Periodeavslutning

Generelt

For å ha god kontroll på regnskapet anbefales det å gjennomføre en periodeavslutning hver måned. Dette legger til rette for at eventuelle avvik oppdages tidlig og kan rettes i samme periode. Dette gir også et oppdatert regnskap og et bedre styringsgrunnlag.

Punktene i tabellen nedenfor viser hvilke vurderinger og aktiviteter som kan være aktuelle for en virksomhet ved periodeavslutning. Tabellen kan benyttes til å supplere eksisterende rutiner ved periodeavslutning. Denne veilederen er delt opp i områder med tilhørende aktiviteter. Siste del av veilederen inneholder en oversikt over avstemminger og kontroller som virksomheten kan gjennomføre for å øke kvaliteten på regnskapet.

Inngående faktura

Ved periodeslutt er det viktig at virksomheten har et mest mulig korrekt kostnadsbilde. Dette betyr at samtlige kostnader som gjelder perioden er bokført, og at eventuelle kostnader som tilhører andre perioder er henført til riktig periode. Et korrekt kostnadsbilde vil gi bedre oversikt over virksomhetens ressursbruk og dermed hjelpe beslutningstagere til å ta gode beslutninger på grunnlag av regnskapstallene. Løpende ajourhold gjennom måneden vil medføre mindre arbeid ved periodeslutt fordi virksomheten fortløpende har tatt stilling til periodiseringer. Under er det eksempler på aktiviteter virksomheten bør utføre ved periodeslutt for å sikre at inngående fakturaer blir periodisert på riktig måte.                                                

Avsetning for mottatte, ikke-bokførte fakturaer 

Ved periodeavslutning kan det oppstå avvik mellom mottatte og bokførte inngående fakturaer. Årsaken kan være at fakturaer som er mottatt i forsystemet ikke er ferdigbehandlet og derfor ikke overført til regnskapet. Ved periodeslutt bør virksomheten vurdere om avviket er vesentlig. Ved vesentlige avvik skal det gjøres en avsetning slik at kostnadsbildet gjenspeiler periodens ressursforbruk. 

I praksis kan dette gjøres ved at virksomheten tar ut en rapport fra fakturabehandlingssystemet over ikke ferdig behandlede fakturaer og gjør en avsetning dersom summen av kostnader som enda ikke er bokført for måneden som avsluttes, er vesentlig. 

Avsetning for påløpte kostnader 

Forbruk av varer og tjenester gjennom perioden blir ofte fakturert etterskuddsvis. Dette kan medføre at virksomheten ikke har mottatt faktura for varer eller tjenester ved periodeslutt. Virksomheten må da vurdere om de påløpte kostnadene er vesentlige. Hvis påløpte kostnader er vesentlige, skal virksomheten gjøre en avsetning slik at kostnadene for perioden blir reflektert i regnskapet. Dette kan i noen tilfeller være utfordrende og virksomheten er avhengig av at de som har kunnskap om påløpte kostnader melder fra til regnskapsansvarlig. I praksis kan dette løses ved gode rutiner og dialog med innkjøpsavdelinger, prosjektledere og andre som har budsjettdisponeringsmyndighet for å kartlegge kjøp av varer og tjenester hvor faktura ikke er mottatt. 

Periodisering av forskuddsbetalte kostnader 

Enkelte kostnader i en periode kan være forskuddsbetalt og gjelde for flere perioder. I disse tilfellene er det viktig at vesentlige kostnader henføres til riktige perioder. 

En praktisk løsning på dette vil være å gjennomgå fakturaer med vesentlige beløp som er mottatt i perioden. Det kan også være aktuelt å ta kontroller på kontoer som typisk har kostnader som går over flere perioder, for eksempel lisenskostnader, husleie og strøm.

Utgående faktura

Ved periodeslutt er det viktig at virksomheten har oversikt over utgående fakturaer. Transaksjonsbaserte inntekter skal resultatføres i den perioden de er opptjent. For å lese mer om kravene for opptjening se Behandling av transaksjonsbaserte inntekter. Løpende ajourhold gjennom måneden vil medføre mindre arbeid ved periodeslutt fordi virksomheten fortløpende har tatt stilling til periodiseringer. Aktivitetene som er beskrevet under kan være aktuelle ved periodeslutt.

