Personal

Personalanalyse-arket gir deg oversikt over demografien blant dine medarbeidere. Her er det greit å være oppmerksom på at fanene tilbyr flere måter å sammenlikne grupper av medarbeidere på.

Under «Nasjonalitet» brukes feltet for nasjonalitet i SAP. Dersom alle medarbeidere kommer opp som norske, er det fordi de er registrert med norsk nasjonalitet når de ble registrert i SAP.

Vi har integrert en medarbeiderliste i selve analysearket, men dersom du ønsker å ta ut detaljerte lister over medarbeidere, anbefaler vi at du bruker personalrapport-arket.

Beregning av snitt og median på alder og ansiennitet:

Gjennomsnitt og median beregnes på antall ansatte i innværende periode (måned) som standard. Ved valg av annen periode enn måned, eksempelvis år 2019, vil beregningene gjelde for desember 2019. Det samme vil gjelde for tertial og kvartal. I utvalget er eksterne (Medarbeidergruppe 8,9,X), timelønnede (Medarbeiderundergruppe 04,15,18,22) og personer på pensjonistavlønning (Medarbeiderundergruppe 30) ekskludert. Ved beregning av ansiennitet brukes datotype VB (Ansettelsesdato) som er registrert i SAP.

Aldersgruppering:

Grupperes på antall ansatte innværende periode (måned) som standard. Eksterne ansatte (Medarbeidergruppe 8,9,X) er ikke med i utvalget. For øvrige aldersgrupperinger (per. organisasjon og utdanning) er eksterne ansatte inkludert. Tips: Filtrere på medarbeidergruppe for å ekskludere eller inkludere enkelte medarbeidergrupper øverst i menyen.

Ansiennitetgruppering:

Alle ansatte medarbeidergrupper er med i utvalget. Tips: Filtrer på medarbeidergruppe for å ekskludere eller inkludere enkelte medarbeidergrupper øverst i menyen.

Medarbeiderlisten:

I medarbeiderlisten telles alle ansatte i inneværende periode som standard. Ingen medarbeidergrupper er ekskludert i utvalget.

Likestilling

Likestillingsarket gir deg sentrale nøkkeltall i likestillingsstatistikken for din avdeling eller organisasjon. Her er det lurt å merke seg at enkelte nøkkeltall-felter gir deg to tall, slik at du får oversikt over både menn og kvinner i din avdeling eller organisasjon.

Periodevalg

Likestillingsanalysens periodevalg er mer fleksibelt enn de andre rapportene i Innsikt. Nøkkeltallene i analysen viser statistikk fra den siste perioden i utvalget ditt. Du kan selv bestemme typen intervall på perioden du vil se. Analysen støtter fire typer intervaller: År, tertial, kvartal og måned. Det vil si at dersom utvalget ditt er for året 2020, og du har valgt å vise data tertialsvis, så får du tall fra hele det siste tertialet i 2020.

Beregninger

Gjennomsnittstallene i analysen beregnes på tvers av det valgte intervallet.

'Antall' beregnes som antall unike forekomster i løpet av perioden. For eksempel er 'antall ansatte' så mange unike ansatte som var aktive på minst ett tidspunkt i perioden. I noen tilfeller kan en person telles med flere ganger. Dersom en person for eksempel har vært midlertidig ansatt i deler av perioden og så gått over til fast ansettelse, vil de telles med både som midlertidig- og fast ansatt i perioden der overgangen skjer.

Gjennomsnittlig lønn regnes også på tvers av det valgte intervallet, der hver person kommer med en gang for hver måned de er aktive i utvalget. Dette sikrer at vi regner riktig snittlønn totalt på utvalget, men også at snittlønn blir riktig per person.

For tall som 'andel deltidsansatte' eller 'andel midlertidig ansatte', beregnes dette som andel av ansatte med samme kjønn. Eksempelvis er andelen for midlertidige menn lik antall menn med midlertidig ansettelse delt på totalt antall menn i utvalget.

Tall for sykefraværsrapportering beregnes likt som i sykefraværsanalysen. Se gjerne brukerdokumentasjonen til sykefraværsanalysen for mer informasjon om hvordan dette beregnes og grunnlaget for beregningene.

