Her finn du informasjon om korleis statlege verksemder skal gjera opp handkasser, reisekasser og innbetalingskasser før pengane vert sett inn på konto, og kva slags dokumentasjon ein må ta vare på.
Handkasse
Ei handkasse vert gjort opp minimum kvar gong dokumentasjonen i kassa vert teken ut og vert bytt i kontantar. Dokumentasjonen som vert teken ut av handkassa, skal vera attestert og stadfest for utøvd budsjettdisponeringsmakt, og dei skal utgiftsførast i rekneskapen til verksemda. Når det er for lite kontantar i kassa, byter ein dokumentasjonen mot nye kontantar.
Kontroll av rett kassesum, er vanleg å gjera gong og annan av tenestemann og minimum ein gong kvart år. Verksemda avgjer om kontrollen skal gjerast oftare, etter omsyn til risiko og kassestorleiken. Det er vanleg at ein skriv under for utført kontroll i kontrollboka eller tilsvarande som følgjer handkassa.
Reisekasse
Ei reisekasse vert gjort opp og avslutta når reisa eller toktet er over. Dokumentasjonen som er attestert og stadfest for utøvd budsjettdisponeringsmakt, vert bokført i rekneskapen til verksemda. Dei pengane som står att, vert sett inn på arbeidskontoen for innbetalingar til verksemda, og reisekassa vert avvikla i rekneskapen til verksemda.
Innbetalingskasse
Kor ofte ei kasse for kontantomsetnad skal gjerast opp og avstemmast, skriv seg frå storleiken på omsetninga. Hovudregelen er at slike kasser skal gjerast opp dagleg, men er omsetnaden liten, kan ein gjera opp sjeldnare. Mottekne sjekkar bør ein jamvel setja inn på arbeidskonto minimum kvar veke. Det er vanleg at ein påfører sjekkane arbeidskontonummeret til verksemda ved mottak. Sjekkane skal lagrast kassa til dei vert sette inn på arbeidskontoen.
Døme på eit kasseoppgjer
| Inngåande kassesum (overført frå førre oppgjer) | 1000,– |
| + sum innbetalingar ifølgje dokumentasjon | 10 000,– |
| – bankterminalomsetning (kundar som har svara med bankkort) | 7000,– |
| = Utrekna kassesum |
4000,– |
| – Opptald kassesum | 4000,– |
| –/+ eventuell overskot/underskot | 0,– |
| – sett inn på bankkontoen til verksemda | 2800,– |
| = Utgåande kassesum (vert overført til neste dag) | 1200,– |
Oppgjer av omsetning
Oppgjeret av omsetnaden i ei innbetalingskasse kan gjerne setjast opp i eit standardisert skjema (oppgjersskjema).
Inngåande kassasum er dei vekslepengane som er i kassa frå førre oppgjer.
For alle innbetalingane som er motekne, skal det vera dokumentasjon anten fra avslutninga av eit kasseapparat, anna terminalutstyr eller frå ei manuell kvitteringsblokk. Om ein mottek ulike slag innbetalingar ved kontorstaden, er det lurt å ha ei line i oppgjersskjemaet for kvar type inntekt.
Har verksemda betalingsterminal slik at kundane kan gjera opp med bankkort, er det eigen oppgjersrutine på terminalen som produserer eit bilag som viser innbetalingssum for dei ulike slaga kort. Banken vil automatisk godskriva arbeidskontoen til veksemda den summen som er innbetalt via betalingsterminalen. Me trekkjer difor frå denne summen i dømet vårt for å koma fram til kor mykje pengar som skal vera i kassa. Kassa vert so tald opp.
Om oppteljinga syner at det er eit overskot eller undersskot, må ein prøva å oppklara årsaka. Om ein ikkje finn ut kvifor det er eit over- eller underskot i kassa, handterer me dette som kassedifferanse. Eventuelle reglar for handtering av kassedifferanse gjev det einskilde departementet.
Når kassa er tald opp, må ein ta stilling til kor mykje av kontantane som bør setjast inn på arbeidskontoen til verksemda, og kor mykje ein skal halda på som vekslepengar til neste dag. Vekslepengane vert utgåande kassesum. Det er høve til å bruka nattsafe ved innskot av kontantar på arbeidskontoen for innbetalingar til verksemda. Bruk av nattsafe krev at verksemda inngår ei avtale med banken om dette.
Oppgjersskjemaet vert signert (manuelt eller elektronisk) og vert datert av den som har ansvaret for kassa. Dette skal leverast saman med dokumentasjonen for bokføring i rekneskapen til verksemda.
Omsetning på bankterminal og innskot av kontantar på arbeidskontoen til verksemda må følgjast opp og avstemmast mot kontoutskrift frå banken. Avstemminga vert lettare å gjennomføra, so sant omsetning på bankterminal og innskot av kontantar vert bokført i rekneskapen med tilsvarande summar som kontoutskrifta frå banken. Kvittering for bankinnskot og bankterminal vert bruka som dokumentasjon for bokføring i rekneskapen. Bilaga skal lagrast i ti år.
Skjema for kasseoppgjeret vert arkivert i ordna rekkjefølgd. Arkivering av kasseoppgjersskjema og avstemming vert lagra med underdokumentasjon som dokumentasjon av bokførte opplysingar.
Verksemda må ha rutinar for kontroll og oppfølging av kasseoppgjera. Kor ofte ein gjer slike kontrollar, må ein tilpassa omsetninga og kassestorleik. Kontrollane vert til vanleg gjennomførte utan varsel. Det er vanleg at kontrollen vert utført av ein overordna.