Bokføring

Bokføring kan også defineres som oppdatering av kontospesifikasjon (hovedbok) og av kunde- eller leverandørspesifikasjoner (reskontro). Dette betyr i praksis at bokføring representerer en debet-/kreditpostering. Innlegging av data i økonomisystemet før bokføringstidspunktet, kalles registrering.

Ifølge Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.4.2 skal virksomheten bokføre alle opplysninger som er nødvendige for å kunne utarbeide pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering. Bokføringen skal skje så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art og omfang tilsier. Bokføringen skal være a jour innen fristene for den aktuelle pliktige regnskapsrapporteringen.

Grunnleggende forutsetninger for bokføring

Virksomhetens bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger er fastsatt i punkt 4.2 i Bestemmelser om økonomistyring i staten.

De grunnleggende forutsetningene:

1. Tilgang til økonomisystem

Det skal foreligge et elektronisk økonomisystem som muliggjør produksjon av pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner.

2. Fullstendighet

Alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner skal bokføres på en fullstendigmåte i regnskapssystemet.

For at regnskapssystemet skal gi tilfredsstillende grunnlag for produksjon av pliktig regnskapsrapportering, er det en forutsetning at alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner er bokført, og at andre relevante opplysninger er tilstrekkelig dokumentert og spesifisert.

3. Realitet

Bokførte opplysninger skal være resultat av faktisk inntrufne hendelser eller regnskapsmessige vurderinger og skal gjelde virksomheten.

Realitet betyr at transaksjoner og disposisjoner er gjennomført og gjelde den aktuelle virksomheten, samt at eiendeler og forpliktelser fysisk eksisterer eller representerer faktiske forpliktelser. I tillegg omfattes at virksomheten faktisk har disposisjonsrett over eventuelle eiendeler.

4. Nøyaktighet

Opplysninger skal bokføres og spesifiseres korrekt og nøyaktig.

For at formålet med reglene om bokføring skal kunne oppfylles, må opplysninger bokføres og spesifiseres korrekt og nøyaktig. I dette ligger det beløpsmessig korrekthet, også andre parametere som datoer, henvisninger, klassifiseringer og koder.

5. Ajourhold

Opplysninger skal bokføres og spesifiseres så ofte som opplysningenes karakter og virksomhetens art og omfang tilsier.

6. Dokumentasjon av bokførte opplysninger

Bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som gjør etterprøving og kontroll mulig.

7. Sporbarhet

Det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering.

Sporbarhet er en nødvendighet hvis bokføringen skal kunne kontrolleres. De bokførte opplysningene skal ha henvisning til tilhørende dokumentasjon, uavhengig av om de registreres som fysiske dokumenter, eller i et elektronisk system. Dette innebærer at det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjonen, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering. Det vil si at det skal være mulig å spore opplysningene fra pliktig regnskapsrapportering til spesifikasjoner og videre til dokumentasjon av bokførte opplysninger, og omvendt.

Et eksempel på sporbarhet er å etablere referanse fra salgskonto i regnskapet tilbake til fakturajournal og den enkelte faktura. Ved å nummerere fakturaen og legge dette inn i regnskapet sammen med de andre opplysningene fra fakturaen, kan fakturaen spores ved å ta utgangspunkt i regnskapet. Motsatt gir referansen muligheten til å ta utgangspunkt i fakturaen for å finne de bokførte opplysningene i regnskapet.

8. Oppbevaring

Dokumentasjon, bokførte opplysninger og pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares (i henhold til bestemmelsene punkt 4.4.9 og 4.4.10).

9. Sikring

Regnskapsmaterialet skal sikres på en forsvarlig måte mot urettmessig endring, sletting eller tap.

Bestemmelsen om sikring er begrunnet med at regnskapsmaterialet må kunne kontrolleres så lenge dette er aktuelt. Den tiltenkte verdien i kontrollsammenheng blir borte dersom materialet slettes, endres eller går tapt. Regnskapsmaterialet skal sikres på en forsvarlig måte mot urettmessig endring, sletting eller tap. Ved elektronisk oppbevaring innebærer dette blant annet at det skal foreligge en sikkerhetskopi av regnskapsmaterialet. Dette gjøres ved for eksempel å ta backup, enten til en egen server eller til en cd-rom eller tilsvarende. Sikkerhetskopien skal oppbevares atskilt fra originalen og lesbarheten regelmessig kontrolleres.

Bokføring av faktura

Etter at en faktura er attestert og bekreftet av en ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet skal den bokføres i regnskapssystemet. Dette innebærer at dataene om hver faktura som er nødvendig for å utbetale blir registrert, og det merkes av i systemet at utbetaling kan skje.
    