Avsetning for opptjente, ikke fakturerte inntekter

Transaksjonsbaserte inntekter resultatføres når de er opptjent. Ved periodeslutt bør virksomheten gjennomgå samtlige aktiviteter som resulterer i transaksjonsbaserte inntekter for å vurdere om grunnlaget for opptjening er oppfylt uten at faktura er utsendt. Dersom gjennomgangen viser at opptjente, ikke fakturerte inntekter er vesentlige, må det gjøres en avsetning for inntektene. En praktisk løsning kan være å ha dialog med de ansvarlige for leveransene som genererer transaksjonsbaserte inntekter. Det vil være aktuelt å kartlegge om kriteriene for opptjening er oppfylt selv om virksomheten ikke har utsendt faktura.

Periodisering av mottatte forskuddsbetalinger

Når virksomheten mottar betaling for en leveranse må det gjøres en vurdering av om kriteriene for opptjening er oppfylt. Hvis inntekten ikke er opptjent må virksomheten klassifisere innbetalingen som kortsiktig gjeld. Ved periodeslutt bør virksomheten gjennomgå samtlige forskuddsbetalinger for å se om grunnlag for opptjening er oppfylt for hele eller deler av beløpet. Dette må gjøres i samråd med den delen av virksomheten som er ansvarlig for leveransen. Det må gjøres en vurdering om mottatt betaling kommer før leveransen er gjennomført og om tidligere klassifiserte forskuddsbetalinger kan inntektsføres.

Lønn

Lønnskostnader er for mange statlige virksomheter den største utgiften i regnskapet. Kostnader i forbindelse med variabel lønn skal kostnadsføres når den oppstår, i praksis vil dette for eksempel være når den ansatte har krav på avspasering eller ekstra utbetaling. Løpende ajourhold av timeføring er essensielt siden dette danner grunnlaget for lønnsavsetninger.

For virksomheter som er lønns- og regnskapskunder av DFØ tilbyr DFØ automatiserte løsninger for tidsavsetninger for:

• Avsetning for tidssaldoer
• Avsetning for timer til utbetaling
• Avsetning for opptjent, ikke avviklet ferie

Virksomheter som har tatt i bruk en eller flere av disse løsningene vil automatisk få avsetningene bokført i regnskapet. De kan dermed fokusere på å følge med på utviklingen av avsetningene over tid.

Virksomheter som ikke har automatiserte løsninger for avsetning av tid kan bruke aktivitetene som er beskrevet under for å gjennomføre avsetninger som gir et dekkende bilde av periodens lønnskostnader.

Avsetning for tidssaldoer

Det fleste statlige virksomheter har en ordning for fleksitid, avspasering eller lignende. Selv om denne tiden ikke blir utbetalt representerer den en kostnad for virksomheten i den perioden de ansatte opparbeider seg fleksitid, og lavere kostnad i den perioden de ansatte avspaserer (uavhengig av lønnsutbetalingen). I forbindelse med periodeavslutning bør det gjøres en avsetning hvis denne kostnaden anses å være vesentlig. Hvis virksomheten ikke har en teknisk løsning for å beregne eksakte kostnader kan det benyttes en gjennomsnittssats. For å lese mer om gjennomsnittsats se beregning av manuelle lønnsavsetninger i Behandling av ytelser til ansatte (SRS 25). En praktisk tilnærming vil være å hente ut en rapport fra tidsregistreringssystemet som viser alle timene de ansatte har til avspasering og deretter multiplisere antall timer med en gjennomsnittssats. Gjennomsnittssatsen bør oppdateres årlig.

Avsetning for timer til utbetaling

I mange statlige virksomheter blir reisetid, overtid og andre former for variabel lønn utbetalt en til to måneder etter opptjening. For at regnskapet skal gjenspeile aktivitetene til virksomheten, bør det gjøres en avsetning om denne kostnaden er vesentlig. Dette vil sikre at regnskapet gjenspeiler aktiviteten i perioden. En løsning kan være at virksomheten henter ut rapporter fra tidsregistreringssystemet som viser reisetid, overtid og andre former for variabel lønn. Antall timer kan multipliseres med en gjennomsnittssats. Om virksomheten har prosjektregnskap eller andre systemer som kan henføre kostnaden direkte kan dette være en bedre kilde for avsetningsbeløpet. For å lese mer om avsetning for timer til utbetaling se omtale i Behandling av ytelser til ansatte (SRS 25).

