Disse rutinene for føringskontoplan med veiledning, for kunder av DFØ var gyldige frem til 1. februar 2023.
For nye oppdaterte rutiner se Rutiner statlige regnskapsstandarder (gyldige fra og med 1. februar 2023).
Rutiner for bruttobudsjetterte virksomheter
Rutinene nedenfor beskriver kontering av avsetning samt arbeidsdelingen mellom kunde og DFØ. Rutinene oppdateres fortløpende i tråd med endringer i kontoplan.
1.1 Inngående faktura
Hensikt og omfang: Denne rutinen skal sikre riktig behandling av fakturaer som skal periodiseres, balanse- eller kostnadsføres i forsystem Contempus/Basware.
Utløsende hendelse: Fakturaer som skal periodiseres eller balanseføres kommer til attestant (forkontroll). Attestasjon og godkjenning bør gjøres fortløpende slik at faktura blir bokført på riktig periode og dermed følger periodiseringsprinsippet
Se også:
- SRS 1
- SRS 17
- Rutine forkontroll
- 1.4 Forskuddsbetalte kostnader
- 4.4 Balanseføring av anleggsmidler
Definisjoner: Periodiseringsprinsippet: Virkningen av transaksjoner og andre hendelser regnskapsføres som inntekter, kostnader, eiendeler eller gjeld når de inntreffer i samsvar med de grunnleggende regnskapsprinsippene, uavhengig av tidspunktet for inn- og utbetalinger.
Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:
- MV – Avsetning SRS
- MP – Periodisering SRS
- Bilagsarten er unntatt kontantrapporteringen
| Utføres av | Oppgave - handling |
|
Attestant |
Attestant mottar faktura Attestant mottar faktura og tar stilling til om fakturaen skal periodiseres, balanse- eller kostnadsføres. Balanseføring foretas som hovedregel når immaterielle eiendeler og varige driftsmidler har en levetid på 3 år eller mer og anskaffelseskost er over kr 30.000 eller mer. Alternativt at eiendelen er en del av en gruppe (pool-aktivering). Periodisering er aktuelt når kostnadene skal fordeles på andre måneder enn gjeldende periode. Et eksempel er husleie som gjelder januar til mars med forfall 15. januar. Denne periodiseres med 1/3 i januar, februar og mars. Kostnadsføring gjøres når balanseføring eller periodisering ikke er aktuelt. Fakturaen konteres da på vanlig måte. Finansieringskilde må utfylles (kap/post). |
|
Attestant |
Legg inn kontering for balanseføring og
aktivering
Ved aktivering benyttes konto 1299 Interimskonto anlegg
til aktivering og aktuelle dimensjoner i konteringsstrengen. Det er
viktig at finansieringskilde (kapittel og post) fylles ut i dim.4
da dette er grunnlaget for hvilke konti det havner på i
kontantrapporteringen. |
|
Attestant |
Legg inn kontering for periodisering
Ved periodisering kan tekstfeltet i Contempus/Basware benyttes
til å angi hvordan fakturaen skal periodiseres i Unit4 ERP. Det kan
eventuelt gjøres en henvisning til aktuell
periodiseringsnøkkel. |
|
Godkjenner |
Godkjenne faktura
Fakturaen godkjennes og overføres automatisk til Unit4 ERP. |
1.2 Påløpte kostnader - faktura mottatt i forsystem
Hensikt og omfang: Denne rutinen skal sikre at
påløpte kostnader blir kostnadsført i riktig periode, og er
nødvendig for å oppnå et periodisert regnskap. Fakturaer for varer
og tjenester som er mottatt og som ligger i forsystem ved
periodeslutt må avsettes i den perioden varen eller tjenesten er
mottatt.
Utløsende hendelse: Ved periodeslutt innhenter den
regnskapsansvarlige i virksomheten opplysninger fra forsystem over
fakturaer som ligger i arbeidsflyt til attestasjon og
godkjenning.
Se også:
SRS 1
Definisjoner: I et periodisert resultatregnskap
resultatføres en inntekt i virksomhetens regnskap etter hvert som
tjenesten eller varen leveres. Utgifter resultatføres når de er
påløpt, det vil si etter hvert som virksomheten forbruker en vare
eller tjeneste.
Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:
- MV – Avsetning SRS
- Bilagsarten er unntatt kontantrapporteringen
| Utføres av | Oppgave - handling |
|
Regnskapsansvarlig |
Identifisere varer og tjenester som er mottatt og hvor
fakturaen ligger i forsystemet Det innhentes opplysninger fra forsystem over fakturaer som ligger i arbeidsflyt og til godkjenning ved periodeslutt. I Contempus.Invoice/Basware tas det ut en rapport som viser ikke bokførte fakturaer ved periodeslutt. Denne finnes under Rapporter/Brukerrapporter og heter Avsetningsrapport over ikke-bokførte leverandørfordringer eller Utestående pr. 31.12. Det er kun regnskaps- og controllerbrukere som har tilgang til denne rapporten. Rapporten bestilles til brukeren sin e-postadresse. Det er også mulig å ta ut oversikt på kontonivå fra forsystemet (Contempus.Invoice/Basware) |
|
Regnskapsansvarlig |
Utarbeide avsetningsbilag Utarbeide og godkjenne avsetningsbilag. Avsetningene blir balanseført som gjeldspost på konto 2960 Påløpte kostnader med motpost på de aktuelle resultatkonti. Det påføres reverseringsperiode på bilaget. Vanligvis kommende periode. |
|
Regnskapsansvarlig |
Postering av avsetningsbilag til riktig
periode Bokfører avsetningsbilaget. Bruk bilagsart MV. |
|
Regnskapsansvarlig |
Kontrollfunksjon Etter at avsetningsbilaget er bokført sjekker virksomheten periodens regnskap opp i mot faktiske leverte varer og tjenester. Dersom ikke alle postene er kommet med i periodiseringen utarbeider virksomheten et nytt avsetningsbilag som bokføres. |
1.3 Påløpte kostnader - faktura ikke mottatt
Hensikt og omfang: Denne rutinen skal sikre at påløpte kostnader blir kostnadsført i riktig periode. Dette er nødvendig for å oppnå periodisert regnskap.
Utløsende hendelse: Ved periodeslutt innhenter den regnskapsansvarlige i virksomheten opplysninger fra budsjettansvarlige over påløpte kostnader der varer og tjenester er mottatt og forbrukt og hvor fakturaen ikke er kommet ved periodeslutt. Dette følges opp fortløpende, men senest innen 25. påfølgende periode.
Se også:
Definisjoner
Periodisert resultatregnskap:
Inntekter resultatføres i virksomhetens regnskap etter hvert som
tjenesten eller varen leveres. Utgifter resultatføres når de er
påløpt, det vil si etter hvert som virksomheten forbruker en vare
eller tjeneste.
Vesentlighetsvurdering: Ved vurderingen av om påløpte kostnader skal resultatføres, kan det legges til grunn en vesentlighetsbetraktning. Kravene til resultatføring av påløpte inntekter og kostnader gjelder bare for vesentlige beløp. Et beløp er vesentlig dersom unnlatt resultatføring vil påvirke en beslutningstagers vurdering eller beslutning.
Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:
- MV – Avsetning SRS
- Bilagsarten er unntatt kontantrapporteringen
| Utføres av | Oppgave - handling |
|
Virksomheten |
Identifisere varer og tjenester som er mottatt og
forbrukt og hvor fakturaen ikke er mottatt. Innhente opplysninger fra budsjettansvarlige over mottatte varer og tjenester hvor fakturaen ikke er registrert i fakturasystemet ved periodeslutt |
|
Virksomheten |
Utarbeide avsetningsbilag Utarbeide og godkjenne avsetningsbilag. Poster som ansees som vesentlige skal det avsettes for i regnskapet. Avsetningen blir postert som en gjeldspost i balansen på konto 2960 Påløpte kostnader med motpost på aktuelle resultatkonti. Avsetningen reverseres vanligvis i påfølgende periode. Dersom faktura fortsatt ikke er mottatt ved neste periodeslutt, foretas det en ny avsetning. |
|
Virksomheten |
Postering av avsetningsbilag Bokføre posteringsbilag med avsetninger. Det benyttes bilagsart MV. |
|
Virksomheten |
Kontrollfunksjon Etter at avsetningsbilaget er bokført, sjekker virksomheten periodens regnskap opp mot faktisk leverte varer og tjenester. Om ikke alle postene er kommet med i periodiseringen, utarbeider virksomheten et nytt avsetningsbilag som bokføres. |
1.4 Forskuddsbetalte kostnader
Hensikt og omfang: Denne rutinen skal sikre at kostnader blir periodisert i riktig periode og at virksomheten dermed oppnår et periodisert regnskap.
Utløsende hendelse: Ved periodeslutt gjennomgår den regnskapsansvarlige i virksomheten det periodiserte regnskapet på kontonivå. Kostnader som gjelder fremtidige perioder flyttes til riktige perioder. Dette gjøres fortløpende og senest innen 25.
Se også:
Definisjoner
Periodisert resultatregnskap: Inntekter resultatføres i virksomhetens regnskap etter hvert som tjenesten eller varen leveres. Utgifter resultatføres når de er påløpt, det vil si etter hvert som virksomheten forbruker en vare eller tjeneste.
Vesentlighetsvurdering: Ved vurderingen av om påløpte kostnader skal resultatføres, kan det legges til grunn en vesentlighetsbetraktning. Kravene til resultatføring av påløpte inntekter og kostnader gjelder bare for vesentlige beløp. Et beløp er vesentlig dersom unnlatt resultatføring vil påvirke en beslutningstagers vurdering eller beslutning.
Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:
- MV – Avsetning SRS
- MP – Periodiseringer (automatiske posteringer)
- Bilagsarten er unntatt kontantrapporteringen
| Utføres av | Oppgave - handling |
|
Virksomheten |
Identifisere kostnader som gjelder fremtidige
perioder Resultatregnskapet gjennomgås på kontonivå for å hente ut kostnader som skal periodiseres over flere perioder. Eksempler på dette vil ofte være periodisk gjentagende poster som husleie, strøm, vakthold, abonnement, leie av kontormaskiner mv. |
|
Virksomheten |
Utarbeide bokføringsbilag Bokføringsbilag utarbeides og godkjennes. Poster som skal periodiseres skal balanseføres i kontogruppe 17 Forskuddsbetalt kostnad, opptjent inntekt o.l., med motpost på de aktuelle konti i resultatregnskapet inntil riktig periode inntreffer og kostnadsføring skal skje. Se eventuelt også artskonto 139 Andre langsiktige fordringer ved forskuddsbetaling/leie over flere år. Unit4 ERP er satt opp til å benytte balansekonto 179 Andre forskuddsbetalte kostnader ved maskinell periodisering. Dersom periodiseringen gjelder for eksempel forskuddsbetalt leie, må denne foretas manuelt mot konto 170 Forskuddsbetalt leie. Riktig klassifisering må kontrolleres i henhold til standard kontoplan. |
|
Virksomheten |
Ompostering av kostnader til riktig periode Bilaget bokføres med riktig periodiseringsnøkkel dersom kostnaden skal balanseføres på konto 1790 Andre forskuddsbetalte kostnader. Det benyttes bilagsart MV – Avsetning SRS. 1: Bokfør debet på aktuell resultatkonto med det beløp som skal periodiseres. Kontering skal være lik opprinnelig kontering fra faktura. Før linjen legges ned i tabellfeltet skal periodiseringsnøkkel angis. Velg Verktøy – Periodisering. Oppgi fordelingsnøkkel og riktig startperiode. 2: Bokfør kredit konto (aktuell resultatkonto) uten periodiseringsnøkkel. Lagre med F12. Rapport GL18B produseres. Kostnadene som er balanseført på konto 1790 Andre forskuddsbetalte kostnader, blir nå automatisk flyttet til riktig periode, de automatiske posteringene får bilagsart MP - Periodiseringer. |
|
Virksomheten |
Kontrollfunksjon
Etter at bilaget er bokført sjekker virksomheten det periodiserte regnskapet opp i mot faktisk leverte varer og tjenester. Dersom ikke alle postene er kommet med i periodiseringen, lager virksomheten et nytt omposteringsbilag som godkjennes og bokføres. |
2.1 Opptjent, ikke fakturert driftsinntekt
Hensikt og omfang: Denne rutinen skal sikre at opptjente inntekter blir inntektsført i riktig periode. Dette gjelder transaksjonsbaserte inntekter. Det avsettes for inntekter som er opptjent, men ikke utfakturert ved periodeslutt.
Utløsende hendelse: Ved periodeslutt gjennomgår den regnskapsansvarlige i virksomheten de fakturagrunnlag som ikke er utfakturert. Opplysninger innhentes fra budsjettansvarlige. Dette må gjøres senest 25. påfølgende måned.
Se også:
Definisjoner:
Periodisert resultatregnskap: I et periodisert resultatregnskap resultatføres en inntekt i virksomhetens regnskap etter hvert som tjenesten eller varen leveres. Utgifter resultatføres når de er påløpt, det vil si etter hvert som virksomheten forbruker en vare eller tjeneste.
Opptjeningsprinsippet: Transaksjonsbaserte inntekter er som hovedregel opptjent når salgstransaksjonen er gjennomført (transaksjonstidspunktet).
Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:
- MV – Avsetning SRS
- Bilagsartene er unntatt kontantrapporteringen
| Utføres av | Oppgave - handling |
|
Virksomheten |
Identifisere opptjente, men ikke utfakturerte inntekter
ved periodeslutt
Gjennomgå mottatte fakturagrunnlag (for eksempel timelister, prosjektkostnader eller lignende) som ikke er utfakturert ved periodeslutt. Innhente opplysninger fra budsjettansvarlige over tjenester og prosjekter som er utført, og hvor det ikke er utarbeidet fakturagrunnlag ved periodeslutt |
|
Virksomheten |
Utarbeide og godkjenne posteringsbilag Utarbeide og godkjenne posteringsbilag på bakgrunn av de mottatte inntektsopplysningene. Avsetningen blir balanseført på konto 1530 Opptjent, ikke fakturert driftsinntekt med motpost i kontoklasse 3. Avsetningen reverseres i påfølgende periode. |
|
Virksomheten |
Postering av inntekter til riktig periode Godkjenn og bokfør posteringsbilaget. |
|
Virksomheten |
Kontrollfunksjon Etter at posteringsbilaget er bokført sjekker virksomheten igjen periodens regnskap opp mot faktiske leverte varer og tjenester. Dersom ikke alle poster er kommet med i periodiseringen lager virksomheten et nytt posteringsbilag som bokføres. |
2.2 Avsetning for tap på fordringer
Hensikt og omfang: Kundefordringer skal gjennomgås regelmessig av virksomheten for å avdekke usikkerhet rundt disse postene. Det samme gjelder for fordringer i prosjekter med løpende aktivitet og hvor alle krav ikke er innfridd.
