Send faktura til en kunde av DFØ

Du må produsere fakturaer i elektronisk handelsformat (EHF) på en av tre måter: 

• i et eget økonomisystem som er knyttet opp mot et aksesspunkt. Dere må i så fall ha en aksesspunktavtale.
• gjennom formidlingstjenester som er knyttet til aksesspunktet
• bruke en nettbasert fakturaportal

Se her for mer informasjon om hvordan du kan sende EHF-faktura.

Utenlandske leverandører har sjelden et forhold til begrepet EHF (Elektronisk handels format). Grunnen til det er at EHF er en norsk tilpasning av et felles europeisk fakturaformat. 

Utenlandske leverandører benytter som oftest PEPPOL BIS for å sende elektronisk faktura. Enkelte utenlandske aktørportaler ønsker landskode foran organisasjonsnummeret. Norges landkode er: 0192:orgnr

Eksempel: 0192:999999999

Informasjon på engelsk om How to send an e-invoice finner du under «How to questions».

Det finnes mange felter i EHF som leverandører kan benytte. Her er en beskrivelse av de vi bruker, hvilken tagg det skal være, og hvordan slike referanser kan se ut for våre kunder. 

Kunder av DFØ benytter to ulike fakturasystemer; Basware og Unit4 ERP. Kontakt virksomheten du skal sende faktura til for å få vite hvilket system virksomheten benytter.

For virksomheter som benytter fakturasystemet Basware

Deres ref / bestillerreferanse 

Kjøperens referanse skal oppgis ved bestilling og returneres på faktura. 

• Referansen skal legges i taggen: Invoice/buyerReference
• Eksempel på referanser: 1460ABCD, 3260TRKNU eller 3700abc123

Kundens bestillingsnummer eller kontraktsnummer 

Hvis dere er tilknyttet e-handelsplattformen og mottar elektroniske bestillinger derfra, er bestillingsnummer påført bestillingen.

Hvis ikke, skal kundens bestillingsnummer legges i taggen: 

• Invoice/OrderReference/ID  
• Eksempel på bestillingsnummer: 12AB123456 eller 121S123456 eller 12A7123456

Ved kontraktskjøp (for eksempel husleie), så skal kontraktsnummer legges i taggen: 

• Invoice/OrderReference/ID  
• Eksempel på kontraktsnummer: CM1234 eller CM0006

Leverandørens ordrenummer 

Leverandørens ordrenummer skal legges i taggen: 

• Invoice/AdditionalDocumentReference/ID

Hvis eksternt vedlegg og ordrenummer forekommer, skal feltet være med på to forekomster med ulik dokumenttype.

Rammeavtalenummer 

Rammeavtalenummer kan legges i taggen: 

• Invoice/ContractDocumentReference/ID

Vedlegg 

Eventuelle vedlegg til faktura eller kreditnota skal være i PDF-format. Embedded vedlegg må også være i PDF.

For virksomheter som benytter fakturasystemet Unit4 ERP

Deres ref / bestillerreferanse

Kjøperens referanse skal oppgis ved bestilling og returneres på faktura.

• Referansen skal legges i taggen: Invoice/buyerReference
• Eksempel på referanser: 1460ABCD, 3260TRKNU eller 3700abc123

Kundens ordrenummer

Dersom dere mottar elektroniske ordrer fra kunden, skal ordrenummer være påført.

Hvis ikke, skal kundens ordrenummer legges i taggen:

• Invoice/OrderReference/ID
• Eksempel på ordrenummer: 600000010, 600000123

Periodisk faktura

Ved periodiske fakturaer (for eksempel husleie, strøm og så videre) skal objektID legges i taggen:

• Invoice/Buyerreference
• Eksempel på objektsID kan være telefonnummer, strømmålerID eller lignende.

Leverandørens ordrenummer

Leverandørens ordrenummer skal legges i taggen:

• Invoice/AdditionalDocumentReference/ID

Hvis eksternt vedlegg og ordrenummer forekommer, skal feltet være med på to forekomster med ulik dokumenttype.

Rammeavtalenummer

Rammeavtalenummer kan legges i taggen:

• Invoice/ContractDocumentReference/ID

Vedlegg

Eventuelle vedlegg til faktura eller kreditnota skal være i PDF-format. Embedded vedlegg må også være i PDF.

Hvis det er feil i innlesing av en faktura eller kreditnota i våre systemer, får du en e-post med feilmeldingene og hva du må gjøre. Når du har rettet opp feilen, sender du fakturaen eller kreditnotaen på nytt.

Du kan teste filene før du sender dem.

• DFØs filtester
• Difis filtester