Avsetning for påløpte lønnsrefusjoner

NAV utbetaler refusjoner av lønnskostnader etterskuddsvis. Dette medfører at lønnskostnadene først blir redusert i den perioden virksomheten mottar refusjonene fra NAV, og ikke i den perioden kravet på refusjonen oppstår. Ved å gjøre en avsetning for refusjonene motvirker virksomheten denne forskyvningen, og dette bør gjøres dersom andelen refusjoner vurderes som vesentlig. For å lese mer om dette se lønnsrefusjoner.

DFØ tilbyr for sine kunder en automatisert løsning for avsetning av NAV-refusjoner. For mer informasjon om denne løsningen se omtale i Behandling av ytelser til ansatte (SRS 25).                       

Avsetning for andre påløpte lønnskostnader

Det bør gjøres avsetninger for andre kostnader hvor det er vesentlige avvik mellom opptjening for ansatte og utbetaling. Det kan eksempelvis være i forbindelse med lønnsoppgjør.

Anleggsmidler

Anleggsmidlene til virksomheten vil ofte utgjøre en betydelig del av eiendelene i balansen. Det er derfor viktig med korrekt håndtering av disse. Under er det eksempler på aktiviteter virksomheten bør vurdere ved periodeavslutning.

Balanseføring av nye anleggsmidler

Det er viktig at samtlige nye anleggsmidler blir balanseført. Ved periodeslutt må virksomheten påse at samtlige anleggsmidler er balanseført og har avskrivninger som reflekterer utnyttbar levetid. Om virksomheten anskaffer mange anleggsmidler i løpet av en periode kan det være hensiktsmessig å balanseføre disse løpende.

Salg eller utrangering av anleggsmidler

Dersom det er gjennomført salg av anleggsmidler i perioden må virksomheten foreta en gevinst- og tapsberegning. Det er i tillegg viktig at virksomheten utrangerer anleggsmidler som ikke lenger er i bruk, og at solgte og utrangerte anleggsmidler avsluttes i anleggsregisteret. Om dette ikke er gjort kan enkelte styringsrapporter fra anleggsregisteret gi misvisende informasjon.

Reklassifisering og endring av konteringsverdier

Ved periodeslutt må virksomheten ta stilling til om enkelte anleggsmidler skal reklassifiseres eller om det skal foretas endringer i dimensjonsverdier. Dette vil eksempelvis være hvis et anleggsmiddel som er under oppføring er ferdigstilt. Endring av dimensjonsverdier vil være aktuelt dersom anleggsmidler endrer koststed ved for eksempel omorganisering.

For virksomheter som får levert regnskapstjenester fra DFØ, og andre virksomheter som benytter Unit4 ERP som regnskapssystem, må endringen av konteringsdimensjoner og anleggsgrupper skje fra den første i måneden.

Avskrivinger

I regnskapet debiteres avskrivningsbeløpet på avskrivningskonto i kontogruppe 60 Av- og nedskrivning, og krediteres den aktuelle eiendelskontoen eller alternativt egen konto for akkumulerte avskrivninger i tilknytning til den aktuelle eiendelskontoen. Ved periodeslutt er det viktig at virksomheten fører avskrivningene for å få frem riktig resultat fra periodens aktiviteter.

Beholdninger av varer og driftsmateriell 

Beholdning av varer er eiendeler som
a) holdes for salg som en del av ordinær virksomhet
b) er under produksjon med henblikk på salg
c) i form av råvarer eller produksjonsmateriell er til bruk i produksjonsprosessen av varer og tjenester for salg

Beholdning av driftsmateriell er eiendeler som benyttes i eller utgjør en integrert del av virksomhetens offentlige tjenesteyting. Dette omfatter også råvarer og produksjonsmateriell til bruk i produksjonsprosessen ved offentlige tjenesteyting.

