Lyse ut og veilede (enkel)

Å lyse ut og legge til rette for konkurranse om tilskuddsmidlene, skal bidra til at midlene tildeles til de mottakerne som bidrar best til måloppnåelse for ordningen. I tillegg vil en god utlysning sikre viktige forvaltningsprinsipper som åpenhet og likebehandling.Har du innspill?

Utlysningen

Bestemmelser om økonomistyring i staten (bestemmelsene) regulerer at midlene skal lyses ut, men ikke innholdet i utlysningen eller hvordan den skal utformes. En god utlysning gir potensielle søkere svar på om tilskuddsordningen er aktuell for dem og eventuelle andre spørsmål de har.

Momenter som bør med i en utlysning:

• målet med tilskuddsordningen
• tildelingskriterier (hvem som kan få midler og til hva)
• krav til søknaden
• hvordan søknaden skal sendes inn
• hvor mye midler som er tilgjengelig
• søknadsfrist, saksbehandlingstid og når de kan forvente svar
• lenke til regelverket for ordningen

God tid mellom utlysning og søknadsfrist gir søkere tilstrekkelig tid til å skrive søknad og levere nødvendig informasjon. Det gir også tilskuddsforvalteren tid til å svare på spørsmål fra søkerne.

Det bør henvises tydelig til hele regelverket for tilskuddsordningen, gjerne med lenke.

Forholdet mellom regelverk og utlysning

Utlysningen må være i tråd med regelverket for tilskuddsordningen. Vær forsiktig med å gjengi regelverket med andre formuleringer, det kan bli upresist og skape usikkerhet om hva som gjelder.

Utlysningen skal ikke stille nye krav til søkerne, som ikke står i regelverket. For eksempel kan tilskuddsforvalter ikke kreve i utlysningen at søkerne er registrert i Frivillighetsregisteret, hvis dette ikke står i regelverket.

Generelt er det fornuftig å ha en relativt kort og presis utlysning, og så henvise til regelverket for mer utdyping.

Regelverket fastsetter rettigheter og plikter for søkere og mottakere. Det er derfor viktig at hele regelverket er kjent for de som skal søke.

Endringer i regelverk og utlysning

Nye budsjettvedtak eller endringer i tilskuddsordningen kan føre til at det blir nødvendig å gjøre endringer i regelverket for ordningen. Det holder ikke å informere om dette i utlysningen.

Endringer i prioriteringer fra år til år i en tilskuddsordning, vil som hovedregel kreve endringer i regelverket. Hvis slike endringer bare inngår i utlysningen, er det risiko for at utlysningen blir mer «bestemmende» enn regelverket og får «forskrifts innhold».

Søknadsfrist (NB - sjekkes med Lovavd.)

Dato for søknadsfrist settes som regel i utlysningen og ikke i regelverket, for å unngå å måtte endre regelverket hvis datoen endres fra år til år. Hvis tilskuddsforvalter skal kunne avvise søknader som er sendt inn etter søknadsfristen, må dette stå i regelverket.

Nå fram til potensielle søkere

Bestemmelsene stiller ikke krav til hvordan utlysningen skal gjennomføres. Tilskuddsforvalteren vurderer hvordan potensielle søkere kan nås på best mulig måte. Derfor er det viktig at tilskuddsforvalteren er kjent med hvilke grupper som er aktuelle søkere.   

Lyse ut i flere kanaler

Flere ulike kanaler kan brukes for å gjøre tilskuddsordningen kjent. I utgangspunktet bør det publiseres informasjon om ordningen på tilskuddsforvalters nettsider. Et informasjonsmøte kan gi mulighet for dialog og avklare eventuelle misforståelser.

Der det er en avgrenset gruppe med søkere, for eksempel fylkeskommuner, kan tilskuddsforvalteren i tillegg informere om utlysningen ved direkte kontakt for eksempel på e-post.  Statlige tilskudd til frivillige organisasjoner skal publiseres på tilskudd.no

Vurder tidspunkt for utlysning

Faste tidspunkter for utlysning gir forutsigbarhet for både tilskuddsforvalter og søker. For tilskuddsforvaltere med store porteføljer kan det være ressursbesparende å lyse ut flere tilskuddsordninger samtidig. Men det kan også være mer ressurskrevende å lyse ut flere samtidig, både for tilskuddsforvalter og søkere. Valg av tidspunkt for utlysninger vil være en helhetsvurdering og kan inngå i risikovurderingen av tilskuddsordningen eller i virksomheten.

Lyse ut med forbehold om Stortingets budsjettvedtak

Unntaksvis kan tilskuddsmidlene lyses ut før Stortinget har behandlet statsbudsjettet for kommende år, slik at tilskuddsbeløp kan utbetales så tidlig som i budsjettåret.

For å kunne tildele tilskudd fra en tilskuddsordning, må Stortinget ha fattet budsjettvedtak slik at ordningen er finansiert.  Mange tilskuddsforvaltere lyser derfor ut etter at budsjettvedtaket i desember. Tilstrekkelig tid fram til søknadsfrist og deretter behandling av søknader, vil føre til at vedtak om og utbetalingen av tilskudd ikke skjer før et stykke ut i påfølgende år. Tilskuddsmottakerne kan oppleve dette som en ulempe.   

Det er mulig å lyse ut midlene fra en tilskuddsordning om høsten før budsjettåret, etter at regjeringens budsjettforslag er fremmet i oktober. Utlysningen må da ha et tydelig forbehold om Stortingets budsjettvedtak. Tilskuddsforvalter kan da sende tilskuddsbrev og betale ut tilskuddsmidlene så tidlig som mulig etter at statsbudsjettet er vedtatt. Det er en forutsetning at tilskuddsforvalteren har fått stilt midlene til disposisjon i tildelingsbrev eller oppdragsbrev fra departementet. 

Tilskuddsforvalter må ta høyde for at Stortingets vedtak kan endre forutsetningene for ordningen. 

Veiledningsplikten

Veiledningsplikten følger av forvaltningsloven § 11. Det skal legges vekt på ønsket og behovet til den som skal få veiledning. Etter en utlysning vil det være aktuelt for tilskuddsforvalteren å gi veiledning til potensielle søkere som tar kontakt.

Utlysningen vil i seg selv fungere som veiledning. Hvor omfattende veiledningsplikten er, kan henge sammen med hvor profesjonelle eller ressurssterke mottakerne i den enkelte tilskuddsordningen er. Komplekse tildelingskriterier krever mer veiledning.

Vurder veiledningsbehovet

Hvis regelverket er tilstrekkelig klart og den generelle veiledningen i utlysningen er utførlig, vil det være mindre behov for individuell veiledning. Utlysningen bør likevel ikke være for lang.

Hvis det er stort behov for veiledning, tyder det antakelig på at innhold og språk i regelverket og utlysningen bør gjennomgås og forenkles. Veiledende tekst i utlysningen bør ikke gjenta regelverket med andre formuleringer som gjør søkerne usikker på hva som gjelder.

Ivareta likebehandling

Veiledningsplikten må også balanseres mot prinsippet om likebehandling. De som tar kontakt, bør ikke få vesentlig informasjon som andre ikke får. Hvis det gis mye informasjon individuelt, bør det vurderes om utlysningen bør justeres, slik at alle søkere får samme type informasjon.   

Les mer om veiledningsplikten i punkt 5.2.1 i veiledningsnotatet: Om forvaltningslovens og økonomiregelverkets krav til utformingen og forvaltningen av statlige tilskuddsordninger | DFØ (dfo.no)Les mer om veiledningsplikten i punkt 5.2.1 i veiledningsnotatet