'Antall lederstillinger' teller hvor mange personer som innehar stillinger med ledertilknytning til organisasjonsenheten sin i SAP. Det er det samme som såkalt ‘hatt,’ eller tilordning som leder for egen organisasjonsenhet. Stedfortredertilknytninger blir ikke telt med.

Likestillingsskjema

Likestillingsskjemaet oppgir en oversikt over viktige nøkkeltall fordelt på perioder. Du velger selv hvilke intervaller dette skjemaet skal dele dataene opp i. Skjemaet tar ikke stilling til andre utvalg som blir gjort i rapporten. Det betyr at selv om du for eksempel velger en spesifikk medarbeidergruppe, så vil ikke dette påvirke tallene i likestillingsskjemaet.

Utvalg

I nøkkeltallene er følgende grupperinger ekskludert fra beregningsgrunnlaget.

Medarbeidergrupper:

• 8 – Eksterne med utbetaling
• 9 – Eksterne uten utbetaling
• X – Avvik eksterne med utbetaling

Medarbeiderundergrupper:

• 04 – Timelønn på C-tabellen
• 15 – Timelønn på C-tabellen uten medlemskap i SPK
• 18 – Eksterne prosjekter post 21.1, timelønn
• 22 – Svalbard timelønnede på C-tabellen
• 30 – Pensjonister på pensjonistvilkår

Lønnartene som inngår i beregningsgrunnlaget for lønn er:

• 1000 – Årslønn
• 1006 – Årslønn lederlønnstab.
• 1071 – Tilleggslønn årsbeløp
• 107A – Individuell lønn årsbel
• 108A – St.ansiennitet. Årsbel.
• 10SA – Årslønn Sjømenn

Andre bemerkninger:

Beløp fra delte stillinger og fungeringer inngår ikke i beregningsgrunnlaget.

Antall midlertidig ansatte i utvalget teller medarbeidergruppe 3 (Åremålsansatte) og 4 (Midlertidig/engasjerte tjenestemenn) i SAP.

Organisasjon

Organisasjonsarkene gir deg oversikt over ansatte og detaljer om stillingene og organisasjonshierarkiet. I noen tilfeller vil det være mer data i en graf enn hva som er mulig å vise. I de tilfellene dukker det opp et skrollefelt som kan benyttes til å dra seg lenger bort på x-aksen. Se grafen under nede til venstre for eksempel.

Nøkkeltallet Antall ansatte eksludert eksterne, innbefatter også midlertidige ansatte, som består av medarbeidergruppe 3 - Åremålsansatte, 4 - Midlertidig/ engasjerte tjenestemenn og 6 - Vikarer.

Vær oppmerksom på at fanene i rapportarket tilbyr flere måter å sammenlikne grupper av medarbeidere og stillinger. Du kan også velge å kun se besatte eller ikke-besatte stillinger, leder eller ikke leder og om en person er leder eller ikke.

Antall stillinger beregnes ved innværende periode (måned) som standard. Ved valg av annen periode enn måned, eksempelvis år 2019, vil beregningene gjelde for desember 2019, det samme vil gjelde for tertial og kvartal.

Ubesatte stillinger viser til tomme stillinger i SAP.

Midlertidig ansatte består av følgende medarbeidergrupper:

• 3 – Åremålsansatte
• 4 – Midlertidig/engasjerte tjenestemenn
• 6 – Vikarer

Års- og månedsverksanalyse

Års- og månedsverksanalysen gir deg mulighet til å se ressursinnsatsen til din virksomhet målt i utførte årsverk og månedsverk.

Rapporten gir deg også mulighet til å se planlagt ressursinnsats, og hvor stor del av differansen mellom de to som kommer av henholdsvis fravær og ekstratid.

Den planlagte ressursinnsatsen er beregnet på grunnlag av informasjonen i lønnssystemet. Vi har valgt å skille dette fra begrepet avtalte årsverk som beregnes av SSB, da grunnlaget for avtalte årsverk er det som er innrapportert via A-meldingen. Dette kan medføre differanser mellom de to, spesielt der det har vært endringer i lønnssystemet som strekker seg tilbake i tid.

