Hensikten med rutinen er å sikre at perioden blir avsluttet etter at de nødvendige bilag er bokført i perioden, og at nødvendig dokumentasjon er tatt vare på for ettertiden.
Definisjoner
- Rapporteringsperiode: Måneden som avsluttes, avstemmes og rapporteres til Statsregnskapet på s-rapport eller likvidrapport.
- Avstemmingsperiode: Måneden etter rapporteringsperioden, måneden der selve avstemmingen utføres og rapportering foretas.
Framgangsmåte og arbeidsdeling
| Utføres av | Oppgave - handling |
| DFØ | Månedsskifte: Sette aktuell periode Sette aktuell periode i Unit4 ERP første virkedag i måneden. |
| Virksomhet | Klargjøre avstemming: Bokføre bilag Bokføre alle periodens bilag innen 7. virkedag. Gi beskjed til DFØ om at perioden er klar for avstemming når siste bilag er bokført. |
| DFØ/Virksomhet | Klargjøre avstemming: Kontrollere bokføring og innlesing Kontrollere at:
|
| DFØ | Klargjøre avstemming: Kontrollere kontantregnskap Kontrollere at kontantregnskapet balanserer og at det ikke er feil på genereringen av kontantregnskapet i Unit4 ERP. Feil følges opp og korrigeres i samråd med kunde. |
| DFØ | Klargjøre avstemming: Lukke periode Lukke rapporteringsperioden i Unit4 ERP ved oppstart av avstemmingen. |
| DFØ/Virksomhet | Avstemming før rapportering: Avstem del A Avstemme del A i avstemmingsmappen. Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger. DFØ gir beskjed til kunde når del A er utført og s-rapporten er klar for gjennomgang og signering. |
| DFØ | Rapportering: Legge ut S-rapport Lagre s-rapporten på opal_con* for gjennomgang og signering av kunde. |
| Virksomhet | Rapportering: Kontroll og signering av S-rapport Kontrollere s-rapporten før signering. Dette bør minimum omfatte følgende kontroller:
Bekreftelse på godkjent s-rapport sendes til DFØ så snart som mulig og senest innen kl. 16.00 dagen før statsregnskapets rapporteringsfrist. Godkjenning av s-rapport kan gjøres på én av følgende måter:
Godkjenningen er en bekreftelse på at s-rapporten er kontrollert og kan sendes til statsregnskapet. Statsregnskapets tidsfrister kan finnes her.Rapportering skal gjennomføres hver måned. |
| DFØ | Rapportering: Innrapportering S-rapport Laste opp s-rapporten i statsregnskapets mottakssystem. Dersom s-rapporten blir avvist av statsregnskapet, må feil korrigeres og ny rapport sendes inn. Dersom feilen må rettes ved endringer i s-rapporten, må den korrigerte s-rapporten godkjennes av kunde før den oversendes på nytt. |
| DFØ | Rapportering: A-rapport Hente a-rapporten i statsregnskapets mottakssystem og lagre denne på opal_con*. Rapporten er tilgjengelig i statsregnskapets mottakssystem dagen etter rapporteringsfristen. |
| DFØ/Virksomhet |
Avstemming etter rapportering: Avstem del B-E DFØ gir beskjed til kunde når avstemmingene er ferdig og avstemmingsmappen med aktuelle rapporter er lagret på opal_con*. Avstemming etter rapportering: Avvikende frister |
| DFØ | Avslutte regnskapsperioder: Terminere periode Terminere rapporteringsperioden i Unit4 ERP innen utløpet av avstemmingsperioden. |
| Virksomhet | Gjennomgang av avstemminger: Rimelighetsvurdering Rimelighetsvurdere avstemminger utført av DFØ. En rimelighetsvurdering vil blant annet innebære:
|
| Virksomhet |
Gjennomgang av avstemminger: Avstemmingsoversikt Bekreftelse på gjennomgang av avstemmingsmappen skal sendes til DFØ innen den 15. i måneden etter avstemmingsperioden. Denne bekreftelsen kan gjøres på en av følgende måter:
Virksomheten bekrefter med dette at den har mottatt og gjennomført en rimelighetsvurdering av avstemmingene. Gjennomgang av avstemminger: Avvikende frister Fristen for oversendelse av avstemmingsoversikten for rapporteringsperiode juni er satt til 15. september, som følge av utvidet frist for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen. |
* Dersom kunden ikke har tilgang til opal_con, oversendes dokumentasjonen på e-post.
DFØ kan sette andre frister i forbindelse med offentlige helligdager og årsavslutningen, dersom det er nødvendig.
Gyldig fra 1. juni 2017