Fagforeningstilknytning i lokale lønnsforhandlinger

Når et lønnsoppgjør er opprettet vil de tilknyttede medlemmene kunne sende kravskjema via systemløsningen direkte til fagforeningen. Tilknyttede medlemmer og deres kravskjema vil bli tilgjengelige i fagforeningens prioriteringsliste under forhandlingen.

Det bør avtales en frist mellom forhandlingspartene for når medlemslisten skal være ferdig oppdatert.

I Fagforeningstilknytning kan du:

• Velge hvilken fagforening medlemslisten gjelder, dersom du representerer flere fagforeninger
• Få en oversikt over ansatte i virksomheten
• Tilknytte medlemmer manuelt
• Tilknytte medlemmer automatisk ved opplasting av fil
• Få en oversikt over opplastede filer og status på disse
• Laste ned medlemsliste til Excel-fil

Fagforeningstilknytning blir tilgjengelig fra selvbetjeningsportalen og er tilgjengelig for brukere med rollen Fagforeningsadministrator.

Fagforeningstilknytning

Foreløpig får man tilgang til Fagforeningstilknytning via DFØ-ID og DLF:

Velg flisen Fagforeningstilknytning. Denne er kun tilgjengelig for de som har fått tildelt rollen Fagforeningsadministrator.

Velg fagforening

Når man åpner Fagforeningstilknytning så vil man først få tilgang til Velg fagforening, sammen med et tips og en hjelpetekst.

TIPS: Klikker du på lyspæren vil du få en forklaring på hva du kan gjøre på denne siden. Teksten lukkes når du klikker utenfor tekstboksen.

HJELPETEKST: Klikker du på spørsmåltegnet vil du få opp en hjelpetekst som gjelder det feltet spørsmålstegnet er plassert ved. Teksten lukkes når du klikker utenfor tekstboksen.

Trykk på pilen i feltet for Velg fagforening for å se hvilke fagforeninger som er tilgjengelige. Resten av bildet vil være tomt frem til du har valgt en fagforening i nedtrekkmenyen. Når du har valgt en fagforening vil resten av bildet vises.

Tilgjengelige valg i nedtrekkmenyen styres av hvilken eller hvilke fagforeninger som er knyttet opp mot din bruker. Dersom du mangler en fagforening i listen, kan du kontakte din arbeidsgiver.

Hvis du har tilgang til flere fagforeninger, kan du bytte mellom disse og se de respektive medlemslistene. Husk å lagre først hvis du har gjort endringer i medlemslisten. Skifter du fagforening og har glemt å lagre, vil følgende meldingen vises:

Trykk på Tilbake og så på Lagre dersom du ønsker å lagre endringene.

Liste over ansatte

Etter at du har valgt fagforening vises listen over ansatte.

Her får du oversikt over alle ansatte i din virksomhet og hvilken tariffavtale de er på. Denne er lastet opp fra SAP og viser informasjon slik den var per 01.05. inneværende år. Ingen av feltene kan endres med unntak av kolonnen Medlemskap.

I ansattlisten har du mulighet for å manuelt knytte medlemmer til fagforeningen, ved å huke av i boksen i kolonnen Medlemskap på venstre side.

• Kolonnen Utdanningstype viser NUS-kode dersom dette er lagt inn. Hvis ikke NUS-kode er lagt inn vises hovedutdanning.
• Kolonnen Stillingskode viser stillingskode og -betegnelse slik det ligger i lønnssystemet.
• Kolonnen Tilsettingsdato viser informasjon fra IT0041 i SAP. Hvis ansatt har teknisk tilsettingsdato (01-dato i SAP) er det denne som vises. Hvis ikke er det ansettelsesdato som vises (VB-dato i SAP).
• Kolonnen Fratredelsesdato viser fremtidige fratredelser fra og med 01.05. inneværende år, dersom dette er registrert.
• Kolonnen Tarifftilhørighet viser tariffavtalen den ansatte er registrert på i lønnssystemet.
• Kolonnen Status tarifftilhørighet viser eventuelle endringer på tvers av avtalene innenfor samme tariffperiode, for eksempel Akademiker utmeldt etter startdato for HTA.