Analysen forholder seg til ny definisjon av utførte årsverk per PM-2019-13 fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Dette er samme definisjon som rapporten YHR_AARSVERK i SAP bruker. Begge systemene beregner årsverk per ansatt og aggregerer, men små differanser kan allikevel oppstå på grunn av avrundingsforskjeller. Det kan også være forskjell dersom man sammenlikner lengre tilbake enn 2019, når den nye definisjonen trådte i kraft.

Les mer om denne definisjonen.

Årsverk beregnes på grunnlag av året som helhet, mens månedsverk beregnes ut ifra hver enkelt måned. Det gjør at beregningen tar stilling til at noen måneder er lengre enn andre, og at fravær derfor kan gi større utslag i kortere måneder. Beregningene tar stilling til skuddår. Tillegg for arbeidet ekstratid til årsverk og månedsverk beregnes ut fra planlagte timetall per år og per måned, og hentes fra Infotype 0007 - Planlagt arbeidstid.

I noen tabeller og visualiseringer er det mulig å se årsverk per måned eller månedsverk per år. Årsverk fordelt på måneder viser hvor mye av årsverket som ble opparbeidet i hver måned i perioden. Månedsverk per år viser summen av månedsverk i løpet av året. Et årsverk er ikke lik summen av månedsverk, heller ikke dersom man deler på 12. Dette fordi månedene har forskjellige lengde.

Rapportene som vises i bildet over gir muligheten til å se tall per ansatt, og i tillegg fordele på organisasjonsenhet, kostnadssted, yrkeskode og stillingsgruppe. Kostnadsstedet hentes fra Infotype 0001 - Plass i organisasjonen. Dersom en ansatt har tilhørighet flere steder, blir de som hovedregel regnet der de har sinn grunnstilling, altså fra Infotype 0001 - Plass i organisasjonen.

Grunnlaget for årsverksberegningen er dellønnsprosenten til den ansatte. Der den ansatte har flere stillinger er det summen av dellønnsprosentene som gjelder. Ansatte telles kun i de periodene hvor de er aktive. For timelønnede regnes ikke dellønnsprosenten med, istedenfor beregnes ressursinnsats på grunnlag av utbetalt tid for disse medarbeiderne.

I fravær telles alt fravær utover 1 dags varighet unntatt ferie og avspasering. Fraværsberegningen tar med fraværsprosent og stillingsprosent. Der det er flere fravær samtidig blir fraværsprosenten lagt sammen inntil 100 %, men en ansatt kan ikke ha mer enn 100 % fravær på en dag.

Som ekstratid telles all utbetalt arbeidstid. Dette omfatter timer for timelønnede, mertid, utbetalt overtid og utbetalt reisetid. Overtid og reisetid til avspasering telles ikke med selv om deler av tiden blir utbetalt, da dette skal avspaseres senere. Dersom tid senere blir utbetalt vil den telle med i den perioden den ble utbetalt.

Følgende medarbeidergrupperinger er utelatt. Disse er kombinasjoner av medarbeidergrupper og undergrupper. Disse begrensningene er også tatt med i nøkkeltallene for antall ansatte, og vil medføre at antall ansatte i denne rapporten ikke nødvendigvis vil være likt antallet i organisasjonsanalysen.

• 8-54, 8-73, 9-90, L-65, X-73,
• 6-30, 8-55, 8-74, 9-91, L-66, X-74,
• 7-09, 8-56, 8-75, 9-92, M-10, X-75,
• 7-44, 8-57, 8-77, B-06, M-14, X-76,
• 8-23, 8-58, 8-78, B-15, M-30, X-77,
• 8-38, 8-59, 8-79, E-30, P-27, X-78,
• 8-50, 8-60, 8-80, F-14, P-28, X-79,
• 8-51, 8-70, 8-92, L-62, X-70,
• 8-52, 8-71, 9-30, L-63, X-71,
• 8-53, 8-72, 9-67, L-64, X-72

I tillegg er følgende grupper ekskludert:

• MUG 10 lærlinger
• MUG 44 tiltak uten lønn
• MUG 30 pensjonist vilkår
• MG M – avvikende midlertidig ansatt
• MG L – Lokalt ansatte med MUG 63, 64, 65 og 66 (ambassade- ansatte i utlandet)
• MG 8, 9 og X - Eksterne

MG/MUG Utvalg valglisten

Ved å velge blant alternativene i nedslippslisten øverst til høyre i rapporten, er det mulig å definere et eget utvalg av medarbeidergruppene og undergruppene.

