Lønn i staten

Kravene til lønn i staten

Alle virksomheter skal etablere systemer og rutiner som sikrer at lønn og andre lønnsopplysningspliktige ytelser blir korrekt registrert, beregnet, bokført, utbetalt og rapportert.

Det skal brukes et elektronisk økonomisystem som det er mulig å hente ut nødvendig informasjon fra systemet for budsjettkontroll og rapportering.

Hovedregelen i staten er månedlige lønnsutbetalinger, og at disse skjer den 12. i måneden. Ved utbetaling av lønn må virksomheten etablere rutiner som til enhver tid sikrer:

• korrekt registrering og oppdatering av faste lønnsdata og variable tillegg / variable trekk
• korrekte lønnsberegninger
• at regnskapsføringen er i henhold til de faktiske beregningene og utbetalingene av lønn
• korrekt utbetaling av lønn i tråd med det som er beregnet
• korrekt individuell innberetning av lønn og andre innberetningspliktige ytelser
• korrekt overføring av forskuddstrekk og andre trekk til offentlige myndigheter
• korrekt attestasjon og utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet av utgifter.

Lønnsutbetalinger skal følges opp som andre utbetalinger. Dette innebærer at:

• virksomheten skal ha tilgang til et elektronisk lønnssystem og lønnsdataene sine for å kunne lage rapporter og analyser vedrørende lønnsutgifter på personnivå og avdelingsnivå
• grunnlag for lønnsutbetalinger skal registreres i lønnssystemet
• utbetaling gjøres fra virksomhetens arbeidskonto i banken

Lønnssystem

Alle virksomheter skal bruke et elektronisk økonomisystem for registrering og regnskapsføring (bokføring og pliktig regnskapsrapportering) og for betalingsformidling. Lønnssystemet er en obligatorisk del av økonomisystemet, i følge Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.3.1.

Lønn og andre lønnsopplysningspliktige ytelser skal behandles gjennom lønnssystemet. Ved bruk av lønnssystemet og rutiner som skal etableres skal virksomheten sikre at lønn og andre opplysningspliktige ytelser blir korrekt registrert, beregnet, bokført, utbetalt og rapportert.

Virksomheten skal registrere og bokføre lønn og andre lønnsopplysningspliktige ytelser slik at gjeldende lov- og avtaleverk om rapportering blir ivaretatt, som rapportering til skatteoppkrever, Statens pensjonskasse og Arbeids- og velferdsetaten, og trukket medlemskontingent og andre trekk som virksomheten gjør (jf. bestemmelsene pkt. 5.2.4.4.). Rapporterte data skal kunne avstemmes mot et tilsvarende registrerte og bokførte data i økonomisystemet. Lønnssystemet er verktøyet som skal hjelpe til med å rapportere om trekkene og genererer data til lønnsstatistikk. Systemet skal også kunne produsere grunnlaget for å utarbeide lønnsslipper og lønns- og trekkoppgaver til de tilsatte.

Lønnssystemet skal inneholde detaljer om lønn og andre lønnsopplysningpliktige ytelser som gjelder hver enkelt tilsatt. Slike opplysninger er blant annet faste lønnsdata om de tilsatte og oversikt over opptjent og avviklet ferie. Denne detaljinformasjonen overføres ikke til regnskapssystemet.

Data som overføres fra lønnssystem til regnskapssystem må være slik at:

• avstemming mellom lønnssystem og regnskapssystem er enklest mulig
• det er klare referanser mellom det som er ført i kontospesifikasjon (hovedbok) i regnskapet, og de underliggende lønnstransaksjoner (sporbarhet begge veier)
• data overføres til riktige kontoer i regnskapet

Faste lønnsdata, variable tillegg og trekk og tabellverk danner grunnlaget for lønnsberegningen. Fra lønnssystemet skal det kunne produseres spesifikasjoner ved lønnsberegningen, samt spesifikasjoner som gjør det mulig å avstemme lønnsinnberetningen.

