Periode- og årsavslutning

Nye faner

• Saldobalansen: Benyttes for å ivareta kontrollsporet mellom den enkelte balansekontoen, avstemminger og underliggende dokumentasjon. Kan også benyttes for å holde orden på hvem som avstemmer hvilke konti, frister med videre. Overordnede konklusjoner og andre merknader kan også legges inn på kontonivå sammen med saldobalansen.
• Regnskap per periode: Viser bevegelser per konto per periode / måned og kan brukes av DFØ og dere for å få et overblikk og avdekke eventuelle åpenbare feil.
• Nye avstemmingsfaner: Det er tatt inn noen få nye faner som dere kan benytte for å avstemme enkelte konti og/eller områder. Disse vil ikke bli brukt av DFØ. Dette gjelder blant annet avstemmingsskjema for avstemming av bank og skjema for aksjer og andeler.

Endringer i eksisterende faner

• Kontroll mot saldobalansen: Ved avstemming er det viktig å kontrollere at summen av dokumenterte poster stemmer med endelig saldo på kontoen. Det er innarbeidet kontroller mot saldobalansen for å lettere dokumentere samsvar og avdekke eventuelle avvik.
• Merknader / konklusjoner: Det er gjennomgående lagt til rette for å legge inn vurderinger, oppsummeringer og konklusjoner per konto eller område.
• Melding fra DFØ: DFØ benytter avstemmingskoder som «Alt ok», «DFØ følger opp» og «Kunde følger opp». Koden «Alt ok» betyr at DFØ ikke har funnet feil eller avvik basert på tilgjengelig informasjon, men det garanterer blant annet ikke for fullstendighet.
• Spesifisering per konto: I flere faner er det lagt til rette for å kunne legge inn spesifisering av den enkelte balansekontoen. Det presiseres at disse ikke er tilpasset den enkelte kunde når det gjelder hvilken informasjon, eksempelvis hvilke dimensjoner, dere trenger å inkludere i disse avstemmingene. For mange av avstemmingene kan det være like hensiktsmessig å utarbeide spesifikasjonen i egne vedlegg. Husk da å henvise til vedlegget, samt navngi / lagre vedlegget slik at det er toveis sporing mellom avstemmingsmappa og underliggende dokumentasjon.

Avstemming av merverdiavgift for de som er merverdiavgiftspliktig inngår ikke lenger i avstemmingsmappa. Vi har avstemmingsmaler som kan legges i DFØ Fildel etter avtale med den enkelte kunde.

Legg også spesielt merke til endringene i fane E1. Denne er oppdatert for å ivareta endringene i Rundskriv 118 Regnskapsføring av pensjonspremie for statlige virksomheter.

Generelle endringer

DFØ jobber med å automatisere avstemmingsarbeidet ved bruk av RPA-teknologi, også kalt virtuelle roboter. På bakgrunn av dette har vi foretatt en rekke mindre tilpasninger i avstemmingsmappa for at automatiseringen av avstemmingene skal bli enklere. Endringene medfører ikke endringer i kontrollene som utføres.

I tillegg er det foretatt andre endringer som retting av formelfeil og tilpasninger i utformingen av fanene. Oppdatering av veiledningene pågår og distribueres fortløpende under rutiner for avstemming.

Endringer per fane i avstemmingsmappa

A4B – Oppfølging av systemkonti innkjøp og faktura Unit4 ERP
Det er laget en ny fane for oppfølging av systemkontoer for kunder som benytter innkjøps- og fakturaløsningen i Unit4 ERP. Avstemmingen gjøres av DFØ for både fullservicekunder og delservicekunder.

A8 – Kontroll av kontogruppe 52 Naturalytelser og gruppelivsforsikring
Avstemmingen er tilpasset for virksomheter som betaler gruppelivsforsikring. Vi har rettet en feil med tabellen for resultatføring av differansen mellom avsetning og faktura.

D5 – Månedlig avstemming av konto 1987 – Nettoføringsordningen for inngående MVA
Vi har lagt til en kolonne hvor differansen som skyldes midlertidig endring i lav sats for mva kan legges inn. Denne differansen finner vi ved å kjøre browserspørringen «DFØ15 – D05 Kontroll 6%/12%».

E1 – Avstemming av pensjonspremie til Statens pensjonskasse (SPK)
Det er gjort endringer i årsavstemmingen for nettobudsjetterte virksomheter.

Følgende endringer er gjort i årets avstemmingsmappe SRS.

Avstemming av lønnsavsetninger i SAP
Avstemming av lønnsavsetninger mot grunnlag i SAP er gjort likt for avsetning av tidsaldoer, feriedager og timer til utbetaling. Det er også lagt inn en sjekk på om det er forskjell på utgående balanse i regnskapet og aktuell avsetning. På denne måten vil eventuelle manuelle avsetninger kunne spesifiseres i avstemmingsfanen. Dette gjelder fane S11, S12 og S15 for bruttobudsjetterte virksomheter og S14 og S15 for nettobudsjetterte virksomheter.

Endring av avstemming av utbetalte feriepenger (bruttobudsjetterte virksomheter)
Avstemmingen endres fra å gjennomføres halvårlig til månedlig fra og med juni. Eventuelle restsaldoer etter utbetaling av feriepenger i juni vil dermed kunne følges opp fra måned til måned.

I tillegg er det gjort en del små endringer i avstemmingsmappe SRS som for eksempel formelfeil og tilpasninger for RPA (robotisering).