Opprette og administrere leverandører

Her finner du en veiledning for hvordan du kan opprette og administrere leverandører.

Se instruksjonsfilm for hvordan du oppretter og administrerer leverandører.

Menypunkt for registrering av leverandører

Menypunktet for registrering av leverandører finner du to steder:

Under Innkjøp – Leverandørinformasjon – Leverandører

Under Regnskap – Leverandørinformasjon – Leverandører

Kontroller om leverandør allerede er opprettet

Før du oppretter en ny leverandør må du alltid kontrollere at den ikke eksisterer fra før. Dette for å unngå duplikater som vil skape stopp og forsinkelser i behandling av faktura.

Skriv enten navnet eller leverandørnummeret til leverandøren direkte inn under Oppslag, eller trykk på de tre prikkene for et mer avansert søk.

Ved å trykke på Søk får du opp alle eksisterende leverandører.

Benytter du Søkekriterier søker du i alle kolonner.

Søketegn kan hjelpe deg med søket

I søkebetingelsene kan du benytte søketegn for å hjelpe deg med et søk. Dersom du for eksempel er usikker på hvordan et navn staves, kan du erstatte bokstaver eller tall med søketegn.

* (stjerne): vil oppi alle verdier som starter eller slutter med angitt søkeord. Søket foretas på alle felt, det vil si søkenavn, adresse, poststed, leverandørnummer og så videre.

Eksempel:
*Ola* kan gi resultat som Coca-Cola, Olavstoppen, Olav Aukrust veg, SOLA
Ola* kan gi resultat som Olavstoppen, Olav Aukrust veg

? (spørsmålstegn): erstatter ett tegn i søkeverdien

Eksempel:
?ari Nordmann kan gi resultat som Cari Nordmann, Kari Normann

Søketegnene kan også kombineres.

Du kan begrense søket ytterligere ved å benytte filtreringsradene.

Opprette ny leverandør

Når du skal opprette en ny leverandør må du starte med å trykke på Ny.

Fane Leverandør

Leverandørnavn

Legg inn navnet leverandøren skal registreres med i feltet «Leverandørnavn».

Leverandørgruppe

Velg leverandørgruppe leverandørgruppen skal registreres med.
Du kan benytte «Space» for å se alle valgalternativer, eller begynne å skrive inn navn og det vil det komme opp forslag.

Land

Velg hvilket land leverandøren skal registreres på.
Ved opprettelse av ny leverandør vil Norge ligge inne som forslag.
Benytt «Space» for å se alle valgalternativer, eller begynne å skrive inn navn på land.

Språk

Språk hentes fra leverandørgruppen, og vil ligge inne ved opprettelse av ny leverandør.
Du behøver normalt ikke å endre språk.

Konsern

I feltet Konsern kan du knytte leverandøren opp mot en allerede registrert leverandør dersom du ønsker det. Dersom du ikke fyller inn noe, vil aktuelt leverandørnummer legges inn.

Organisasjonsnummer

Legg inn organisasjonsnummeret til leverandøren uten mellomrom i feltet Org.nr.
For kunder som har fakturasystemet Unit4 ERP, vil mellomrom i organisasjonsnummer føre til at faktura ikke blir validert korrekt og stopper i bildet Vedlikehold elektronisk faktura. Dette vil føre til forsinkelse i behandling av faktura.

Momsregisternummer

Dersom virksomheten er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, legger du inn organisasjonsnummeret (uten mellomrom) etterfulgt av bokstavene MVA, i feltet Momsregisternummer.

Søkenavn

Legg inn et søkenavn i feltet Søkenavn for å gjøre det lettere å søke opp leverandøren i Unit4 ERP

Ekstern referanse

I feltet Ekstern ref kan du legge inn en ekstern referanse om leverandøren om du ønsker. Hvis dette er uvisst kan du legge inn et punktum.

Kommentarer

I feltet Kommentarer kan du legge inn kommentarer på for eksempel endringer som blir gjort på leverandøren, eller ekstra informasjon som ikke hører inn under et spesifikt felt.

Tilfeldig

Tilfeldig leverandør skal ikke benyttes. Det vil skape feil ved SAF-T rapportering.

Fane Kontaktinformasjon

For å registrere ny adresse, trykk på Legg til.

Adressetype

Velg adressetype i rullegardinen under Adressetype.
Det er mulig å legge til flere adresser per leverandør.
Generell adresse må alltid legges inn.

Gateadresse

Fyll inn adressen til leverandøren i feltet Gateadresse.

Land

Velg land dersom det skal være noe annet enn det som hentes fra fane «Leverandør».

Postnummer

Fyll inn postnummer i feltet Postnummer.
Poststed vil automatisk fylles ut dersom postnummeret er lagt inn i registeret for postnummer.

Valgfrie felt

Resterende felter er valgfri å fylle ut.
Feltet Europeisk artikkelnummerering benyttes ved oppsett av varekatalog ved innkjøp. For mer informasjon, se veiledningen Oppsett varekatalog.
Feltet E-post benyttes til å legge inn e-postadresse for leverandører som benyttes til innkjøp.

