For mange statlige virksomheter er tilskuddsforvaltning en stor del av oppgavene til virksomheten, for andre er det en liten del. Når departementet har delegert tilskuddsforvaltningen til en underliggende virksomhet, vil oppfølgingen inngå i den generelle etatsstyringen av virksomheten.
Bestemmelsene regulerer både departementets styring av underliggende virksomheter (etatsstyring) i kapittel 1 Departementets styring av virksomheter, og de underliggende virksomhetenes interne styring (virksomhetsstyring) i kapittel 2 Virksomhetens interne styring. Ettersom underliggende virksomheter er underlagt kravene i økonomiregelverket til blant annet internkontroll, regnskap og rapportering, vil deler av departementets oppfølging av delegert tilskuddsforvaltning kunne skje som en kontroll av at virksomheten har slike systemer og rutiner på plass.
Se DFØs fagområdesider om etats- og virksomhetsstyring.
Delegering og oppfølging av tilskuddsforvaltningen i underliggende virksomhet vil dermed ofte være omtalt både i tildelingsbrevet og hovedinstruksen.
I tildelingsbrevet stiller departementet Stortingets bevilgning til disposisjon for virksomheten det enkelte år. Her vil også mål, føringer og rapporteringskrav for året inngå. Hovedinstruksen klargjør fordelingen av ansvar og myndighet mellom departementet og den underliggende virksomheten og beskriver det som ligger fast over flere år, som for eksempel samfunnsoppdraget, ansvarsområder, delegert myndighet, krav til virksomheten og rammene for styringsdialogen.
Det vil typisk være dialog mellom departementet og den underliggende virksomheten som har fått delegert tilskuddsforvaltningen i forbindelse med forberedelsene til det årlige budsjettforslaget og i oppfølgingen av budsjettet.
Eksempler på konkrete oppfølgingstiltak knyttet til tilskuddsforvaltningen kan være at departementet:
- stiller krav om at rutiner og systemer er på plass
- setter tilskuddsforvaltningen på agendaen for etatsstyringsmøtene
- ber om statusrapport i løpet av året blant annet på tildelte og utbetalte midler og antall klagesaker
- ber om evaluering av tilskuddsordninger
- stiller krav til innhold i årsrapporten om tilskuddsforvaltningen