Utløsende hendelse: Ved hver regnskapsavleggelse (delårsrapportering og årsregnskap) skal virksomheten vurdere om det er behov for å tapsavsette for enkeltfordringer. Vurder også om det er behov for avsetninger basert på virksomhetens tidligere erfarte tap. Dersom virksomheten erfaringsmessig får inn 98 prosent av utestående, bør man vurdere å foreta en avsetning for forventet tap, som da tilsvarer 2 prosent av utestående fordringsmasse. Manglende tapsavsetning kan skyldes at tapsrisiko er vurdert til å være uvesentlig.
Se også:
Definisjoner:
Vesentlighetsvurdering: ved vurderingen av om forventet tap på kundefordring skal avsettes, kan det legges til grunn en vesentlighetsbetraktning. Et forventet tap er vesentlig dersom unnlatt regnskapsføring vil påvirke en beslutningstagers vurdering eller beslutning.
Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:
- MV – Avsetning SRS
- Bilagsarten er unntatt kontantrapporteringen
| Utføres av | Oppgave - handling |
|
Virksomheten |
Åpne poster i kundereskontro gjennomgås Det tas ved hver regnskapsavleggelse en vurdering av om det er usikkerhet knyttet til fordringene. Det foretas en tapsavsetning dersom fordringer er usikre |
|
Virksomheten |
Posteringsbilag Det utarbeides et posteringsgrunnlag for avsetningen. Kontering av et forventet tap: 7840 Avsetning tap på fordringer (D) 1580 Avsetning tap kundefordringer (K) NB! Tapsavsetning skal holdes utenfor kontantregnskapet. Det benyttes bilagsart MV |
|
Virksomheten |
Avsetningen reverseres Tapsavsetningen reverseres i påfølgende periode Konstatert tap på fordringer: Dersom virksomheten finner at tapet på fordringer er reelt må det tas inn i regnskapet som et konstatert tap. Tapet kostnadsføres på konto 783 Konstatert tap på fordringer og føres ut av kundereskontro. Tapsføringen er en regnskapsmessig disposisjon for virksomheten og har ingen betydning for den formelle prosessen knyttet til ettergivelse av krav, se Bestemmelsene punkt 5.4.3 til 5.4.5. |
3.1 Månedlig avsetning for kostnader fleksitidssaldo
Hensikt og omfang: Regnskapsføring av ytelser til ansatte i statlige virksomheter som fører sine virksomhetsregnskapet i henhold til SRS 25.
Opparbeidet fleksitid, reisetid og overtid til avspasering representerer normalt et etterslep av personalkostnader som virksomheten vil måtte gjøre opp senere i form av betalt fritid for den ansatte. Verdien av opparbeidet fleksitid, reisetid og overtid til avspasering skal kostnadsføres og avsettes for i balansen. Det skal også avsettes for påløpt arbeidsgiveravgift av opparbeidet fleksitid, reisetid og overtid til avspasering.
Utløsende hendelse: Månedsavslutning starter.
Rutinen gjennomføres senest 25. i påfølgende måned. Merk at det er
mulig å registrere fremmøtetid i SAP tom 12. påfølgende
måned.
Se også:
Definisjoner:
AGA = arbeidsgiveravgift
Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:
- MV- Avsetninger SRS
- Bilagsarten er unntatt kontantrapporteringen
| Utføres av | Oppgave -handling |
|
Virksomheten |
Kontroller reversering av avsetning forrige
periode Kontrollere at avsetning for påløpte kostnader knyttet til fleksitid, reisetid og overtid til avspasering forrige periode er reversert i inneværende periode. |
|
Virksomheten |
Dersom reversering ikke er foretatt utarbeides
reverseringsbilag for avsetning forrige periode Ta kopi av avsetningsbilag forrige periode og konter reversering: 5097/5193 Andre lønnsavsetninger (påløpt fleksitid, uavviklet ferie m.m.) (D) 2915 Skyldig påløpt lønn (K) 5413 Arbeidsgiveravgift av påløpt fleksitid, ikke avviklet ferie osv. (K) 2780 Påløpt arbeidsgiveravgift på påløpt lønn (D) Godkjenn bilaget Bokfør bilaget med bilagsart MV uten reversering |
|
Virksomheten |
Hent ut oversikt over påløpt fleksitid, reisetid og
overtid til avspasering per avdeling Ta ut oversikt over fleksitid ved utgangen av perioden. For kunder med fremmøtetid i SAP benyttes rapport PT_BAL00 og variant CUS&OPAL06. Ta ut oversikt over reisetid og overtid til avspasering ved utgangen av perioden. For kunder med fremmøtetid i SAP benyttes rapport PT_BAL00 og variant CUS&OPAL05. |
|
Virksomheten |
Beregner avsetning for kostnader knyttet til fleksitid,
reisetid og overtid til avspasering inklusiv arbeidsgiveravgift per
avdeling Ta utgangspunkt i en gjennomsnittlig timelønn for alle ansatte. Ta antall fleksitimer, reisetimer og antall timer overtid til avspasering per avdeling ved utgangen av perioden og multipliser med timekostnad. Beregn AGA på kostnaden. |
|
Virksomheten |
Utarbeid bokføringsbilag Utarbeid følgende kontering av kostnader knyttet til opparbeidet fleksitid, reisetid og overtid til avspasering per avdeling ved utgangen av hver periode: 5097/5193 Andre lønnsavsetninger (påløpt fleksitid, uavviklet ferie m.m.) (D) 2915 Skyldig påløpt lønn (K) 5413 Arbeidsgiveravgift av påløpt fleksitid, ikke avviklet ferie osv. (D) 2780 Påløpt arbeidsgiveravgift på påløpt lønn (K) Vurder om det skal skilles mellom avsetning for faste ansatte (5097) og avsetning for midlertidige ansatte (5193) |
|
Virksomheten |
Godkjenn bilaget Bokfør bilaget med reversering Bokfør bilaget med bilagsart MV med reversering påfølgende periode. |
3.2 Månedlig avsetning for overtid til utbetaling, inklusiv arbeidsgiveravgift
Hensikt og omfang: Regnskapsføring av ytelser til ansatte i statlige virksomheter som fører virksomhetsregnskap i henhold til SRS 25.
