Behandle søknader og skrive tilskuddsbrev

Tilskuddsbrevet skal beskrive hva mottakeren får tilskudd til. I beskrivelsen vil det ofte være relevant å vise både til regelverket for ordningen og til søknaden. Beskrivelsen av hva mottaker får tilskudd til i tilskuddsbrevet vil sammen med beskrivelsen i søknaden, være grunnlaget for kontroll av om tilskuddet er brukt som forutsatt.   

Tilskuddsbeløpet skal stå i tilskuddsbrevet. Det er ofte hensiktsmessig å forklare hvordan tilskuddsbeløpet er beregnet. Hvis tilskuddsbeløpet innvilges delvis, bør tilskuddsforvalter beskrive hvilke deler av søknaden som er innvilget, eller hva tilskuddet ikke kan brukes til. Det kan også være relevant n når mottakeren har fått hele søknadsbeløpet innvilget.

Er det frist for å bruke tilskuddsbeløpet? 

Det bør settes en frist for når tilskuddsbeløpet skal være brukt. I forvaltningsloven vil dette omtales som vilkår for tilskuddet. Hvilke frist som settes av forvalter må sees i sammenheng med handlingsrommet som er gitt tilskuddsforvalter i regelverket for tilskuddsordningen og på budsjettposten i statsbudsjettet.

For de fleste tilskuddsordninger gjelder ettårsprinsippet i bevilgningsreglementet. Det vil si at tilskuddsforvalter må betale ut midlene som Stortinget har bevilget til en tilskuddsordning i løpet av året bevilgningsvedtaket gjelder for, dersom det ikke er gitt adgang for tilskuddsforvalteren til å overføre midlene til neste budsjettår (jf. bevilgningsreglementet § 5). 

Verken bestemmelsene eller bevilgningsreglementet har krav om at midlene som er utbetalt fra tilskuddsforvalter til tilskuddsmottaker må brukes opp samme år som de er utbetalt.

Bestemmelsene inneholder for øvrig krav om at midlene skal utbetales etter hvert som mottakeren har behov for å dekke de aktuelle utgiftene (jf. punkt 6.3.5.). Dette punktet i bestemmelsene medfører klare begrensninger på hvor tidlig utbetaling fra tilskuddsforvalteren til mottakerne kan skje. Disse kravene begrenser i praksis også hvor lang tid mottakeren kan gis til å bruke tilskuddet.

Det er opp til det ansvarlige departementet og tilskuddsforvalteren å vurdere om det skal settes vilkår om varigheten av tilskuddet. Hvis det settes en frist for bruk av midlene, må fristen stå i tilskuddsbrevet og eventuelt også i regelverket for tilskuddsordningen.

Tilskuddsbrevet skal beskrive utbetalingsordningen.

Et hovedpoeng i bestemmelsene punkt 6.3.5 er at utbetalingen skal skje etter hvert som mottakeren har behov for å dekke de aktuelle utgiftene. Utbetaling kan skje på forskudd eller etterskudd.

Utbetalingsordningen er i praksis hvor mange terminer beløpet skal deles opp i, når utbetalingen skal skje og vilkår som skal være oppfylt før utbetaling, Tilskuddsforvalteren bør vurdere å stille vilkår til tilskuddsmottakeren før de terminvise utbetalingene av tilskuddet, for eksempel i form av rapporter eller dokumentasjon av fremdrift av tiltak. Slike vilkår kan bidra til å sikre måloppnåelse og forebygge behovet for å kreve tilbakebetaling hvis vilkår ikke er oppfylt.

Utbetalingsordningen bør ses i sammenheng med rapporteringskrav og tilskuddsforvalters kontrollhandlinger for øvrig. Tilskuddsforvalter bør legge de fleste kontrollhandlingene før siste utbetaling til tilskuddsmottaker, da det kan være vanskeligere å kreve tilbake midler enn å holde igjen midler.

Bestemmelsene regulerer ikke hvor tilskuddsmottaker kan plassere tilskuddsmidlene etter utbetaling utover at de ikke skal plasseres på en måte som gir mottakeren ytterlige inntekter, for eksempel større renteinntekter.  