Der får du tre muligheter:

1. "MG/MUG Standard utvalg" er standardvisningen til rapporten, og følger de begrensningene som ble oppgitt ovenfor.
2. "MG/MUG Uten utvalg" gjør ingen forhåndsutvalg på medarbeidergrupper og medarbeiderundergrupper.
3. "MG/MUG Uten eksterne" ekskluderer kun medarbeidergruppene 8, 9 og X, men beholder alle andre grupperinger.

Lønn

Tallene i Lønnsanalyse- og rapportene har de samme definisjonene som i personalanalyse- og rapportene, inkludert lønnarter og medarbeidergrupper.

Lønnsanalyse-arket gir deg oversikt over årslønnen som er registrert i infotype 0008 i SAP.

Tallene i arket beregnes på den lønnen de var registrert med ved utgangen av den siste perioden i utvalget.

Dersom en person har sluttet i løpet av den siste måneden i utvalget, kommer den siste registrerte lønnen de hadde opp.

Lønnsanalysen beregner derfor kun en lønnspost per person uavhengig av periodeutvalget.

I nøkkeltallene er følgende grupperinger ekskludert fra beregningsgrunnlaget:

Medarbeidergrupper:

• 8 – Eksterne med utbetaling
• 9 – Eksterne uten utbetaling
• X – Avvik eksterne med utbetaling

Medarbeiderundergrupper:

• 04 – Timelønn på C-tabellen
• 15 – Timelønn på C-tabellen uten medlemskap i SPK
• 18 – Eksterne prosjekter post 21.1, timelønn
• 22 – Svalbard timelønnede på C-tabellen
• 30 – Pensjonister på pensjonistvilkår

Lønnartene som inngår i beregningsgrunnlaget for lønn er:

• 1000 – Årslønn
• 1006 – Årslønn Fagbrukerlønnstab.
• 1071 – Tilleggslønn årsbeløp
• 107A – Individuell lønn årsbel
• 108A – St.ansiennitet. Årsbel.
• 10SA – Årslønn Sjømenn

Beløp fra delte stillinger og fungeringer inngår ikke i beregningsgrunnlaget.

Lønnsutvikling

Lønnsutviklings-arket gir deg en oversikt over endringer i lønn.

Pivottabellen nederst gir gjennomsnittslønn per person per år.

Den oppgir kun lønnstrinn dersom ansatte kun har hatt ett lønnstrinn i løpet av året.

For inneværende år tar den kun stilling til lønnsendringer som har blitt registrert i systemet.

I nøkkeltallene er følgende grupperinger ekskludert fra beregningsgrunnlaget:

Medarbeidergrupper:

• 8 – Eksterne med utbetaling
• 9 – Eksterne uten utbetaling
• X – Avvik eksterne med utbetaling

Medarbeiderundergrupper:

• 04 – Timelønn på C-tabellen
• 15 – Timelønn på C-tabellen uten medlemskap i SPK
• 18 – Eksterne prosjekter post 21.1, timelønn
• 22 – Svalbard timelønnede på C-tabellen
• 30 – Pensjonister på pensjonistvilkår

Lønnartene som inngår i beregningsgrunnlaget for lønn er:

• 1000 – Årslønn
• 1006 – Årslønn Fagbrukerlønnstab.
• 1071 – Tilleggslønn årsbeløp
• 107A – Individuell lønn årsbel
• 108A – St.ansiennitet. Årsbel.
• 10SA – Årslønn Sjømenn

Beløp fra delte stillinger og fungeringer inngår ikke i beregningsgrunnlaget.

Fravær

Fraværsoversikten gir en fullstendig oversikt over alt fraværet blant dine medarbeidere.

Grafen til venstre viser hvor stor andel av dagsverkene i en periode som har gått bort på fravær. Du kan lett velge forskjellige fraværskategorier i grafen til høyre, eller spesifikke fraværskoder i filter-feltet til venstre.

I motsetning til sykefraværsanalysen, er fraværsanalysen ganske enkelt bygget opp. Den regner ut fravær i dagsverk og avtalte dagsverk, og sammenlikner disse tallene for å komme fram til en prosent. Den er fremdeles gjennomsnittsberegnet, slik at det kan oppstå forskjeller på noen brøkdels dager når fravær strekker seg ut over utvalgsperioden.

