Avrop på rammeavtalene

Hvem kan foreta avrop?

Alle statlige virksomheter skal foreta avrop på rammeavtalene med tilhørende tilleggsavtaler. Dette følger av at rammeavtalene og tilleggsavtalene er obligatoriske for virksomhetene, jamfør kravene i bestemmelser om økonomistyring i staten (bestemmelsene) punkt 3.7.1. Virksomheten skal foreta avrop (bestilling) på avtalene gjennom minikonkurranse eller direkte avrop.

Virksomhetene som skal gjøre direkte avrop er en forhåndsdefinert gruppe som har gitt DFØ fullmakt til å foreta valg av bank på vegne av virksomheten. Direkte avrop innebærer at virksomheten skal gjøre avrop hos den rammeavtalebanken som DFØ har valgt for virksomheten. Virksomheter som skal gjøre direkte avrop skal ikke følge DFØs veileder om virksomhetens gjennomføring av minikonkurranse, men har fått egen informasjon om hvordan de skal gjøre avrop.

Avrop skal skje på virksomhetsnivå. Dette innebærer at det er virksomheten selv som må foreta avrop. Avropet innebærer en økonomisk forpliktelse for virksomheten ved bruk av betalings- og kontoholdstjenester.

En statlig virksomhet kan bestå av flere regnskapsførende driftsenheter med egne arbeidskontoer. Virksomheten vil da foreta avrop samlet, på vegne av virksomhetens regnskapsførende driftsenheter.

Virksomheten må i god tid før signering av avropet kontrollere og eventuelt supplere opplysningene i Enhetsregisteret med tanke på hvem i virksomheten som innehar rollene daglig leder eller signatur. Bakgrunnen for dette er at finansnæringen er underlagt krav til blant annet legitimering. For å imøtekomme dette og effektivisere prosessen knyttet til signering vil bankene benytte Enhetsregisterets spørrefunksjonalitet på brreg.no for å innhente informasjon om hvem som har fullmakt til å signere avropet med vedlegg på vegne av virksomheten. De personene som står oppført i rollene daglig leder eller signatur har fullmakt til å signere på vegne av virksomheten.

Kan virksomheten foreta avrop hos flere rammeavtalebanker?

Hovedregelen er at virksomheten foretar avrop hos en rammeavtalebank. Virksomheten foretar da avrop på den rammeavtalen som samlet sett, og ut fra virksomhetens totale portefølje av tjenester, er den økonomisk mest fordelaktige for virksomheten.

Det kan være et alternativ at en virksomhet som skal gjennomføre minikonkurranse, foretar avrop hos begge rammeavtalebankene. Etter rammeavtalens punkt 4.2 er det virksomheten som har fullmakt til å vurdere dette (innenfor eventuelle føringer fra overordnet departement). Virksomheten foretar da avrop på de rammeavtalene som ut fra enkeltprodukter eller en samling av produkter, er det økonomisk mest fordelaktige. Dette alternativet vil bare være aktuelt dersom løsningen er praktisk gjennomførbar for virksomheten, og kostnadene ved å foreta avrop mot flere rammeavtalebanker ikke er for høye. Dette er også omtalt under punkt 3.8 i DFØs veileder for avrop på rammeavtalene.

Hvor lenge varer avtalen?

Avtaleverket løper fra dato for avtalens inngåelse i tre år. Etter dette tidspunkt har DFØ rett til å forlenge avtaleverket med ett år, pluss ett år, pluss ett år. De nye rammeavtalene vil derfor ha en varighet på inntil seks år fra signeringstidspunktet den 10. mai 2022. Virksomhetenes avrop skal kunne gjelde inntil seks måneder etter avtaleverkets utløpsdato.

Kan virksomhetene inngå avtaler om betalings- og kontoholdstjenester som ikke inngår i rammeavtalene? 

Tjenester som ikke inngår i rammeavtalene skal heller ikke omfattes av avropet på rammeavtalene. Virksomhetene kan derfor ikke legge til grunn andre typer tjenester enn det som er omfattet av rammeavtalene ved valg av bankforbindelse.

Virksomheter kan ikke selv inngå avtaler om andre typer betalings- og kontoholdstjenester med mindre dette er skriftlig avklart med DFØ på forhånd. For enkelte tjenester som ikke er knyttet til kontohold eller inn- og utbetalinger til bankkontoer, kan virksomheten inngå avtale med leverandøren uten avklaring fra DFØ. Eksempler på slike tjenester er nettbank, nattsafe, bankboks og fakturahotell. Dersom en virksomhet har behov for å ta i bruk denne type tjenester, må virksomheten inngå egne avtaler med banker om dette.

