9.1 Periodeavslutning for bruttobudsjetterte, SRS - Fullservice

Månedsskifte: Sette aktuell periode
Sette aktuell periode i Unit4 ERP første virkedag i måneden.

Klargjøre avstemming: Sende inn bilag
Sende bilag til bokføring til DFØ løpende gjennom måneden. Periodens siste bilag sendes senest 5. virkedag i avstemmingsperioden.

Gi samtidig beskjed om at perioden er klar for avstemming.

Klargjøre avstemming: Bokføre bilag (SRS)
Bokføre alle SRS-bilag innen den 25. i avstemmingsperioden.

Klargjøre avstemming: Kontrollere bokføring og innlesing
Kontrollere at:

• alle manuelle bilag er bokført
• alle oversendte bilag er registrert
• alle avregningsreturer og ocr-innbetalinger er lest inn
• alle lønnskjøringer er lest inn
• alle øvrige transaksjoner fra forsystemer er lest inn

Klargjøre avstemming: Kontrollere kontantregnskap
Kontrollere at kontantregnskapet balanserer og at det ikke er feil på genereringen av kontantregnskapet i Unit4 ERP. Feil følges opp og korrigeres i samråd med kunde.   

Klargjøre avstemming: Lukke periode
Lukke rapporteringsperioden i Unit4 ERP den 25. i avstemmingsperioden.

Avstemming før rapportering: Avstem del A
Avstemme del A i avstemmingsmappen.

Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger.

DFØ gir beskjed til kunde når del A er utført og s-rapporten er klar for gjennomgang og signering. 

Rapportering: Legge ut S-rapport
Lagre s-rapporten på opal_con* for gjennomgang og signering av kunde.   

Rapportering: Kontroll og signering av S-rapport
Kontrollere s-rapporten før signering. Dette bør minimum omfatte følgende kontroller:

• Det rapporteres kun på statskonti som virksomheten har fullmakt til å rapportere på, jf. tildelingsbrev, belastningsfullmakter, rundskriv etc.
• Kombinasjoner av statskonto og artskonto som det rapporteres på er logiske jf. standard kontoplan (f.eks. kostnadskonti rapporteres på utgiftskapitler, balansekonti rapporteres på mellomværende etc.
• Konti som etter standard kontoplan ikke skal kobles mot statens kontoplan fremkommer ikke på s-rapporten (f.eks. kontogruppe 52*, NAV-konti på 157*-serien og konti brukt for SRS-posteringer).
• Beløp rapportert som utgifter, inntekter og mellomværende på s-rapporten er rimelige basert på virksomhetens regnskap.

Bekreftelse på godkjent s-rapport sendes til DFØ så snart som mulig og senest innen kl. 16.00 dagen før statsregnskapets rapporteringsfrist. Godkjenning av s-rapport kan gjøres på én av følgende måter:

• Oversende signert s-rapport per e-post, eller
• bekrefte godkjent s-rapport per e-post. Da må rapportens bestillingsnummer oppgis for å verifisere hvilken rapport som er godkjent.

Godkjenningen er en bekreftelse på at s-rapporten er kontrollert og kan sendes til statsregnskapet.

Statsregnskapets tidsfrister kan finnes her.
Rapportering skal gjennomføres hver måned.   

Rapportering: Innrapportering S-rapport
Laste opp s-rapporten i statsregnskapets mottakssystem.

Dersom s-rapporten blir avvist av statsregnskapet, må feil korrigeres og ny rapport sendes inn. Dersom feilen må rettes ved endringer i s-rapporten, må den korrigerte s-rapporten godkjennes av kunde før den oversendes på nytt. 

Rapportering: A-rapport
Hente a-rapporten i statsregnskapets mottakssystem og lagre denne på opal_con*.

Rapporten er tilgjengelig i statsregnskapets mottakssystem dagen etter rapporteringsfristen.

Avstemming etter rapportering: Avstem del B-E
Avstemme del B-E i avstemmingsmappen innen utgangen av avstemmingsperioden. Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger.

DFØ gir beskjed til kunde når avstemmingene er ferdig og avstemmingsmappen med aktuelle rapporter er lagret på opal_con*.

Avstemming etter rapportering: Avvikende frister
Fristen for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen for rapporteringsperiode juni er utvidet med en måned til 31. august grunnet ferieavvikling.

Avslutte regnskapsperioder: Terminere periode
Kunde gir beskjed til DFØ når rapporteringen er gjort og perioden kan termineres.

Kunde kan velge å forlenge fristen for terminering av rapporteringsperioder når de fører virksomhetsregnskapet etter SRS. Termineringen skal senest skje når pliktig regnskapsrapportering ut over rapportering til statsregnskapet er foretatt og godkjent, f.eks. etter pålegg fra departementet eller rundskriv (tertialrapportering, halvårsrapportering etc.). Dette bør minimum skje halvårlig.

NB! Kunde må avvente uttak av kontospesifikasjon (hovedbok) for perioden til perioden er terminert.      

Avslutte regnskapsperioder: Kontrolltiltak for SRS-virksomheter
Kontrollere og dokumentere at kontantregnskapet ikke er endret for rapporteringsperioden. Dette bør minst omfatte en kontroll av at saldo i kontantregnskapet er uendret på kontonivå. F.eks. ved sammenligning av s-rapport levert ved innrapporteringen til statsregnskapet mot ny s-rapport ved gjennomgang av avstemminger for perioden.

Periodiseringer må ikke bokføres på konti som dekkes av ordinær avstemmingsmappe (balansekonti).

Gjennomgang av avstemminger: Rimelighetsvurdering
Rimelighetsvurdere avstemminger utført av DFØ. En rimelighetsvurdering vil blant annet innebære:

• kontroll av at alle avstemminger er utført og kvittert ut
• kontroll av at ev. differanser er kommentert og forklart
• oppfølging av avvik som skal følges opp (faner i avstemmingsmappen med gul eller rød avstemmingskode).

Ta kontakt med DFØ dersom det er spørsmål om utfyllingen av avstemmingsmappen.   

Gjennomgang av avstemminger: Avstemmingsoversikt

Bekreftelse på gjennomgang av avstemmingsmappen skal sendes til DFØ innen den 15. i måneden etter avstemmingsperioden.

Denne bekreftelsen kan gjøres på en av følgende måter:

• Oversendelse av signert avstemmingsoversikt per e-post, eller
• Bekrefte godkjent avstemmingsoversikt per e-post

Virksomheten bekrefter med dette at den har mottatt og gjennomført en rimelighetsvurdering av avstemmingene.

Avvikende frister

Fristen for oversendelse av avstemmingsoversikten for rapporteringsperiode juni er satt til 15. september, som følge av utvidet frist for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen.