Test Fem steg til god styringsinformasjon

Har du opplevd at du mangler riktig datagrunnlag eller gode nok analyser for rapporter du skal levere? Kunne bedre beslutninger blitt tatt om det allerede var på plass? Les om hvorfor god styringsinformasjon er viktig for styring i staten, og få råd om hvordan/hvorfor dere bør dere rigge dere til for å bruke kunnskapen.

Hva er styringsinformasjon, og når er den god?

For at din virksomhet skal kunne styre seg selv, eller for at ditt departement skal kunne styre underliggende virksomheter, er dere avhengig av god styringsinformasjon. Men hva består styringsinformasjon egentlig av?

Styringsinformasjon kan komme fra mange ulike kilder, som ulike rapporter, evalueringer og prosjekter, som vist i figur 1. Til sammen kan alt dette gi et helhetlig bilde av situasjonen dere er opptatt av.

Styringsinformasjonen hjelper dere med å

• følge med og ta informerte beslutninger om tiltak
• vite hva som virker
• vite om ressursbruken er effektiv
• forstå om dere gjør det på riktig måte

I regelverket omtales dette som virksomhetens egenart, vesentlighet og risiko. Det betyr at dere trenger ulik informasjon, men også at dere ikke nødvendigvis skal bruke alt. Dere må velge, prioritere, og ha en dialog for å … (fyll inn). Det er da det blir god styringsinformasjon.

Det er et krav at dere skal skaffe tilstrekkelig styringsinformasjon

Økonomiregelverket krever at statlige virksomheter skal sikre tilstrekkelig styringsinformasjon og forsvarlig beslutningsgrunnlag (§4 bokstav c), gjennomføre evalueringer når en trenger mer omfattende analyse og vurderingsgrunnlag (§16). For å støtte opp om styringen og sikre ansvarlighet skal måloppnåelse og resultater rapporteres internt og til overordnet myndighet (§9).

Hva er forskjellen på styringsinformasjon og kunnskapsgrunnlag

Når dere rapportere på styringsinformasjon, skal den gi uttrykk for den best tilgjengelige kunnskapen dere har på et område. Ved å legge langsiktig kunnskapsutvikling til grunn, blir det lettere både for dere og andre å se årlig rapportering i et flerårig perspektiv. Dere må kontinuerlig forsikre dere om at det som rapporteres har nytteverdi og blir brukt i styring.

Hva slags styringsinformasjon skal vi rapportere på, både på kort og lang sikt?

Det er den best tilgjengelige kunnskapen dere har på et eller flere områder dere rapporterer på.

Ved å samle, velge ut, analysere og rapportere over tid, blir det lettere for dere å se årlig rapportering også i et flerårig perspektiv. Deres ansvar er å kontinuerlig forsikre dere om at det dere rapporterer på har nytteverdi og blir brukt i styring.

De som er best til å finne ut hva dette er, det er dere selv, i dialog med andre aktører.

Hvorfor skal vi være opptatt av god styringsinformasjon?

Styringsinformasjon svarer ut informasjonsbehov på ulike nivåer til ulik tid

Styringsinformasjon er som regel det dere rapporterer til bruk i ulike styringsprosesser. Derfor er det naturlig at dere tenker på
• hva slags informasjon krever intern styring?
• hva skal vi rapportere til departement?
• når trenger vi å utvikle kunnskap, dele den med andre, og hva trenger vi for å utvikle politikk?

Det er en balanseøvelse å både drive langsiktig kunnskapsutvikling, og skaffe informasjon som kan brukes i den løpende styringen på ulike nivåer. Men dere kan altså bruke den både
• i et prosjekt
• i en enhet i en virksomhet
• i etatsstyringsdialogen mellom departement og underliggende virksomhet
• som grunnlag for politikkutvikling i departement og på Stortinget

Styringsinformasjon er nøkkelen til måloppnåelse og resultater

Styringsinformasjon består av data, analyse og vurderinger. Det er viktig at denne rapporteringen gir både oversikt og innsikt, slik at
Data: Nok og riktig, passe oppdatert, reliabel og valid
Analyse:
Vurdering:

Styringsinformasjon skal ivareta kontroll, læring og utvikling

Kontroll, eller etterlevelse, handler om at dere har oversikt over virksomhetens aktiviteter og resultater. Det sikrer at dere følger regelverk, retningslinjer og interne prosedyrer.