Lønnsutgiftene kan overføres regnskapet på et aggregert nivå, men det er krav til sporbarhet begge veier mellom lønnssystem og regnskapssystem. For å kunne importere lønnsdata på aggregert nivå må personopplysninger være registrert i lønnssystemet. Siden virksomheten skal kunne lage rapporter og analyser på forskjellige nivåer kan det være lurt å overføre denne type data til regnskapssystemet.

Lønnsberegning

Det skal være lagt inn faste lønnsdata som tariffer, regulativbestemte satser og de enkelte tilsattes sine lønnsplasseringer (lønnstrinn) i lønnssystemet. For hver periode skal det gjøres en beregning av lønn, med grunnlag i faste lønnsdata og variable tillegg og trekk.

Det skal produseres et lønnsforslag før en endelig lønnsbekreftelse kan skje, i følge Bestemmelsene punk 5.2.4.2. Lønnsforslaget skal gi virksomheten grunnlag for å avdekke eventuell feilregistrering eller feilbehandling.

Det som skal kontrolleres opp mot lønnsberegningsforslaget er:

• eventuelle feillister
• endringer i sentrale faste data siden forrige lønnsperiode (minimum satser, lønnstrinn og tilsattes bankkontonummer). Det er vanlig at lønnssystemet automatisk lager en liste over slike endringer som kan benyttes for kontroll mot dokumentasjonen
• antall lønnsmottakere som mottar utbetaling
• totalbeløp til utbetaling
• store nettobeløp til utbetaling
• negative nettobeløp
• forslag til konteringssammendrag (spesifikasjon av brutto utgifter per konto)
• forslag til lønnsjournal (stikkprøvekontroll)

Et nettobeløp er i denne sammenhengen det de tilsatte får utbetalt. Lønnsjournalen viser detaljer om den enkelte lønnsmottaker og i noen systemer er dokumentasjonen tilsvarende den lønnsslippen den tilsatte mottar. Her vil kontrollen ofte bestå i å kontrollere et mindre antall tilsatte

Eventuelle feil og mangler skal korrigeres, før det produseres et nytt lønnsberegningsforslag. Ved korrigering skal de samme rutinene følges som ved opprinnelig registrering.

På grunnlag av det kontrollerte lønnsberegningsforslaget utarbeides en lønnsberegningsbekreftelse som skal attesteres før lønnsutbetaling.

Faste lønnsdata

Faste lønnsdata kan grovt sett deles i to, og består av personopplysninger og tabellverk.

Personopplysninger

Personopplysninger er de faste opplysninger om de tilsatte, og er:

• navn og adresse
• tilsattnummer (personidentifikasjon)
• fødselsnummer
• stillingskode
• lønnstrinn/-plassering
• faste tillegg/ytelser ut over fast lønn
• trekkprosent og trekktabellnummer
• lønnskontonummer (bankkonto som arbeidsgiveren setter inn lønn til lønnsmottakerne på)
• trekk i lønn for fagforeningskontingent (beløp/prosent ) med angivelse av fagforeningsmedlemskap
• andre faste trekk (for eksempel bidragstrekk og påleggstrekk)
• koder til lønnsstatistikkformål (for eksempel utdanningskode)
• statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom, som arbeidsgiver plikter å føre etter § 5-1 punkt 4 i lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). Statistikken kan hentes fra lønnssystemet eller annet system for tidsregistrering. (Nærmere retningslinjer om dette er gitt av Arbeids- og velferdsetaten)
• skattekommune
• Nav-kontor
• dato for tilsetting
• tjenestested og enhet 
• stillingsandel
• eventuelle andre personrelaterte opplysninger

Arbeidstakere har ansvar for å gi riktige opplysninger om seg selv og for å kontrollere det som står på lønnsslippen er korrekt. De har også ansvar for å gi beskjed ved endring av opplysninger om seg selv, for eksempel ved nytt lønnskontonummer eller ny adresse.

