Generelle krav til søknadsbehandlingen
Behandlingen av søknader om tilskudd skal følge saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven og bestemmelsene stiller krav til internkontrollen hos tilskuddsforvalteren.
Tilskuddsforvalter gjør vedtak
Les om forvaltningslovens krav til søknadsbehandlingen i punkt 5.2 i veiledningsnotatet
Forvaltningslovens og økonomiregelverkets krav til utformingen og forvaltningen av statlige tilskuddsordninger.
Forvaltningsloven har generelle krav til saksbehandling hvorav følgende er særlig relevante i tilskuddsforvaltningen: krav til habilitet, skriftlig saksbehandling, veiledningsplikt, saksbehandlingstid og foreløpig svar. Taushetsplikten kan også være aktuell.
I tillegg har forvaltningsloven krav som gjelder når det fattes enkeltvedtak: utrednings- og informasjonsplikt, begrunnelsesplikt og klagerett.
Utfallet av søknadsbehandlingen av tilskudd vil være at søknaden er innvilget, delvis innvilget/avslått, avslått eller avvist. Vedtaket skal formidles søkeren i et vedtaksbrev. Hvis søknaden innvilges, vil vedtaksbrevet også være et tilskuddsbrev. Vedtak om utfallet av søknadsbehandlingen vil som hovedregel være rettet til «bestemte private personer» og er dermed ifølge forvaltningsloven et enkeltvedtak.
§ 2. (definisjoner).
I denne lov menes med:
a. vedtak, en avgjørelse som treffes under utøving av offentlig myndighet og som generelt eller konkret er bestemmende for rettigheter eller plikter til private personer (enkeltpersoner eller andre private rettssubjekter);
b. enkeltvedtak, et vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer;
…
Les mer om vedtaksbegrepet i punkt 2.2 i veiledningsnotatet Om forvaltningslovens og økonomiregelverkets krav til utformingen og forvaltningen av statlige tilskuddsordninger.
Hvis offentlige og private kan søke på lik linje i en ordning, vil det fattes enkeltvedtak for alle mottakerne i ordningen. Det innebærer for eksempel at en kommune som søker midler fra en ordning som også er rettet mot private, kan klage på vedtaket og ha rett på begrunnelse.
Internkontroll hos tilskuddsforvalteren
For å sikre korrekt saksbehandling når søknadene behandles, må tilskuddsforvalteren ha god internkontroll.
6.3.8.1 Internkontroll hos tilskuddsforvalteren
For å sikre korrekt saksbehandling, skal tilskuddsforvalteren ha etablert systemer, rutiner og tiltak som blant annet har til hensikt å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler, jf. pkt. 2.4 om internkontroll.
Tiltakene skal bidra til å sikre korrekt
− registrering av faste data
− søknadsbehandling, herunder dokumentasjon av fastsettelse av tilskuddsbeløp
− registrering av vedtak om tilskudd
− utbetaling av tilskudd til rett mottaker og til rett tid
− registrering i regnskapet
− behandling av dokumentasjon fra tilskuddsmottakeren
Internkontroll i statlige virksomheter generelt reguleres av kapittel 2 i bestemmelsene om økonomistyring i staten. Se DFØs veiledning om internkontroll.
Overordnet skal tilskuddsforvaltningen sikre at:
- tilskuddet når fram til de riktige tilskuddsmottakerne (for å nå korrekt målgruppe)
- tilskuddsmottakerne tildeles og mottar tilskuddsbeløp i samsvar med intensjoner og tildelingskriterier (korrekt beløp)
- tilskuddsmottakerne anvender midlene slik de er ment og i samsvar med formålet (korrekt ressursanvendelse)
Det innebærer at god internkontroll må være på plass i alle stegene i tilskuddsforvaltningen.