Lønn og andre personalrelaterte kostnader skal kostnadsføres etter hvert som de påløper. Påløpt lønn, for eksempel overtid, skal kostnadsføres løpende og avsettes som gjeld frem til utbetalingstidspunktet. Ved bruk av SAP som lønns- og personalsystem utbetales overtid normalt 2 måneder etter at overtid er opparbeidet og registrert. Denne rutinen omhandler avsetning av påløpt overtid og reversering av bokført avsetning. Avsetningen skal reverseres i den perioden overtiden utbetales.
Utløsende hendelse: Månedsavslutning starter.
Rutinen gjennomføres senest 25. i påfølgende måned. Merk at det er
mulig å registrere fremmøtetid i SAP tom 12. påfølgende
måned.
Se også:
Definisjoner:
AGA = arbeidsgiveravgift
FP = feriepenger
Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:
- MV – Avsetning SRS
- Bilagsartene er unntatt kontantrapporteringen
| Utføres av | Oppgave - handling |
|
Virksomheten |
Kontroller avsetninger for påløpt overtid |
|
Virksomheten |
Hent ut antall timer overtid til utbetaling registrert
siste måned |
|
Virksomheten |
Beregn overtidskostnader siste måned Beregn en timesats for overtid for virksomheten. Vurder om stort lønnsspenn i virksomheten gjør at timesats bør differensieres for ulike grupper av arbeidstakere. |
|
Virksomheten |
Utarbeid bokføringsbilag |
|
Virksomheten |
Utarbeider bokføringsbilag Utarbeider følgende kontering av kostnader knyttet til
opparbeidet fleksitid, reisetid og overtid til avspasering per
avdeling ved utgangen av hver periode: |
|
Virksomheten |
Godkjenner bilaget |
|
Virksomheten |
Bokfør bilaget med reversering i periode (t+2) Bokfør bilaget med bilagsart MV med reversering i periode (t+2). |
3.3 Påløpte refusjoner fra NAV
Hensikt og omfang: Denne rutinene skal sikre at refusjoner fra NAV reduserer lønns- og personalkostnadene i riktig periode.
Utløsende hendelse: Ved periodeslutt innhentes opplysninger fra lønns- eller tidssystem over registrert fravær i perioden.
Se også:
Definisjoner:
AGA = arbeidsgiveravgift
Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:
- MV – Avsetning SRS
- Bilagsartene er unntatt kontantrapporteringen
Postering av avsetningsbilag
Bokføre avsetningsbilag med reversering neste periode. Bruk
bilagsart MV.
| Utføres av | Oppgave - handling |
|
Virksomheten |
Identifisere grunnlag for beregning av periodens
refusjonsbeløp fra NAV Eventuelt kan man vurdere historiske data som grunnlag for avsetning. |
|
Virksomheten |
Utarbeide avsetningsbilag |
|
Virksomheten |
Vurdere og godkjenne avsetningsbilag |
|
Virksomheten |
Postering av avsetningsbilag |
3.4 Avsetning av feriedager til gode
Hensikt og omfang: Regnskapsføring av ytelser
til ansatte i statlige virksomheter som fører virksomhetsregnskap i
henhold til SRS 25.
Opparbeidet ferie som ikke er avviklet representerer en kostnad,
som virksomheten vil måtte gjøre opp senere i form av betalt fritid
for den ansatte. Verdien av opparbeidet ferie som ikke er avviklet
skal kostnadsføres og avsettes for i balansen. Det skal gjøres
avsetning for påløpt arbeidsgiveravgift av uavviklet
ferie.
Utløsende hendelse: Gjennomføres i forbindelse med
årsavslutningen.
Se også:
Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:
- MV – Avsetning SRS
- Bilagsartene er unntatt kontantrapporteringen
Framgangsmåte og arbeidsdeling:
| Utføres av | Oppgave - handling |
|
Virksomheten |
Hent ut antall feriedager avviklet av fjorårets
feriekvote |
|
Virksomheten |
Beregn kostnaden av uavviklet ferie |
|
Virksomheten |
Utarbeid bokføringsbilag |
|
Virksomheten |
Godkjenn bilaget |
4.1 Balanseføring av anleggsmidler
Hensikt og omfang: Denne rutinen skal sikre at
nye anlegg blir lagt inn i anleggsmodulen, at grunnlaget for
avskrivninger blir korrekt og at balanseførte eiendeler blir
bokført på riktige konti i balansen.