Tabellverksdata

Tabellverksdata er informasjon som ikke er knyttet til den enkelte tilsatte, men som er nødvendig for at lønnssystemet skal fungere som forutsatt. Normalt gjøres endring av tabellverket sentralt av dem som drifter lønnssystemet (tjenesteyter eller hos virksomheten). Eksempler på tabellverksdata er:

• tabell over kronelønn for de ulike lønnstrinn
• tabell over lønnsarter
• tabell med trekkbeløp i de ulike trekktabeller
• tabellverk med utgiftsgodtgjørelser
• arbeidstakernes bidrag til Arbeidstakerorganisa­sjo­nenes opplysnings- og utviklingsmidler (fastsatt gjennom avtale mellom Kommunal- og moderniseringsdepartementet og hovedsammenslutningene)
• kodeverk over skattemyndighetenes innberetningskoder
• kodeverk for overføring fra lønnssystem til regnskapssystem

Rutiner for registrering av lønnsdata

Alle virksomheter skal etablere rutiner for registrering av lønnsdata. Dette omfatter blant annet

Grunnlag for registrering av data

Dette er dokumentasjon som viser opplysningenes berettigelse før registrering kan skje. Dokumentasjonen kan for eksempel være ansettelsespapirer, protokoll om lønnsforhandlinger og opplysninger fra tilsatt om bankkontonummer, skattekort, adresser med mer.

Dokumentasjonen skal oppbevares. Les mer om hvilken dokumentasjon som skal oppbevares og hvor lenge.

Kontroll med registreringen

Når det registreres data om den enkelte tilsatte i lønnssystemet, er det vanlig at det utføres kontroller om opplysningene fra dokumentasjonen er registrert korrekt i lønnssystemet. Systemet vil vanligvis ha funksjonalitet for å hindre feilregistreringer ved gyldighetskontroller av feltene som fylles ut og at alle felt er fylt ut. Kontrollene skal sikre at feil eller avvik vedlønnsberegningen minimaliseres.

Ajourhold av dataen

For at det skal bli utbetalt korrekt lønn må det etableres rutiner som sikrer at tabellverksdata er korrekte til enhver tid.

For mye utbetalt lønn

Dersom en tilsatt har fått for mye utbetalt i lønn, må spørsmålet om tilbakebetalingsplikt avgjøres i hvert enkelt tilfelle i samsvar med gjeldende rettsregler. Det vil i korte trekk dreie seg om en vurdering av om tjenestemannen har mottatt det som er utbetalt for mye i aktsom eller begrunnet god tro. Dette står nærmere forklart i Statens personalhåndbok.

Det overskridende beløpet skal utgiftsføres på kapittel og post, helt til det eventuelt blir tilbakebetalt. I virksomhetens regnskap må det også bokføres som en fordring.

Hvis den tilsatte samtykker i at beløpet trekkes i lønn, blir beløpet som forårsaket den for mye utbetalte lønnen tilbakeført (for eksempel bruttolønn, forskuddstrekk og pensjon). Trekkbeløpet vil utgjøre nettobeløpet som ble for mye utbetalt.

Dersom den tilsatte betaler inn beløpet, posteres innbetalingen i regnskapet på egen balansekonto for tilbakeholdt lønn. I lønnssystemet gjøres den samme tilbakeføringen med trekk i lønn, og saldo på balansekonto for tilbakeholdt lønn tilbakeføres.

Dersom avdrag trekkes i lønn over flere måneder inneværende år, registreres lønns- og trekkarten som et fast trekk. Det månedlige trekket registreres med avdragets beløp og saldo med det skyldige beløpet. Lønnstrekkene vil bli foretatt hver måned inntil saldoen er null. Hver måned vil avdragets beløp bli overført til økonomisystemet, og bli postert på en debetkonto. Når beløpet er ferdig trukket, foretas tilbakeføring i økonomisystemet. Fremgangsmåten ved bruk av balansekonto er den samme som nevnt ovenfor.

Dersom et krav for inneværende år blir stilt i bero, beholdes den posteringen som allerede er gjort.