Ledelsen mente den nye styringsinformasjonen var avgjørende for å identifisere og iverksette nødvendige tiltak – slik at Direktoratet for miljøavtrykk (DM) klarte å nå de viktigste målene i virksomhetsplanen innenfor bevilgede rammer i 2017.

Ledelsen så også nytten av å sammenligne kostnader og produktivitet på tvers av rådgivningsprosjektene. Med fortsatt behov for effektivisering vil utviklingen for flere av nøkkeltallene, blant annet kostnad per produkt og produktivitet være svært interessant styringsinformasjon fremover.

Andre erfaringer

Bruken av periodisert regnskap ga en merverdi for DM fordi det var blitt en tydeligere kobling mellom aktivitet og forbruk. Ledelsen fikk også ny styringsinformasjon fra balansen, blant annet at det var på tide å vurdere reinvestering i lab-utstyr. Oversikt over kortsiktig gjeld og fordringer i balansen ble brukt i prognoser for å følge opp utgiftene i forhold til bevilgningen.

Økonomisjefen merket seg at dialogen i ledergruppen hadde endret seg når det gjaldt regnskapsinformasjon. Tidligere var det mer fokus på om tallene var riktige, nå var fokuset mer på hva tallene betydde for ressursbruk og resultater. Økonomisjefen innså også at man i forrige plan- og budsjettprosess hadde vært vel ambisiøs med tanke på den produktivitetsforbedringen man hadde lagt til grunn. Erfaringen var at det kunne være vanskelig å definere kompleksitetsgraden på oppdrag i planfasen, og at bedre forankring med virksomhetene på et tidligere tidspunkt var nødvendig for å sikre at de var klare til å starte prosjektene som avtalt.  

Refleksjoner

I etterkant av 2017 reflekterte ledelsen i DM om endringene som hadde skjedd de siste årene. Fra 2012 til 2014 var DM i en oppbyggings- og etableringsfase. Kontantregnskap ga tilstrekkelig styringsinformasjon og det var ikke behov for detaljert informasjon om tidsbruk. Regelverksendringene og ABE-reform i 2015 endret dette. For å innfri utfordrende resultatkrav med strammere økonomiske rammer måtte DM prioritere knappe ressurser bedre, og bruke ressursene annerledes enn tidligere. I 2015 gjennomførte DM flere tiltak og tilrettela for bedre styringsinformasjon. I 2016 opparbeidet DM erfaringer med å føre virksomhetsregnskap etter SRS. I 2017 brukte DM analyser av kostnader, tidsbruk og resultater fra 2016 i planlegging og budsjettering. I tillegg ble det definert nye nøkkeltall for oppfølging av kostnader, produktivitet og eiendeler, som supplement til etablerte nøkkeltall for å følge opp måloppnåelse og bevilgningskontroll. DM brukte den nye styringsinformasjonen for å følge opp måloppnåelse, kostnader, produktivitet og bevilgningskontroll i løpet av 2017. Basert på ny styringsinformasjon iverksatte ledelsen nødvendige tiltak underveis slik at DM klarte å nå de viktigste målene i virksomhetsplanen, samtidig som kostnadene ble redusert slik at utgiftene var innenfor bevilgningen. Den nye styringsinformasjonen hadde stor betydning for virksomhetsstyringen i 2017.

Ledergruppen konkluderte med at det var mye bra og mye nytt å forholde seg til i 2017:

• nye innsikter i ressursbruk og kostnader
• ny budsjettprosess med fokus på kostnadsoppfølgning
• nye nøkkeltall, en ny måte å tenke styring på

Med gode erfaringer fra 2017 var DM klar til å fortsette reisen mot enda bedre styring i 2018.