Utløsende hendelse: Fakturaer bokført på konto 1299
Interimskonto anlegg til aktivering. Virksomheten følger opp
faktura som ligger i «Opprett anlegg fra faktura» fortløpende og
senest innen 25. påfølgende måned.
Se også:
Definisjoner:
Anleggsmidler: eiendeler som er anskaffet til varig eie eller bruk i virksomheten. Andre eiendeler er omløpsmidler.
Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:
- MV – Avsetning SRS
- Bilagsarten er unntatt kontantrapporteringen
| Utføres av | Oppgave - handling |
|
Virksomheten |
Aktivering av anleggsmidler Fakturaer som bokføres på konto 1299 i hovedbok vil legge seg i skjermbildet ”Opprett anlegg fra faktura” i Unit4 ERP i påvente av aktivering. Sjekk at fakturaene som ligger her skal aktiveres. Ved registrering av nytt anleggsmiddel må en ta stilling til levetid, anleggsgruppe, avskrivningsmetode og kontering. Valg av anleggsgruppe er styrende for hvilken konto anlegget blir balanseført på. Det er derfor viktig at en finner riktig konto anlegget skal føres på og velger anleggsgruppe som går mot denne kontoen. Ved registrering av tillegg til eksisterende anlegg arves aktiveringsinformasjon fra dette anlegget. |
|
Virksomheten |
Faktura som ikke skal aktiveres Er det en faktura som ikke skal balanseføres så må denne slettes fra ”Opprett anlegg fra faktura” og omposteres fra konto 1299 Interimskonto anlegg til aktivering og kostnadsføres på riktig konto og kapittel/post. Dette gjøres ved å utarbeide et omposteringsbilag. |
|
Virksomheten |
Bestill posteringsforslag Etter at anleggene er aktiverte bestilles et posteringsforslag |
|
Regnskapsansvarlig |
Kontroller posteringsforslaget Kontrollere og godkjenn posteringsforslaget når dette er korrekt. |
|
Regnskapsansvarlig |
Bestill bekreftelse bokføring Bestill bekreftelse bokføring for å foreta endelig bokføring av transaksjonene. GL18B arkiveres som bilagsdokumentasjon. |
4.2 Utrangering og salg av anlegg
Hensikt og omfang: Denne rutinen tar for seg salg eller utrangering av anleggsmidler og håndtering av dette i anleggsverdiregnskapet.
Merk at det, i henhold til standard kontoplan, er to ulike alternativer for føring av gevinst/tap ved avgang av anleggsmidler. DFØ anbefaler det forenklede alternativet og det er dette denne rutinen tar utgangspunkt i.
Utløsende hendelse: Salg eller utrangering av anlegg.
Se også:
Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:
- MT – Anleggstransaksjoner SRS
- Bilagsarten er unntatt kontantrapporteringen
| Utføres av | Oppgave - handling |
|---|---|
|
Virksomheten |
Salg av anleggsmiddel, utstede faktura til kjøper Selger anleggsmiddel til avtalt pris. Utarbeider faktura til kjøper med krav tilsvarende salgssum. 150 Kundefordringer (D) |
|
Virksomheten |
Registrering av salg i anleggsmodulen Registrer salget i skjermbildet «Salg og utrangering» i Unit4 ERP under Økonomi → Anleggsverdiregnskap → Registrering → Salg og utrangering. Her vil det lages en salgstransaksjon som må kontrolleres. Legg inn anleggs-ID, dato og transaksjonstekst. Trykk på «Neste trinn». Dersom deler av anlegget skal selges kan du enten velge prosent, beløp eller enheter for å beregne den solgte andelen. Prosent solgt settes til 100 % dersom hele anlegget skal selges. Trykk på «Neste trinn». I dette skjermbildet legger du inn salgsbeløp, det vil si samme beløp som på utstedt faktura. Utrangeringskostnad skal alltid være lik 0. Trykk på «Neste trinn». Det siste skjermbildet vil vise en oppsummering av eventuell gevinst eller tap. Dersom dette er ok, trykk F12 for å lagre. Transaksjonen vil da være klar til bokføring i «Ajourhold transaksjoner» med transaksjonstype i anlegg lik «salg». Bestill og godkjenn posteringsforslag og bokføring av salget. |
|
Virksomheten |
Registrering av utrangering i anleggsmodulen Velg anleggs-ID og hak av for utrangering. Trykk «Neste trinn». Transaksjonen vil da være klar til bokføring i «Ajourhold transaksjoner» med transaksjonstype i anlegg lik «utrangering». |
|
Virksomheten |
Bestilling og godkjenning av posteringsforslag Bestill posteringsforslaget. Det genereres et posteringsforslag som viser komplett kontering med kontoer og beløp. Gå igjennom posteringsforslaget og godkjenn hvis forslaget er korrekt. |
|
Virksomheten |
Bokføring av salg og utrangering Bestill Bekreftelse bokføring for endelige bokføring. Virksomheten arkiverer rapport GL18B. |
|
Virksomheten |
