Det skal utarbeides et opplegg for kontroll av opplysninger som legges til grunn for tildeling og den etterfølgende oppfølgingen og rapporteringen fra tilskuddsmottaker jf. bestemmelsene punkt 6.3.8.
6.3.8 Oppfølging og kontroll
6.3.8.1 Internkontroll hos tilskuddsforvalteren
For å sikre korrekt saksbehandling, skal tilskuddsforvalteren ha etablert systemer, rutiner og tiltak som blant annet har til hensikt å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler, jf. pkt. 2.4 om internkontroll.
Tiltakene skal bidra til å sikre korrekt
- registrering av faste data
- søknadsbehandling, herunder dokumentasjon av fastsettelse av tilskuddsbeløp
- registrering av vedtak om tilskudd
- utbetaling av tilskudd til rett mottaker og til rett tid
- registrering i regnskapet
- behandling av dokumentasjon fra tilskuddsmottakeren
Registrering og endring av opplysninger om betalingsmottakere skal utføres av andre enn den som utøver budsjettdisponeringsmyndighet.
6.3.8.2 Kontroll av informasjon fra tilskuddsmottakere
Tilskuddsforvalteren skal kontrollere informasjonen mottakeren sender inn som har betydning for søknadsbehandlingen. Tilskuddsforvalteren skal videre kontrollere rapporter som
tilskuddsmottakeren senere sender inn om måloppnåelsen, jf. pkt. 6.3.6. Gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres på en tilfredsstillende måte.
Kontrollen skal tilpasses den enkelte tilskuddsordningen og målet med den. Kontrollen skal ha et rimelig omfang i forhold til nytten og kostnadene ved kontrollen.
Tilskuddsforvalteren skal kartlegge henholdsvis risiko for at det oppstår feil på grunn av problemer med fortolkning av tilskuddsvilkårene og risiko for uregelmessigheter. Ut fra en vurdering av det samlede risikonivået og hva som er de vesentligste risikomomentene, skal det fastsettes hvilke kontrollpunkter som er mest aktuelle, og hvem som skal foreta kontrollen.
Oppfølging og kontroll skal tilpasses den enkelte tilskuddsordning
Oppfølging og kontroll er sentrale begreper i hele virkeområdet for økonomiregelverket (reglementet og bestemmelsene), og inngår i de fleste stegene i tilskuddsforvaltningen.
Kontrollen og oppfølgingen skal tilpasses den enkelte tilskuddsordning, og skal vurderes opp mot målet med ordningen. Det overordnede formålet med oppfølging og kontroll er todelt:
- å sikre riktig tildeling/beløp til riktig mottaker i søknadsbehandlingen
- at tilskuddet brukes i tråd med vilkår for tildelingen
Tilskuddsordningens risiko skal kartlegges allerede som en del av utredningen som gjøres før hovedelementene utformes. Departementet må vurdere hvilke kilder som kan gi nødvendig informasjon i risikokartleggingen. Se Kontrollere og følge opp (lenke).