FILTER: Ansattlisten kan filtreres på kolonnen Medlemskap for å kun vise medlemmer eller ikke medlemmer:

Ansattlisten kan også filtreres på Tarifftilhørighet:

GENERELT SØK: I generelt søk kan man søke fritt i ansattlisten. Det søkes da blant de kolonnene som inneholder et forstørrelsesglass. Det er mulig å søke på flere kolonner i samme søk:

Listen sorterer på treff etter hvert som det skrives inn en verdi:

Følgende kolonner inneholder sorterings- og/eller søkefunksjon:

• Medlemskap
• Ansattnummer
• Fornavn
• Etternavn
• Utdanningstype
• Stillingskode
• Tarifftilhørighet

Manuell tilknytning

Huk av for dine medlemmer i kolonnen Medlemskap. Linjen blir da markert, og den ansatte er registrert som medlem.

Fagforeninger som tilhører Akademikerne/Unio kan kun knytte til seg ansatte som er registrert med tarifftilhørighet Akademikere/Unio. Fagforeninger som tilhører LO/YS kan kun knytte til seg ansatte som er registrert med tarifftilhørighet LO/ YS.

Hvis man forsøker å knytte til seg en ansatt med motsatt tariffavtale så får man en feilmelding, og tilknytning mislykkes.

Knytning mellom fagforeninger og ansatte forutsetter at den ansatte og fagforeninger har samme tarifftilhørighet per 01.05. inneværende år. Dersom en ansatt som er registrert som medlem i din fagforening endrer tarifftilhørighet, vil medlemmet automatisk endre seg til «ikke medlem».

Ansatte vises med samme tarifftilhørighet som de er registrert med i lønnssystemet. Eventuelle oppdateringer av dette må derfor gjøres via lønnssystemet.

Når alle endringene er registrert, velges Lagre som du finner nederst på siden.

Bekreft med OK i neste bilde:

Medlemslisten blir lagret på den aktuelle fagforeningen som er valgt. Medlemmene får da mulighet til å velge den aktuelle fagforeningen i kravskjema.

Hver fagforening har sin egen lagrede versjon av ansattlisten. Når endringer blir gjort i ansattlisten til en fagforening, påvirker ikke dette ansattlisten til de andre fagforeningene.

Er det flere Fagforeningsadministratorer i samme fagforening, vil alle ha tilgang til samme versjon av ansattlisten.

NULLSTILL MEDLEMSKAP: Det er mulig å starte helt på nytt ved å nullstille fagforeningstilknytningen. Klikk på Nullstill medlemskap, og bekreft med OK. Denne funksjonen vil sette alle som er huket av som medlem tilbake til «Ikke medlem».

LAST NED MEDLEMSLISTE: Man kan laste ned den aktuelle versjonen av medlemslisten. Det er kun de ansatte som er merket som medlem som blir med i filen.

Filen lagres som et regneark. Filen må krypteres med passord da den inneholder sensitiv informasjon.

Filnavnet blir automatisk generert basert på firmakode og firmanavn samt dato og klokkeslett:
FIKO_Firmanavn_ååååmmddttmm
Eksempel: 9990_Testdirektoratet_202203211452

Denne filen kan bli gjenbrukt som opplastningsfil av medlemsliste til systemet.

Opplasting av medlemsliste

Som et alternativ til manuell tilknytning er det også mulig å laste opp en medlemsliste, slik at tilknytning skjer automatisk. Man trenger da enten ansattnummer eller fødselsnummer på medlemmene.

Malen kan benyttes som fil for å lage en medlemsliste. Filnavnet vil automatisk inneholde korrekt firmakode og firmanavn.

Vær oppmerksom på at resultatet fra siste opplastede fil vil overskrive tidligere registreringer eller opplastinger. Ansatte merket som «Medlem» i ansattlisten før opplasting, blir endret til «Ikke medlem» dersom ansatt ikke er med i siste opplastede fil.

