Årsavslutning regnskap

Innland og utland

Contempus

Alle fakturaer som skal være med på remitteringen 29. desember 2022, må være endelig godkjent og etterkontrollert i Contempus innen 28. desember kl. 16.00. Hvis DFØ utfører etterkontroll for dere, må fakturaen være endelig godkjent innen 28. desember kl. 14.00.

Unit4 ERP

Alle faktura som er endelig godkjent og etterkontrollert i Unit4 ERP innen 29. desember kl. 10.00 blir med på remitteringen.

Ordinær remittering i jula 2022 er 20., 22., 27. og 29. desember.

Virksomheter som ikke ønsker remittering tirsdag 27. desember og/eller torsdag 29. desember, må gi oss beskjed på regnskap@dfo.no.

Remittering i romjula starter kl. 10.30.

Blir faktura med i kontantregnskapet for 2022?

For at faktura skal bli med i kontantregnskapet for 2022 må avregningsretur ha blitt lest inn korrekt i Unit4 ERP innen 30. desember 2022. For innenlandsbetalinger kan forfall på faktura være 30. desember. For å sikre betaling innenfor fristen må dere endre fakturaer som har forfall 31. desember til 30. desember.

For utenlandsbetalinger må dere endre forfallsdatoen til 27. desember, eventuelt tidligere da enkelte banker kan ha avvikende frister. Sjekk eventuelt med banken hva siste forfallsdato må være for å få faktura belastet på inneværende år.

Se også  rundskriv 10/22 pkt. 3.2.1 om endring av forfallsdato ved årsslutt, inkludert fotnote 6.

Tips

• Fakturaene er tilgjengelige for behandling i Contempus/Unit4 ERP fortløpende, det vil si før e-postvarsel blir sendt fra systemene.
• Husk vikarfunksjonen. Dette er spesielt viktig for å kunne oppnå en optimal arbeidsflyt.

Når blir fakturaene bokført?

Contempus 

For at fakturaen skal bli bokført i 2022 må den være godkjent og etterkontrollert innen 31. desember 2022 kl. 20.00.

Hvis DFØ utfører etterkontroll for dere, må fakturaen være endelig godkjent innen 30. desember 2022 kl. 14.00.

Rapport som viser leverandørgjeld per 31. desember 2022, blir oversendt virksomheten per e-post.

Unit4 ERP

For at fakturaen skal bli bokført i 2022, må den være godkjent og etterkontrollert innen torsdag 5. januar 2023 kl. 22.00 for kunder med avtale om fullservice og fredag 6. januar kl. 22.00 for kunder med avtale om delservice.

Ovenstående frister for Contempus og Unit4 ERP gjelder for å få fakturaen bokført i virksomhetsregnskapet. Fakturaer som ikke er bokført innen disse fristene må eventuelt periodiseres, jf. Periodisering av inngående faktura bokført i 2023 som har fakturadato i 2022.

Fristene for å sikre at fakturaene blir bokført i kontantregnskapet i 2022 finner dere i avsnittet Remittering.

Rapport som viser leverandørgjeld per 31. desember 2022, blir oversendt virksomheten per e-post. Rapporten viser en oversikt over alle fakturaer på arbeidsflyt og alle fakturaer som er registrert i vedlikehold elektronisk faktura (VEF).

Siste utfakturering for virksomheter der DFØ utfører utfaktureringen, er fredag 30. desember 2022.

Det kjøres ikke purringer i mellomjula 2022 for virksomheter DFØ utfører denne oppgaven for.

Bokføring av bilag og oppstart avstemming

Oppgave	Frist	Merknad
Fullservicekunder Digitale bilag må være ferdig behandlet i Unit4 ERP (attestert og godkjent)	Torsdag 5. januar 2023	Bekreft per e-post at perioden er klar for avstemming. Det må samtidig bekreftes at lønnsoppgjøret for 2022 er bokført, eventuelt om det bil bli utbetalt i 2023 og må bokføres senere*.
Delservicekunder Alle bilag må være bokført og egne avstemminger foretatt	Fredag 6. januar 2023	Bekreft per e-post at perioden er klar for avstemming (av kontantregnskapet). Det må samtidig bekreftes at lønnsoppgjøret for 2022 er bokført, eventuelt om det bil bli utbetalt i 2023 og må bokføres senere*
Fullservicekunder og delservicekunder Avsetning for lønnsoppgjøret for 2022 som kommer til utbetaling først i januar 2023	Mandag 9. januar kl. 16.00

* De som ikke får utbetalt lønnsoppgjøret for 2022 før 31. desember, men først på lønnskjøringen i januar 2023, kan i tillegg bokføre avsetningen innen 9. januar 2023. Dette gjelder både for kunder med avtale om del- og fullservice.  