Bokføring av avgang anleggsmiddel Gevinst bokføres direkte på konto 3810 Gevinst ved avgang anleggsmidler. Tap ved salg eller utrangering blir bokført på konto 7800 Tap ved avgang anleggsmidler. Bokføring av avgang anleggsmiddel er unntatt kontantrapporteringen da bilagene får bilagsart MT – Anleggstransaksjoner (SRS). Salgssum rapporteres til statsregnskapet. |
|
Virksomheten |
Nullstilling av utsatt inntektsføring ved avgang anleggsmidler: Anleggsmidler som avhendes og som ikke er avskrevet til null, vil ved avhendelse ha en bokført verdi med en tilsvarende avsetning på konto 2150 Statens finansiering av immaterielle eiendeler og varige driftsmidler. Avsetningen på konto 2150 må derfor tilbakeføres ved salg eller utrangering av anlegg. Ved gevinst, tilbakeføring av bokført verdi: 2150 Statens finansiering av immaterielle eiendeler og varige
driftsmidler (D) Ved tap, tilbakeføring av bokført verdi: 2150 Statens finansiering av immaterielle eiendeler og varige
driftsmidler (D) Det er ikke nødvendig å gjøre denne posteringen dersom dere benytter automatisk inntektsføring av bevilgning knyttet til anleggsmidler (FM06). |
|
Virksomheten |
Oppdatere status på anleggsmiddel Etter salg eller utrangering, må anleggsmidlets status endres fra aktiv til avsluttet i anleggsregisteret. Avsluttet: Parkert: Sperret: |
4.3 Endring og omgruppering av anlegg
Hensikt og omfang: Denne rutinen skal sikre at
anleggsregistret blir korrigert og oppdatert slik at det gir et
korrekt bilde av virksomhetens immaterielle eiendeler og varige
driftsmidler. Virksomheten skal følge opp at det foreligger
oppdatert og korrekt informasjon i anleggsregisteret.
Utløsende hendelse: Behov for å endre eller korrigere
allerede registrerte anleggsmidler.
Se også:
Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:
- MV – Avsetning SRS
- Bilagsarten er unntatt kontantrapporteringen
| Utføres av | Oppgave - handling |
| Virksomheten |
Endringer som ikke medfører posteringer av transaksjoner Endringer av informasjonsfelt på anleggsmidlene og relasjoner endres direkte i skjermbildet Anleggsmiddel. Ved masseendringer av relasjonsverdier kan jobben Endre relasjonsverdier benyttes. |
| Virksomheten |
Endringer som medfører posteringer av transaksjoner Endring av dimensjonsverdier på aktiverte anleggsmidler gjøres ved å bestille jobben Bytt posteringsdimensjonsverdier. Kan for eksempel benyttes når et anlegg skal flyttes til nytt koststed, koststed må endres på grunn av feilregistrering og så videre. Bytte av anleggsgruppe på aktivert anleggsmiddel gjøres ved å Omgruppere anlegget. Kan for eksempel benyttes når et anlegg skal flyttes fra en balansekonto til en annen på grunn av feilregistrering. |
| Virksomheten |
Bestill posteringsforslag Bestill posteringsforslag som lager et bilagsforslag. |
| Virksomheten |
Kontrollere posteringsforslaget Kontrollere og godkjenn posteringsforslaget når dette er korrekt. |
| Virksomheten |
Bestill bekreftelse bokføring Bestill bekreftelse bokføring for å foreta endelig bokføring av transaksjonene. GL18b arkiveres som bilagsdokumentasjon. |
4.4 Periodeavslutning anlegg
Hensikt og omfang: Denne rutinen tar for seg
periodeavslutningen for anlegg og bokføring av avskrivninger for
perioden.
Utløsende hendelse: Utgangen av hver måned. Alle
aktiveringer for aktuell periode er gjennomført.
Se også:
- SRS 17
- 4.1 Balanseføring av anleggsmidler
Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:
- Bilagsart: MV – Avsetning SRS
- Bilagsarten er unntatt kontantrapporteringen
| Utføres av | Oppgave - handling |
| Virksomheten |
Kontrollere at det ikke er ubehandlede poster Sjekk om det ligger ubehandlede poster under ”Opprett anlegg fra
faktura” i Unit4 ERP som gjelder aktuell periode. |
| Virksomheten |
Kontrollere at det ikke finnes transaksjoner som ikke er postert til hovedbok Gjør en kontroll på at det ikke finnes transaksjoner i anleggsverdiregnskapet som gjelder aktuell periode som ikke er postert til hovedbok. Velg å spørre på ajourhold transaksjoner og ajourhold posteringsforslag. |
| Virksomheten |
Avskrivninger Bestill avskrivningsforslag for aktuell periode og kontrollerer at alt som skal avskrives er med og at avskrivningene er riktige. |
| Virksomheten |
Bestille avskrivningsbekreftelse Etter at forslaget er kontrollert og godkjent bestilles avskrivnings- bekreftelse som lager et posteringsforslag |
| Virksomheten |
Kontrollere og godkjenne
posteringsforslaget |
| Virksomheten |
Avstemming Avstem at hovedbok og anleggsmodul stemmer overens. Rapport XAT02 ”Avstemming HB–ANL” benyttes til denne kontrollen. |