I henhold til stortingsvedtak av 8. november 1984, er det blant annet stilt krav til at utbetalinger ikke kan framskyndes slik at mottakerne kan plassere tilskudd og oppnå renteinntekter i tillegg til det bevilgede beløpet. Kravene innebærer også at det ikke er adgang til å innrette tilskuddsordninger slik at det oppnås en form for flerårighet ved at tilskudd som utbetales ett år, skal dekke utgifter hos mottakerne over flere år.  

Utbetalingsordningen vurderes ut fra hvilken type utgift som skal dekkes (lønn, andre driftsutgifter, anskaffelser etc.), samt risiko og vesentlighet knyttet til blant annet:  

• den totale tildelingen til tilskuddsordningen 
• størrelsen på de enkelte tilsagnene 
• type tilskuddsmottaker (ideell organisasjon, kommune, bedrifter etc.)

Det er ikke et krav i økonomiregelverket at utbetalingsordningen skal stå beskrevet i regelverket for den enkelte tilskuddsordning.  Det vil ofte være nyttig for mottaker at det står noe om det i regelverket, da det gir forutsigbarhet for søker av tilskuddet.

For noen ordninger, eksempelvis der det er store ulikheter mellom mottakerne eller i størrelsen på tildelte beløp, kan det være hensiktsmessig at utbetalingsordningen som beskrives i tilskuddsregelverket gir rom for å tilpasse utbetalingsordningen til den enkelte mottakeren.    

Vilkår for bruk av midlene skal beskrives i tilskuddsbrevet. Vilkår kan være hva midlene skal eller ikke skal brukes til eller hvilke aktiviteter eller resultater som forventes av mottakeren. Rapportering inngår også i vilkår for bruken av midlene.

Det er viktig at vilkår som settes for bruken av midlene, er formulert på en måte som legger til rette for oppfølging og kontroll av at midlene brukes som forutsatt.

Vilkårene knyttet til tilskuddet kan følge av regelverket eller de kan bli satt i tilskuddsbrevet. Dersom regelverket for ordningen ikke er fastsatt i forskrifts form, må vilkårene framgå av tilskuddsbrevet (vedtaket). NB: Sjekke med Lovavd.: Si noe mer om hvorfor det er slik?

Selv om vilkårene er fastsatt i forskrift, bør vilkår som har betydning for utbetaling og bruk av midlene gjentas i tilskuddsbrevet. Ifølge bestemmelsene punkt 6.3.3 skal vilkår som gjelder bruk av midlene og krav til rapportering stå i tilskuddsbrevet.

Når tilskuddsbrevet fastsetter vilkår for bruk av midlene som ikke følger av en forskrift, har tilskuddsmottaker klagerett på vilkårene etter de ordinære reglene om klage over enkeltvedtak.

Hvis tilskuddsmottakeren ikke har klaget på vilkårene innen tre uker etter at brevet ble mottatt, er vedtaket med vilkår bindende. For vilkår fastsatt gjennom enkeltvedtak (i tilskuddsbrevet), er det derfor ikke aktuelt å be om aksept fra tilskuddsmottaker.

Tilskuddsbrevet skal beskrive hvilke rapporteringskrav som stilles til tilskuddsmottaker. Disse inngår i vilkårene for tilskuddet. Bestemmelsene understreker at tilskuddsforvalter må vurdere omfanget av kravene til rapportering:

Kravene til rapport og regnskap fra tilskuddsmottakeren skal beskrives i tilskuddsbrevet og vil ofte være omtalt i regelverket for tilskuddsordningen også..

Eksempel på rapporteringskrav: 

• rapporteringsfrist 
• krav om rapportering underveis der utbetaling krever dokumentasjon av forbruk av midler og framdrift i arbeidet, se Utbetalingsordning (lenke)
• informasjon som gjør det mulig å vurdere måloppnåelse for tilskuddsordningen Se Vurdere måloppnåelse (lenke)
• krav til at regnskapet skal vise det tiltaket som tilskuddsbeløpet finansierer, ikke hele virksomheten hos mottakeren  
• krav til revisorattestasjon
• oppbevaringsplikt for dokumenter 

Tilskuddsbrevet skal beskrive hvilke kontrolltiltak som kan bli iverksatt overfor tilskuddsmottakeren.  

Kontrolltiltakene vil være utledet av regelverket for tilskuddsordningen, jf. utformingen av hovedelementet «Opplegg for oppfølging og kontroll» (lenke).

Selv om de aktuelle kontrolltiltakene er fastsatt i regelverket, skal de også stå i tilskuddsbrevet. Det vil sikre at det ikke oppstår tvil om hvilke kontrolltiltak som kan iverksettes og hvilken kontrolladgang som gjelder.

Kontrolltiltakene skal gjøre det mulig for tilskuddsforvalteren å følge opp at midlene blir benyttet i samsvar med betingelsene for tilskuddet og vilkårene som gjelder. 

Eksempler på kontrolltiltak kan være:

• innhente mer dokumentasjon fra søkeren  
• innhente mer informasjon fra annen offentlig forvaltning  
• foreta stikkprøvekontroll av innrapportert informasjon og underlag 
• gå grundigere gjennom og vurdere innrapportert informasjon og underlag 
• dra på befaring hos tilskuddsmottakeren 
• kreve revisorattestasjon av informasjon utover regnskap i rapporter 

For å kunne gjennomføre flere av disse kontrolltiltakene, må forvaltningen ha hjemmel enten i tilskuddsforskrift (ev. i lov) eller i tilskuddsbrevet. 

Gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres.

Se mer om kontrolltiltak i punkt 5.3.5 Kontrolltiltak i veiledningsnotatet Om forvaltningslovens og økonomiregelverkets krav til utforming og forvaltning av statlige tilskuddsordninger.

Tilskuddsbrevet skal beskrive reaksjoner ved brudd på vilkår for tilskuddet.    

Les mer om Reaksjoner ved brudd på vilkår (lenke) (NB: bør vi vurdere å legge hovedteksten i UTFORME? Nå ligger den i VURDERE RAPPORTER.)

Bestemmelsene regulerer ikke begrunnelse, men det følger av forvaltningsloven § 24 at enkeltvedtak skal grunngis, og innhold i begrunnelsen reguleres i § 25.

Les om begrunnelsesplikt og begrunnelsens innhold i punkt 5.2.2.2 i veiledningsnotatet Forvaltningslovens og økonomiregelverkets krav til utformingen og forvaltningen av statlige tilskuddsordninger.

Hovedregelen er at forvaltningsorganet skal gi begrunnelsen samtidig med at vedtak treffes. Det er gjort to unntak fra hovedregelen om samtidig begrunnelse:
Samtidig begrunnelse kan unnlates når det ikke er grunn til å tro at parten vil være misfornøyd med vedtaket og i saker om fordeling av tillatelser eller andre fordeler mellom flere parter.

Unntakene innebærer ikke at forvaltningen kan avgjøre en sak uten begrunnelse, men at det ikke er noe krav om at begrunnelsen utformes samtidig med at en sak avgjøres. Etter at vedtaket er fastsatt, kan parten kreve en begrunnelse for avgjørelsen.

I begrunnelsen skal det vises til de reglene vedtaket bygger på, med mindre parten kjenner reglene. I den utstrekning det er nødvendig for å sette parten i stand til å forstå vedtaket, skal begrunnelsen også gjengi innholdet av reglene eller den problemstillingen vedtaket bygger på.

Er søknaden avgjort ut fra skjønn, bør hovedhensynene som har vært avgjørende ved utøving av forvaltningsmessig skjønn, omtales. Begrunnelsesplikten er oppfylt hvis man viser til de hensynene som har vært motiverende for skjønnsutøvelsen i den konkrete saken. 

Bestemmelsene regulerer ikke klagebehandling, men ifølge forvaltningsloven § 28 kan enkeltvedtak påklages.  

Les om klageadgang og klagebehandling i punkt 5.2.2.2 i veiledningsnotatet:
Om forvaltningslovens og økonomiregelverkets krav til utformingen og forvaltningen av statlige tilskuddsordninger.

Alle sidene ved enkeltvedtaket kan påklages: det faktiske grunnlaget som tilskuddsforvalteren bygger vedtaket på, regeltolkningen, skjønnet og vilkårene for å få tilskudd. Betingelser og vilkår som følger av en forskrift, er det som utgangspunkt ikke klagerett på.

Ifølge forvaltningsloven § 27 tredje ledd skal vedtaket opplyse om retten til å klage til overordnet organ. I tilskuddsforvaltningen ivaretas dette i tilskuddsbrevet eller brev om avslag eller avvisning.

For at klageretten skal være reell, bør tilskuddsforvalter vurdere om det er nødvendig å sette av midler for å ta høyde for eventuelle klager.