Vanligvis vil man kun registrere konteringsinformasjonen, dersom denne ikke er registrert fra før. Dette er på grunn av at leverandøren som regel allerede er registrert med en del faste data i leverandørreskontroen og at fakturaer som registreres i systemet, allerede er mottaksregistrert med variable data som beløp, forfallsdato, fakturanummer og eksempelvis KID. Disse dataene brukes om igjen ved registrering, overføring av betalingsoppdrag til banken og bokføring av godkjent faktura.

Ved bokføring skal fakturaen utgiftsføres i kontospesifikasjonen på artskonto. Posteringen må ha en motpost, og leverandørgjeld må krediteres. Dette kan i utgangspunktet se ut som at det strides mot kontantprinsippet, da det er registrering av gjeld og ikke en utbetaling. Regnskapssystemene konstruert slik at de ved generering av rapport til statsregnskapet ikke vil ta med fakturaer som er mottaksregistrert, men ikke godkjent eller fakturaer som er godkjent, men ikke betalt.

Ved bokføringen skal det kontrolleres at dokumentasjonen er kontert og attestert, og at disposisjonen er gjort av en ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet. Kontrollen omfatter både at det finnes dokumentasjon på utøvd budsjettdisponeringsmyndighet og at dokumentasjonen gjelder for en tilsatt med slik fullmakt og at signaturen tilhører rett person.

Kontroll av signaturer vil normalt skje i et elektronisk fakturabehandlingssystem. Ifølge bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 5.3.5 skal virksomheten ha rutiner og systemer for elektronisk fakturabehandling. Dersom signaturen unntaksvis er gitt på en papirfaktura eller lignende utbetalingsgrunnlag som omgjøres til elektronisk form, kan kontrollen skje manuelt mot signaturprøve. Ved manuell kontroll er det ikke behov for at det foreligger særskilte signaturprøver dersom vedkommende som bokfører, er kjent med signaturen til den som har budsjettdisponeringsmyndighet. Dersom vedkommende ikke er kjent med signaturen, må det gjøres en kontroll mot signaturprøve.

Bokføring av faktura ved årets slutt

Alle statlige virksomheter, også de som fører regnskap etter kontantprinsippet, må bokføre leverandørgjeld. Dette som følger av bestemmelsene om økonomistyring i staten punkt 4.4.2, se også 3.3.2 og 4.4.3 e). For virksomheter som følger kontantprinsippet, vil leverandørgjelden fremgå av kontospesifikasjonen og av noten som viser sammenhengen mellom bokført avregning med statskassen og rapportert mellomværende med statskassen (se Finansdepartementets rundskriv R-115).  

Særlig rundt årsskiftet er det viktig å ta stilling til på hvilket tidspunkt en inngående faktura skal bokføres, for at årsregnskapet med noter skal bli riktig. Dokumentasjonsdato, som er lik fakturadatoen oppgitt på fakturaen, avgjør hvilket regnskapsår en faktura skal bokføres i. Fristen for ajourhold av bokføringen knyttet til et årsregnskap er 15. mars året etter regnskapsåret, jf. bestemmelsene punkt 3.4.1. Virksomhetene må innrette sine systemer og rutiner slik at kravene kan oppfylles, se bestemmelsene punkt 5.3.6.

Kravene omtalt over innebærer blant annet følgende:

• Fakturaer med fakturadato i 2017 skal behandles så raskt at de kan bokføres på 2017, selv om utbetalingen først skjer i 2018.
• Det vil ikke være i tråd med bestemmelsene at bokføringen av inngående fakturaer styres på forfallsdato, slik at alle fakturaer med forfall i 2018 ligger på vent i fakturabehandlingssystemet frem til 1.1.2018 og først bokføres i regnskapssystemet i 2018 med virkning for regnskapsåret 2018.
• Fakturaer med fakturadato i 2017, forfallsdato i 2018, som gjelder tjenester som skal mottas i 2018 (for eksempel husleie), bokføres i 2017. For virksomheter som avlegger sitt årsregnskap etter SRS, medfører dette behov for en periodisering, for at årets husleiekostnad skal bli riktig.

Kravene omtalt over er tydeliggjort i et svarbrev av 22.06.2016 fra DFØ til Riksrevisjonen.

Noen virksomheter har ikke elektroniske økonomisystemer som sikrer korrekt leverandørgjeld ved årets slutt. Inntil slike systemer eventuelt kommer på plass, kan det være behov for manuelle korrigeringer for å sikre at årsregnskapet blir riktig, selv om virksomheter som fører regnskap etter kontantprinsippet normalt ikke foretar periodiseringer. Under finner dere eksempler med kontering for virksomheter som anvender henholdsvis kontantprinsippet og periodiseringsprinsippet i henhold til de statlige regnskapsstandardene (SRS).