| Virksomheten |
Rapport over anleggsregisteret |
5.1 Inntektsføring av bevilgning.
Hensikt og omfang: Rutinen beskriver hvordan regnskapsføring av bevilgning skal behandles ved periodeslutt. Belastningsfullmakter inntektsføres ikke separat, men inngår i inntektsføringen av bevilgning.
Merk at denne rutinen følger kravene i SRS 10 av desember 2018 som introduserte en forenklet metode for inntektsføring av bevilgning for bruttobudsjetterte virksomheter.
Utløsende hendelse: Utgifter som er knyttet til gjennomføring av bevilgningsfinansierte oppgaver, skal kostnadsføres i samme periode som ressursene forbrukes. Det er viktig at alle andre rutiner er gjennomført før bevilgning inntektsføres.
Se også:
- SRS 1
- SRS 10
- Veiledningsnotat til standard kontoplan for statlige virksomheter som fører regnskapet etter periodiseringsprinsippet
- 4.4 Periodeavslutning anlegg
Definisjoner:
Motsatt sammenstilling: Inntekt fra
bevilgninger og inntekt fra tilskudd og overføringer resultatføres
i takt med at aktivitetene som finansieres av disse inntektene
utføres – det vil si i samme periode som kostnadene påløper.
Bruttobudsjetterte virksomheter har en forenklet praktisering av
prinsippet om motsatt sammenstilling ved at inntekt fra
bevilgninger beregnes som differansen mellom periodens kostnader og
opptjente transaksjonsbaserte inntekter og eventuelle inntekter fra
tilskudd og overføringer til virksomheten
Bilagsart ved bokføring i
virksomhetsregnskapet:
- MV – Avsetning SRS
- Bilagsarten er unntatt kontantrapporteringen
| Utføres av | Oppgave - handling |
| Virksomheten |
Finn grunnlag for inntektsføring av bevilgning Summen av resultatkonto 300-819 i resultatregnskapet danner grunnlaget for inntektsføring av bevilgning. Inntekt fra bevilgning skal tilsvare denne summen slik at virksomhetens resultat blir null. Dersom virksomhetens transaksjonsbaserte inntekter er større enn de totale kostnadene for virksomheten skal det ikke inntektsføres bevilgning. I disse tilfellene skal det presenteres et overskudd. |
| Virksomheten |
Utarbeid og kontroller bilagsforslag Bilagsforslaget må gjennomgås og avstemmes mot de bokførte tall og sjekke at metoden for beregning passer for virksomheten. |
| Virksomheten |
Bokføring |
| Virksomheten | Kontroll Saldo på konto 390 Inntekt fra bevilgning og konto 1991 Inntektsført bevilgning skal alltid være like. |
9.4 Årsavslutningsrutine
Hensikt og omfang: Denne rutinen skal sikre korrekt gjennomføring av årsavslutningen og overføring til nytt regnskapsår i Unit4 ERP for en bruttobudsjettert virksomhet som fører regnskapet i henhold til de statlige regnskapsstandardene (SRS).
Rutinen omhandler:
- Vurdering av balanseposter
- Kontroll av inntektsføring av drifts- og investeringsbevilgning
- Gjennomføre årsavslutning i anleggsverdiregnskapet
- Gjennomføring av overføring til nytt år
Utløsende hendelse: Når ordinære periodeavslutningsaktiviteter for desember måned er gjennomført.
Se også:
- Veiledningsnotat til standard kontoplan
- 5.1 Inntektsføring av drifts- og investeringsbevilgning
Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet:
- MV – Avsetning SRS
- Bilagsarten er unntatt kontantrapporteringen
| Utføres av | Oppgave - handling |
| Virksomheten |
Gjennomfør en ordinær
periodeavslutning |
| Virksomheten |
Gjennomfør en vurdering av alle
balanseposter |
| Virksomheten |
Posteringer for tilskuddsforvaltning og
innkrevingsvirksomhet |
| Virksomheten |
Inntektsføring av bevilgning |
| DFØ |
Gjennomføre årsavslutning i anleggsmodulen |
| Virksomheten |
Overføring av utgående balanse til nytt år |
| Virksomheten | Nye triggere Virksomheten må gi beskjed til DFØ hvis det er behov for nye triggere i forbindelse med overføring av balanse til nytt år |
| DFØ |
Foreta trigging av balanse til nytt år Kjør testkjøring av overføring av utgående balanse i hovedbok og i kontantregnskapet til nytt år og kontroller resultatet før endelig bokføring. Se brukerhåndboken Årsavslutning for detaljert beskrivelse av gjennomføringen. |
| DFØ/Virksomheten |
Kontroll av overføring til nytt år |