Ved å analysere dataene og vurdere resultatene, kan dere identifisere hva som fungerer bra og hva som kan forbedres, og også ta det med i dialogen med departementet. Dette gjør at dere utvikler virksomheten, oppnår bedre resultater og kan prioritere (et eller annet).
Det gjør dere ved å …

Styringsinformasjon gir dere oversikt over de viktigste tjenestene og aktivitetene

Å ha oversikt over virksomhetens viktigste tjenester og aktiviteter er en forutsetning når dere beslutter hva som skal prioriteres i styringen.
Har dere kartlagt de viktigste tjenestene og aktivitetene som inngår i produksjonen av tjenestene?

Forutsetninger for å lykkes med å bruke kunnskap i styring

En forutsetning for å få på plass riktig datagrunnlag og analyser som dere kan bruke i styring, handler om

hvordan dere tenker allerede før dere lager styringsparametre og planlegger
hvorfor dere bestiller informasjon, og av hvem
hvilke spørsmål dere stiller før dere velger ut hva som skal være styringsinformasjon

Start med å se på utredninger

Utredninger er det naturlige startpunktet for styringsinformasjon. For å ta beslutninger om statlige tiltak, følger dere regler som definerer hva styringsinformasjonen skal gi svar på. Alle statlige tiltak er i utgangspunktet underlagt kravene i utredningsinstruksen. Instruksen stiller seks spørsmål som vi må besvare for å ha et godt beslutningsgrunnlag om hvilke tiltak som velges. Når tiltak er valgt, må dere også lage en plan å følge med og vurdere tiltaket etter hvert. Se til utredningen når dere skal planlegge og prioriter hvordan et tiltak skal følges opp.

Finn ut hva som er det vesentligste å følge med på

Når dere skal vurdere hvordan dere best kan følge opp et tiltak, må du kjenne tiltakets vesentlighet og risiko. Dette er spørsmål dere kan stille for å hjelpe dere på veien:
• Hva er det med tiltaket som kan få stor betydning enten for virksomhet, departement eller brukere?
• Hva er risikoen for at tiltaket ikke oppnår endringer, og dermed ikke ønsket effekt? Hvordan skal dere løse det?
• Er det trekk ved tiltaket som er særegent, og som setter rammer for hvordan vi følger det opp??

Organisere

Når kunnskap og informasjon er godt organisert (i virksomheten?), kan dere enklere balansere det langsiktige perspektivet med prosessene som skjer årlig. Et slikt solid fundament gjør dere også bedre rustet til å takle kompleksitet og raske endringer i omgivelsene, fordi .. .

Hva slags informasjon det er hensiktsmessig å innhente, avhenger av hvor langt et tiltak er kommet i sin gjennomføring og hvor mye vi vet om hvordan tiltakene virker. I tidlig fase er det relevant å belyse gjennomføring og brukertilfredshet, mens det senere vil være viktigere å undersøke effekt.

Økt kompetanse og kunnskapsutvikling gir virksomhetene nye forutsetninger for å fremskaffe og bruke styringsinformasjon. Ny teknologi og store datamengder åpner opp for nye måter å bruke styringsinformasjon på.

Hustavle for ???

Å få til god styringsinformasjon er et slags tankesett du kontinuerlig har, som det er lurt at blant annet (nevne noen roller). Bruk vår hustavle i allmøter, avdelings- og seksjonsmøter, eller heng de opp på veggen for å få folk på alle nivåer med på tangegangen, fra toppleder til medarbeider.

Hustavle

Hvem har ansvar for styringsinformasjonen?

Hvis styringsinformasjonen dere velger og bruker skal gi innsikt i hvordan tverrgående samarbeid og felles tiltak bidrar til å nå overordnede mål, krever det krever koordinering og samarbeid internt, og på tvers av flere virksomheter. Meningen er at styringsinformasjonen fanger opp sammenhenger mellom ressursbruk, virkemiddelvalg og effekter innenfor et område eller en sektor.

Gi noen et koordineringsansvar

Styringsinformasjon har fire hovedformål:
• Beslutningsgrunnlag: Det gir grunnlag for å ta beslutninger om ..
• Støtte til planlegging og gjennomføring: Den hjelper med å planlegge og gjennomføre tiltak.
• Dokumentasjon av resultater for å vurdere om kursen bør justeres, tiltak avvikles eller videreføres.
• Følge med, ha oversikt, kontroll

I prosessen med styringsinformasjon deltar altså ulike aktører til ulik tid, og noen ganger er det samme aktørene. Vil dere sikre et godt samarbeid gjennom hele prosessen, fra bestilling til utforming og iverksetting, gjennomføring og rapportering, er det smart å gi noen koordineringsansvar. Koordineringsansvaret kan plasseres i en kunnskapsenhet eller i en styringsenhet.

