Kontoklasse 5 skal benyttes til utgifter vedrørende egne ansatte. Utgifter til innleid personell som fakturerer virksomheten skal føres i kontogruppe 67 eller i kontoklasse 4 om det dreier seg om utgifter som viderefaktureres i forbindelse med virksomhetens vare- og tjenesteproduksjon. Det er opprettet flere kontoer på tresiffernivå for samme lønnsart, herunder lønn fast ansatte og lønn midlertidig ansatte, slik at virksomheter som har behov for ytterligere spesifikasjon av lønnsutgiftene kan ta i bruk disse kontoene. Disse er markert i kontoplanen, i tredje hjelpekolonne med betegnelsen: ”Kontoen tas i bruk ved behov for ytterligere underkontoer”.

Kontogruppe 50 Lønn fast ansatte

Kontogruppen omfatter lønn til alle personer som er fast ansatt i virksomheten. På konto 500–503 føres lønnsutgifter for alle fast ansatte uavhengig av om stillingene er heltids- eller deltidsstillinger.

Overtid for fast ansatte føres på konto 505–506. Overtid er i denne sammenheng avgrenset til betaling for utførte timer utover ordinær arbeidstid i henhold til arbeidsavtale, inklusive overtid til avspasering. Reisetid til utbetaling anses som en betaling for utførte timer utover ordinær arbeidstid og bør derfor også bokføres på konto 505 Overtid fast ansatte. Alle andre former for variabel lønn, turnustillegg og andre mer faste tillegg, føres på konto 500–503.

Kontogruppe 51 Lønn midlertidig ansatte

Konto 510–513 benyttes til lønn til alle personer som ikke er fast ansatt i virksomheten.

Overtid for midlertidig ansatte skal føres på konto 515–516. Overtid er i denne sammenheng avgrenset til betaling for utførte timer utover ordinær arbeidstid i henhold til arbeidsavtale, inklusive overtid til avspasering. Reisetid til utbetaling bør også bokføres på konto 515 Overtid midlertidige ansatte. Alle andre former for variabel lønn, turnustillegg og andre mer faste tillegg, føres på konto 510–513.

Lønn til lærlinger og elever føres som lønnsutgifter i kontogruppe 51 Lønn midlertidig ansatte.

Kontogruppe 52 Fordel i arbeidsforhold

I denne kontogruppen føres alle lønnsopplysningspliktige naturalytelser i arbeidsforhold med motpost på konto 529. Bokført saldo på kontogruppe 52 bør ikke rapporteres til statsregnskapet. Utgiftene knyttet til disse ytelsene føres på andre kontoer. Grunnlaget for bokføring av slike ytelser må kunne hentes fra lønnssystemet.

Fra regnskapsåret 2017 ble det frivillig å bokføre i kontogruppe 52 Fordel i arbeidsforhold. Dersom virksomhetene ikke velger å benytte kontogruppe 52, forutsettes det at spesifikasjon av lønnsopplysningspliktige ytelser kan utarbeides fra lønnssystemet, jf. bestemmelsene pkt. 4.4.3 bokstav g.

Kontogruppe 53 Annen oppgavepliktig godtgjørelse

Oppgavepliktige ytelser til styrer, råd og utvalg føres på konto 530–531.

Oppgavepliktige honorarer føres på konto 533 eller 534 og omfatter oppgavepliktige utbetalinger og naturalytelser til blant annet eksamensvakter, sensorer og liknende. Eventuelle oppgavepliktige utbetalinger og naturalytelser til selvstendig næringsdrivende utgiftsføres også på konto 533 eller 534. Dersom oppgavepliktig honorarer er knyttet til utgifter som viderefaktureres i forbindelse med virksomhetens vare- og tjenesteproduksjon skal dette utgiftsføres i kontoklasse 4.

Konto 536 Virkemidler ved omstilling i staten (lønnsinnberettet av virksomheten) skal benyttes når virksomheten har utgifter til tiltak som er definert i særavtaler om bruk av virkemidler ved omstilling i staten i punkt 9.22 i Statens personalhåndbok.

Konto 539 Annen oppgavepliktig godtgjørelse benyttes til oppgavepliktige ytelser som ikke passer inn under noen av de andre kontoene i kontogruppe 50–53. Dette gjelder for eksempel utgiftsgodtgjørelser for telefon og avis der arbeidstaker er abonnent eller utgifter til flytting for arbeidstaker når utgiftene til flytting lønnsinnberettes av virksomheten.

Kontogruppe 54 Arbeidsgiveravgift, pensjonspremie o.l.

På konto 540 utgiftsføres arbeidsgiveravgift av innberettede ytelser med motpost (kreditering) på underkonto 1986 Arbeidsgiveravgift som kobles til kapittel/post 5700.72. Ekstra arbeidsgiveravgift på 5 prosent for lønnsinntekter over 750 000 kroner skal også føres på konto 540.

Konto 542 Pensjonspremie til SPK (virksomheter som betaler pensjonspremie) benyttes av virksomheter som betaler pensjonspremie til Statens pensjonskasse (SPK). På denne kontoen bokføres arbeidsgiverandelen av pensjonspremien. For mer informasjon om pensjonsordningene omfattet av rundskriv R-118, se omtalen under konto 281 og 282.