I noen tilfeller kan ansatte ha fravær på over 100 prosent i SAP. I slike tilfeller vil også fraværstallene i fraværsanalysen bli forskjøvet. Fraværsanalysen vil være riktig når man ser på en enkelt fraværstype, men den kan derfor avvike når man ser på flere, overlappende fraværstyper samtidig.

Alle visualiseringer som går over tid kan justeres til å vise den intervalltypen du ønsker, ved å velge med knappene øverst til venstre i arket.

Mange av visualiseringene i dette arket har drill-funksjonalitet. Denne funksjonaliteten lar deg velge en del av visualiseringen å se nærmere på.

Dersom du for eksempel velger en fraværsgruppe, vil visualiseringen gi deg mer detaljert informasjon om de forskjellige fraværstypene som inngår i den grupperingen.

Dersom du velger en organisasjonsenhet, vil den gi deg de underordnede enhetene.

Eksterne og honorarmottakere (medarbeidergruppene 8. 9 og X) er ekskludert fra utvalgene i denne rapporten.

Beregning

Avtalte dagsverk er beregnet ut ifra arbeidsdager og dellønnsprosent for de ansatte. Hver dag den ansatte er satt opp til å jobbe, produserer de en andel av et dagsverk lik dellønnsprosenten sin.

Hvilke dager som regnes som arbeidsdager baseres på arbeidsplanen i infotype 0007 - Arbeidsplan.

For de fleste ansatte betyr dette at arbeidsdager ikke produseres i helger, eller på de fleste helligdager.

Fravær beregnes på samme måte som avtalte dagsverk, men kun der ansatte har et registrert fravær. For delvis fravær ganges dellønnsprosent og fraværsprosent sammen.

Fraværsprosent beregnes som fravær i dagsverk delt på avtalte dagsverk.

Andel fravær i dagsverk

Visualiseringen viser en stolpe per periode, der hele stolpen representerer alle planlagte dagsverk i perioden. Dette er ment å gi en oversikt over hvordan fravær påvirker kapasiteten i perioden.

Den mørkelilla delen av hver stolpe viser hvor mange av disse dagsverkene som går bort på grunn av fravær, mens den lyselilla delen viser hvor mange dagsverk som gjenstår.

Fraværsdager i dagsverk fordelt på fraværstyper

Visualiseringen viser antall dagsverk som er gått bort på de forskjellige fraværstypene. Fraværstypene er delt inn i grupper for å gi bedre oversikt.

Fraværsoversikt

Fraværsoversikten gir deg et overblikk over hvor mye fravær hver enkelt ansatt har hatt, aggregert på tvers av tidutvalget ditt.

Du kan finne en større visning av denne rapporten i arket Fraværsrapport.

Fraværslisten

Denne listen oppgir hver enkelt fraværspost på de ansatte på tvers av tidutvalget ditt, med informasjon om fraværstype, andel og lengde.

Du kan også finne en større visning av denne rapporten i arket Fraværsrapport.

Fraværskvoter

Fraværskvoter gir deg oversikt over de ulike kvotetypene. Her har du i tillegg til standard utvalgslinje, mulighet til å filtrere på stillingsgruppe og navn.

Den øverste grafen til høyre på arket viser gjenværende kvoter per organisasjonsenhet. Denne grafen er lagt opp med drillingfunksjon. Det vil si at du kan klikke på en enkelt organisasjonsenhet og klikke på grønn hake. Grafen vil da drille ned ett ledd i organsasjonen, helt til du kommer ned på personnivå og kan se fordelingen av fraværskvoter på en enkeltansatt.

Grafen nederst til høyre gir en oversikt over gjenværende dager per kvotetype.

Ferieoversikt

Grafen Årlig avviklede feriedager, snitt per ansatt viser hvor mange feriedager i snitt de ansatte har tatt ut i løpet av eller hittil i år. Stolpene i diagrammet viser de avviklede feriedagene i de ulike månedene. Denne grafen vil ikke endre seg når du bruker periodevelgeren.

Grafen Avviklede feriedager viser antall feriedager som er avviklet eller godkjente fremtidige feriedager i de valgte periodene (månedsvisning, kvartalsvis, årlig etc.)

