Dette kapitlet forsøker å gi et bilde av ressursforbruk knyttet til virksomhetenes arkiv- og dokumentasjonsforvaltning. Vi presenterer dessuten noen regneeksempler for å gi et bredere bilde av årsverksinnsats og kostnader knyttet til virksomhetenes arkiv- og dokumentasjonsforvaltning.

Som omtalt i kapittel 1.2.3 vil ikke beregningene gi et fullstendig bilde statsforvaltningens kostnader knyttet til arkiv- dokumentasjonsforvaltning. Beregningene må derfor ikke ses på som en tallfesting av ressursbruken i dokumentasjonsforvaltning, men regneeksempler.

I intervjuene kommer det fram at årsverkene som oppgis ikke gir et fullstendig bilde av om virksomhet samlet sett har nok ressurser til sin arkiv- og dokumentasjonsforvaltning. Dette påvirkes blant annet av virksomhetens oppgavetyper, omfanget og kompleksiteten på dokumentasjon som skal arkiveres, hvor mye ansatte arkiverer selv, hvor mye hjelp de trenger/får fra arkivtjenesten og i hvor stor grad virksomhetens arkivfunksjoner er digitalisert.

Jo mer digitalisering og integrasjon det er mellom fagsystemene og dokumentasjons­forvaltningen, jo mer støtte vil arkiv- og dokumentasjonstjenesten også trenge fra virksomhetens IT-ressurser. Våre data gir imidlertid ikke gode nok data til å kunne anslå omfanget. Det er likevel indikasjoner på at arkivtjenestens ressursforbruk øker i forbindelse med oppgradering eller innføring av nye systemer. Arkivtjenestens ekstra ressurser går hovedsakelig til opplæring og brukerstøtte. I tillegg kommer behovet for økt bistand fra IT. Flere virksomheter henter også inn eksterne kompetanseressurser i forbindelse med oppgraderinger og nye innvesteringer.

5.1 Arkivårsverksinnsats avtar med virksomhetsstørrelse

Mye av arbeidsmengden til arkivtjenesten handler om oppfølging, veiledning og kvalitets­sikring av saksbehandlere. I tillegg kommer ressursinnsatsen som saksbehandlere og andre brukere av fagsystemer har som følge av høy brukerterskel, mangelfulle rutiner og automatiseringer, jf. blant annet Menon-rapporten. ²²

Litt under halvparten av virksomhetene oppgir at de har tilstrekkelig ressurser i arkiv- og dokumentasjonstjenesten til å følge opp saksbehandlere og etterleve lovkrav. Dette er særlig fremtredende hos virksomhetene med mindre enn 500 årsverk. De øvrige virksomhetene oppgir å enten slite med eller kunne ønsket seg noe mer ressurser til virksomhetens arkiv- og dokumentasjonsforvaltning. Historiske arkiv er gjennomgående en ressursmessig utfordring.

Om lag halvparten av virksomhetene mener de har tilstrekkelig ressurser til utvikling og innovative løsninger, mens noen få eksplisitt gir uttrykk for at de ikke har kapasitet eller økonomi til denne typen arbeid. Deling og gjenbruk av data trekkes derfor fram som viktig i et utviklingsperspektiv. Blant annet på grunn av økonomi peker flere på at det kan være en fordel å delta i prosjekter eller ta i bruk løsninger som er utviklet hos andre. Enkelte trekker også at det er ønskelig med fellesløsninger for å kompensere manglende arkivressurser.

Figur 6 viser beregnet gjennomsnittlig årsverksinnsats per 100 årsverk for hver av de fire virksomhetsstørrelsene og for alle virksomhetene samlet, jf. figur 6. Undersøkelsen indikerer at gjennomsnittlig årsverksinnsats per 100 årsverk for de minste virksomhetene er nesten dobbelt så høyt som for mellomstore virksomhetene og nesten frem ganger så høy som for de største virksomhetene.

^{22 Menon-publikasjon nr. 111/2020: Tidsbruk og kostnader av arkivering i offentlig sektor}

5.2 Årlige driftskostnader per årsverk avtar med virksomhetsstørrelse

Noen få virksomheter har spesifisert kostnader med implementering, integrasjoner, opplæring mv. knyttet til nytt/oppgradert system. Blant disse er inntrykket at kostnader i form av interne årsverk, eventuelt også eksterne konsulenttjenester, ofte er vel så høye som investeringskostnadene knyttet til nye systemløsninger. For en av virksomhetene som har oppgitt disse kostnadene, utgjør disse mer enn åtti prosent av totalkostnaden.

Når det gjelder årlige driftskostnader knyttet til arkivløsninger, har 26 av virksomhetene besvart. Også her varierer det hvilke kostnader som er lagt inn. I beregningen av årlige driftskostnad per avtalt årsverk hentet far SSB, har vi valgt å bare ta hensyn til det virksomhetene har oppgitt som årlige driftskostnader. Eventuelle «andre kostnader» som noen har oppgitt, eksempelvis knyttet til avlevering av arkiv, ulike typer lisenser mv. er holdt utenom. Der det eksplitt er oppgitt at MVA ikke er tatt med, er MVA lagt til.