Adressetyper tilgjengelig for valg

Generell : Skal alltid legges inn. Benyttes ved utbetaling fra leverandørreskontro, dersom utbetaling skal skje til bankkonto/SWIFT med landkode som er lik «Generell adresse».
Betaling : Benyttes ved utbetaling fra leverandørreskontro, dersom utbetaling skal skje til bankkonto/SWIFT med landkode som ikke er lik «Generell adresse». Legges opp i tillegg til «Generell adresse», men vil overstyre den ved remittering.
Bank : Benyttes dersom det er behov for ekstra informasjon til bank, f.eks. ved utenlandsk bank.
Faktura : Benyttes ikke for leverandør
Levering : Benyttes ikke for leverandør
Purre : Benyttes ikke for leverandør

Fane Faktura

Valuta, avgiftskode, avgiftssystem og betalingsbetingelser hentes fra leverandørgruppen.

Ved opprettelse av norske leverandører er det normalt ikke nødvendig å gjøre endringer.
For utenlandske leverandører kan valuta tilpasses.

Legg merke til hvor det er krysset av for Fast, og hvor det ikke er krysset av for Fast.
Vær oppmerksom på at dersom det er huket av for Fast på valuta og bilag er i annen valuta enn på leverandør, vil det ikke bokføres.

For leverandører som skal merkes på grunn av opplysningsplikt i forbindelse med selvstendig næringsdrivende uten fast forretningssted eller opphavsmann til åndsverk, velges Bekreftet oppgaveplikt under Oppgaveplikt.

Fane Betaling

Betalingsmetode

Betalingsmetode skal være IP offentlig (Interpay).

Bankkonto

For norske leverandører registreres bankkonto i feltet Bankkonto.

IBAN og Swift

For utenlandske leverandører innen EU må IBAN og Swift fylles ut. Det er også pålagt ved overføring av euro innenfor EØS-området. IBAN registreres både i feltet Bankkonto og IBAN. Swift/BIC registreres i feltet Swift.

Clearingcode

Clearingcode skal ikke benyttes når IBAN er oppgitt. Clearingcode må oppgis i de tilfeller banken er utenfor EU, og ikke er medlem av SWIFT. Clearingkode kalles ulike ting i ulike land (for eksempel sort code, transit number, routing number, BSB).

Betalingsmottaker

Ved betalingsmottaker skal feltet Bet.mottaker benyttes, da skal du ikke registrere bankkonto i feltet Bankkonto. En betalingsmottaker er når eier av kontonummer er en annen enn avsender av faktura, for eksempel ved faktoringselskap.
Vær oppmerksom på at dersom betalingsmottaker endres, slettes eller legges til på en leverandør etter at bilaget er bokført, må det også korrigeres på åpne poster i leverandørreskontroen. Dette gjelder kun de postene som ikke er oversendt til bank.
Endringen gjøres under menypunktet Leverandørreskonto – Betalinger – Ajourhold åpne poster i Unit4 ERP desktop.

Eksempler på hvordan en leverandør skal registreres

Utenlandsk leverandør med utenlandsk konto

Fane Leverandør: Landkode = mottakerland
Fane Kontaktinformasjon: Generell adresse: utenlandsk adresse og utenlandsk landkode
Fane Betaling: IBAN og Swift

Utenlandsk leverandør med norsk bankkonto

Landkode: Norge
Generell adresse: utenlandsk adresse / land Norge med fiktivt postnummer
Betalingsfane: norsk bankkonto

Norsk leverandør med utenlandsk bankkonto

Landkode: Det landet der bankkontoen er opprettet
Generell adresse: land må være det samme som bankkontoen tilhører. I adressefeltet kan dere fylle ut leverandørens adresse.
Betalingsfane: IBAN og Swift

Norsk leverandør/bankkonto, men utenlandsk valuta (EUR)

Fane Leverandør: Landkode = Norge
Fane Kontaktinformasjon: Generell adresse: norsk adresse og landkode
Fane Faktura: Valuta: utenlandsk valuta
Fane Betaling: IBAN og Swift. IBAN legges i feltet IBAN.

* Normalt skal dette produsere en utenlandsk betalingsfil, men vi har hatt enkelte tilfeller hvor dette oppsettet produserer en innenlands betalingsfil. Vi kan da forsøke med å legge på adresse Betaling med en utenlandsk landkode (for eksempel SE), for å få produsert en utenlandsk betalingsfil.

Ved enkelte typer utenlandske betalinger utenfor EU kan det kreves oppgitt skattekode, mottakers bankadresse, at navn må skrives på en spesifikk måte og lignende. Denne type informasjon vil dere få oppgitt fra deres bank.

Ved eventuelle spørsmål om betalingsoppsett kan dere kontakte oss på regnskap@dfo.no.

