Lyse ut midlene og veilede søkerne

Momenter som bør med i en utlysning:

• målet med tilskuddsordningen
• tildelingskriterier (hvem som kan få midler og til hva)
• krav til søknaden
• hvordan søknaden skal sendes inn
• hvor mye midler som er tilgjengelig
• søknadsfrist, saksbehandlingstid og når de kan forvente svar
• lenke til regelverket for ordningen

God tid mellom utlysning og søknadsfrist gir søkere tilstrekkelig tid til å skrive søknad og levere nødvendig informasjon. Det gir også tilskuddsforvalteren tid til å svare på spørsmål fra søkerne.

Det bør henvises tydelig til hele regelverket for tilskuddsordningen, gjerne med lenke.

Forholdet mellom regelverk og utlysning

Utlysningen må være i tråd med regelverket for tilskuddsordningen. Vær forsiktig med å gjengi regelverket med andre formuleringer, det kan bli upresist og skape usikkerhet om hva som gjelder.

Utlysningen skal ikke stille nye krav til søkerne, som ikke står i regelverket. For eksempel kan tilskuddsforvalter ikke kreve i utlysningen at søkerne er registrert i Frivillighetsregisteret, hvis dette ikke står i regelverket.

Generelt er det fornuftig å ha en relativt kort og presis utlysning, og så henvise til regelverket for mer utdyping.

Regelverket fastsetter rettigheter og plikter for søkere og mottakere. Det er derfor viktig at hele regelverket er kjent for de som skal søke.

Endringer i regelverk og utlysning

Nye budsjettvedtak eller endringer i tilskuddsordningen kan føre til at det blir nødvendig å gjøre endringer i regelverket for ordningen. Det holder ikke å informere om dette i utlysningen.

Endringer i prioriteringer fra år til år i en tilskuddsordning, vil som hovedregel kreve endringer i regelverket. Hvis slike endringer bare inngår i utlysningen, er det risiko for at utlysningen blir mer «bestemmende» enn regelverket og får «forskrifts innhold».

Søknadsfrist (NB - sjekkes med Lovavd.)

Dato for søknadsfrist settes som regel i utlysningen og ikke i regelverket, for å unngå å måtte endre regelverket hvis datoen endres fra år til år. Hvis tilskuddsforvalter skal kunne avvise søknader som er sendt inn etter søknadsfristen, må dette stå i regelverket.

Nå fram til potensielle søkere

Bestemmelsene stiller ikke krav til hvordan utlysningen skal gjennomføres. Tilskuddsforvalteren vurderer hvordan potensielle søkere kan nås på best mulig måte. Derfor er det viktig at tilskuddsforvalteren er kjent med hvilke grupper som er aktuelle søkere.   

Lyse ut i flere kanaler

Flere ulike kanaler kan brukes for å gjøre tilskuddsordningen kjent. I utgangspunktet bør det publiseres informasjon om ordningen på tilskuddsforvalters nettsider. Et informasjonsmøte kan gi mulighet for dialog og avklare eventuelle misforståelser.

Der det er en avgrenset gruppe med søkere, for eksempel fylkeskommuner, kan tilskuddsforvalteren i tillegg informere om utlysningen ved direkte kontakt for eksempel på e-post.  

Vurder tidspunkt for utlysning

Faste tidspunkter for utlysning gir forutsigbarhet for både tilskuddsforvalter og søker. For tilskuddsforvaltere med store porteføljer kan det være ressursbesparende å lyse ut flere tilskuddsordninger samtidig. Men det kan også være mer ressurskrevende å lyse ut flere samtidig, både for tilskuddsforvalter og søkere. Valg av tidspunkt for utlysninger vil være en helhetsvurdering og kan inngå i risikovurderingen av tilskuddsordningen eller i virksomheten.