Er evalueringsmodellen og malene i vedleggene til DFØs veileder obligatoriske å benytte?

Evalueringsmodellen er obligatorisk å benytte for de virksomhetene som skal gjennomføre minikonkurranse. Evalueringsmodellen  er ment å bidra til å forenkle virksomhetens arbeid med valg av bank og å bidra til at valg av bank skjer i samsvar med tildelingskriteriene og de retningslinjene som DFØ har lagt til grunn i veilederen for gjennomføring av minikonkurranse.

Brevmal for innhenting av informasjon om rammeavtalene, vedlegg 2 til DFØs veileder, er obligatorisk å benytte for de virksomhetene som skal gjennomføre minikonkurranse. Virksomheten kan, om nødvendig,  foreta justeringer i utformingen av brevet. Likelydende brev må sendes begge  rammeavtalebankene.

Protokoll for anskaffelser gjennom minikonkurranse, vedlegg 3 til DFØs veileder, er ikke obligatorisk å benytte. Virksomheten kan benytte andre typer protokoller, så lenge samtlige punkter besvares i den protokollen som benyttes og der alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen beskrives.

Malene for henholdsvis avrop på rammeavtalen og avrop på tilleggsavtalen i vedlegg 4 og 5 til DFØs veileder er obligatoriske. Dette for å sikre enhetlig behandling av avropene og kontokoblingene.

Lenke til brevmalen og malene for avrop på rammeavtalen og tilleggsavtalen finner du også lenger oppe på denne siden under «Last ned maler».  

Virksomhetene som skal gjøre direkte avrop skal også benytte malen for avrop på rammeavtalen.

DFØ har benyttet anskaffelsesprosedyren for åpen anbudskonkurranse uten forhandling. Virksomhetene har derfor ikke adgang til å forhandle med bankene om endringer i vilkårene i rammeavtalene. Virksomhetene og rammeavtalebankene skal kun avtale tekniske og praktiske forhold knyttet til blant annet kontoåpning, nettbanktilknytning og kommunikasjonsrutiner. Dette er forhold som ikke er regulert i rammeavtalen og som heller ikke påvirker betingelsene i rammeavtalen.

Må virksomhetene innhente priser fra bankene?

Virksomhetene skal innhente informasjon om priser for de produktene de forventer å benytte i avtaleperioden. Virksomhetene bør kontrollere at prisene som banken oppgir, er i samsvar med prisene i rammeavtalene. Det er ikke anledning til å benytte andre priser enn de som er oppgitt i rammeavtalene. Hensikten med å innhente prisinformasjon, er å forsikre seg om at virksomhetene legger de riktige prisene til grunn i vurdering av kostnadene, og eventuelt få oppklart misforståelser med produktnavn.

Er det anledning til å vektlegge kostnader ved bytte av bank?

Virksomheten kan benytte et administrasjonsgebyr på 12 000 kroner som legges til prisen til de rammeavtalebankene som virksomheten ikke har avrop hos i dag. Dette administrasjonsgebyret er en andel av de kostnadene virksomheten har ved å bytte bank, og vil for mange virksomheter være vesentlig lavere enn de faktiske omstillingskostnadene ved bankbytte. Administrasjonsgebyret innebærer at virksomheter som kun har en liten gevinst ved å bytte bank, ikke må bytte bank. Se også punkt 3.7.1.4 i veilederen.

På hvilket grunnlag kan virksomhetene utarbeide produkttabellen?

I henhold til veilederen om gjennomføring av minikonkurranse punkt 3.3.3 skal hver virksomhet utarbeide en oversikt over hvilke produkter som virksomheten planlegger å benytte samt forventet volum de neste seks årene. Denne oversikten skal virksomheten benytte som grunnlag ved beregning av totalkostnad.

I evalueringsmodellen, i tabellen for Betalingsinstrument, under fanen Pris , har DFØ lagt inn siste års transaksjonsvolum, per transaksjonstype (betalingsinstrument) for hver enkelt virksomhet. Disse tallene er hentet fra transaksjonsstatistikken DFØ har mottatt fra rammeavtalebankene. Virksomheten kan benytte denne informasjonen når de skal fylle ut produkttabellen. Virksomheten må kvalitetssikre tallene i tabellen Betalingsinstrument. Dersom virksomheten har kjennskap til framtidige endringer i bruken av tjenester eller produkter må dette tas hensyn til i produkttabellen.