Forbruk av beholdninger

Virksomheter som har et system for løpende kostnadsføring av vareforbruk og forbruk av driftsmateriell har i prinsippet oppdaterte beholdninger ved hver periodeavslutning. For virksomheter som ikke har slike systemer kan det benyttes estimater i forbindelse med vareforbruket og forbruket av driftsmateriell. Om perioden inneholder stort vareforbruk og det er usikkerhet knyttet til estimatene, bør virksomheten gjennomføre telling for å kunne fastsette det reelle forbruket. Beholdningstap som ved svinn, ukurans og kassasjon knyttet til varer og driftsmateriell skal kostnadsføres i samme periode som tapet avdekkes.

Inntekt fra bevilgning, tilskudd og overføringer

Inntektsføring av bevilgning, tilskudd og overføringer skal resultatføres etter prinsippet om motsatt sammenstilling.

Bevilgning benyttet til investeringer

Andelen av inntekt fra bevilgninger og tilsvarende som benyttes til anskaffelse av immaterielle eiendeler og varige driftsmidler, skal ikke inntektsføres på anskaffelsestidspunktet. Inntektsføringen av bevilgningen utsettes til kostnadene påløper og avsettes i balansen på regnskapslinjen statens finansiering av immaterielle eiendeler og varige driftsmidler.

I takt med kostnadsføringen av avskrivninger av immaterielle eiendeler og varige driftsmidler skal det inntektsføres et tilsvarende beløp fra avsetningen statens finansiering av immaterielle eiendeler og varige driftsmidler. Dette medfører at kostnadsførte avskrivninger inngår i virksomhetens driftskostnader uten å få resultateffekt.

Inntektsføring av mottatte tilskudd og overføringer

Virksomheten må inntektsføre tilskudd og overføringer for aktiviteter utført i perioden. Inntekt fra tilskudd og overføringer skal resultatføres i takt med at aktivitetene som finansieres av disse inntektene utføres, det vil si i samme periode som kostnadene påløper. Utgifter knyttet til inntekt fra tilskudd og overføringer til virksomheten skal kostnadsføres i samme periode som aktivitetene er gjennomført og ressursene er forbrukt. For å kunne gjøre dette i praksis må virksomheten ha oversikt over kostnadsdriverne av samtlige aktiviteter som er finansiert ved tilskudd eller overføringer, og hvor mye som er pådratt i inneværende periode.

Inntektsføring av bevilgning

Etter prinsippet om motsatt sammenstilling skal virksomheten inntektsføre bevilgning i takt med at aktivitetene som finansiers av disse inntektene utføres, det vil si i samme periode som kostnadene påløper.

Det at inntektsføringen skal skje i samme periode som tilhørende kostnad påløper betyr ikke at inntekten må settes lik tilhørende kostnader, men det er en forenklet metode som kan benyttes. Som en praktisk tilnærming til prinsippet om motsatt sammenstilling kan virksomhetene se hen til periodens kostnader finansiert av bevilgning og inntektsføre et tilsvarende beløp som inntekt fra bevilgning.

Etter den forenklede metoden er grunnlaget for inntektsføring de påløpte kostnadene i perioden. For å finne grunnlaget for inntektsføring må virksomheten summere alle kostnader som finansieres av bevilgning. Dette krever at virksomheten kan skille mellom kostnader som finansieres med bevilgning, inntekter fra tilskudd og overføringer og transaksjonsbaserte inntekter. Virksomheten skal deretter inntektsføre tilsvarende beløp på konto 390 Inntekt fra bevilgning med motpost på konto 217 Ikke inntektsført bevilgning (nettobudsjetterte virksomheter).

Inntektsføringen av bevilgning bør være den siste føringen i perioden.

For å lese mer om inntektsføring av bevilgning se praktiske konteringseksempler for SRS 10 Inntekt fra bevilgninger, tilskudd og overføringer til virksomheten, samt overføringer til og fra staten.

Kontroll og avstemming

Under er det eksempler på kontroller og avstemminger som kan være aktuelle ved periode-, delårs- eller årsavslutning. Virksomheten må vurdere ut fra sin egenart hvilke som er aktuelle. Kontrollene og avstemmingene er ikke uttømmende og kan supplere virksomhetens eksisterende rutiner rundt periode-, delårs- og årsavslutning.