Vesentlige feil eller mangler som må korrigeres innen rapportering

Dersom dere avdekker at det mangler føringer på perioden etter bilagsfristene, kan det være behov for å foreta ytterligere posteringer. Det er kun vesentlige feil eller mangler som skal korrigeres etter bilagsfristene. Dersom dere vurderer at beløpet er vesentlig, må dere umiddelbart ta kontakt med oss via egen kundekontakt i regnskapsdivisjonen. Da utsetter vi årsoppgjørsposteringer for å unngå dobbeltarbeid inntil korrigeringene er foretatt. Se rutine 9.3 Postering i foreløpig bevilgningsregnskap og posteringer i periode 13.

Innrapportering til statsregnskapet

Vi viser ellers til DFØs rutiner for årsavslutning og årlig rundskriv fra Finansdepartementet, som omhandler årsavslutningen av statsregnskapet med frister.

Frister for bilag etter innrapportering til statsregnskapet

Etter rapporteringen til statsregnskapet er det behov for å foreta posteringer i regnskapet som ikke påvirker kontantregnskapet, med følgende frister:

Posteringer i foreløpig bevilgningsregnskap (tidligere brevlige posteringer)

Etter innrapporteringen til statsregnskapet kan feil eller manglende posteringer som påvirker kontantrapporteringen på artskonto eller statskonto med vesentlig beløp, korrigeres i foreløpig bevilgningsregnskap (tidligere kalt brevlige posteringer). Dersom dere ser behov for å gjennomføre slike posteringer, må dere umiddelbart gi beskjed til DFØ via kundekontakt i regnskapsdivisjonen slik at arbeidet med årsavslutningen settes på vent.

Vi oppfordrer dere til å bruke tiden før rapporteringen i januar til å foreta nødvendige korreksjoner da slike tilleggsposteringer og korrigeringer etter rapporteringen ofte innebærer betydelig merarbeid for virksomheten selv og DFØ.

Se også Rutiner delservice og fullservice

Bokføring av bilag og oppstart avstemming

Innrapportering til statsregnskapet

Virksomheter som ikke er i stand til å ferdigstille regnskapet (saldobalansen) innenfor våre frister, må ta kontakt med DFØ så tidlig som mulig. Siste frist for årsregnskapet er 15. mars 2023 uavhengig av øvrige frister.

Avstemmingsmappen 2022

Nettobudsjetterte virksomheter som har behov for at avstemmingsmappen ferdigstilles før 17. februar, må ta kontakt med DFØ så tidlig som mulig.

Vi planlegger ferdigstilling av avstemmingene innen 17. februar 2023 for deres gjennomgang. Nettobudsjetterte virksomheter som har behov for at avstemmingsmappen ferdigstilles tidligere, må ta kontakt med DFØ så tidlig som mulig.

Etter vår ferdigstilling av avstemmingene må dere gjennomgå og følge opp avstemminger, spørsmål og kommentarer fra DFØ. Eventuelle korrigeringer og øvrige tilbakemeldinger må sendes til DFØ snarest mulig og senest innen 23. februar 2023.  

Signerte avstemminger per 31.12. sender dere til oss senest 14. mars 2023.

På grunn av stor pågang frem mot jul må det påregnes noe lengre saksbehandlingstid. Det er ikke nødvendig å sende inn saker på fakturaer dere ikke har mottatt. 

Alle fakturaer mottatt hos DFØ innen 23. desember og godkjent av dere innen fristen, utbetales innen 29. desember 2022.

Leverandørgjelden per 31. desember inngår i årsregnskapet som avlegges etter R-115. For virksomheter som fører regnskapet etter kontantprinsippet inngår bokført leverandørgjeld i noten som viser sammenhengen mellom avregning med statskassen og mellomværende med statskassen.