Bokføring av innbetaling

Alle innbetalinger til virksomheten skal bokføres i økonomisystemets hovedbok og eventuelt reskontro. Bokføringen kan skje enten manuelt eller elektronisk.

Manuell bokføring skjer med grunnlag i at betalingen skjer på kontorstedet eller at innbetalingen skjer til arbeidskonto i bank. Virksomheten bør legge til rette for at det bokføres beløp i regnskapets konto for bank som tilsvarer beløpene på kontoutskriften fra bank med like summer. Dette gjør det enklere å avstemme regnskapet.

Elektronisk bokføring skjer ved at det oversendes en elektronisk datafil fra banken til virksomheten. Filen inneholder informasjon om den enkelte innbetalingen og benyttes av virksomheten for automatisk oppdatering og utligning av den enkelte innbetaling mot kravet i reskontro og hovedbok i økonomisystemet. Virksomheten bør legge til rette for at regnskapets konto for bank oppdateres slik at summen(e) i filen kan avstemmes mot kontoutskriften.

Bokføring av lønn

Lønn og andre lønnsopplysningspliktige ytelser, samt avsatte trekk som skattetrekk, bokføres på artskontoer i regnskapet på grunnlag av bekreftet lønnsberegning. Virksomheten skal etter bokføring kontrollere og korrigere eventuelle posteringer på feilkontoer.

Bokføring av oppgjørskonto

Bokføring for hver periode (måned)

Alle transaksjoner på oppgjørskontoen til virksomheten skal bokføres for hver periode. Posteringene som virksomhetenes bank har gjort mot oppgjørskontoer i Norges Bank vil også fremgå av kontoutskriften for de tilknyttede arbeidskontoene. Virksomhetene kan bokføre transaksjonene som er foretatt på den enkelte oppgjørskonto på grunnlag av kontoutskriftene på arbeidskontoene.

Før det sendes rapport til statsregnskapet, kontrolleres og registreres saldoen på oppgjørskontoen for perioden. Avvik som eventuelt fremkommer føres mot interimskonto for oppfølging og avklaring. Før rapportering til Direktoratet for økonomistyring skal banken alltid stemme, det vil si at saldo i regnskapet og saldo banken skal være like.

Bokføring ved årets slutt

Norges Bank bokfører saldo på virksomhetens oppgjørskontoer slik at kontoene viser 0 ved oppstart av nytt regnskapsår. Saldo på oppgjørskontoer nullstilles ved at saldo føres over til statskassens årsoppgjørskonto i Norges Bank. Unntak er nettobudsjetterte virksomheter og statlige fond der beholdningen på oppgjørskontoene blir overført.

Virksomheten skal bokføre i sitt virksomhetsregnskap slik at saldo på oppgjørskontoene virksomheten disponerer viser 0 ved oppstart av nytt regnskapsår. Nullstillingen av saldo ved oppstart av nytt regnskapsår skal ikke inngå i årets bevegelser på oppgjørskontoer, og heller ikke i årets bevegelser som rapporteres til statsregnskapet.

Bokføring av utbetaling

Når betaling er gjennomført i banken oversender banken en elektronisk avregningsretur til virksomheten. Virksomheten skal benytte informasjonen i avregningsreturen til oppdatering av økonomisystemet og kontroll mot utbetaling i bank. Ved oppdateringen bokføres transaksjonene til kredit på artskonto for bank i kontospesifikasjonen og til debet på artskonto for gjeld. Det skal produseres en dokumentasjon ved oppdatering av økonomisystemet, og dette blir virksomhetens dokumentasjon for at posteringene er gjort.

Dokumentasjon av bokførte opplysninger

Dokumentasjon av bokførte opplysninger skal vise opplysningenes berettigelse. Dokumentasjonen kan være utarbeidet internt eller mottatt fra eksterne parter. Opplysningene kan være dokumentert ved fysiske dokumenter (papir) eller i elektronisk form (datafiler eller skannet som bilder). Dokumentasjonen representerer det som er inndata til regnskapssystemet – det registreres i økonomisystemet, men bokføring er begrenset til regnskapssystemet.

Dokumentasjon som er utarbeidet internt i virksomheten vil vanligvis være:

• reiseregninger for avviklet tjenestereise
• grunnlag for utbetaling av tilskudd eller lån (som ikke omfatter en betaling for ytelse)
• korreksjonsbilag for tidligere bokførte opplysninger
• rapporter fra lønnssystem/hjelpesystemer, for eksempel lønnsjournal
• utgående fakturaer

Dokumentasjon fra eksterne parter kommer fra en annen statlig eller privat virksomhet, og kan for eksempel være en faktura på et kjøp som er utført og avregningsretur fra bank.