- Klikk på Last ned mal:

- Lag et passord og klikk OK – se passordregler i passord-boksen:

- Åpne filen. Du må skrive inn passordet for å kunne åpne filen lokalt:

Eksempel på mal medlemsliste:

Se gjerne arkfane «Hvordan bruke filen» for mer informasjon.

Legg inn fødselsnummer og/eller ansattnummer, og lagre filen. Informasjon som legges i de andre kolonnene vil ikke bli registrert.

- Klikk på «Last opp medlemsliste» når medlemslisten er lagret og klar for opplasting:

- Velg aktuell fil og dobbeltklikk eller velg Åpne:

- Legg inn passordet som du laget ved nedlastning av malen:

Ved vellykket opplastning får man en status over antall vellykkede og mislykkede poster.
- Bekreft opplastingen:

Medlemmene fra filen skal nå være knyttet som medlemmer i kolonnen Medlemskap. Dette kan kontrolleres ved å filtrere Liste over ansatte til å kun vise Medlem:

Man kan også få en mer detaljert status under punktet Status etter opplasting av medlemsliste.

Medlemmene som ble tilknyttet via filinnlesning vil nå få endret status til Medlem:

Filen som lastes opp må være Excel-regneark (xlsx.format), og må inneholde fødselsnummer i kolonne A og/eller ansattnummer i kolonne B.

Filnavnet må ha formatet firmakode_firmanavn og være kryptert med passord.
Eksempel: 9990_Testdirektoratet.xlsx.

Status etter opplasting av medlemsliste

Hvis man har lastet opp en medlemsliste kan man se detaljer og status på postene etter opplasting.

Under «Opplasting av medlemsliste» vises da en tabell med en oversikt over gjennomførte opplastinger. Den siste opplastede filen ligger alltid øverst:

• Tidspunkt for opplasting viser dato og klokkeslett for opplastingen
• Lastet opp av viser brukernavn på den personen som lastet opp filen
• Medlemmer tilknyttet viser antall vellykkede tilknytninger
• Antall poster feilet viser antall mislykkede tilknytninger
• Totalt antall poster viser hvor mange linjer som var med i filen
• Filnavn viser navnet på den opplastede filen

Man vil kunne se alle opplastinger som har blitt gjort på den aktuelle fagforeningen, uavhengig av hvilken bruker som har lastet opp filen.

Trykk på den aktuelle linjen for den filen du ønsker å se status for. Tabellen under «Status etter opplasting av medlemsliste» vil vise den valgte filen:

«Status etter opplasting av medlemsliste» viser en mer detaljert beskrivelse av hver post i medlemslisten, med hvilke poster som var vellykkede, og hvilke poster som eventuelt var mislykket. Man kan bruke kolonnen Feilmelding for å se hvorfor posten feilet. Kontroller de postene som feilet og gjør eventuelle korrigeringer, enten i filen eller direkte i «Liste over ansatte».

OBS: Husk at medlemmer som tidligere var tilknyttet, ikke lenger er medlem dersom den ansatte ikke var inkludert i den siste opplastede medlemslisten.

FILTER: Man kan bruke filter i statuslisten for å skille mellom tilknyttede medlemmer og de postene som feilet. Listen sorteres da på kolonnen Resultat opplasting.

GENERELT SØK: I generelt søk kan man søke fritt i statuslisten. Det søkes da blant de kolonnene som inneholder et forstørrelsesglass. Det er mulig å søke på flere kolonner i samme søk. Listen sorterer på treff etter hvert som det skrives inn en verdi.

Følgende kolonner inneholder sorterings- og søkefunksjon:

• Fornavn
• Etternavn
• Feilmelding

LAST NED FEILLISTE: Det er mulig å laste ned feilliste dersom man ønsker å eksportere de postene som var mislykkede. Dette kan være nyttig dersom det f.eks. er flere ansatte som har feil tarifftilhørighet, og arbeidsgiver trenger en oversikt over hvilke ansatte som må korrigeres i lønnssystemet. Feillisten vil kun inneholde de postene som har status Feil.