9.1 Periodeavslutning for nettobudsjetterte - Delservice

Månedsskifte: Sette aktuell periode

Sette aktuell periode i Unit4 ERP første virkedag i måneden.

Klargjøre avstemming: Bokføre bilag (bankbilag)

Bokføre alle bankbilag innen kl. 16 dagen før statsregnskapets rapporteringsfrist for L-rapport.

Klargjøre avstemming: Bokføre bilag (SRS og øvrige)

Bilag som gjelder posteringer som listet opp under skal være gjennomført senest to virkedager før rapporteringsfristen for P-rapport. Kunde gir beskjed om at del A kan avstemmes.

Følgende posteringer må som minimum være gjennomført innen rapportering av P-rapport, ref. Finansdepartementets rundskriv R-11/2017:

• Inn- og utbetalinger
• Ordinær lønn og feriepenger
• Avskriving av anleggsmidler
• Vesentlige kostnader som normalt gjelder flere regnskapsperioder (husleie m.m.)
• Inntekt fra bevilgning

(Det er ikke krav om at prosjektregnskap skal være à jour ved hver månedsrapportering, men virksomheter som har større prosjekter bør inntektsføre inntekt fra bevilgning og inntekt fra tilskudd og overføringer på et aggregert nivå, slik at resultateffekten for prosjektene samlet blir nær null.)

Øvrige SRS-posteringer kan gjennomføres frem til den 25. i avstemmingsmåneden. Kunde gir beskjed om at øvrige avstemminger kan gjennomføres.

Klargjøre avstemming: Kontrollere bokføring og innlesing

Kontrollere at:

• alle manuelle bilag er bokført
• alle oversendte bilag er registrert
• alle avregningsreturer og ocr-innbetalinger er lest inn
• alle lønnskjøringer er lest inn
• alle øvrige transaksjoner fra forsystemer er lest inn

Klargjøre avstemming: Lukke periode

Lukke rapporteringsperioden i Unit4 ERP den 25. i avstemmingsperioden.

Avstemming før rapportering: Avstem del A

Avstemme del A i avstemmingsmappen. Fane A1 skal være avstemt innen rapportering av L-rapport.

Avstemmingen utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger.

Avstemming før rapportering: SRS-avstemminger

DFØ anbefaler virksomhetene har gjennomført avstemmingene i avstemmingsmappen SRS innen rapportering av P-rapport for den aktuelle måneden.

Følgende avstemmingen bør som minimum være gjennomført for å kontrollere de posteringene som minimum må være gjennomført før rapportering, ref. omtale over:

• Avstemming og kontroller vedrørende anleggsmidler: S01, S02, S03, S04
• Avstemming av inntektsført driftsbevilgning: S07
• Kontroll av periodiserte inntekter og kostnader: S11, S12 (Vesentlige kostnader må være periodisert før rapportering, og en foreløpig avstemming av periodiserte kostnader bør være gjennomført.)

Rapportering av L-rapport: Oversende grunnlag for rapportering av L-rapport

Oversende grunnlag for rapportering av L-rapport til DFØ så snart som mulig og senest innen kl. 16.00 dagen før statsregnskapets rapporteringsfrist for L-rapport. Oversending av grunnlaget er en bekreftelse på at L-rapporten kan rapporteres til statsregnskapet.

Grunnlaget må inneholder følgende informasjon om oppgjørskontoene i Norges bank:

• Saldo IB
• Månedens bevegelse på kontoen
• Saldo UB

Grunnlaget skal basere seg på avstemte bankkonti i avstemmingsmappens fane A1 Bankavstemming.

Følgende skjema kan benyttes for å sikre at DFØ får den informasjonen som er nødvendige for å kunne rapportere (word).

Rapportering skal gjennomføres hver måned etter statsregnskapets rapporteringsfrister.

Rapportering av L-rapport: Innrapportering L-rapport

Rapportere L-rapport i statsregnskapets mottakssystem basert på grunnlaget som er mottatt fra kunden.

Kvitteringen på innsendt L-rapport fra mottakssystemet lagres på opal_con som dokumentasjon på rapporteringen.

Dersom L-rapporten blir avvist av statsregnskapet, må feil korrigeres og ny rapport sendes inn.

Rapportering av P-rapport: Kvalitetssikring av foreløpig P-rapport

Kunde må kontrollere at minimumsposteringene som er påkrevd før rapportering er gjennomført.