Avklar også hvem som skal ha ansvar for
• måling
• evaluering
• rapportering

Programteori- et godt verktøy for å bli enige om ansvar

Programteori er et verktøy dere kan bruke for å få en felles forståelse av forhold mellom innsats, valg av virkemidler og måloppnåelse. Det handler om å beskrive hvorfor og hvordan ett eller flere sammenhengende tiltak fører til en ønsket endring eller tilstand.

Det finnes flere modeller for programteori dere kan velge mellom, som
• endringsteori
• intervensjonslogikk
• kausalstier
• logiske rammeverk

Uansett hvilken modell dere velger og som passer for det som dere skal gjøre, er målet med programteori å sammenstille forventningen om hvordan og hvorfor planlagte virkemidler fører til ønsket resultat. Det vil si den rasjonelle grunnen for iverksettelsen av et tiltak.

Knapp: Side om programteori (finnes det? Eventuelt lenke til kapittel om hvilke metoder som finnes

Samordningssider

Hvordan kan vi måle og følge opp

Tekst tekst tekst teskt Tekst tekst tekst teskt Tekst tekst tekst teskt Tekst tekst tekst teskt Tekst tekst tekst teskt Tekst tekst tekst teskt Tekst tekst tekst teskt Tekst tekst tekst teskt Tekst tekst tekst teskt Tekst tekst tekst teskt Tekst tekst tekst teskt Tekst tekst tekst teskt Tekst tekst tekst teskt Tekst tekst tekst teskt

Oversett styringsparameter til egen virksomhet

Styringsparametere brukes ofte i departementenes styring av underliggende virksomheter. De skal i utgangspunktet gjøre det enklere å fokusere på det som er spesielt viktig å følge med på.

Utfordringen er at styringsparametere alene sjeldent gir nok informasjon. Derfor bør dere se dem i sammenheng med andre data og analyser. Det gir dere et helhetlig bilde av virksomhetens resultater og måloppnåelse. For å få til dette i virksomhetsstyringen, må dere oversette styringsparametere til konkrete handlingspunkter i virksomhetsstrategien eller -planen.

Eksempler på handlingspunkter i virksomhetsstrategi, kan bare være kulepunkter
Hvilke resultater må vi skape for å nå ønsket effekt? Formålseffektivitet avklarer om vi gjør de rette tingene. Skaper vi resultatene på en god måte, gitt ressursene vi har tilgjengelig? Kostnadseffektivitet sier om en gjør tingene riktig.

Men det er også viktig å vurdere om vi har de rette forutsetningene for å levere resultater? Hva må vi gjøre i dag for å kunne levere på samfunnsoppdraget i fremtiden? Noen ganger krever det omstilling og utvikling for å forbedre virksomhetens muligheter for suksess.

Innhent kunnskap, innsikt og oversikt om ???

Hvilke metoder finnes for å skaffe styringsinformasjon, og hvilke passer?

Start med å tenke bredt om kunnskapsbehovet departementet og virksomhet har før dere utformer rapporteringskrav og velger metode. Her er noen gode forslag til spørsmål:
• Skal styringsinformasjonen ivareta «påse-ansvaret»?
• Skal den gi en pekepinn for hva som er behovet for mer informasjon?
• Skal den gi grunnlag for nye beslutninger?

Minioversikt over metoder

tabell som kan lastes ned

Side om metoder

beskrivende tekst for siden

Side om OECD kriterier

beskrivende tekst for hva kriteriene gjør

Bli god på styringsinformasjon ved å huske helheten

For å belyse sammenheng mellom ressursbruk, aktiviteter, leveranser og effekter er det behov for grundigere undersøkelser enn måling av en styringsparameter. Fordi det vil være kostbart å framskaffe styringsinformasjon som svarer på alt hele tiden, er det viktig å planlegge over tid hvilken styringsinformasjon som trengs når.

Samtidig må vi ta høyde for at det kan oppstå kriser og uforutsatte hendelser som gjør at det stilles helt nye spørsmål. Når en jobber godt med dataforvaltning over tid, har en oversikt og forutsetning for å finne frem ny styringsinformasjon.

Unngå disse fellene

Oppdatert: 22. mars 2024