Registrere og attestere
Innvilgede søknader om tilskudd innebærer økonomiske forpliktelser for staten. Vedtaket skal registreres, disposisjonen skal bekreftes og tilskuddsbeløpet skal attesteres før utbetaling kan skje.
Registrere vedtaket
Vedtak om innvilgelse av tilskudd skal registreres, men bestemmelsene regulerer ikke hvordan.
6.3.4 Registrering av vedtak om tilskudd
Vedtak om innvilgelse av tilskudd skal registreres slik at tilskuddsforvalteren har oversikt over inngåtte forpliktelser.
Tilskuddsforvaltere innenfor statsforvaltningen skal følge bestemmelsene om bokføring og økonomisystem i kap. 4. Øvrige tilskuddsforvaltere skal følge krav til bokføring, dokumentasjon og oppbevaring som vedkommende departement har fastsatt i avtale, oppdragsbrev eller på annen måte.
Tilskuddsforvalteren kan bruke andre systemer enn økonomisystemet til å registrere og holde oversikt over vedtak og tilsagn om tilskudd som ennå ikke er utbetalt til mottakerne. Det samme gjelder for beløp som tilskuddsforvalteren har utestående hos tilskuddsmottakerne (ved vedtak om tilbakebetaling).
Bokføring viser til registrering i et regnskapssystem. Bokføringen omfatter transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner som direkte påvirker utgifter, inntekter, eiendeler og gjeld. Bokføring av tilskudd skal skje tidligst ved tidspunktet for vedtaket, og senest ved utbetalingstidspunktet. Bokføring ved vedtakstidspunktet bidrar til å overholde registreringsplikten. Les mer i DFØs tolkningsuttalelse om tidspunkt for bokføring av tilskudd (for virksomheter som følger kontantprinsippet.
Før bokføring og utbetaling skal virksomheten kontrollere at dokumentasjonen er kontert og attestert, og at disposisjonen er foretatt av en ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet, jf. bestemmelsene punkt 2.5.2.3.
Bekrefte disposisjonen og attestere utbetalingen
Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for virksomheten, skal bekreftes av en ansatt som har budsjettdisponeringsmyndighet for tilskuddsmidler som virksomheten har fått tildelt, jamfør punkt 2.5.2.1 og 6.3.3 i bestemmelsene.
6.3.3 Tilskuddsbrev
…
Tilskuddsbrev skal hos statlige tilskuddsforvaltere normalt signeres av en ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet for den aktuelle tilskuddsbevilgningen, jf. pkt. 2.5. Hvis et kollegialt styre, råd eller tilsvarende har budsjettdisponeringsmyndighet, kan brevet signeres av andre med myndighet til dette.
Alle tilskuddsbeløp skal være attestert før utbetaling kan skje, jf. pkt. 2.5. Den som attesterer, skal kontrollere at utbetalingsforslaget stemmer med vedtaket om tilskudd (tilskuddsbrevet), og at tilskuddsmottakeren har sendt inn dokumentasjon dersom det er stilt vilkår om det.
For store utbetalingsstrømmer kan transaksjonskontroller og dokumentasjon av disse foretas på grunnlag av rapporter (sammendrag) fra hjelpesystem eller andre deler av økonomisystemet, jf. pkt. 2.5.1.
Internt skjer bekreftelsen av budsjettdisponeringen ved registering av vedtak eller tilsagn i tilskuddsforvalterens system for registrering samt i regnskapssystemet før utbetaling. Bekreftelse overfor mottakeren skjer når personen med budsjettdisponeringsmyndighet signerer tilskuddsbrevet.
Før en ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet gjennomfører disposisjoner, skal vedkommende i tråd med punkt 2.5.2.1 påse at
- det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler
- det er budsjettmessig dekning for utbetalingen
- disposisjonen er økonomisk forsvarlig
Før utbetalingen skal den som attesterer påse at nødvendige attestasjonskontroller er utført, og ved det bekrefte at utbetalingen skjer på korrekt grunnlag. Attestasjonen skal utføres av en annen enn den som har budsjettdisponeringsmyndighet og har bekreftet disposisjonen i tråd med punkt 2.5.2.2 i bestemmelsene.
Registrering og endringer av opplysninger om betalingsmottakere skal også utføres av andre enn den som har budsjettdisponeringsmyndighet, jf. bestemmelsene punkt 6.3.8.1.
Les mer i DFØs tolkningsuttalelser om masseutsendelser av tilskuddsbrev og om elektroniske signaturer.