Virksomheten må selv sette inn volum om forventet bruk av relevante tjenester omfattet av tabellen Gebyrer under fanen pris i evalueringsmodellen og innarbeide dette i produkttabellen.

Virksomhetene kan avholde møter med bankene.

Dersom virksomheten velger å avholde møter, bør i utgangspunktet dette skje med begge rammeavtalebankene hver for seg, slik at kravet til likebehandling oppfylles. Hvis det kan dokumenteres at virksomheten allerede har vurdert en bank som uaktuell, kan man unnlate å innkalle vedkommende bank til møte. Utdypninger og tilleggsopplysninger bankene kommer med på et slikt møte, bør bekreftes skriftlig for eksempel med et brev fra banken i etterkant.

Møte med bankene erstatter ikke kravet om at likelydende brev skal sendes til samtlige rammeavtalebanker for å innhente informasjon.

Virksomhetens begrunnelsesplikt ved valg av bankforbindelse etter avrop

Forskrift for offentlige anskaffelser § 10-1 og § 25-1 omhandler oppdragsgivers begrunnelsesplikt. Begrunnelse skal inneholde tilstrekkelig informasjon til at leverandøren kan vurdere om oppdragsgivers valg har vært saklig og forsvarlig, og i samsvar med angitte krav og aktuelle tildelingskriterier. Begrunnelsen skal angi det valgte tilbudets egenskaper og relative fordele.

Dokumentasjonen skal bidra til at bankene som ikke har fått kontrakt, skal føle seg trygge på at virksomheten har opptrådt korrekt ifølge gjeldende regelverk og prosedyrer. I tillegg vil begrunnelsen fra virksomheten kunne bidra til at bankene på sikt får en bedre forståelse av virksomhetenes behov, og på den måten ved senere anledninger kan gi et bedre tilbud. En god og utfyllende begrunnelse forebygger i tillegg mot klager.

Virksomheten kan dele tabellen Poengoversikt tildelingskriterier i fanen Meddelelse i evalueringsmodellen med bankene. I tillegg kan virksomheten dele tabellen Oppsummering estimerte kostnader fra fanen Pris eller Meddelelse i evalueringsmodellen. Virksomheten bør i tillegg gi en tekstlig beskrive hva som har vært relative styrker og svakheter ved det enkelte tilbud.

For øvrig skal virksomhetene føre protokoll, der alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen skal beskrives. Se også punkt 3.9.4 i veilederen. Denne protokollen er i utgangspunktet ikke unntatt offentlighet etter at valg av leverandør er foretatt, jamfør offentlighetsloven § 23 tredje ledd og forskrift for offentlige anskaffelser § 7-3. Virksomhetene er videre pålagt å følge prinsippene om merinnsyn, jamfør offentlighetsloven § 11.

Det gjøres oppmerksom på at rammeavtalens vedlegg 9 om tilleggsinformasjon om enkelte tjenester, vedlegg 10 om tidsfrist og vedlegg 11 om pris er unntatt offentlighet i henhold til offentlighetsloven § 23 første ledd. Det innebærer blant annet at virksomhetene ikke skal informere en bank om hvilke priser de andre avtalebankene har, verken i forbindelse med arbeidet med avropet eller i etterkant.

Er det klageadgang for bankene etter avrop?

Ved minikonkurranse er virksomheten ikke pålagt å ha karensperiode (klagefrist). Virksomheten kan likevel velge å ha en karensperiode på for eksempel en uke dersom virksomheten ønsker det. I så tilfelle skal karensperioden regnes fra dagen etter at meddelelsen om valget av leverandør er sendt.

Bankens klageadgang er begrenset. Dersom en bank mener at virksomheten ikke har opptrådt korrekt ved valg av bankforbindelse, vil dette i prinsippet innebære at banken mener at virksomheten ikke har opptrådt i samsvar med bestemmelsene i rammeavtalene. Banken kan derfor eventuelt ta saken opp med DFØ, som da vil behandle saken og ha kontakt med virksomheten det gjelder.

Må avtalene sies opp?

Virksomhetene trenger ikke å si opp avrop på dagens rammeavtaler og tilleggsavtaler inngått den 5.6.2018. Dette skyldes at avropene har samme varighet som rammeavtalene og tilleggsavtalene. Disse utløper den 31.12.2022.