For de fleste virksomheter vil det av flere ulike årsaker bli bokført fakturaer i 2023 som gjelder 2022 med fakturadato i 2022. Dette betyr at kostnader og leverandørgjelden i årsregnskapet per 31. desember kan være undervurdert. I slike tilfeller vil det være behov for periodiseringer for å sikre at årsregnskapet med noter blir riktig.

Alle virksomheter må foreta en vurdering av om det er behov for slike periodiseringer.

Spørring på faktura bokført i 2023 med fakturadato i 2022

Vi har utarbeidet en browserspørring i Unit4 ERP som dere kan benytte til dette formålet: LG - Fakt.dato 2022, bokført 2023. Spørringen vil være klar for bruk 3. januar 2023.

Spørringen vil dere finne under fanen Rapporter i Unit4 ERP Desktop og i Rapporter-menypunktet i Unit4 ERP Web. Spørringen er lagret under Rapporter på tvers av firma → Globale rapporter → Årsavslutning.

Spørringen vil vise inngående fakturaer med fakturadato 2022 som er bokført i 2023, fordelt på resultatkonti, eksklusiv eventuelt fradragsført merverdiavgift og merverdiavgift som inngår i nettoføringsordningen. Det er mulig å benytte pil-knappene på verktøylinjen for å vise alle bilagene som inngår.

Dersom dere har problemer med å kjøre spørringen, kan dere ta kontakt med regnskap for bistand.

Vurdering av behov for periodisering

Dere må vurdere om summen av de bokførte fakturaene i 2023 med fakturadato i 2022 er vesentlig for årsregnskapet. I henhold til Finansdepartementets rundskriv R-115 avsnitt 4.1, skal årsregnskapet «gi et dekkende bilde av virksomhetens disponible bevilgninger og av regnskapsførte utgifter, inntekter, eiendeler og gjeld».

Dette betyr at vurderingen må foretas opp mot virksomhetens fastsatte vesentlighetsgrenser på aktuelle områder, og at vurdering av vesentlighet må foretas både i forhold til det totale regnskapet og relevante regnskapslinjer i årsregnskapet (og eventuelt noter). Enkeltposters vesentlighet skal vurderes i sammenheng med andre tilsvarende poster.

Dersom dere konkluderer med at manglende føringer i forrige års regnskap er vesentlig, må dere foreta en periodisering slik at gjelden i årsregnskapet blir riktig.

Dere skal dokumentere vurderingene dere gjør, minimum på eller som vedlegg til aktuelle bilag og i dokumentasjon av balansen (avstemmingene). Vi anbefaler å benytte egne vurderingsnotater som vedlegges dokumentasjon av balansen i de tilfellene dere konkluderer med å ikke gjennomføre periodiseringer. Bekreftelse på gjennomførte vurderinger sender dere til DFØ.

Kontering og bokføring av bilag

Periodiseringen av inngående faktura daterte 2022 skal ikke påvirke rapporteringen til statsregnskapet for 2022. Dette gjøres ved å bokføre bilagene med en bilagsart uten kontanteffekt (i de fleste tilfeller bilagsart ME).

Bilag skal føres som annen kortsiktig gjeld på en konto i kontogruppe 299 i periode 202212 (se under for SRS-virksomheter). Motposten vil være en eller flere resultatkonti. Periodiseringen gjøres eksklusive merverdiavgift for virksomheter som har fradrag for den inngående merverdiavgiften (det vil si er merverdiavgiftsregistrert) eller er omfattet av nettoføringsordningen.

Ønsker dere å unngå at periodiseringen påvirker interne styringsrapporter er det mulig å foreta posteringen på konti og dimensjonsverdier som ikke blir benyttet i rapportene.

Bilagene tilbakeføres i periode 202301.

Fullservicekunder sender bilag for bokføring til bilag-regnskap@dfo.no, mens delservicekunder bokfører disse bilagene selv.

Bilagene vil ikke påvirke kontantregnskapet og kan dermed bokføres etter at rapporteringen til statsregnskapet er gjennomført. Det vil være en fordel å sette korte interne frister for godkjenning og bokføring av inngående faktura primo 2023 slik at man får et best mulig grunnlag for gjennomgangen per 31.12.

For eventuelle omtvistede fakturaer må man ut fra beløpenes størrelse vurdere om det også skal foretas en periodisering for manglende kreditnotaer.