De generelle bestemmelsene for dokumentasjon av bokførte opplysninger er:

• De bokførte opplysninger skal være dokumentert på en slik at de gjør etterprøving og kontroll mulig, og de skal etter utstedelse være forsvarlig beskyttet mot endring. Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, skal det være referanse fra primærdokument til de øvrige dokumentene.
• Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner fram til pliktig regnskapsrapportering for å kontrollere fullstendigheten i bokføringen. Det skal likeledes på en lett kontrollerbar måte være mulig, med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering, å finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene for å kontrollere realitet. Dokumentasjonen skal være systematisert slik at det er mulig å kontrollere om den er fullstendig.

Under finner du eksempler som utdyper bestemmelsene nærmere.

Forsvarlig beskyttet mot endring

Etter utstedelse skal dokumentasjonen være "forsvarlig beskyttet mot endring". Kravet til forsvarlighet må sees i lys av at utarbeidelse og oversendelse av dokumentasjon skal kunne skje fleksibelt. Samtidig må det ikke være for enkelt å redigere eller endre dokumentasjonen i ettertid og dermed manipulere regnskapet.

Når dokumentasjonen skal sikres forsvarlig mot endringer, vil utgangspunktet derfor primært være beskyttelse mot utilsiktede endringer. I praksis betyr dette at det må være en form for skrivebeskyttelse på dokumentasjonen. Det kan gjøres i form av en passordbeskyttelse eller ved å benytte seg av for eksempel pdf-format som krever at det aktiviseres egen redigeringsfunksjonalitet for å endre innhold. I tillegg kan det benyttes mer avanserte former for elektroniske signaturer.

Dette gjelder i forbindelse med utstedelse og oversendelse av dokumentasjon, som for eksempel fakturaer. I forbindelse med oppbevaring etter at innholdet i dokumentasjonen er bokført, må reglene for sikring følges.

Primærdokument og øvrige dokumenter

Dokumentasjon som direkte dokumenterer transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner omtales ofte som primærdokumentasjon. Øvrig dokumentasjon er ikke grunnlag for bokføring, og er vanligvis dokumentasjon som registreres i lønnssystemet og hjelpesystemene.

Forskjellen mellom primærdokumentasjon og øvrig dokumentasjon kan forklares med følgende eksempler:

• En utgående faktura (internt utarbeidet) vil dokumentere en salgstransaksjon (primærdokumentasjon), mens tilhørende avtale eller ordre vil være supplerende dokumentasjon for transaksjonen (annen dokumentasjon).
• En inngående faktura (eksternt utarbeidet) vil dokumentere en kjøpstransaksjon (primærdokumentasjon), mens tilhørende ordre - og pakkseddel vil være supplerende dokumentasjon for transaksjonen (annen dokumentasjon).
• Beregnede lønnsutgifter, trekk, skatt og utgifter til arbeidsgiveravgift som fremkommer på rapporter fra lønnssystemet er andre eksempler på internt utarbeidet dokumentasjon og er å anse som primærdokumentasjon.
• Reiseregninger er også å anse som primærdokumentasjon.
• Kasseoppgjør med opptelling av kontantbeholdning er internt utarbeidet dokumentasjon og kommer inn under kategorien primærdokumentasjon. Kasseoppgjørene kan være i elektronisk form eller på papir.

Det er krav til det konkrete innholdet i primærdokumentasjonen. Innholdet i øvrig dokumentasjon er i mindre grad regulert. Dersom dokumentasjonen som oppfyller kravene til primærdokumentasjon består av flere dokumenter, skal det være referert fra primærdokumentet til de øvrige dokumentene. En slik referanse kan være en nummerering som knytter de ulike dokumentene sammen. Alle de aktuelle dokumentene ses da for å være en del av primærdokumentasjonen for en bokført opplysning. Det betyr at dokumenter som normalt betraktes som øvrig dokumentasjon, i slike tilfeller likevel er en del av primærdokumentasjonen. Eksempler på dette kan være:

• Hvis en faktura ikke er dekker kravene til innhold i salgsdokumentasjonen, er det nødvendig å bruke pakkseddel som en del av bokføringsgrunnlaget. Pakkseddelen blir i slike tilfeller en del av primærdokumentasjonen.
• Hvis virksomheten utfører en tjeneste kan kontrakten være en del av primærdokumentasjonen og ikke øvrig dokumentasjon, dersom fakturaen ikke selv spesifiserer innholdet i leveransen, men bare henviser til avtalen. Det samme kan være tilfelle ved kjøp av tjenester.

Kontrollspor

Et sentralt element er bestemmelser om sporbarhet eller kontrollspor. Bokførte opplysninger skal kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner fram til pliktig regnskapsrapportering.