Spesialtegn må unngås

Vær oppmerksom på at spesialtegn som \ (backslash), ! (utropstegn), | (stople), ; (kolon), ~ (tilde), @ (alfakrøll), £ (pundtegn), $ (dollartegn), ´ (fnutt), ’ (apostrof), " (dobbelapostrof) kan gi avvisning av betalingsfil og sigillfeil.

Enkelte asiatiske land krever at &-tegn skrives som «and».
Dersom gatenavn for eksempel skrives Allee´n, bør man heller skrive Alleen. £ og $ bør i tekstfelt skrives som tekst i stedet for tegn.

Fane Relasjoner

Det er kun ved ulike oppsett for innkjøp at det er behov for å fylle inn noe i denne fanen.

Purchase order format (IOFORMAT)

Relasjon «Purchase order format (IOFORMAT)» med ulike relasjonsverdier angir hvilket format en innkjøpsordre skal sendes i til leverandøren.
For mer informasjon, se veiledning Aktivere leverandør for innkjøp.

Treatment code invoice type svefaktura (SVETYP)

Relasjon «Treatment code invoice type svefaktura (SVETYP)» med ulike relasjonsverdier angir hvordan innkjøpsfaktura matches mot innkjøpsordre.
For mer informasjon, se veiledning Oppsett matcheregler under «Angi kriterier for match av innkjøpsfaktura mot innkjøpsordre».

Fane Handlingsoversikt

I fane Handlingsoversikt registrerer dere ingenting.

Fane Contract E-Proc

Det vil kun være ved oppsett for varekatalog (innkjøp) at det er behov for å fylle inn noe i denne fanen.

For mer informasjon, se veiledning Oppsett varekatalog.

Lagre leverandør

Når du er ferdig med å registrere opplysningene på leverandøren klikker du på Lagre.

Trykk deg gjennom de ulike bekreftelsene som kommer opp ved å klikke på OK.

Du får en bekreftelse og leverandøren blir tildelt et leverandørnummer.

Administrere eksisterende leverandør

Du kan redigere opplysningene på en leverandør etter at den er opprettet.

Når du skal endre opplysninger eller status på en leverandør, må du først søke opp leverandøren.

Dette gjøres i feltet Oppslag ved å enten skrive inn navnet direkte, eller trykke på boksen med de tre prikkene for et mer detaljert søk. For nærmere beskrivelse av hvordan å søke, se Kontroller om leverandør allerede er opprettet.

Når du har utført de endringene du ønsker, trykker du på Lagre.

Vær oppmerksom på at organisasjonsnummer ikke skal endres på en leverandør.
Dersom organisasjonsnummer er slettet i Brønnøysundregisteret skal leverandøren sperres, og ny leverandør opprettes.

Sperre eller åpne en leverandør

Dersom du skal sperre eller parkere en leverandør, gå til fanen Betaling.

Klikk på rullegardinmenyen under Status, og endre til Sperret (C) eller Parkert (P).

Avslutt med å klikke på Lagre.

Er leverandøren sperret vil vi ikke kunne remittere leverandøren, eller foreta manuell utligning.
Er leverandøren parkert vil vi ikke kunne remittere leverandøren.

Sjekk alltid om det finnes åpne transaksjoner på leverandøren før du sperrer eller parkerer. Dersom du sperrer eller parkerer vil disse bli forkastet ved remittering.

Det er ikke mulig å sperre en leverandør for registrering av leverandøropplysninger eller å slette en leverandør.

Du kan åpne en leverandør som er sperret eller parkert ved å endre status til Aktiv (N).

Opprette betalingsmottaker

Dersom fakturaene skal betales til en annen enn den som sender fakturaen, for eksempel et faktoringselskap, må du opprette en betalingsmottaker som knyttes opp mot leverandøren i leverandørregisteret.

Menyen for opprettelse av betalingsmottaker finner du under Innkjøp – Leverandørinformasjon – Betalingsmottaker.

Fane Betalingsmottaker

ID for betalingsmottaker

I feltet ID for betalingsmottaker legger du inn en alfanumerisk kode (navn eller nummer) for betalingsmottakeren. ID’en kan være max 8 tegn.

Navn på betalingsmottaker

I Feltet Navn på betalingsmottaker legger du inn det fulle navnet på betalingsmottakeren. Vi anbefales å legge inn kontonummeret i parentes bak navnet. Dette for å gjøre det enklere å velge riktig betalingsmottaker når den skal knyttes mot leverandør.

Landkode

Legg inn landet til betalingsmottakeren i feltet Landkode. Du kan søke ved å enten begynne å skrive navnet på landet, eller trykke "Space" på tastaturet for å få opp alle alternativene.

Valuta

Velg valuta betalingen til betalingsmottaker skal betales i feltet Valuta. Denne overstyrer valuta som ligger registrert på leverandør. Du kan søke ved å enten begynne å skrive navnet på valuta, eller trykke "Space" på tastaturet for å få opp alle alternativene.

Bankgiro

I feltet Bankgiro legger du inn bankkontonummeret til betalingsmottakeren.