Ferieoversikten viser ferierelatert fravær og kvoter.

Rapport for feriekvoter

Rapporten lister gjenværende ferierelaterte fraværskvoter per dagens dato eller den siste valgte perioden dersom man benytter seg av periodevelgeren. Ved å gjøre et valg i periodevelgeren vises kun data for ansatte som har ansettelsesstatus aktiv i den siste valgte perioden.

Fraværkvoter som inngår i beregningsgrunnlaget for feriedager er:

• 30 Betalt ferie
• 31 Betalt ferie o/60 år
• 32 Ekstra beregnet ferie
• 37 Fjorårsferie annen etat
• 40 Ubetalt ferie

Fraværkvoter som inngår i beregningsgrunnlaget for etat og seniordager er:

• 62 Etatspesifikk permisjon med lønn
• 63 Tjenestefri senior +62

Gjenværende ferierelaterte fraværskvoter vises per dagens dato, eller den siste valgte periode dersom man benytter periodevelgeren. Ved å gjøre et valg med periodevelgeren, viser den kun data for ansatte som er aktive i den sist valgte perioden og som har en gyldig sluttrekkdato på fraværskvoten.

For mer detaljerte ferieopplysninger kan man enkelt finne frem i rapportene. Der har vi blant annet utviklet en rapport som viser feriesøknader som er sendt til godkjenning.

Rapport for fravær ferie

I Ferieoversikten beregnes avviklede feriedager med faktiske fraværsdager og ikke etter avtalte dagsverk som i fravær- og sykefraværsanalysen. Det vil si at dersom en ansatt har en 50 % stilling og avvikler en feriedag, regnes det som en fraværsdag og ikke som 0,5 dagsverk. Dersom man ønsker å se ferierelatert fravær i dagsverk kan man gjøre dette i fraværsanalysen.

Antall avviklede feriedager beregnes etter registrert fravær med fraværskode 210 - Ferie med lønn og 220 - Ferie uten lønn:

• Kvotetype 30 telles ned av fraværskoden 210 – Ferie med lønn
• Kvotetype 31 telles ned av fraværskoden 210 – Ferie med lønn
• Kvotetype 32 telles ned av fraværskoden 210 – Ferie med lønn
• Kvotetype 37 telles ned av fraværskoden 210 – Ferie med lønn
• Kvotetype 40 telles ned av fraværskoden 220 – Ferie uten lønn

Antall avviklede etat- og seniordager bergenes etter registrerte fravær med fraværskode 511V- Etatspesifikk permisjon m/lønn og 512 – Tjenestefri senior:

• Kvotetype 62 telles ned av fraværskoden 511V – Etatspesifikk permisjon m/lønn
• Kvotetype 63 telles ned av fraværskoden 512 – Tjenestefri senior

Sykefravær

Sykefraværsanalysen er laget spesifikt for å analysere sykefravær, og vil ignorere eventuelle valg av fraværsgrupper, undergrupper og typer som ikke faller inn i kategorien sykdom.

Fordi regelverket som styrer beregningen av sykefravær er såpass sammensatt, har vi valgt å skille sykefraværsanalyse ut i et eget ark. Dette regner fravær på en litt annen måte enn arket «Fraværsanalyse», og derfor vil det ikke være mulig å få tallene til å være helt like på tvers av disse to arkene.

Sykt barn

Fraværstypen «Sykt barn» regnes ikke som sykefravær, og må derfor analyseres via arket «Fraværsanalyse».

Egenmeldt sykefravær

Feltet viser prosent ut fra egenmeldt sykefravær ut fra avtalte dagsverk, på samme måte som den totale sykefraværsprosenten: sykedager*100/avtalte dagsverk. Det vil si at prosent egenmeldt og prosent sykemeldt summert, blir den totale sykefraværsprosenten.
Eksempel: Sykefravær 5 %, legemeldt 2 % og egenmeldt 3 %

Antall fravær etter fraværets lengde

Lengden på et fravær tar stilling til sammenhengende fravær. Dersom man for eksempel er egenmeldt i 3 dager, og så sykemeldt i 14 dager, vil egenmeldingen telle som et kortvarig fravær (3 dager). Sykemeldingen vil telle som et fravær utover arbeidsgiverperioden: 14 + 3 = 17 dager.