Særlig for virksomheter som benytter de statlige regnskapsstandardene

Virksomheter som følger de statlige regnskapsstandardene har i SRS 1 egne krav til virksomhetsregnskapet, og hvordan dette skal presenteres. Disse virksomhetene skal benytte kontogruppe 296 Påløpte kostnader også til periodisering av mottatte og bokførte fakturaer i 2023 som er datert 2022 og som gjelder regnskapsåret 2022.

På bakgrunn av krav i økonomiregelverket til ajourhold av bokføring, skal inngående fakturaer med fakturadato i 2022 inngå i leverandørgjelden per 31. desember 2022. Dette medfører at det ikke er mulig å unnlate å bokføre inngående fakturaer i 2022 på bakgrunn av et ønske om å bokføre de på 2023. Dere må tilstrebe å bokføre fakturaer på riktig år ved at attestasjon, godkjenning og bokføring av inngående fakturaer skjer fortløpende, også ved årets slutt.

Det er ikke i henhold til økonomiregelverket å holde fakturaer tilbake i fakturabehandlingssystemene Contempus eller Unit4 ERP, verken ved å la de ligge «på vent» i etterkontrollen eller ved å bevisst unnlate å attestere og godkjenne fakturaer til etter 31. desember.

Se også punktet ovenfor om periodisering av inngående faktura bokført i 2023 som har fakturadato i 2022.

Tilsvarende bestemmelser gjelder for virksomheter som er bokføringspliktige etter bokføringsloven. Det betyr at alle inngående fakturaer skal bokføres løpende innenfor lovens frister for ajourhold og at bokføringen skal være à jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering.

Ved årsskifte, fra og med januar til og med mars, oppdateres periode 12 for fjoråret, samt inneværende år. 

Fra og med april til og med desember er det kun inneværende år som blir oppdatert.

Instruksjonsfilmer om årsavslutningsposteringer for kontant og SRS finner dere på sida om periode- og årsavslutning under overskriften Instruksjonsfilmer om årsavslutningsposteringer.

DFØ sender ut «triggerforslag» på overføring av utgående balanse 2022 til inngående balanse 2023 når arbeidet med avstemmingene per 31.12 er foretatt. Dere vil motta et forslag til overføring av poster i kontantregnskapet cirka 20. januar. For øvrige balanseposter vil dere motta «triggerforslag» etter endelig ferdigstillelse av regnskapet for 2022.

Dere må kontrollere oversendt forslag for å sikre at alle relevante dimensjoner blir inkludert i bilaget. Av hensyn til senere kryssing/utligning av poster, blant annet som grunnlag for avstemminger i nytt år, er det viktig at alle dimensjoner (inkludert prosjekt, kapittel/post, koststed og så videre) blir inkludert og er korrekte.

Avstemming av lønn/regnskap, inkludert RF 1022, skal sikre at innrapportert lønn og godtgjørelser er korrekt bokført og at bokførte ytelser blir korrekt innrapportert. Avstemminger av lønn/regnskap må derfor foretas før regnskapet for 2022 avsluttes.

Vi anser risikoen for feil overføring fra lønnssystemet til regnskapet som forholdsvis liten. I mangel av rene konti har DFØ etablert egne kontroller for å avdekke eventuelle avvik i overføringene fra SAP til Unit4 ERP. Vi gjennomfører disse kontrollene per 31. oktober slik at vi kan foreta eventuelle korrigeringer før 31. desember. Vi foretar en tilsvarende kontroll snarest mulig etter de siste lønnskjøringene i 2022 for å sikre korrekt regnskapsføring.

Dere må selv gå gjennom regnskapet i god tid før siste ordinære lønnskjøring for 2022 og se etter at utbetalinger som gjelder innrapporteringspliktige ytelser faktisk er oversendt til Lønn for innrapportering. Eksempler på slike ytelser kan være dekning av medlemskontingenter, utgifter til trening, arbeidstøy, gaver over gjeldende beløpsgrenser, aviser, telefon, enkelte personalforsikringer og så videre.

Fristen for å levere signert RF 1022 til Skatteetaten er 31. mai.