Kvalitetssikringen av den foreløpige P-rapporten bør minimum omfatte:

• Kontroll av saldo på kontogruppe 52*, NAV-konti på 157*-serien og konti i 9*-serien som fremkommer under artskonto 280 Avstemmingsdifferanser.
• Beløpene som fremkommer under eiendeler, statens kapital og gjeld, inntekter, og kostnader er rimelige basert på virksomhetens regnskap.

For å kvalitetssikre tallene er det mulig å kjøre en foreløpig P-rapport i UBW-Agresso. Rapporten er tilgjengelig i menyen under Økonomi – Hovedbok – Rapporter – P-rapport, se under:

NB! Den foreløpige rapporten vil ikke nødvendigvis vil være lik den P-rapporten som faktisk blir rapportert dersom det gjøres ytterligere posteringer på perioden frem til den endelige P-rapporten tas ut. 

Rapportering av P-rapport: Bekreftelse av at det er klart for rapportering av P-rapport

Senest kl. 16.00, 2 virkedager før rapporteringsfristen for P-rapport skal kunde gi beskjed til DFØ om at det er klart for rapportering av P-rapport.

Kunde skal samtidig bekrefte at minimumsposteringene er gjennomført.

Rapportering skal gjennomføres hver måned etter statsregnskapets rapporteringsfrister.

Rapportering av P-rapport: Innrapportering P-rapport

DFØ kjører en endelig P-rapport i Unit4 ERP som lastes opp i statsregnskapets mottakssystem.

Dersom P-rapporten blir avvist av statsregnskapet, må feil korrigeres og ny rapport sendes inn.

Den rapporterte P-rapporten lagres på opal_con i både PDF- og Excelformat som dokumentasjon på rapporteringen.

Rapportering av P-rapport: A-rapport

Hente ut a-rapporten (avstemmingsrapporten) i statsregnskapets mottakssystem og lagre denne på opal_con.

Rapporten er tilgjengelig i statsregnskapets mottakssystem dagen etter rapporteringsfristen.

Avstemming etter rapportering: Avstem del B-E

Avstemme del B-E i avstemmingsmappen innen utgangen av avstemmingsperioden. Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger.

DFØ gir beskjed til kunde når avstemmingene er ferdig og avstemmingsmappen med aktuelle rapporter er lagret på opal_con.

Avstemming etter rapportering: Avvikende frister 

Fristen for avstemming av del B-E i avstemmingsmappen for rapporteringsperiode juni er utvidet med en måned til 31. august grunnet ferieavvikling.

Avslutte regnskapsperioder: Terminere periode

Kunde gir beskjed til DFØ når rapporteringen er gjort og perioden kan termineres.

Kunde kan velge å forlenge fristen for terminering av rapporteringsperioder når de fører virksomhetsregnskapet etter SRS. Termineringen skal senest skje når pliktig regnskapsrapportering ut over rapportering til statsregnskapet er foretatt og godkjent, f.eks. rapportering etter pålegg fra departementet eller rundskriv (tertialrapportering, halvårsrapportering etc.).

Dersom kunden ikke har tertialrapportering eller halvårsrapportering bør terminering uansett minimum skje halvårlig.

NB! Kunde må avvente uttak av kontospesifikasjon (hovedbok) for perioden til perioden er terminert.

Gjennomgang av avstemminger: Rimelighetsvurdering

Rimelighetsvurdere avstemminger utført av DFØ. En rimelighetsvurdering vil blant annet innebære:

• kontroll av at alle avstemminger er utført og kvittert ut
• kontroll av at ev. differanser er kommentert og forklart
• oppfølging av avvik som skal følges opp (faner i avstemmingsmappen med gul eller rød avstemmingskode).

Ta kontakt med DFØ dersom det er spørsmål om utfyllingen av avstemmingsmappen.

Gjennomgang av avstemminger: Avstemmingsoversikt

Bekreftelse på gjennomgang av avstemmingsmappen skal sendes til DFØ innen den 15. i måneden etter avstemmingsperioden.

Denne bekreftelsen kan gjøres på en av følgende måter:

• Oversendelse av signert avstemmingsoversikt per e-post, eller
• Bekrefte godkjent avstemmingsoversikt per e-post

Virksomheten bekrefter med dette at den har mottatt og gjennomført en rimelighetsvurdering av avstemmingene.

Gjennomgang av avstemminger: Avvikende frister

Fristen for oversendelse av avstemmingsoversikten for rapporteringsperiode juni er satt til 15. september, som følge av utvidet frist for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen.