Vurdere rapporter og måloppnåelse

Tilskuddsmottakere skal rapportere i tråd med vilkårene som framgår av tilskuddsbrevet og eventuelt regelverket. Disse vilkårene utgjør grunnlaget for kontrollen. Mulige reaksjoner ved brudd på vilkårene skal være tydelige for tilskuddsmottakerne.

Bestemmelsene setter krav til at det skal gjennomføres kontroll, men få føringer til hvordan kontrollen og gjennomgangen av rapportene konkret skal gjøres.

Se Utforme hovedelementene - Opplegg for oppfølging og kontroll (lenke)

Kontrollen av rapportene vil måtte tilpasses den enkelte tilskuddsordningen, det vil for eksempel være forskjell på kontroll av rapporter om driftstilskudd og prosjekttilskudd.  

Hvordan rapporteringen gjennomgås i praksis, vil avhenge av innholdet i rapportene, risiko, hvilke kontrolltiltak det er lagt opp til, kapasitet og organisering hos tilskuddsforvalteren.

Det er viktig å ha riktig type kompetanse i vurderingene, for eksempel regnskapskompetanse i vurderingen av regnskapsinformasjon.

Kontroll av om tilskuddet har nådd fram til de riktige tilskuddsmottakerne (korrekt mottaker) og om tilskuddsmottakerne tildeles og mottar tilskuddsbeløp i samsvar med tildelingskriteriene (korrekt tilskuddsbeløp), gjøres hovedsakelig ved behandling av søknadene. Det kan likevel være nyttig å sjekke om rapportene gir det samme bildet som ved behandling av søknadene.

Alle gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres.

Kontrollere at formelle krav er oppfylt

Kontroll av at formelle krav er oppfylt, kalles gjerne «formaliakontroll». Vanlige formelle krav til rapportering er at:

• rapporten er sendt innen fristen
• rapporten er korrekt utfylt, ev. at riktig mal eller standard er brukt
• påkrevd dokumentasjon følger med
• saksdokumentene er korrekt undertegnet og attestert av personer som har myndighet til dette
• regnskapet skal vise bruk av tilskuddsbeløpet eller også hele virksomhetens aktivitet

Påkrevd dokumentasjon kan for eksempel være: 

• dokumentasjon av forbruk av midler og framdrift i arbeidet
• informasjon som belyser måloppnåelsen  
• revisorattestasjon

Hvis tilskuddsmottakeren ikke har levert i tråd med de formelle kravene, bør tilskuddsforvalteren ha rutiner for hvordan dette skal følges opp. Vær oppmerksom på likebehandling, slik at tilskuddsmottakerne behandles på samme måte.  

Vurdere bruk av tilskuddsmidlene

En første vurdering av rapportene kan kalles en «rimelighetskontroll»: en vurdering avom opplysningene tilskuddsmottakeren har gitt i rapporten virker sannsynlige. Rimelighetskontrollen er oftest skjønnsmessig og gjøres vanligvis etter formaliakontrollen.

Tilskuddsforvalteren kontrollerer rapportenes innhold opp mot vilkår og rapporteringskrav i tilskuddsbrevet og eventuelt i regelverket. Kontroll av rapportene innebærer å både kontrollere informasjonen i dokumentene hver for seg og samsvar mellom dokumentene.

Her kommer det mer om å vurdere bruken av midlene.

Revisorattestasjon - venter på ny tekst

Vurdere og følge opp avvik i rapportene

Tilskuddsforvalteren bør ha tenkt gjennom hva som skal regnes som mindre eller større avvik. Det bør stilles krav til at tilskuddsmottakeren forklarer avvik i rapporteringen. Det må stå i tilskuddsbrevet, men kan også framgå av regelverket for ordningen.

Noen avvik kan være brudd på vilkårene, se Brudd på vilkår (lenke)

Mer- og mindreforbruk

En type avvik er mer- eller mindreforbruk. Ved tilskudd til prosjekter eller andre avgrensede tiltak, vil det være relevant å kontrollere forbruk av midlene ved å sammenligne budsjettet og planlagte aktiviteter i søknaden opp mot regnskapsopplysninger og beskrivelse av gjennomførte aktiviteter i rapporten. Hvis mottakeren har brukt mer eller mindre av tilskuddet enn planlagt, bør forvalteren ha rutiner for hvordan dette skal vurderes. I de fleste ordninger vil mottakeren selv dekke merforbruk.

Hvis mottakeren har brukt mindre enn planlagt, kan det stilles vilkår om tilbakebetaling eller gis mulighet til å be om overføring av midlene slik at de kan benyttes til samme formål påfølgende år, denne muligheten bør eventuelt framgå av tilskuddsbrevet. Det er viktig at tildelte midler ikke benyttes til andre formål enn forutsatt og i tråd med Stortingets bevilgningsvedtak.

Ubrukte midler hos tilskuddsmottakeren

Bestemmelsene punkt 6.3.5 sier at tilskuddsbeløp skal utbetales etter hvert som mottakeren har behov for å dekke de aktuelle utgiftene. Dette begrenser muligheten for at det i det hele tatt oppstår ubrukte midler hos tilskuddsmottakeren. 

Det vil ofte være hensiktsmessig å sette vilkår i form av en frist i tilskuddsbrevet (eller felles vilkår i regelverket for ordningen) for når midlene skal være brukt, for eksempel innen utgangen av året. Fristen må tilpasses den aktiviteten som tilskuddsbeløpet skal finansiere og budsjettfullmaktene på posten.   

Vilkår for hvordan eventuelle ubrukte midler etter denne fristen skal håndteres må framgå av tilskuddsbrevet. Det kan stilles vilkår om at de ubrukte midlene skal betales tilbake. Der det er ubrukte midler (for mye utbetalt beløp) i fast årlig tildeling i en tilskuddsordning som videreføres påfølgende år, kan det stilles vilkår om at tildelingen for etterfølgende år reduseres med et beløp tilsvarende det som er for mye utbetalt (motregnes). 

Situasjoner med ubrukte midler kan også oppstå i ordninger der det ikke er satt vilkår for hvordan det skal håndteres. Da må forvalteren også vurdere hvordan likebehandling av mottakerne i samme ordning skal ivaretas.  

Hvis det åpnes for at ubrukte midler skal kunne brukes etter fristen som er satt, begrenser bestemmelsene punkt 6.3.5 også hvor lenge etter utbetalingen midlene kan brukes, siden det ikke skal gå nevneverdig tid mellom utbetaling til mottakeren og mottakerens egen bruk av midlene.  Hvis fristen for å bruke midlene for eksempel er ved utgangen av året, bør ikke midlene benyttes senere enn i februar påfølgende år. Ved å tillate bruk av midlene lenge etter utbetaling, kan det oppstå en form for flerårighet som er i strid med ettårsprinsippet i statsbudsjettet. Alternativet er at midlene betales tilbake.  

Hvis tilskuddsmottaker oppdager underveis i tilskuddsperioden at midler som ennå ikke er utbetalt, ikke vil bli brukt, bør det varsles til tilskuddsforvalter. Det kan da være aktuelt å endre vedtaket om tildelt tilskudd, slik at mottakeren får et justert tilskuddsbrev med riktig tilskuddsbeløp.