Rapportering av beholdninger av kapitalposter skal rapporteres til eget departement innen egen frist som framgår av årets rundskriv 10/22. I tillegg er det viktig at alle transaksjoner vedrørende aksjer og andeler, utlån og så videre er korrekt bokført i virksomhetens regnskap i god tid før regnskapet for 2022 avsluttes.

Kunden er selv ansvarlig for at postene er tilstrekkelig dokumentert. Det samme gjelder dokumentasjon av kjøp/salg, samt beregninger av gevinst/tap ved avgang. Dokumentasjon av vurderinger og beregninger er spesielt viktig når dere har investert i en virksomhet gjennom kjøp av aksjer/andeler til ulike tidspunkt og senere selger kun deler av beholdningen. Dere må sende eventuelle korrigeringer til oss innenfor fristen for øvrige bilag.

Vi ber også om at informasjon om beholdninger og årets bevegelser med mer sendes til bilag-regnskap@dfo.no snarest mulig og fortrinnsvis innen 16. januar 2023. Vi viser for øvrig til veiledning og opplæring i bokføring av kjøp og salg av aksjer.

På grunn av sent lønnsoppgjør for 2022 har det vært behov for å klargjøre hvordan en eventuell utbetaling som kommer først i 2023 skal behandles i regnskapet for 2022. Det samme gjelder fakturering, innbetaling og regnskapsføring av pensjonspremie til SPK.

I rundskriv 8/2022 om Regnskapsføring av ikke utbetalte lønnsmidler ifm. lønnsoppgjøret 2022 og konsekvenser av manglende rapportering i november for fakturering og regnskapsføring av pensjonspremie fra SPK er det derfor fastsatt regler for hvordan lønnsoppgjør utbetalt senere enn 22. november skal håndteres av bruttobudsjetterte virksomheter.

Rundskrivets bestemmelser gjelder ikke for nettobudsjetterte virksomheter, men også disse virksomhetene må ta hensyn til forsinket lønnsoppgjør og foreta nødvendige periodiseringer av lønn og pensjon.

Oppsummert gjelder følgende for lønn

Den delen av lønnsoppgjøret som utbetales i 2023 skal:

• Bokføres som en forpliktelse i 2022-regnskapet
• Aga på avsetningen skal også beregnes og bokføres i 2022-regnskapet

Det skal ikke tas hensyn til pensjon og feriepenger i denne avsetningen (i kontantregnskapet).
Dette betyr at utbetalt lønn i 2023 som gjelder lønnsoppgjøret for 2022 skal inngå i kontantregnskapet for 2022 og i mellomværende med statskassen per 31. desember 2022. Merk at løsningen er et unntak for regnskapsåret 2022.

I rundskriv 8/22 framgår det at man kan benytte gjennomsnittssats for beregning og bokføring av arbeidsgiveravgiften. Det vil også være mulig å avvente føring av denne avsetningen til lønnen er ført og ta ut eksakte beløp for føring før rapportering av S-rapport eller som postering i 13. periode om nødvendig.

Oppsummert gjelder følgende for pensjon

SPK vil utstede faktura for 6. termin i desember med forfall i januar 2023. I tillegg vil de sende en tilleggsfaktura senest 22. desember som tar høyde for et estimert tillegg knyttet til det sene lønnsoppgjøret. Begge fakturaene bokføres i regnskapet for 2022 og skal inngå som del av mellomværende med statskassen per 31. desember 2022. Det vises til rundskriv 8/22 for mer informasjon spesielt for årsregnskapet 2022 og til rundskriv 118 om behandling av pensjonspremie generelt.

Nærmere informasjon finner dere på våre fagsider om lønnsoppgjøret 2022 og rapportering til statsregnskapet. Her finner dere også talleksempler.

Avstemming av pensjon

Avstemming av pensjonspremie må ajourføres og gjenværende differanse mellom det som er avsatt fra lønnssystemet og det som er fakturert fra SPK må bokføres. Videre må tilhørende arbeidsgiveravgift bokføres og innrapporteres.
Håndteringen av bilaget følger de ordinære fristene for bilag som skal bokføres innen rapporteringen til statsregnskapet.
Stegene i årsavstemmingen og arbeidsdelingen mellom oss og dere er omtalt i avstemmingsveiledningen til fane E1 Avstemming av pensjonspremie til Statens pensjonskasse.

Vi vil sørge for at differansen rapporteres i a-meldingen for desember.