Antall fraværsdager vil ikke påvirkes, kun hvilken lengde-kategori fraværet blir talt i. Dette er for å passe på at lange fravær kommer i riktig kategori selv om de består av mange korte, sammenhengende fraværsforekomster.

Arbeidsrelaterte fravær

I nøkkelfeltet «Antall arbeidsrelatert» er det oppført to forskjellige tall. Årsaken til dette er at feltet «Arbeidsrelatert» i SAP nylig ble standardisert til å kun inneholde «Ja» eller «Nei.» Før dette var feltet et fritekstfelt, hvilket betyr at det kunne stå hva som helst der.

Dette er vanskelig for et datasystem å tolke. DFØ Fagbrukerinnsikt / Lederinnsikt for HR og lønn tolker et «Ja» som arbeidsrelatert og et «Nei» som ikke arbeidsrelatert. Alle andre verdier tolkes som «Ukjent».

Vi har valgt å presentere antall ukjente verdier som en egen verdi. Denne verdien kan for mange virksomheter være svært høy. Det vil være opp til ledere å vurdere sannsynligheten for at dette tallet inneholder flere arbeidsrelaterte fravær, og eventuelt ta høyde for dette.

Inndata til dette via app og portal ble standardisert i midten av 2018, slik at denne statistikken vil være mer pålitelig med tidsutvalg i det siste året, og vil fortsette å bli mer pålitelig framover.

Fagbrukere kan fremdeles registrere andre verdier enn «Ja» eller «Nei» i dette feltet når de registrerer fravær direkte i kjernesystemet.

For at dette feltet skal gi pålitelig statistikk anbefaler vi derfor at virksomhetene er konsistente når de registrerer innhold i dette feltet.

Beregningsmåte

Sykefraværsanalysen og rapporten er blant de mer komplekse arkene.

Det er mulig å velge om man ønsker å bruke NAV sin veileder gitt for intern sykefraværsrapportering, der man trekker bort feriedager fra de avtalte dagsverkene. Man kan også benytte seg av en annen metode uten feriefradrag, slik SSB gjør det ved rapportering på vegne av bedriftene i sine statistikker. "Med feriefradrag" er standardvisning. SSB sin beregningsmetode betegnes som "Uten feriefradrag", og må velges manuelt fra nedtrekksmenyen på siden av brukerdokumentasjonsknappen.

I noen tilfeller kan det være små avvik mellom tallene i DFØ Fagbrukerinnsikt / Lederinnsikt for HR og lønn og tallene som fagbrukere får ut via kjernesystemet.

I de fleste tilfeller er disse differansene ikke avvik, men forskjeller i utvalgskriteriene. DFØ Fagbrukerinnsikt / Lederinnsikt for HR og lønn gjør ikke noen standardvalg på medarbeidergrupper eller medarbeiderundergrupper, og tar ikke stilling til kontering når den regner ut sykefravær. Eventuelle forskjeller vil i de alle fleste tilfeller falle fullstendig bort dersom man har samme utvalg.

Eksempel på forskjell i sykefraværsprosent med og uten feriefradrag:

En ansatt har 22 avtalte dagsverk, 10 dager med ferie og 2 fraværsdager i løpet av en måned. I SAP og i Innsikt med alternativet med feriefradrag blir de avtalte dagsverk da 12. I Innsikt uten feriefradrag blir avtalte dagsverk fortsatt 22.

Regnestykket for å regne ut fraværsprosenten er som følger:
Sum fraværsdager*100 /avtalte dagsverk
Med feriefradrag: 2*100/12= 16,67 %
Uten feriefradrag: 2*100/22= 9,09 %

Tid

Overtidsanalyse

Overtidsanalysen gir oversikt over overtidslønnarter postert i SAP (dvs. etter godkjenning og lønnskjøring), i tillegg til saldoer på fleksitid og overtid.

Antall overtidstimer viser akkumulert antall overtidstimer totalt for de ansatte i utvalget på rapporten.
Saldo overtid/reisetid og Saldo fleksitid viser akkumulerte tidsaldoer for alle ansatte i utvalget.

