt beløp.

Du finner forskudd i listen over reisesøknader.

Registere en reiseregning på grunnlag av en reisesøknad/et forskudd

1. Trykk på + i reiseregning.
2. Velg «Konverter godkjent reisesøknad». (Du får kun opp valget «Konverter godkjent reisesøknad» hvis du har en reisesøknad/et forskudd som er godkjent (og postert) og hvor startdato har passert dagens dato.)
3. Du får opp en liste over godkjente reisesøknader/forskudd. Velg reisesøknad/forskudd du ønsker å konvertere til reiseregning.
4. Fyll ut reiseregningen. Noen felter er fylt ut, disse kan endres ved behov. Trekk for utbetalt forskudd finner du nederst på refusjoner.
5. Trykk på ikonet for lagre (diskett) for å lagre reiseregningen som utkast eller på send for å sende inn reiseregningen.

Du bruker utgiftsrefusjon når du har hatt utlegg for arbeidsgiver, som for eksempel for kontorrekvisita eller frimerker. Det samme gjelder for reiserelaterte utgifter som for eksempel pass, visum o.l.

Utgifter du har hatt som er dine egne, som skal lønnsinnberettes og som arbeidsgiver skal dekke, som for eksempel fri avis, treningsavgift og mobiltelefon/internett, må du registrere i e-skjema på nett, i selvbetjening for ansatte.

Registere en utgiftsrefusjon

1. Trykk på + i utgiftsrefusjon.
2. Legg inn dato og formål (obligatorisk).
3. Endre eventuelt kostnadstilordning.
4. Legg til en eller flere utgiftsposter.
5. Hvis du har brukt et kredittkort som er registrert i dine personopplysninger, kan du få opp transaksjoner fra kredittkortet direkte inn i reiseregningen ved å trykke på ikonet til høyre (tre vertikale prikker).
6. Trykk på vedlegg i menyen og legg til vedlegg.
7. Trykk på ikonet for lagre (diskett). Utgiftsrefusjonen lagres som utkast. Du kan fortsette å registrere utgiftsrefusjonen på et senere tidspunkt.
8. Trykk på send for å sende inn utgiftsrefusjonen. Trykk på send inn.

Slette en utgiftsrefusjon

Utgiftsrefusjoner som ikke er utbetalt kan slettes.

1. Åpne utgiftsrefusjonen.
2. Trykk på ikonet for mer (tre vertikale prikker).
3. Trykk på slett.
4. Trykk på OK. Utgiftsrefusjonen slettes.

Kopiere utgiftsrefusjon

1. Trykk på den utgiftsrefusjonen du ønsker å kopiere.
2. Trykk på ikonet for mer (tre vertikale prikker).
3. Trykk på "lag kopi".
4. Velg ny startdato. Gjør andre endringer.
5. Trykk på ikonet for lagre (diskett) for å lagre utgiftsrefusjonen som utkast eller på send for å sende inn utgiftsrefusjonen.

Legge til utgiftsposter

1. Trykk på "legg til ny utgiftspost".
2. Trykk på utgiftstype og velg utgiftstype.
3. Fyll inn andre felter (noen er obligatoriske) og trykk ok.
4. Gjenta for å legge til flere utgiftsposter.

Slette en utgiftspost

1. Trykk på utgiftsposten du skal slette.
2. Trykk på ikonet for slett (søppelbøtte).
3. Trykk på ok.

Legge til vedlegg ved å ta bilde med telefonens kamera

1. Trykk på vedlegg i menyen i reiseregningen eller utgiftsrefusjonen. Du kan også legge til vedlegg på en utgiftspost.
2. Trykk på "nytt vedlegg".
3. Trykk på "ta bilde" for å ta et bilde med telefonens kamera.
4. Svar ok på "DFØ vil ha tilgang til kameraet". (Gå til innstillinger på telefonen for å slå tilgangen av eller på på et senere tidspunkt.)
5. Ta bilde. Trykk på "Use Photo". Eller trykk på "Retake" for å ta nytt bilde.
6. Trykk på filnavn. Skriv inn navn og trykk på ok.
7. Trykk ok. Vedlegget lagres. (Hvis du ikke er koblet til wifi, får du spørsmål om du ønsker å laste opp vedlegg over mobilnettverk.)

Legge til vedlegg ved å laste opp en fil som ligger på telefonen

1. Trykk på vedlegg i menyen i reiseregningen eller i utgiftsrefusjonen. Du kan også legge til vedlegg på en utgiftspost.
2. Trykk på "nytt vedlegg".
3. Trykk på «velg eksisterende».
4. Velg ønsket fil. På iPhone er det kun mulig å velger bilder som ligger på kamerarullen (på grunn av en begrensning i iOS). På Android kan du velge blant alle filer på telefonen.
5. Svar ok på "DFØ vil ha tilgang til bildene dine". (Gå til innstillinger på telefonen for å slå tilgangen av eller på på et senere tidspunkt.)
6. Velg fil.
7. Trykk på filnavn. Skriv inn navn og trykk på ok.
8. Trykk på ok. Vedlegget lagres. (Hvis du ikke er koblet til Wi-Fi får du spørsmål om du ønsker å laste opp vedlegg over mobilnettverk.)

To tips

• Ta gjerne ett bilde per kvittering.
• Du kan åpne en PDF-fil på telefonen og ta skjermbilde av den.

Slette et vedlegg

1. Trykk på vedlegget.
2. Trykk på ikonet for slett (søppelbøtte).
3. Trykk på ok.

Slette et vedlegg til en utgiftspost

Du må slette hele utgiftsposten, du kan ikke bare slette vedlegget.

1. Trykk på utgiftsposten.
2. Trykk på ikonet for slett (søppelbøtte).
3. Trykk på ok.

Se på et vedlegg

1. Trykk på vedlegget. Vedlegget vises hvis det er et bilde.
2. Hvis du ikke kan se vedlegget, trykk på ikonet for last ned (pil ned).
3. Hvis ikke telefonen selv velger app, velg hvilken app du vil bruke for å laste ned vedlegget til. Eventuelt må du laste ned enn app for dette (for eksempel Adobe Acrobat på iPhone). Vedlegget vises.
4. Trykk på Tilbake til DFØ.

Legge til kredittkortbilag

1. Trykk på "legg til ny utgiftspost".
2. Trykk på ikonet for mer (tre vertikale prikker).
3. Trykk på "tilgjengelige kredittkortbilag".
4. Velg transaksjon.
5. Endre eventuelt utgiftstype.
6. Fyll eventuelt ut tilleggsfelter.
7. Endre eventuelt til et lavere beløp.
8. Trykk ok.
9. Trykk ok.
10. Gjenta for flere kredittkortbilag.

Se hva du har fått utbetalt og når

1. Trykk på utbetaling i hovedmenyen.
2. Trykk på reise og utgift.
3. Her finner du reisesøknader, reiseregninger og utgiftsrefusjoner som er utbetalt. Du ser også hvilket beløp som er utbetalt når.
4. Trykk på den du ønsker å se på. Slippen vises. Det er alltid den siste versjonen av slippen som vises.

Se hva som kommer til å bli utbetalt

1. Trykk på reiseregningen, utgiftsrefusjonen eller reisesøknaden du vil se på.
2. Trykk på ikonet for mer (tre vertikale prikker).
3. Trykk på vis slipp. Da får du opp en forhåndsvisning av hva du kommer til å få utbetalt.