Gitt forutsetningene over har de 26 virksomhetene oppgitt gjennomsnittlige årlige driftskostnader på vel 3 400 kr per avtalt årsverk i statsforvaltningen, jf. mørk blå søyle i figur 7. Også her ser vi at oppgitte kostnader varierer med virksomhetsstørrelse. De er størst i de små virksomhetene og minst i de største virksomhetene. Det er imidlertid viktig å være oppmerksom på at utvalget kun omfatter to virksomheter med mer enn 1 000 årsverk. Dette resultatet er derfor svært usikkert.

5.3 Tidligere undersøkelser supplerer våre beregninger

På oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet, utredet Capgemini og Agenda Kaupang administrative tjenester i departementsfellesskapet.²³ Utredningen viste at 3,6 av alle årsverk i departementsfellesskapet ble benyttet til arkiv- og dokumentasjonsforvaltning.

Dette utgjorde en tredel av de samlede lønnskostnadene til administrative funksjoner i departementsfellesskapet. Gitt en gjennomsnittlig årsverkskostnad på 770 000, inklusive sosiale kostnader, tilsvarer dette et årlig ressursforbruk på om lag 4,3 milliarder kroner.

I 2020 utredet Menon Economics og A-2 tidsbruk og kostnader for fagpersoner og saksbehandlere av arkivering i offentlig sektor i 2020, jf. kapittel 1.2.3.²⁴ Ved hjelp av data fra en utvalgsundersøkelse til alle ansatte i både statlig og kommunal sektor, beregnet de hvor mange årsverk som går med til følgende tre oppgaver:

• Overføre informasjon fra fagsystem til arkivsystem
• Overføre informasjon fra kontorstøttesystem til arkivsystem
• Overføre informasjon fra andre systemer og kommunikasjonskanaler til arkivsystem

Med utgangspunkt i våre beregninger og en antagelse om at gjennomsnittlig antall dedikerte årsverk til arkiv- og dokumentasjonstjenesten er representativt for de andre statlige virksomhetene i samme størrelseskategori, gir Menons/A-2s anslag kombinert med DFØs data, et samlet anslag på knapt 3 500 årsverk, jf. tabell 4. Det tilsvarer vel 2,2 prosent av de samlede årsverksressursene i staten. Eventuelle andre ressurser som for eksempel IT-ressurser som ikke er en del av arkivtjenesten, er ikke tatt med i disse anslagene.

Gitt en gjennomsnittlig årsverkskostnad på 770 000 kroner, inklusive sosiale kostnader vil 3 500 årsverk gir et årlig ressursforbruk på i underkant av 2,7 milliarder kroner.

I figur 8 har vi satt inn Menon Economics og A-2’s beregninger sammen med våre beregninger av dedikerte ressurser til arkivtjenesten og årlige driftskostnader knyttet til sak-arkivsystemer/-løsninger. Kostnader knyttet til investeringer/anskaffelser, eventuelle integrasjonsløsninger opp mot ulike fagsystemer, avlevering av arkiv mv., samt eventuelle omstillingskostnader knyttet til nye/oppgraderte løsninger, er ikke med oversikten.

Beregnede årlige kostnader knyttet til dokumentasjonsforvaltning og arkiv beregnes da til mellom 2,27 og 2,90 milliarder kroner. Legges det til en skattefinansieringskostnad på 20 prosent, vil kostnadene utgjøre mellom 2,72 og 3,47 milliarder kroner.

For å beregne årlig kostnad på årsverksinnsatsen har vi brukt en gjennomsnittskostnad på 770 000 kroner, inklusive sosiale kostnader. Det laveste anslaget tar utgangspunkt i at hele statsforvaltningens arkivtjeneste har et ressursforbruk tilsvarende det gjennomsnittlige ressursforbruket i virksomheter med mer enn 1 000 avtalte årsverk (DFØs undersøkelse). Det tilsvarer om lag 1 050 årsverk og en årlig kostnad på 81 milliarder kroner. I det høyeste anslaget har vi lagt inndelingen i de fire størrelseskategorier (DFØs undersøkelse), basert på antall avtalte årsverk, til grunn. Gitt at gjennomsnittlig antall arkivårsverk per 100 ansatte er representativt for andre statlige virksomheter i de ulike størrelseskategoriene, tilsvarer dette om lag 1 760 arkivårsverk og en årlig kostnad på 1,36 milliarder kroner.

En videreføring av eksempelet kan være å si at hvis all dokumentasjonsforvaltning og alle arkivtjenester i staten gjøres like effektivt som i de største statlige virksomhetene, tilsvarer det et (teoretisk) innsparingspotensial på om lag 600 mill. kr. per år. Det ville i tilfellet tilsvare en innsparing på 20-25 prosent av den anslått ressursinnsatsen knyttet til arkivtjenesten (årsverksinnsats og drift/vedlikehold av arkivsystemer/løsninger) i statsforvaltningen.

^{23 Utredning om effektivisering mv av de administrative funksjonene i departementsfellesskapet, Capgemini Norge AS, 10. desember 2014.
24 Menon-publikasjon nr. 111/2020: Tidsbruk og kostnader av arkivering i offentlig sektor.}