Konto 544 skal benyttes til utgiftsføring av pensjonspremie for pensjonsordninger utenfor SPK dersom virksomheten har dette. Svært få statlige virksomheter har slike ordninger.

Konto 546, 547 og 548 skal kun benyttes av SPK. Her føres inntekter og utgifter knyttet til de pensjons- og forsikringsordningene SPK forvalter når disse er bevilget på SPK sine egne kapitler og poster. I kolonnen Eksempler på kobling mot post i statens kontoplan vises det til kapittel 0612, post 01 som vedrører pensjonsordningene og som utgjør hoveddelen av utgiftene på disse kontoene.

Virksomheter som betaler finansskatt skal bokføre denne på konto 549 Finansskatt på lønn med rapportering til statsregnskapet på relevant utgiftskapittel. Motposten er konto 1988 Finansskatt på lønn med rapportering til statsregnskapet på kapittel 5502, post 70.

Kontogruppe 55 Annen godtgjørelse

Kontogruppe 55 benyttes til godtgjørelser som ikke skal lønnsinnberettes av virksomheten.

På konto 550 føres annen utgiftsgodtgjørelse til ansatte. Denne kontoen benyttes ikke til utgiftsgodtgjørelser i tilknytning til reisevirksomhet, se kontogruppe 71. Konto 550 benyttes også til utgifter til lønn for hospitanter i de tilfeller der avgivende virksomhet betaler lønn som normalt til arbeidstakeren og lønnsinnberetter dette, og krever lønnsutgiftene tilbake fra virksomheten der den ansatte hospiterer.

Godtgjørelse til innkalte, klienter og innsatte med mer som ikke er trekk- og oppgavepliktig føres på konto 553–555.

Konto 557 Ventelønn (lønnsinnberettet av andre enn virksomheten) skal benyttes av virksomheten til utgiftsføring av ventelønn der NAV lønnsinnberetter den enkelte mottaker og fakturerer virksomheten. Utgifter til ventelønn som lønnsinnberettes av virksomheten skal føres i kontogruppe 50 Lønn faste stillinger.

Kontogruppe 57 Offentlige tilskudd vedrørende arbeidskraft

I denne kontogruppen krediteres lærlingtilskudd, tilskudd til arbeidsmarkedstiltak, tilretteleggingstilskudd og andre offentlige tilskudd i tilknytning til egen arbeidskraft. Denne type tilskudd rapporteres til statsregnskapet som en utgiftsreduksjon og kobles mot den opprinnelige statskonto for utgiften (virksomhetens utgiftskapittel og post for driftsutgifter innenfor postgruppen 01–29).

Kontogruppe 58 Offentlige refusjoner vedrørende arbeidskraft

På konto 580 krediteres refusjon av sykepenger. På konto 581 krediteres refusjon av foreldrepenger. Denne type refusjoner rapporteres til statsregnskapet som en utgiftsreduksjon og kobles mot den opprinnelige statskonto for utgiften (virksomhetens utgiftskapittel og post for driftsutgifter innenfor postgruppen 01–29).

Konto 589 Annen refusjon vedrørende arbeidskraft gjelder også andre refusjoner enn offentlige refusjoner. Kontoen benyttes blant annet til refusjon av utgifter til lønn for ansatte som hospiterer i en annen virksomhet. Dette gjelder i de tilfeller der virksomheten som låner ut en ansatt betaler lønn som normalt til den ansatte, og krever lønnsutgiftene tilbake fra virksomheten der den ansatte hospiterer.

Kontogruppe 59 Annen personalkostnad

I denne kontogruppen utgiftsføres andre personalrelaterte utgifter som gaver til ansatte, gruppelivsforsikring, yrkesskadepremie, samt ulike velferdstiltak.

På konto 591 føres utgifter til kantinetilskudd i form av tilskudd per ansatt. På denne kontoen føres også kjøp av kaffe, te og liknende til virksomhetens lokaler. Leie og kjøp av kaffeautomater og liknende føres i henholdsvis kontogruppe 64 og 65 (eventuelt kontogruppe 49). Dersom virksomheten selv står for kantinedrift føres kjøp og salg av mat i kontoklasse 4 Varekostnad og kontoklasse 3 Salgs- og driftsinntekt.

Utgifter til gruppelivsforsikring føres på konto 592. Virksomheter som ikke betaler gruppelivsforsikring selv krediterer underkonto 1985. Underkonto 1985 kobles til kapittel/post 5309.29 ved rapportering til statsregnskapet.

På konto 596 føres utgifter til velferdstiltak. I de tilfeller der de ansatte dekker en del av utgiftene til ulike tilstelninger som for eksempel julebord (egenandel), føres slike refusjoner som en utgiftsreduksjon på aktuell konto, for eksempel på konto 596. Det kan være hensiktsmessig å opprette egne underkontoer (firesiffernivå) slik at egenandelene kommer tydelig frem i kontospesifikasjonen.

På konto 599 Annen personalkostnad føres øvrige personalutgifter. Utgifter vedrørende utbetaling av erstatning til ansatte jf. kapittel 4 Forsikrings- og erstatningsordninger i staten i Statens personalhåndbok føres her.