Gjennomsnittlig overtidstimer per ansatt viser det gjennomsnittlige antallet overtidstimer for de ansatte i utvalget.
Gjennomsnittlig overtid per aldersgruppering viser det gjennomsnittlige antallet overtidstimer fordelt på aldersgrupperingene 20-29, 30-39, 40-49, 50-59, 60-64, 65-.
Gjennomsnittlig overtid per organisasjonsenhet viser det gjennomsnittlige antallet overtidstimer fordelt på organisasjonsenheter i virksomheten.

Overtid med beskrivelselister opp ansatte med overtid fordelt på antall timer, lønnart og dato.
Tabell lister opp saldo for overtid/reisetid og fleksitid per ansatt.
Negativ fleksitidssaldo lister opp ansatte som har mer enn 10 timer negativ fleksitidssaldo.
Positiv fleksitidssaldo lister opp ansatte som har mer enn 50 timer positiv fleksitidssaldo.

Antall AML-meldinger viser antall AML-meldinger per organisasjonsenhet.
AML-meldinger tabell viser AML-meldinger listet opp per ansatt.
AML overtid hittil i år (akkumulerte saldoer) viser opparbeidet AML-overtid listet opp per ansatt.

Tidslipp

Tidslipp viser resultatet av den nattlige tidevalueringen i SAP. Siden tidevalueringen ikke går kontinuerlig, vil ikke tiddata ligge i tidslipp direkte etter registrering, men bli oppdatert en gang i døgnet.

Tidslipp viser fravær og fremmøte registrert på ansatte.
Generert overtid viser overtidslønnarter generert av timeføringen. Vær oppmerksom på at denne fanen ikke bør brukes som fasit. Dette fordi all overtid registrert av ansatt blir medregnet. Det tas ikke hensyn til hvorvidt overtiden er godkjent eller avvist av leder.
Meldinger viser varsler om brudd på arbeidsmiljøloven (AML-meldinger) på ansatte. Månedsoversikt viser planlagt arbeidstid, godskrevne timer, i tillegg til saldoer for fleksitid og over-/reisetid.

Overtidssaldo og fleksitidssaldo gir en grafisk fremstilling av over- og fleksitidssaldo hentet fra tidslippen.

Logg over registrert arbeidstid

Logg over registrert arbeidstid gir oversikt over registrert arbeidstid i CATS arbeidstidsskjema / app og portal. Rapporten viser også logg over eventuelle korrigeringer den ansatte har gjort.

Vær oppmerksom på at rapporten ikke gir en fullstendig oversikt over all tid. Dersom en fagbruker registrerer fremmøte direkte i SAP vil ikke dette fremgå i rapporten.

Reise og utgiftsrefusjon

Reiseanalyse

I reiseanalysen får man en oversikt over antall reiser, reisedager sammenlignet med reisekostnader på organisasjonsnivå og individnivå. Datagrunnlaget for kostnader/ refusjonsbeløp er hentet fra opplysningene som framkommer av fullførte reiseregninger i SAP.

Kartet til høyre i visningen er er en enkel oversikt over hvilke land dine ansatte har reist til. Man kan trykke på det enkelte landet for å å opp mer informasjon om reisedetaljer knyttet til det enkelte landet.

I reiseoversikten til venstre kan du se antall reiser opp mot reisekostnader for den enkelte organisasjonsenheten. Ved å trykke på en organisasjonsenhet kan du drill deg nedover til du slutt kommer ned på personnivå. Du kan lese av tallene i oversikten ved å holde musepekeren over de ulike organisasjonsenhetene.

Reisedetaljer

I reisedetaljer finner du informasjon om reiseutgiftstypene som er blitt registrert og utviklingen over tid. Du kan blant annet se kjørte kilometer, de fem største utgiftstypene, fordelingen av benyttet transportmiddel, sum av utgiftstyper med mer.

Reiserapport

Rapporten viser en tabelloppstilling av reisedetaljer og en liste over ansatte som har reiser knyttet til seg. I begge tabeller har du mulighet til å sortere på reisenummer, -regulativ, skjema og -land. I tillegg kan du gjøre valg direkte i tabellene og eksempelvis sortere på bilags- eller ansattnummer.

Utgiftsrefusjoner

Utgiftsrefusjoner gir oversikt over utgiftstyper som er registrert i utgiftsrefusjoner. Du får innsikt i antall utgiftsrefusjoner og kan se utgiftsrefusjoner per organisasjonsenhet og per ansatt.