Kontroll av balanseføring av anleggsmidlene

Ved periodeslutt bør virksomheten påse at samtlige anleggsmidler er balanseført. Siden avskrivning og inntektsføring av bevilgningene henger sammen med tidspunktet for balanseføring er det viktig at virksomheten gjør dette i korrekt periode.

Inngående fakturaer med eiendeler som skal balanseføres konteres mot den aktuelle eiendelskontoen ved attestasjon i virksomhetens innkjøps- og fakturasystem. Ved periodens slutt må virksomheten gjennomføre en kontroll for å se at alle eiendeler som skal balanseføres er balanseført som anleggsmiddel i anleggsregisteret. I tillegg må virksomheten sjekke at ikke andre hjelpekontoer til bruk i anleggsregisteret har en saldo lik null.

Avstemming av kontospesifikasjon mot anleggsregisteret

Siden anleggsregisteret benyttes til styring av anleggsmidler er det viktig at regnskapet reflekterer disse verdiene. For å kontrollere dette kan virksomheten avstemme verdiene i anleggsregisteret mot kontospesifikasjonen. Eventuelle avvik kan indikere at det er gjort direkteføringer på eiendelskonto i kontospesifikasjonen.

Kontroll og avstemming av anleggsmidler og bevilgning benyttet til investeringer

Virksomheten må kontrollere bokføringen av anleggsmidler og den utsatte inntektsføringen av bevilgning benyttet til investeringer. Dette gjelder virksomheter som følger hovedregelen og punkt 13, 14 og 15 i SRS 10.

Dette kan gjøres ved å avstemme alle føringene gjort på konto 391 mot nye anlegg i anleggsregisteret i perioden. Avvik på dette punktet kan indikere at det er feil i bokføringen av den utsatte inntektsføringen.

Virksomheten må påse at statens finansiering av varige driftsmidler og immaterielle eiendeler stemmer med bokførte verdier av varige driftsmidler og immaterielle eiendeler. Dette gjøres ved å kontrollere at saldo på konto 215 stemmer med summen av kontogruppe 10, 11 og 12.

Virksomheten må kontrollere bokførte avskrivninger og nedskrivninger og påse at saldo på konto 395 stemmer med saldo på kontoene 600-607.

Kontroll av påløpte lønnskostnader, feriepenger og arbeidsgiveravgift

Når virksomheten har gjort avsetning for påløpte lønnskostnader på konto 291 Gjeld til ansatte, 294 Feriepenger og konto 278 Påløpt arbeidsgiveravgift, er det viktig at virksomheten kontrollerer disse ved periodeslutt.

Ved automatiserte avsetninger kan saldoen på de aktuelle avsetningskontoene avstemmes mot rapporter fra lønnssystemet.

Avsetning for inntekter og kostnader

Ved periodeslutt bør virksomheten gjennomgå avsetninger som er gjort i forbindelse med inntekter og kostnader. For å sikre et korrekt regnskap må virksomheten reversere tidligere avsetning når grunnlaget for avsetning ikke lengre er til stede.

For å kontrollere dette anbefales det at virksomheten ved hver periodeslutt gjennomgår saldo på periodiseringskontoene. Eksempelvis kontoer for forskuddsbetalte leiekostnader, påløpte kostnader, mottatt forskuddsbetalinger og opptjente, ikke fakturerte inntekter.

Avstemming av inntektsført bevilgning

Virksomheten bør avstemme at inntektsføringen på konto 390 er lik debetposteringene på konto 217.

Spesifikasjon av konto 217 Ikke-inntektsført bevilgning og konto 218 Ikke inntektsført tilskudd og overføringer

Nettobudsjetterte virksomheter har ofte mange finansieringskilder som skal inntektsføres. Siden det ikke er adgang for virksomhetene å inntektsføre bevilgning, tilskudd og overføringer før kostnaden tilknyttet aktiviteten er påløpt må virksomheten spesifisere beløpene som ligger på konto 217 og 218. Virksomheten må derfor ha kontroll over samtlige aktiviteter som skal finansieres av bevilgning, tilskudd eller overføring. Virksomheten bør jevnlig gjennomgå konto 217 og 218 og påse at disse er korrekt i henhold til aktiviteter som skal gjennomføres, og at det ikke gjenstår beløp som tilhører aktiviteter som er gjennomført.